会社を運営していくにあたって絶対的に必要となるのが「会計」です。
取引や経費などのお金の流れを管理する財務は会社運営の根本となります。
そういった財務諸表の作成に大きく役立つのが「会計システム」です。
そこでここでは会計システムを導入することのメリットやその選び方について紹介していきたいと思います。
領収書をスマホで撮って捨てるだけ。ペーパーレス経費精算「レシートポスト」 | 株式会社BEARTAIL
経費・交際費・旅費交通費などの領収書を「スマホで撮って、捨てる（投函する）」だけ。撮影した領収書は専任オペレーターが99.98%の精度で入力代行します。
あとは専用ポストに投函するだけで経費精算が完了する日本初の経費精算システムです。申請者・経理担当者双方の負荷を削減し、ペーパーレス化・リモートワークを実現します。
導入社数は延べ500社を超え、中堅企業を中心としながら数名～数万名まで、規模・業種を問わず幅広くご利用いただいております。
≪その他基本機能≫
・国内の主要会計システムへの連携
・ワークフロー / 日当への対応
・ICカード / クレジットカード / コーポレートカード連携
・電子帳簿保存法対応
MAJOR FLOW Z KEIHI | パナソニック ネットソリューションズ株式会社
経費精算が劇的に変わる！「MAJOR FLOW Z KEIHI」
MAJOR FLOW Z KEIHIは、申請から支払処理までを一元管理できるWeb経費精算システムです。
Webブラウザで承認されたデータの計上処理や仮払・戻入金管理や支払業務が行えます。
仕訳やファームバンキングデータが、会計ソフトや銀行オンラインシステムと連動します。
「MAJOR FLOW Z KEIHI」は20年以上にわたって蓄積されたお客様の要望やノウハウが組み込まれた経費精算システムです。パッケージ版とクラウド版を用意しており、クラウド版は中堅企業や大企業でも満足頂ける充実した機能の数々を月額3万円（税抜）からお手軽にご利用頂けます。
製品ラインナップにはワークフロー、就業管理の３製品を用意。全てのサービスが同じ画面から使えるのでユーザに分かりやすく、マスタも共通のため、管理者のメンテナンスも簡単。ペーパーレスと業務効率化を簡単に拡張できます。
予算会計エクスプレス | 株式会社スリー・シー・コンサルティング
● 予算会計エクスプレスの導入効果
①業務の標準化も楽々！
業務の標準化は、担当者のローテーションや退職への備えとなります。
標準化はシステムの利用が不可欠となりますが、その中でキーとなる「運用フロー」「操作性」「業務分担」に着目し、自社に最も合う製品を選択することが重要です。
②人手や工数を大幅削減！
予算業務は、データ集計やレポート作成をはじめ、人手を要する作業が多く、データのチェックにも工数がかけられています。システム化により、本来人が対応すべきでない定型的でミスが出やすい作業を、システムに任せることができます。
③高度な予実管理でPDCAをスムーズに！
予実管理の実効性は、データレベルの高度化と、分析時間の確保、タイムリーなレポートにかかっており、いずれもシステムなしでは実現が難しい領域です。まずは、システム化で業務効率を高め、分析作業に十分な時間を確保することが重要です。システム化で容易にデータレベルを高度化でき、Excelと異なり、データ密度に関係なく必要なレポートがすぐに得られますので、PDCAの実効性が大幅に改善します。
④業務分散が可能に。プロセスの検証で予実管理も向上！
多くの場合、上場準備段階では、限られた人員で業務に対応するため、予算管理が特定の上級者に依存し、その結果として業務の実施レベルや統制面で不備が生じてしまいます。
これらは、システム化による業務分散やプロセスの検証性などで格段に向上しますが、業績予想業務やキャッシュ・フロー計画の作成といった、IPO審査で着目される課題についても十分な対処をしたいところです。
●予算会計エクスプレスの機能ポイント
・仕分けでより精密な予算キャッシュフロー
予算を仕訳化することにより精緻なCF予算立案が可能に
・エクセルライクな入力画面
直感的に入力しやすいEXCELライクな入力画面
・実績データと予算データの一元管理
さまざまな会計システムからEXCEL形式での実績取込
・着地予想値の作成・管理
他システムとの連携でより多角的な分析も可能に
会計システム導入のメリット～会計業務を正確且つスピーディーに～
会計システムを導入することで多くのメリットがあります。
ここではそれらのメリットについて紹介していきます。
経理、会計業務の効率向上
仕入れや売上が発生するたびに入力や登録をする必要があります。
経理事務や営業事務はそういった毎日発生する取引を仕訳して入力をしていくことになるため作業量が多くなります。
会計システムを導入することで、毎日発生するものや頻繁に発生する取引については一括で仕訳入力したりすることが可能となります。
また、販売システムなどと連携させることで、そこからデータを取り込めば自動で登録することが可能にもなります。
こうしたことで作業効率を大幅に向上させることができるのです。
入力ミス、登録ミスの防止
取引を伝票に手書きしたり、手入力する際には人為的ミスが起こりやすいものです。
そういったミスがあると、後で計算が合わない、トラブルの元となるといったことにつながります。
それらを修正、訂正するのにも手間と時間がかかるので、より作業量が増えることになるのです。
しかし登録や入力が自動でされることで、こういったミスを防ぐことが可能となります。
また、計算が合わないといった場合にはエラーが出るようになっていることでミスを未然に防ぐこともできます。
管理や保存が容易になる
経理や会計に関する書類は保存をしておかなければならない決まりとなっています。
従来は紙の伝票や書類で保存されていたのですが、保管場所が必要になるといった不便さがありました。
しかし電子帳簿保存法が改正されたことで、こういった帳簿をデータで保存することが可能となりました。
そのため、会計システムを導入することで、データをリアルタイムで管理できるようになるだけでなく、保存しておくことも可能となったのです。
税制や制度の改正にも対応しやすい
経理、財務に関する制度や税制は改正されることがあります。
こういった改正があるとそれまでのやり方を変更するのに手間がかかるものですが、会計システムではシステムのアップデートを行うことで簡単に変更を行うことができます。
特にクラウド型の会計システムではこれらのアップデートが自動で行われるので便利です。
会計システムの導入の注意点
導入メリットが多い会計システムですが、導入する際にはいくつか注意するべき点もあります。
ここではそういった注意点を紹介していきます。
すべての作業が自動でできるわけではない
ネットでの取引や定型の取引には非常に強い会計システムですが、実際の取引には現金での取引や小切手、手形での取引などもあります。
それらはどうしても手入力が必要になる場合もあるので、すべてを自動入力できるというわけではありません。
そのため経理担当者は手作業や手入力ができると同時に会計システムでの作業に慣れていくという必要があります。
クラウド型会計システムはオンライン環境が必要となる
クラウド型会計システムを利用している場合にはオフラインの環境では利用することができません。
そのため、オンライン環境を整えた上で利用する必要があります。
インターネット回線にトラブルが起きた場合や停電などの場合には使用できなくなるという弱点があります。
また、インターネット環境が良くない場合にはそれだけ操作性も悪くなるということにつながるので注意が必要です。
データの改ざんや消失のリスクがある
紙媒体で保存されている伝票などは修正や改ざんはしにくいものですが、会計システムはデータでの管理となるため入力や修正、改ざんなどが行いやすいという特徴があります。
そのため不正を防ぐためにパスワードの設定や管理権限の設定などが必要と言えます。
また、会計システムでは帳簿をデータで管理しているため、わずかな作業で消失してしまうというリスクがあります。
もちろんバックアップがとられることが一般的ですが、同じサーバーなどで管理している場合はバックアップも同時にダメージを受けることがあるので注意が必要です。
会計システムの主な機能とは
サービスを提供している会社によって機能が違ってくる場合がありますが、主な機能は基本的に同じものとなっています。
ここでは会計システムの主な機能について紹介していきます。
自動仕訳、データ登録や入力機能
経理の作業として勘定科目の仕訳などは非常に手間と時間がかかるものですが、会計システムではこうした仕訳を自動で行ってくれます。
また、取引の売上や数字などを入力することによって自動で仕訳した上で転記、入力まで行ってくれます。
こういった勘定科目については、それぞれの会社の業種などに合わせて構築されていく機能もあるので安心です。
自社に必要な勘定科目を設定することもできるので使いやすいように設定することができます。
利用している銀行の口座番号、クレジットカードなどのデータを登録しておけば、それらのデータをCSVで受け取った上で自動的に経費として入力できる機能があります。
これらも手入力で行うよりも迅速でミスが少なく行うことが可能となります。
集計、財務データの分析
会計は「日次」「月次」「年次」とそれぞれの管理を行う必要があります。
日次は毎日行う作業で、入出金の管理や仕訳作業、手形の管理、社内経費の精算などがあります。
月次管理は仮受、仮払いの消費税の精算や月次財務報告書などがあります。
年次管理はその年度の決算報告書の作成などが行われます。
会計システムではそれぞれに集計したデータを整理して管理することができ、それらのデータで財務分析を行うことができるという機能があります。
運営方針の設定にも役立つ資料作成が容易となると言えます。
経理機能のセキュリティ強化と機能の分散
規模が大きい企業となってくると会計システムを利用する担当者が複数になる場合があります。
そうした経理機能を分散することで、業務の分散化が可能となり、作業効率を向上させることが可能となります。
また、それぞれの担当者が利用する際のIDやパスワードを管理する機能が備わっています。
さらに制限を強化したい場合はアクセス権限を設定できるようになっています。
入力者は入力権限のみを認め、承認者が別に権限を持つことで責任の所在を明確化させ、不正やデータの改ざんを防止することが可能となっています。
決算機能、出力機能
入力したデータを元にして損益計算書、貸借対照表などの書類を作成することで決算に使用する資料を揃えることが可能となります。
また、税務申告の際に必要となる書類も自動で作成します。
そうして作成した書類をそれぞれの伝票、帳簿、報告書など設定したフォーマットで出力することが可能となっています。
債務管理、支払管理機能
これは売掛金、入金予定などの債権や買掛金、未払金などの債務の情報をまとめて集計することで一元管理できる機能です。
ここで管理することで債権の入金管理を行ったり、債務の支払処理を行うことができます。
また、他のシステムと連携することで財務の一連の流れを整理しやすくするものです。
会計システムの最適な選び方とは？
会計システムにはそれぞれに備わっている機能が違っているため、自社に合ったものを選ぶ必要があります。
その中でも大きく種類が「クラウド型」と「パッケージ型」の2つに分かれているので、それぞれの特徴を考えて選ぶと良いでしょう。
クラウド型会計システムの特徴
クラウド型会計システムはソフトのパッケージを購入して使用するのではなく、オンラインでインストールして利用するタイプの会計システムです。
こちらには大きなメリットが2つあります。
・バックアップが安心
こちらはデータが会社のパソコン本体ではなく、クラウドサーバーにバックアップされるため会社で停電などのトラブルがあったり、会社のパソコンがウイルス感染してしまったりした場合でもデータを守ることができます。
・最新の状態にアップデートできる
経理や財務に関することは制度や税制が改正されることがあります。
そういった場合、システムもそれに合わせて更新する必要があるのですが、クラウド型会計システムではオンラインで最新の状態にアップデートされるので常に最新のシステムを利用することができます。
また、会社が移転した、パソコンを買い替えた場合でもインターネットをつなげれば以前と同様に利用できるというメリットがあります。
逆にクラウド型会計システムのデメリットとしては「維持費がかかる」ということがあります。
一度ソフトを購入してしまえば、それ以降は費用がかからないということではなく、毎月の月額使用料が発生するため、ランニングコストがかかってくることとなるのです。
パッケージ型会計システムの特徴
こちらは購入したパッケージ型ソフトを利用するパソコンにインストールすることで使用するタイプです。
パッケージ型システムのメリットとしては、
・一度購入すれば毎月使用料を支払う必要が無い
・インターネットがつながっていなくても利用することができる
ということがあります。
基本的にソフトを購入するという形式なので、その時に購入費がかかるのみとなるのです。
また、インストールしてその端末で使用する形式なので、オンラインである必要はありません。
デメリットとしては、
・購入する際のパッケージが高額である
・アップデートする際には手動で行う必要がある
・バックアップを手動で行わなければならない
といったことがあります。
導入時にかかる費用としてはこちらの方が高くなると言えます。
「クラウド型」「パッケージ型」それぞれにメリットとデメリットがあるので、自社の必要性や予算、特徴などに合わせて選ぶと良いでしょう。
会計システムまとめ一覧
会計システムは導入することで会社、企業の財務会計、管理会計を一元化することで作業効率を向上させることができるシステムです。
自社に不足している部分、効率化したい部分を確認した上で、適したシステムを選ぶことをおすすめします。