担当者ひとりが業務を把握していませんか？
ノウハウの可視化ができていますか？
社内の情報を共有できていますか？
そんな属人化を解消するためにどのようなことに取り組めばいいのか。この記事では、属人化を解消するための方法や情報共有で属人化を解消するツールを紹介していきます。
OfficeBotでナレッジマネジメントを劇的効率化！組織の競争力を加速させます | ネオス株式会社
■こんなお悩みありませんか？
・会社の資産やナレッジがいろいろなところに散らばっており管理も利活用もできていない
・知識や情報の共有が効率化されていない
・社員がもつ知識やノウハウを効率的に共有することで企業全体の生産性や競争力を高めていきたい
・社員がもつ知識や経験、ノウハウが属人的で活かせてない
■OfficeBotが選ばれる理由
OfficeBotはまさにこの「ナレッジ集積の効率化」に切り込む、チャットボット新時代の技術を携えたナレッジコンシェルジュサービスです！
①OfficeBotはナレッジのデータ化（非構造化データの構造化）から拡張までAIで自動効率化が可能です！
→ 例えFAQがなかったとしても、社内文書（ドキュメント）をAIが自動検索し最適な回答へと導き出します。
これは他社サービスにはないOfficeBotオリジナルの機能となります。（ドキュメント学習AI機能）
②さらに、FAQでも社内文書（ドキュメント）でも回答が見つからない場合でも問題ありません！
→ BOTが社員（有識者）に自動で聞き回るユーザラーニング機能も搭載しており、社内の情報資産を効率的に有効的に利活用することができます！
③登録されたFAQから予想される質問パターンを自動学習するので、誰でも簡単に「最初から賢いBOT」を作ることが可能
→ 回答到達率が高いため、自己解決力が向上する、継続利用してもらえる、問い合わせ数も削減！ナレッジが効率的に集積・利活用されます！
④即戦力のAIだから運用負担を大幅削減。結果にコミット。
→ 最初から高いHIT率・回答到達率、ユーザの自己解決率を大幅に向上、膨大な学習作業や複雑な検索パターンの設計、フローチャートの作成が不要
■OfficeBotとは
ナレッジマネジメントとは、社員がもつ知識やノウハウを効率的に共有することで企業全体の生産性や競争力を高めていく、近年最も注目を浴びているDXの手法の一つです。
一方、企業がナレッジマネジメントに取り組む際に直面する一番の課題は、いわゆる「非構造化データの構造化」、つまり「ナレッジを集積して組織の誰もが利活用できる環境を整備する」ことにあります。
OfficeBotはまさにこの「ナレッジ集積の効率化」に切り込む、チャットボット新時代の技術を携えたナレッジコンシェルジュサービスとなります。
■OfficeBot基本機能紹介
・ニーズの解決：ログ情報を分析することにより、要望や施策の改善点を把握し、データを見える化
・FAQ学習AI
・ドキュメント学習AI
・ユーザーラーニング
・テキストマイニング
・Webchat、Teams、WowTalk、LINE、Slackなどと連携
・365日24時間対応：人員を配置する必要なし（有人切り替え機能もあり）
・多言語対応：無料自動翻訳に対応。英・中（簡・繁）・韓など（必要リソースは日本語FAQのみ）
属人化とは
業務担当者のみが業務を把握しており、ほかの社員や従業員には業務内容や手順が共有されていない状態のことをいいます。
属人化を放置することで、担当者が不在時に業務の流れが共有されていないとより時間や労力がかかり、業務が滞ってしまいます。また業務全体の効率化や生産性が向上しない可能性があります。また属人化によって仕事の進捗や誰がどんな仕事を担当しているのかが報告しあう機会、社内のコミュニケーション不足が起こりやすくなっています。
属人化は生産性向上や業務効率化を実現することが難しいなど多くの問題があるため早くから属人化を解消する動きが必要となっています。
属人化・標準化２つのメリット・デメリット
属人化について紹介していきました。続いて属人化・標準化にはどんなメリット・デメリットがあるのか紹介していきます。
属人化メリット・デメリット
① メリット：裁量権がある
ひとりで業務を任せられるため自分で仕事を進めていくことができます。また任された業務を継続するうちに独自に業務を効率化するための方法などを見つけることができるためスピーディーに業務を完了することを可能にするというメリットがあります。
② デメリット：ミスに気づきにくい
業務を共有されていないことで、ほかの社員が業務を担当することが難しくなることはもちろん業務担当者がひとりで業務を行っているためダブルチェックといった確認を行うことがないため間違い・ミスに気づきにくいというデメリットがあります。ミスや間違いに気づかず進めると業務の二度手間や信頼を得ることが難しくなる可能性もあります。
標準化メリット・デメリット
① メリット：情報共有することで業務の効率化につながる
情報を共有していることで、担当者ひとりのみで把握していた業務をほかの社員も同業務を行えることができます。そのため担当者が不在時でも業務を時間や労力をかけずに行うことができます。結果、業務効率化を実現し生産性向上にもつながるメリットがあります。
② デメリット：標準化が難しい業務もある
専門性に特化した業務や特殊な業務を標準化するとなると高いスキルをもつ人材を雇うのに時間がかかったり人材育成におけるコストがかかったりする場合があります。そのため専門業務や特殊業務に関しては、標準化するよりも属人化している方が業務効率につながることもあります。
属人化を解消する方法
属人化を解消する取り組みとして以下のような取り組みが挙げられます。
・業務フローを簡素化にする
・業務のマニュアルを作成する
・ナレッジマネジメントツールを活用する
・コミュニケーションツールを活用する
業務フローを簡素化にする
社員全員がわかるようなシンプルな業務フローにすると属人化解消に繋がります。
業務の手順が複雑だとマニュアル化を行ったとしても不明点や間違いが起こる可能性もあります。そのため最低限の作業で業務フローを構築することが大切です。業務フローを簡素化することで社員同士での仕事内容を共有しやすくなり属人化解消へつながります。
業務のマニュアルを作成する
担当者に業務内容・業務の手順などまとめた資料やデータを残してもらうことが重要です。マニュアルを作成することで業務の手順や流れを担当者以外の社員が知ることができ業務効率化につながります。最初から完成度の高いマニュアルを作成することは難しいため、担当者が不在時にでもマニュアルがあれば対応が可能である状態にしておくといいでしょう。マニュアルを作成する工程で社員同士が意見を出し合いブラッシュアップし、完成度の高いマニュアルを作成しましょう。
ナレッジマネジメントツールを活用する
ナレッジマネジメントツールには、社内の情報やノウハウ・知識を共有することが可能な機能が備えられているため業務やタスクを可視化することができます。
例えば、業務に滞ったときにヘルプデスク（FAQ）機能で社内の業務手順を調べると手順が記載された資料を閲覧することができます。
属人化した知識やノウハウを可視化・共有化することで、社員全員が業務を遂行することができるためスキルアップにもつなげることが出来ます。
コミュニケーションツールを活用する
属人化によって社内コミュニケーション不足の影響がでるためコミュニケーションツールを導入することも属人化解消につなげることが可能です。
コミュニケーションツールを活用して、仕事の進捗などの情報を社員に共有することで業務の可視化だけではなくコミュニケーション不足を回避することが可能です。
属人化から標準化へ導くツール
ここまで属人化・標準化について紹介していきました。
属人化を解消するために社内の情報共有などが可能なツールを紹介します。
下記にてクラウドレーダーにてご紹介をしている資料を紹介いたします。
属人化を解消する際に役立つ資料ばかりですので、是非一度ダウンロードしてみてください。
属人化についてまとめ
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いかがでしたでしょうか。属人化を解消することで業務効率化や生産性向上につながる等のメリットが多くあります。テレワーク（リモートワーク）が浸透する現在においては、特に属人化が起こりやすい傾向にあります。都度、報告書やマニュアル化を行うなど対策を講じておくと効果的です。またナレッジマネジメントツールを積極的に活用することで属人化を解消することも可能です。この記事が属人化解消するための参考になれば幸いです。