今インダストリー4.0の影響を受けあらゆるものがデジタル化・電子化されてきています。
これは給与明細の管理においても例外ではありません。
給与明細においても、ぺーパーレス化が進んでいます。
給与明細電子化ツールは従業員に対して、紙で配布する必要がなく、WEB上で給与明細を確認でき、給与明細を配る労力と、紙に印刷するコストを削減できることが期待できます。
この記事では、給与明細を電子化することのメリットやデメリット、給与明細電子化ツールを導入するにあたり気を付けなければならない注意点などを解説していきます。
この記事を読めば、給与明細電子化ツールの概要を理解していただけることでしょう。
ぜひ最後までご覧いただければと思います。
ジョブカン給与計算 サービス資料 | 株式会社donuts
ジョブカン勤怠管理と自動連携！ 給与明細発行まで1クリックで
■給与計算担当者の「あったらいいな」を実現
ジョブカン給与計算は、給与計算担当者の負担を減らすための豊富な機能を持ったクラウド給与計算システムです。
社労士監修に加え、実際の給与計算担当者の声を基に開発しているので、かゆい所に手が届く機能が満載です。
【ジョブカン給与計算でできること】
・充実した豊富な機能
・給与計算のお悩みを解決！
・信頼のサポート体制
・お得で安心な料金プラン
■ジョブカンシリーズ連携
勤怠情報・従業員情報・事業所情報・組織情報・経費精算情報など
給与計算に必要な情報をカンタンに他ジョブカンシリーズから取り込めます。
■給与計算業務の自動化
計算をできる限り自動化・必要な帳票も自動で出力します。
給与明細のWeb化でコスト削減「PayLook（ペイルック）」 | 株式会社クリックス
給与明細のWeb化でコスト削減。
800社、40万人以上の導入実績。
特徴
・作業が軽減される
印刷・封入・仕分け・発送などの作業が不要になります。
・携帯で明細が見れる
外出など、いつでも内容が確認 できます。
・人事への問い合わせが減る
源泉徴収・過去の明細・退職後 の問い合わせなどが減ります。
「年末調整」も「マイナンバー収集」もできる給与計算ソフト「クリアワークス」 | 株式会社スマイルワークス
「ClearWorks給与ワークス」は、勤怠管理、給与・賞与計算、社会保険・労働保険、年末調整など給与の基本業務だけでなく、マイナンバー収集管理もワンストップでおこなえるクラウド給与計算ソフトです。
■給与ワークスの特長①
充実の52機能で、給与・賞与計算から年末調整まで給与業務全般をサポート
○給与ワークスは、給与・賞与から年調・社保まで給与業務全般を一貫してサポートします。
○勤怠情報入力から各種保険や税金の計算、給与・賞与明細書の作成、各種届出表の作成まで、実務に必要な機能を幅広く備えています。
○マイナンバー収集管理機能も標準で付属しています。制度にも完全対応しています。
■給与ワークスの特長②
勤怠管理、給与明細発行もオンラインで完結
【タイムレコーダー機能で勤怠管理・データ集計も簡単】
◯従業員一人ひとりが「出勤」「退勤」を打刻するだけで、給与システムが自動で勤怠データを集計します。
◯集計した勤怠データをもとに自動で給与計算が行えます。
【WEB給与明細機能で給与支払業務のコスト削減】
◯従業員一人ひとりがアクセスできる専用のページで給与明細（過去分含む）を確認できます。
◯給与明細の公開日の指定が可能です。
■給与ワークスの特長③
クラウド活用で業務効率化とセキュリティ対策を同時に実現！
【クラウドならではの利便性】
◯インターネット環境があれば、いつでもどこからでもシステムの利用が可能です。
◯離れた拠点での情報共有も簡単に行なえます。
◯データのバックアップや、システムのプログラム更新は自動で行われます。
【クラウドだからセキュリテイ対策万全】
◯国内の大手データセンターと契約し、24時間365日セキュリティ専門家による管理・監視を行っているため、社内管理に比べてより堅牢なデータ保管環境を提供します。
◯サービス提供開始依頼８年間、障害停止ゼロ・セキュリティ事故ゼロの実績を誇ります。
◯第10回クラウドランキング（日経BP）汎用業務系SaaS部門でベストサービスに選出（5回連続）
◯JIPDEC（日本情報経済社会推進協会）あんしんかんベストプラクティス2015に選出
勤怠管理システム「Time Value（タイムバリュー）」 | 株式会社シスプロ
勤怠管理システム「タイムバリュー」なら初期費用無料。PC、携帯、ICカード、Felica対応です。
■簡単・スピーディーに導入
勤怠管理システム タイムバリューは、SaaS型サービス。
システムの導入や、初期契約費等の費用が必要ないため、初期費用は0円（※）です。
月々のコストも「打刻人数×290円」なので、ランニングコストも、低く抑えらます。
お使いのPCとモバイル、インターネットに接続している環境があれば、すぐに始められます。
※ICカード導入の場合のみ、別途ICカードリーダーの購入が必要となります。
■手作業と比較すると 手間と時間を大幅に削減できます。
給与締め日前の勤怠データの集計作業に負担を感じていませんか？
勤怠管理システム タイムバリューなら、手作業でのタイムカードの回収・集計作業が不要になります。
また、従業員別、店舗別のデータ集計等、煩雑な計算も自動集計。
事務処理の簡素化・迅速化・効率化や業務効率の大幅な向上が望めます。
■遠隔地の事業所もリアルタイムで勤怠把握ができます。
タイムバリューの管理画面はWebブラウザから確認することができるため、
遠隔地の事業所員へも管理の目が行き届きます。
リアルタイムで自動集計されるため、日次の管理も可能です。
■管理コスト、運用コストの大幅削減が可能となります。
当社の給与アウトソーシングサービス「給与プロ」とWeb給与明細「ペイスリッププロ」の一括採用で
それぞれの管理手間が減り、管理コスト、運用コストを大幅に削減することができます。
GLOVIA（グロービア） らくらくきらら 給与 | 富士通株式会社
富士通のFUJITSU Enterprise Application GLOVIA らくらくきらら 給与」は、月例給与、年末調整の計算機能やマイナンバー保管・届出機能など給与業務をクラウドで提供するサービスです。
・動画コンテンツと万全のサポートですぐに業務開始できる！
・分かりやすいメニュー＆使いやすい画面で簡単操作！
・マイナンバーも安心・安全管理＆らくらく運用！
・月額 10,000円～
管理会社数1社、利用者ID数2ID（管理者1ID+利用者1ID）、給与計算対象の従業員数50名、データ参照期間過去2年分のサービスが含まれます。
（パソコンおよびインターネット回線等は、お客様の費用負担でご用意頂きます。）
■クラウド活用のメリット
・月額利用料の契約で初期費用を抑制
・今必要な業務・規模でスピーディーに利用開始、会社の成長に応じた拡張もスムーズ
・お客様は運用コスト・手間が不要
・ハードウェア障害などによる業務中断リスクからの解放
■『きらら』が、お客様の企業データを守ります。
・お客様はインターネットに接続されたパソコンを準備するだけで、人事給与業務アプリケーションソフトをご利用いただけます。
・操作方法や設定でお困りの際にも、富士通がしっかりサポートを実施します。操作が不慣れで不安な業務もお客様の画面をリモートで共有しながらサポートします。
・サーバ・ソフト・お客様のデータは、データセンターが保守します。日々の運用・管理はもちろん、法改正・制度改正などに対応したプログラム入替えやセキュリティ管理も、ITの専門家が引き受けます。
■給与明細書と同じレイアウトで、入力・計算結果がわかりやすい
・給与明細書の入力は、実際の明細と同じレイアウトでわかりやすいため、給与規定を簡単に設定できます。
・一人ずつ確認しながら、確実に入力できます。
・残業代などの計算式や賃金表なども画面からお客様自身で設定ができます。
■給与計算業務を効率化する2つの入力方法
社員を一覧形式で表示し効率的に勤怠情報を入力する方法と、該当する社員の明細書画面を表示しながら1名分ずつ入力する方法を用意しています。後者は、給与支給明細書と同じ見た目の画面で、1名分の計算結果をすぐに確認できるため、修正などが発生した場合に便利です。
■一般用紙にも印刷できる給与明細書
毎月配布する給与明細書をはじめ、すべての帳票を一般のコピー用紙にも専用用紙にも印刷できます。一般のコピー用紙を利用すれば、高価な専用用紙やインパクトプリンタが不要になり、コストが削減できます。
Web版電子給与明細閲覧「与之助」 | HOYAサービス株式会社
万屋一家シリーズのWeb版電子給与明細閲覧「与之助ver.2」!!
一人あたり月額30円で充実な機能を使える、電子給与明細システムです。
既存の電子給与明細システムからの乗り換えも、瞬時にデータをインポート。
明細書の項目・レイアウト設定も自由自在であなたに合わせて業務を効率化。
2010年4月1日に改定された労働基準法の改正にも対応済みです。
勤怠管理と給与明細はWEB化の時代。「万屋一家」でコスト削減に取り組んでみませんか。
☆一人あたり月額30円の充実機能！
・すべての給与ソフトからデータを瞬時にインポート
給与ソフトからＣＳＶ形式で出力した給与・賞与、源泉徴収票の情報を一括して取り込むことができます。すべての給与ソフトに対応していますのでソフトを買い換える必要もありません。膨大な社員情報も、ＣＳＶデータで一括して取り込むことができます。
・明細書の項目・レイアウト設定が自由
正社員、派遣社員、アルバイトなどの多様な勤務形態に合わせて、給与明細書の項目・レイアウトを複数設定することができます。もちろん、役職などに応じた社員一人ひとりの設定も可能です。項目・レイアウトは自由に追加・削除ができるので、社内の制度変更にも柔軟に対応できます。
・お知らせやコメントを表示
社員に対するインフォメーション機能です。給与・賞与明細書と一緒に、任意のメッセージを表示させることができます。これまで文書や郵送で伝えていた情報も、インターネット上で確認できるため、ペーパーレスに。グループごとに「お疲れ様でした」など個別のコメントを伝えることができます。
・給与・賞与明細をパソコンで閲覧
会社、自宅、外出先のパソコンで、インターネットを通じて給与・賞与明細書を閲覧できます。過去の給与・賞与明細書を３年分保管することもでき、紙の給与明細書のように紛失による情報漏洩の心配もありません。
・PDF形式で印刷可能
パソコンの場合、閲覧した内容をＰＤＦ形式で印刷することができます。プリンタがあれば、会社でも自宅でも印刷可能です。縦型・横型・日本法令様式などのレイアウトを選択することができます。
大手から中小企業まで！給与明細電子化ツールを企業が導入する理由
給与明細電子化ツールを導入する理由はさまざまなことがあげられますが、例えば以下２点があげられます。
業務効率化を図れる
まず、業務の効率化を図ることができます。
紙の給与明細では、給与データを紙に印刷し、その後本人に手渡しするか、郵送で自宅へ送るかしていたと思います。
しかし、給与明細を電子データ化することで、WEB上で給与の金額を確認することができます。
そのため、わざわざ給与明細を手渡ししたり、自宅へ郵送する必要はなく、WEB上でタイムリーに給与明細を確認することができます。
また、紙に印刷する必要もないので、紙代や印刷代がかさむこともありませし、封筒への封入作業も必要ありません。
給与データの管理保管が楽になる
給与明細電子化ツールを導入することで給与データの管理が楽になります。
今までは、紙の給与明細をキングファイルにとじて管理することが多かったと思います。
そのため、数年前の給与明細を確認しようとする場合、過去の給与明細ファイルが保管されている保管庫から、当該のファイルを探しださなければならず、大きな手間がかかりました。
しかし、給与明細電子化ツールにデータを入力しておけば、調べたい対象の事項を給与明細電子化ツール上で検索すればすぐに内容を確認することができます。
そのため、過去の給与明細の照会も楽に行う事ができるでしょう。
これらの理由から、今後も給与明細電子化ツールが企業に導入されていくと考えられます。
給与明細電子化ツール活用のメリット
給与明細電子化ツールを活用するメリットは様々なことがあげられますが、代表的な事には以下の３つ があげられます。
給与明細を紙で配布するコストの低減
給与明細を電子化することで、コストを削減できます。
給与明細を紙で配布する場合は、膨大な給与データを表計算ソフトなどに打ち込んだあと、それを印刷し、内容をチェックし、そして封入するという作業が毎月発生し、経理担当の負担が大きくかかります。
これらの作業を外部委託している会社もあると思いますが、どちらにせよ、経理担当に大きな負担とコストがかかっていたことは間違いないでしょう。
しかし、給与明細を電子化することで、印刷したり、給与明細を封入する作業がなくなり、大きなコスト削減と省力化を図ることができます。
ミスを低減できる
給与明細の電子化を進めることで、ヒューマンエラーによるミスを低減できる可能性があります。
給与明細は、一人ひとりの労働時間や控除額などを 元に作成するため、地味ですが、大変な労力が必要です。
しかし、給与明細が電子化されると、給与データが自動計算されるため、計算ミスを防止し、手入力の手間が省けます。
また、給与明細の計算が確定すると、自動で給与明細電子化ツールにアップロードされます。
そのため別の従業員に給与明細を配布してしまうような、初歩的で発生しやすいミスを防ぐことも可能です。
どこでも給与明細を確認できる
給与明細電子化ツールを導入すれば、WEBにアクセスできる環境であれば、どこでも給与明細を確認できます。
つまり、PCだけでなく、スマホやタブレットからも給与明細を確認することが可能となります。
給与明細を電子化することで、単にコスト削減や、ミスの低減だけでなく、利便性も高くすることができます。
給与明細電子化ツールを導入する際の注意点
給与明細電子化ツールを導入することは大きなメリットや、有益性がありますが、一方で導入するに際し、注意しなければならないこともあります。
それは以下の通りです。
従業員からの同意が必要
給与明細電子化ツールによる給与明細の交付には、事前に従業員からの同意が必要になります。
所得税法231条によれば、企業においては給与明細の交付義務があり、従業員の承諾を得れば電子化された給与明細を提供できると記されています。
ただし、従業員が紙の給与明細を希望する場合は、その希望に沿わなければなりません。
このように、法律によって、紙の給与明細もオプションとして残す必要があります。
給与データが外部に漏えいする可能性がでてくる
給与データが外部に漏えいする可能性があります。
昨今問題となっているスパイウェアなどのサイバー攻撃により、給与明細電子化ツールに不正アクセスされた結果、給与データが外部へ流出する危険性があります。
給与明細電子化ツールを利用するにあたり、セキュリティは万全にしてあると思われますが、近年のサイバー攻撃の巧妙化を考えると、100%安全だと言い切ることはできません。
そのため、給与明細電子化ツールを運用するエンジニアが日頃からセキュリティ面を気にかけておいたり、スパイウェアへの正しい対処方法を身に付けておく必要があるでしょう。
つまり、ITエンジニアのセキュリティに対する意識改革を常に行うことが求められるという事です。
給与明細電子化ツールを選ぶ際のポイント
給与明細電子化ツールを導入する際に検討すべきポイントは以下の通りです。
給与データをどのような形で用意する必要があるか
給与明細電子化サービスを利用するにあったって、基本的な給与データを前もって準備する必要があります。
ほとんどの給与明細電子化ツールの場合、CSVデータを利用することができます。
そのため、現在使用している給与計算ソフトからCSVデータを介して、給与データのやり取りを行うことができるでしょう。
給与明細電子化ツールを導入するにあたり、一気に全てを給与明細電子化ツールで管理できれば何も問題はありません。
しかし、一気に全てを給与明細電子化ツールに置き換えることが難しい場合もあります。
その場合は、既存の給与計算ソフトとのデータのやり取りを行うことが求められます。
そこで、CSVデータを利用して、既存の給与計算ソフトからCSVデータをエクスポートして、給与明細電子化ツールにインポートするという手順を踏むことになります。
つまり、既存の給与計算ソフトと新たに導入する給与明細電子化ツールのデータ形式の相性が良いか事前に確認しておく必要があります。
書面での給与明細を求める従業員への対応
給与明細電子化ツールのメリットは紙での配布よりも、コストや手間を省けることが最大のメリットですが、従業員の中には、今まで通り、紙の給与明細を欲しがる方もおられます。
そこで、従来通りの紙の給与明細を欲しがる方にも、対応できる給与明細電子化ツールかどうかも、ツールを選択する上で大切なことです。
紙での印刷に対応していること、印刷コストを抑えられること、紙での配布を希望する方への管理が容易なこと、紙で配布した過去の給与データもWEB上で管理できることなどは、給与明細電子化ツールを導入する前に確認しておくべきでしょう。
給与明細電子化ツールによっては、無料のトライアル期間を設けている給与明細電子化ツールもあるので、そのトライアル期間を利用して、実際に運用してみて、問題点を洗い出すのも賢い使い方でしょう。
情報漏えいの可能性を検討
インターネットを利用して給与明細を閲覧する特性上、どうしても情報漏えいの危険性は拭いきれません。
給与明細電子化ツールに対して、悪意のあるサイバー攻撃にさらされるかもしれません。
また、メールで電子化された給与明細を送る場合は、誤送信に気を付けなければなりません。
社内あるいは、WEB上からダウンロードした後の給与データの管理も徹底しないといけません。
ウィルス対策ソフトによるウィルスチェックや、社内システムのセキュリティは常に最新の状態にしておく必要があります。
また、給与明細電子化ツールの場合、インターネットに繋げればスマホやタブレットからも、給与明細を閲覧できます。
そのため、利用する全ての端末において、セキュリティレベルが高いことが求めれます。
給与明細電子化ツールは便利である反面、高度なセキュリティ環境の中で使用しないと、情報漏えいが発生することが多分にしてあることを頭に入れておきましょう。
利用料金がいくらか確認する
給与明細電子化ツールを選ぶ際のポイントには、利用料金がいくらかかるかも注意する必要があります。
給与明細電子化ツールには、月額使用料や保守運用料など、紙で配布していた時とは別の料金がかかります。
給与明細を紙で配布していた時と比較して、どの給与明細電子化ツールが適当かきちんと検討しておきましょう。
給与明細電子化ツールまとめ
いかがでしたでしょうか。
・給与明細電子化ツールを導入する理由としては、業務の効率化を図ること。
・給与明細電子化ツールを導入するメリットは、給与明細を紙で配布するコストを低減できること。
・給与明細電子化ツールを導入する際の注意点として、給与明細を電子化するにあたり従業員の同意が必要であること。
・給与明細電子化ツールの選ぶ際のポイントとしては、給与明細を紙で欲しい方にも対応できるかどうか。
これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。