働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、時間や場所に捉われないリモートでも行える働き方が推奨されるようになってきています。IT系の企業を中心に、パソコンがあればどこでも出来る仕事も増えてきており、在宅や喫茶店などから気軽に働く方も多いのではないでしょうか。そのような中でビジネスを円滑に進めるために、テレビ会議システムが重要視されています。ただ、一口にテレビ会議システムといっても、Web会議やオンライン会議、遠隔会議などその言い方は様々あり、混乱する方も少なくありません。テレワークやリモートワークという表現も、厳密には異なる意味を持ちますが、テレビ会議システム同様に混同しているケースが多く見受けられます。
テレビ会議システムとは、モニターやスピーカーなどを用いて遠隔からでも双方に映像や音声をもとに会議体を開くことができるシステムのことを指します。とはいえ、その内容をしっかりと理解していないまま導入した結果、「思っていた形と違った」となる企業も多くいます。実際に「そもそもテレビ会議システムって何が出来るのか？」「Web会議システムと何が違うのか？」「どこから手をつけたらいいか分からない」といった担当者もいることでしょう。そこで今回は、テレワーク時代に欠かせない、テレビ会議システムの概要や特徴、メリットなどについてポイントを中心に紹介していきます。
簡単WEB会議・テレビ会議システム「LoopGate」 | ギンガシステム株式会社
LoopGateは、テレビ会議専用機の特性である安定した音声・映像品質を実現し、テレビ会議に置いて最も重要な互いの意思疎通を安心して行えます。
操作は非常に簡単で、「誰もが当たり前に安心して使える」をコンセプトに、テレビ会議において本当に必要な機能に特化しています。
テレビ会議専用機の他、簡単操作性をそのまま引き継いだパソコン版、タブレット版もあります。
ビジュアルコミュニケーションシステムを取り扱った20年以上の経験を活かし、日本国内で開発、そして直ぐにつながる日本国内サポート体制を整えています。
＜主な特長＞
・ワンタッチでつながる簡単操作
LoopGateは「誰もが当たり前に、簡単に使える」がコンセプトのWeb会議・テレビ会議。
難しい設定が不要なシンプル設計で、どなたでも簡単にワンタッチ操作でお使いいただけます。
・信頼性の高い国内開発
品質にこだわりを持って、日本国内で自社開発を行っています。
また、クラウド接続時の経由サーバも、国内の堅牢なデータセンターで運用しており、
信頼性が高く、海外機関がデータを参照することもなく安心です。
・安心の毎日サポート
土日祝含む安心の毎日サポート体制。万一のトラブル時も、弊社技術スタッフが直接サポート対応いたします。
また、ご希望いただければ、導入後から最初3回まではオンラインによる操作説明会を開催しており、
利用が定着されるお手伝いいたします。
Google ハングアウト | Google 東京オフィス
Google ハングアウトは、電話をするような気軽さで、どんな端末からでもテレビ会議が可能。 ハングアウトは、写真や絵文字、グループでのビデオ通話を通じて会話を楽しめる、無料のコミュニケーション ツールです。
＜ビデオ会議もテキストチャットも新しいかたちのコミュニケーション＞
・最大 25 人までのビデオ会議
・気軽に使えるテキスト チャット
・お互いの画面を見ながら作業
●Gmail とハングアウトのビデオ会議機能を使えば、場所やデバイスを選ばない効率的なコミュニケーションが可能になります。
●Google カレンダーとハングアウトを使えば、スケジュール調整から会議の開催までをスムーズに進められます。
●最大 25 人までのビデオ会議
最大 25 人までのビデオ会議が可能です。ウェブ ブラウザとカメラさえあればどんな環境でも利用でき、特別なハードウェアは必要ありません。本社と支社など、離れた場所にいても顔を合わせた会議が可能です。打ち合わせのためだけに現地まで出向く必要がないので、交通費や移動時間を減らし、業務に取り組む時間を増やすことができます。
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気軽に使えるテキスト チャット
ちょっと同僚の意見を聞きたいときや、URL などの情報を共有したいときなどに、メールよりも素早く、会話するような気軽さでメッセージのやりとりが可能です。1 対 1 だけでなく、グループでチャットすることもでき、チームでのコミュニケーションに利用できます。チャット履歴は Gmail に保存されるので、あとでやりとりの内容を探すのも簡単です。
●
お互いの画面を見ながら作業
Google ハングアウトなら、パソコンのデスクトップを相手に見せることもできます。自分と同じ画面を相手に見せながら資料の内容を説明したり、相手の画面を見ながら操作方法を教えることもできます。ビデオ会議をしながら Google ドキュメントや Google スプレッドシート上で同じ書類を編集できるので、まるで同じ部屋にいるかのように作業を進めることができます。
ビデオカンファレンス | ソフトバンク株式会社
「ビデオカンファレンス」は、ソフトバンクのVPNサービス、各社インターネット、各社国内ISDNに対応したクラウド型会議サービスです。
接続には、Polycom（ポリコム）、Cisco、Sonyなどのテレビ会議（TV会議）専用端末をはじめ、iPhone、iPadも利用できるので、外出先からでも簡単にテレビ会議（TV会議）に参加できます。また複数拠点を結ぶテレビ会議（TV会議）から、メンバー間のコミュニケーションまで幅広いビジネスシーンで活用できます。
Point.1
テレビ会議（TV会議）の運用コストを抑制し、お客様の負荷を軽減
・多地点接続サーバ（MCU）の購入、ネットワーク設備の増強など、テレビ会議（TV会議）のシステムの構築・運用・保守にかかるさまざまな負担を削減できます。
Point.2
クラウド型テレビ会議（TV会議）ならではの拡張性
・利用拠点が増加しても、テレビ会議（TV会議）の多地点接続サーバ（MCU）やネットワークの帯域などのリソースを気にせず柔軟に対応可能です。
Point.3
iPhone、iPadからもテレビ会議（TV会議）に接続可能
・3G・4G回線、Wi-Fiのどちらにも対応しているので、さまざまなネットワーク環境でご利用可能です。またシンプルな操作性なので誰でも簡単にテレビ会議（TV会議）やWeb会議をご利用いただけます。さらにPolycom（ポリコム）、Sony、Ciscoなどの専用端末とiPhone、iPadを連携したテレビ会議（TV会議）も実現可能です。
Point.4
テレビ会議（TV会議）の専用端末からネットワークまで必要な環境を一元提供
・Polycom（ポリコム）のテレビ会議（TV会議）の専用端末、iPhone、iPadから、ネットワークの構築・運用・保守までソフトバンクが一元提供いたします。
Point.5
BCPやセキュリティ対策のニーズにお応えする信頼性の高いテレビ会議（TV会議） システム
・テレビ会議（TV会議）の多地点接続サーバ（MCU）は冗長化構成をとっており、堅ろうで信頼性の高いソフトバンクのデータセンターで運用しているので、災害時や事故などの予期せぬ事態が発生した場合でもテレビ会議（TV会議）、Web会議を実施できます。また接続方式はAES暗号化に対応しておりセキュリティ面でも安心してご利用可能です。
Point.6
専用ヘルプデスクによる24時間365日の運用サポート
・テレビ会議（TV会議）、Web会議 システムの操作方法など、24時間365日の体制でソフトバンクがサポートいたします。
Point.7
ネットワーク
・ネットワークには、クラウドサービスと高い親和性を持つVPNサービス「SmartVPN」をお勧めいたします。クラウドサービスとのシームレス接続、モバイル端末からのリモートアクセス機能などを備えております。
TeleOffice | iDeepソリューションズ株式会社
「会議コストを下げたい。」「テレビ会議を導入したい。」「テレビ会議をリプレイスしたい。」「会議をペーパーレス化したい。」「モバイル端末をもっと活用したい。」「現場トラブルに迅速に対応したい。」「距離を超えて営業支援したい。」
WEB会議導入の動機はさまざま。
テレビ会議やペーパーレス会議導入にかかる高額な専用機器や初期費用なく、月々の運用費だけで、お手持ちのPCやタブレット、スマートフォンでどこからでも気軽に遠隔会議を始めませんか？
インターネットで多拠点から会議参加
■インターネットで多拠点から会議参加
どこからでもテレビ会議やペーパーレス会議。リアルタイムで映像音声＆資料共有できる安心セキュリティのクラウドサービス。
■TeleOffice独自の高い資料共有技術
詳細までクリアに拡大縮小し、資料への書き込みがすばやく同期。元資料も書き込んだ資料も自動保存で安心。
■機能充実スマートデバイス対応
PCなしでもタブレット・スマートフォンで会議可能！PC同様の資料操作機能はもちろんクイックアップロード機能は必見！
◎多拠点から会議参加可能！
TeleOfficeはインターネットに繋がれば「どこにいても」「リアルタイムに」複数でコミュニケーションが可能です。
映像や音声はもちろん、資料やホワイトボード、画像に書き込みながらインタラクティブに情報を共有。
大会議室は大型モニターやBIG PADへ表示して、PCがなくてもiOS(iPad・iPhone)やAndroid、Windowsタブレットなどお手持ちのモバイルで、拠点や営業先、現場や自宅から、さまざまな場所からリアルタイムに関係者と状況を共有し、問題を解決することで、ビジネスがよりスピードアップします。多拠点から同時接続！
◎操作簡単！テレビ会議もペーパーレス会議もワンタッチで切替
シンプルで使いやすく。操作性や利便性を第一に考えたインターフェイスは、1～2回のクリックで目的の操作が出来るので、誰でもすぐに使いこなせるようになります。
マウス操作はもちろん、マルチタッチ対応でタッチパネル操作もとてもスムーズ。
PCならワンタッチ操作、タブレット・スマートフォンならスライド操作で、映像のみの表示や資料のみの表示へ切り替えられるので、テレビ会議・ペーパーレス会議などTPOにあわせてご利用ください。
◎専用機器不要のクラウドサービス
クラウドサービスの利点はローコスト。 Windows、iOS、Android 対応で、既存のIT 機器( PC・タブレット・スマートフォン) があれば、専用機器や初期費用なく、月額または年額使用料で運用いただけます。
ご契約後約2 週間でサービスイン。ご使用になるIT 機器へ、アプリケーションをインストールするだけなので、ビジネスにおける効果をスピーディに実感いただけます。お客様・ユーザの皆様の声をもとに、都度行われるバージョンアップも費用がかからないので、常に最新版をご利用頂けます。
◎安心セキュリティ
回線、端末、サーバーで守られる高いセキュリティ。
モバイル端末の紛失・盗難や、フィッシングによるID・パスワードの漏えいにも対応できるように、一般的なID・パスワード設定に加えて、端末単位への認証を与えることで、セキュリティをさらに強化。IDにひもづいて端末を登録することにより、管理者は、紛失した端末のアクセス権を削除したり、許可されていない端末からのアクセスを認めない設定ができます。
通信は、もちろん業界標準のSSL・AESで暗号化されています。
また、開催する会議や会議資料は参加者のIDに紐づいているので、会議参加者以外へ、会議の情報漏れの心配はありません。
◎社外パートナーはメールでゲスト招待
社外パートナーとのプロジェクト会議や顧客の遠隔サポートなど、単発の参加者を、IDがなくてもメールアドレスで開催会議へ招待（ゲスト参加）が可能です。
会議主催者以外の接続数内でゲストを招待できるので、打ち合わせや商談もオンラインでスピーディに。ゲストは、招待を行った会議主催者の承認なく会議への参加は出来ないので、セキュリティもご安心いただけます。
※ルーム制でご利用頂けます。
SOBA mieruka （ソーバ ミエルカ） | 株式会社 SOBAプロジェクト
SOBA mieruka （ソーバ ミエルカ）とは？
SOBA mieruka は、双方向の通信を有効に活用できる P2P 方式を採用したことで情報共有性に極めて優れたビジュアルコミュニケーションを実現するP2P型テレビ会議システムです。
お客様のご利用シーンに応じて、二つのタイプのサービスを提供しています。
SOBA mieruka は、ASP（Application Service Provider）で利用するタイプと、
本サービスを提供するシステム自体をご自身のネットワーク環境に設置・運用して利用するタイプの二つからお選びいただけます。
SOBA mieruka サービスを支えるのは当社の独自技術
SOBA mieruka サービスを提供するシステムは、当社の独自技術が活かされています。本サービスを実現した基盤技術のシステムソフトウェアには、これまで（2002年度から2004年度）に取り組んだ産学官連携共同プロジェクトによって新しく創出した技術研究の開発成果を当社がさらに進化させて独自に開発した「SOBA（ソーバ）フレームワーク」が活用されています。“SOBA”とは、Session Oriented Broadband Applications の略であり、情報を共有するための空間と手段を提供するネットワーク・アプリケーションの総称です。いつもあなたの側（そば）に存在し、傍（かたわ）らにある身近な技術となるように親しみを込めたネーミングでもあります。
SOBAフレームワークが、セッションとよぶ情報共有空間で映像、音声、画像、テキストメッセージやデータなどのコミュニケーションコンテンツに対してセキュリティを確保しつつ安全で効率的に複数人で共有できる仕組みを実現化しています。セッション（情報共有空間）をコントロールする当社の技術は世界で唯一です。当社が発案・発明し、実際に実用化を果たすことができた「セッションを自由自在にコントロールするアルゴリズム」は、当社の特許として取得済みです。これからのネットワーク・アプリケーションの世界を新たに切り拓く可能性を秘めたテクノロジーです。
テレビ会議システムとは？
テレビ会議システムとは、離れた場所にいる相手とも、モニターやスピーカーなどを活用して高画質且つ高音質な映像・音声による会議が出来るシステムです。ビデオ会議システムとも呼ばれます。画面越しに相手の姿を見ながら会議や打ち合わせが出来るため、社外の担当者との打ち合わせや大規模のミーティングなどで活用されるケースが多くなります。テレビ会議システムには以下の2つの特徴があります。
・サーバーを介さずに相手と直接接続することが可能
テレビ会議システムでは、サーバーを使わずに専用線やISDNを活用し、相手と直接接続してオンライン上で会議を行うことが一般的です。また、基本的にテレビ会議システムを用いる際には、専用のハードウェアが一式設備された会議室を活用し、複数人で参加することが多い傾向にあります。
・データを圧縮、復元しながら送受信を実施
テレビ会議システムでは、映像や音声データを圧縮、復元しながらネットワーク回線を経由して送受信していきます。この際にデータを圧縮するには「可逆圧縮方式」と「非可逆圧縮方式」の2つの方法に分かれます。可逆圧縮方式とは、圧縮したデータを復元する際の方法となります。一方で非可逆圧縮方式は圧縮効率が高く、スムーズに送受信を再現することが出来る反面、多少データが欠損する可能性も有ります。基本的にどのようなテレビ会議システムであっても、どちらか一方の圧縮方式を利用しているわけではなく、両方の圧縮方式をバランス良く組み合わせて展開しています。
テレビ会議システムとWeb会議システムとの違いは？
テレビ会議システムについて紹介していると、似たようなシステムとして「Web会議システム」との違いに戸惑う方も多いでしょう。Web会議システムとは、テレビ会議システムとは異なり、ソフトウェアを使用した会議システムのことを指します。インターネットにつながっておれば、パソコンやスマートフォン、タブレットからでも簡単に利用できるため、テレビ会議システムよりも汎用性が高いのが特徴です。場所を選ばず気軽にコミュニケーションが取れるツールとなるため、少人数での打ち合わせや1対1のちょっとした会議などに活用されるケースが多くなります。
一方で、テレビ会議システムではマイクやカメラなどの専用機器を用意する必要があります。利用に際して接続工事が必要な場合もあります。ただ、その分通信の安定性が高くなり、急なトラブルやネットワーク回線が止まってしまうなどの事態は起こりにくい特徴があります。そのため、役員が集まる取締役会やオンライン上での研修、カンファレンス、クライアントとの重要な商談など、比較的重要度の高い会議体にはテレビ会議システムが活用される企業も増えてきています。
テレビ会議システム導入時のメリット
続いて、テレビ会議システム導入におけるメリットについても紹介していきます。テレビ会議システムには、様々なメリットが存在しますが、その中でも大きな点として3つ紹介します。
①高画質なカメラを用いて参加者全員の顔を把握することが可能
テレビ会議システムでは、先ほど特徴の中でもふれた再現性の高いデータ圧縮を行うことで、画質や音質を高品質で利用することが可能です。会議室に大型のモニターを配置すれば、会議に参加した全員の顔を確認しながら行うことができるため、円滑なコミュニケーションにつなげることができます。
②長時間でも安定したテレビ会議が可能
テレビ会議システムは、インターネットではなく専用線を用いたPtoP接続によって接続させることにより、高品質なデータの送受信を長時間にわたって安定して行うことが可能です。Web会議システムにおいてはインターネット回線に依存するため、データ通信量による上限やネットワーク回線の混雑、不測のトラブルなどによって回線が落ちてしまうこともあり得ます。テレビ会議システムではその通信環境が安定している点がメリットとして挙げられます。
③遠隔地とのコミュニケーション活性化とコスト削減
さらにもう一つ、遠隔地とのコミュニケーション活性化とコスト削減もメリットとして挙げられます。テレワークやリモートワークの推奨により、社外だけでなく社内の打合せも遠隔で行われるケースが増えています。そのような中で、円滑にコミュニケーションを図る上でもテレビ会議システムの導入は効果的です。また、テレビ会議システムによる会議であれば、都度の打合せに際する移動の時間や交通費も削減できます。特に社外との打ち合わせに関しては、会議室に移動するだけで済むため、時間を効率的に活用でき、業務効率化にもつながるでしょう。
テレビ会議システムを選定時のポイント
では、具体的にテレビ会議システムを選定する際にはどういったポイントを押さえておけばいいのでしょうか？昨今のテレワーク（リモートワーク）の活性化によって、テレビ会議システムも多くのサービスが展開されています。その中から自社に合ったシステムを選ぶ必要がありますが、その上で参考にするべきポイントを6つほど紹介していきます。
①クラウド型かオンプレミス型か？
まず注意する点は、接続タイプです。テレビ会議システムには、自社のスタイルやネットワーク環境によってクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型では、インターネットを活用し、社外のサーバーにアクセスして展開する接続手法です。自社内にてシステム環境を構築する必要はないため、契約後にすぐ利用することが可能です。テレビ会議に必要な機能はテンプレートである程度揃っているため、月額費用は発生しますが、比較的簡単に実施につなげることが出来ます。一方で、オンプレミス型とは自社のネットワーク内のサーバーにアクセスして展開する接続方法です。システム構築する必要があるため、機能やサービスを自社用にカスタマイズしやすい特徴がある反面、初期費用が高くなる傾向にあります。また、インターネットを介さない分、セキュリティ面ではクラウド型よりもリスクを抑えることが可能です。
②設置場所をどこにするか？
テレビ会議システムを導入するためには、事前に自社内で設置場所を決めておく必要があります。モニター画面やマイク、カメラ、スピーカーなどの機材をその都度設置するのは非常に大変です。キャスター式で移動できるような形で準備しておいたり、専用の壁やパーテーションなども想定しておくと効果的です。テレビ会議システムの導入によっては、接続工事が必要な場合もありますので、それらも考慮したスペースを空けておく必要があります。
③想定の利用人数はどれくらいか？
テレビ会議システムの導入には、想定される利用者の人数の把握が欠かせません。機材の個数だけでなく、テレビやモニター画面の大きさも重要になります。少人数で頻繁に活用する機会が多いのか、大規模で定期的に活用する方が多いのか、自社の目的とともに把握しておくと効果的です。
④利用する対象と拠点は？
③の利用人数とともに、どういった機会に活用するのか、テレビ会議システムを利用する対象者と拠点を把握しておく必要があります。例えば、海外などの遠隔地とのやり取りが多い場合、通信環境はより重要視して選ぶ必要が出てきます。音声や映像が途中で途切れないよう、利用する対象や拠点も考慮しておくと効果的です。
⑤セキュリティ面
テレビ会議システムは、機能面や価格面だけでなく、セキュリティ面での考慮も重要です。万が一、企業の機密情報や個人情報が漏えいした場合、企業にとって非常に大きな損害につながります。セキュリティ対策においては、以下のポイントを押さえてシステムを選定すると効果的です。
・テレビ会議システムにパスワードを設定できるか？
・やり取りする通信データ（音声・画像など）が暗号化されているか？
・新しいデバイスでのログインが試みられた際にアラートを受け取ることができるか？
・IDや二段階認証パスワードによってユーザー確認を行えるか？
⑥運用コスト
テレビ会議システムの運用コストは、提供するサービスによって様々存在します。クラウド型やオンプレミス型によっても異なりますが、機材や装備品によっても変わるため、自社の状況に応じて検討することが重要です。
テレビ会議システムのまとめ
いかがでしたでしょうか。
テレビ会議システムは、テレワーク（リモートワーク）が主流になる昨今において、導入する企業が非常に増えてきています。Web会議システムに比べて安定した通信を行うことが出来ることから、特に大企業を中心に活用されています。専用のモニターや会議スペースなど、準備しなければならない点も多くありますが、一度導入してしまえば社内外問わず効果的な会議体や打ち合わせの運用につなげられるでしょう。