メール誤送信対策システムとは？
メールやメッセージの誤送信を経験したことがある人は、少なく無いと思います。個人的なメッセージのやり取りもそうですが、ビジネスにおけるメールの誤送信はより一層注意しなければなりません。
メール誤送信対策システムは、宛先や添付ファイル等のミスを未然に防ぐクラウドサービスです。管理者が正確に最終確認できる機能や、システム上ルールを設定して誤送信を防止する等、様々な形態があります。情報漏えい防止等、セキュリティーの面から、導入する企業は増加しています。
この記事では、メール誤送信対策システムに関する資料をいくつか紹介しています。気になる資料は是非ダウンロードしてみてください。
xgate4
＜特徴＞
・マルチブラウザ、キャリア対応
・使いなれたわかりやすいユーザーインター フェース
・誤送信対策機能
・強力な検索機能
・携帯電話対応
■スマートフォン、携帯、PCなど、マルチデバイスに対応
PCだけでなく、iPhone,iPad,Androidなどのスマートフォン、Docomo/au/Softbank等の携帯電話、PHSにも対応。社内、外出先でも、どこでも使うことができます。
■使いなれたわかりやすい操作性と便利な機能
従来のPCメーラーの操作性をベースに、WEBアプリの操作性を加えて、使いやすく、わかりやすいユーザーインターフェースを実現しました。
・メールボックス一覧、メール一覧、メール本文の3ペイン構成
・ドラッグ＆ドロップによるメール移動
・メールスレッド表示
・アンドゥによる削除・移動の取り消し
・ソート
・ヘッダ表示
・スターの設定…等
■誤送信対策機能
メールの誤送信によるトラブルが頻発していることは周知の通りです。xgate4は、以下の誤送信対策機能を搭載しました。
・メールアドレス漏洩対策機能① ： メールアドレス数チェック機能
宛先(to)と写し(cc)のメールアドレスの数が制限値を超えたときは、警告を表示します。
・メールアドレス漏洩対策機能② ： 強制bcc化機能
toとccに設定したメールアドレスを強制的にbccに変更（bcc化）して送信することができます。
・添付ファイル付け忘れ検出機能
メール本文内のキーワードをチェックし、添付ファイルを付け忘れていないかを検出し、警告を表示します。
■強力な検索機能
・検索機能の強化 :①クイック検索
画面上部に配置された検索ボックスから簡単に全文検索を行なうことが可能になりました（クイック検索）。
・検索機能の強化：高速化
データベースを利用することで、検索の高速化を実現しました。
・タグ対応
メールに複数のタグ（キーワード、ラベル）をつけることができるようになりました。タグを使用することで、メールボックスを横断した検索が簡単に行えるようになりました。
■携帯電話/スマートフォンへの対応
国内主要の携帯電話に完全対応。いつでもどこでもメールを読み書きすることができます。また、ユーザーIDやパスワードの入力を省略する「かんたんログイン」機能など、携帯電話でのメールアクセスが快適になる機能を標準で搭載しています。
もちろん、iPhone/Androidなどのスマートフォンにも対応しています。
セキュアな法人向けチャット「InCircle(インサークル）」
InCircle(インサークル）は、証拠復旧調査から生まれたセキュアな法人向けチャット・企業用メッセンジャーです。LINEのような簡単な操作性で、仕事の効率化、社内の意思決定力Up、無駄な会議や日報をなくし、社員の本音を引き出す社内コミュニケーションアプリです。
LINEのように、誰にでも 簡単に使いこなすことができ、多額の費用を投じて新たなツールを導入したり、使い方を必死でマスターしたりする必要もありません。
＜基本機能＞
●トークル一ム
プロジェクト単位、部課単位など、目的別にトークルームを作成できます。 途中からトークに参加しても過去の履歴をすべて閲覧することができます。
●ファイル添付
画像や文書ファイルなどを添付できます。
●メッセージ
相手がオフラインでも、メッセージを送信できます。キーワードを入力すれば、探したいメッセージをすぐに検索できます。
●ステータス表示
自分のステータスを表示することができます。
●メンバー編集
トークルームのメンバーは自由に追加、削除できます。他部門との連携や決裁者の途中追加など、フレキシブルにメンバーを変更できます。
●既読表示
相手が読んだかどうかが表示されます。
●一斉同報
Windowsアプリ・ブラウザより最大1万名に一斉同報ができます。
●iPad最適化
iPadでも最適化されたアプリで利用できます。
＜セキュリティ＞
法廷提出用データ復旧の技術力から生まれたセキュアな法人向けチャット。
1999年より警察など官公庁の依頼で証拠データの復旧調査を行ってきたAOSリーガルテック株式会社の経験の中で、LINEなどのやりとりのデータを取り出す出す業務が年々増えています。企業においてのコミュケーションツールとしても使わざるおえないくらいにLINEが普及する中で、それにかわる簡単で、操作を覚える必要もないシンプルな情報共有ツールの必要を感じ、AOSのリーガルテクノロジーを生かし、セキュリティの強固な法人向けのチャットツールInCircleが誕生しました。
●ユーザの管理
InCircleは事前に登録されたメンバーのみ利用が可能です。つまり、ユーザはきちんと管理下におかれており、社内のコミュニケーションツールとして用いる場合、社外の人へ機密情報を誤送信することはありえません。
●会話データのログの管理
InCircleでは、監査ユーザがcsvファイルですべてのログを出力することが可能です。消去も可能です。
それに対して、LINEは個人でログを管理することになります。消去したくとも、相手にも残っているログを消去することは不可能です。
☆業務用に開発されたInCircleの強みは、高いセキュリティを確保しながら、チャットツールのもつ利点を100％享受できることです。メンバーならば、どこにいても迅速に連絡を取りあうことができ、画像やファイルなどの資料も素早く共有できます。社内のコミュニケーションツールに最適です。
＜料金＞
●SaaS版
クラウド環境で導入しやすい料金と
フレキシブルな契約期間に対応。
30ユーザーまで月額4,500円
※1ユーザー追加毎に150円/月
ディスク容量：1ユーザーあたり1GB
ビジネスコミュニケーションプラットフォーム「Oneteam （ワンチーム） 」
「Oneteam」は、ビジネスコミュニケーションプラットフォームです。「各トピックに紐づくリアルタイムチャット」「各種クラウドサービスの連携と横断検索機能」により、企業内コミュニケーションの一元化を実現し、コミュニケーションを効率化することで生産性の向上に寄与します。
☆2,500社を超える企業様・団体で利用されています
Oneteamは、場所や時差を超えて、チームの協働を支援するコミュニケーションツールです。特徴は、以下の3つです。
1. 課題(トピック)に紐付いたリアルタイムメッセージ
メールを作成するのと同じ感覚でトピックを作成し、課題に沿ったリアルタイムメッセージ機能により、主題が乱れずに会話を進めることができます。
マルチタスクを同時に進めている場合でも、トピックごとに会話の履歴が整理されているため、過去のやり取りを簡単に把握できます。
・メールと同じ感覚でトピックを作成
・トピックごとにチャット形式で議論
2. グループ作成機能
グループを作成し、関係者を招待することができます。
グループは、全体公開、非公開の設定が可能なので、機密性の高い情報もグループ内で連携することが可能です。
メーリングリストの煩雑な管理はもう必要ありません。
・グループごとにトピックが投稿できるので整理が簡単
3. マルチデバイス対応
iPhoneスマートフォン向けに、「Oneteam」専用アプリを提供。
プッシュ通知でリアルタイムに相手に届けることができます。
PCを持たない現場業務での活用や、移動時間の活用、在宅勤務者のコミュニケーションなど、様々なシーンで活用できます。
＜他ツールとの違い＞
●メールとの違い
メールは現在でもビジネスコミュニケーションの大半を占めていますが、リアルタイム性のなさ、やり取りの履歴が追いづらさなど、最適なコミュニケーションツールとは言えなくなりました。
・トピックごとのチャットでリアルタイムに返信が来るので、議論が進みます。
・@(アットマーク)+名前で検索し、ワンクリックで宛先を簡単に選択できます。関係者のグループを作れば、グループ宛に送付できるので、宛先漏れはありません。
・挨拶や署名のいらないメッセージでのやり取りで、トピックの中でどのようなやり取りがされているのか、履歴を簡単に確認することができます。
・ワンクリックでグループにメンバーの追加・削除ができるので、IT部門に依頼してメーリングリストを更新する必要はありません。
・送信したトピック・メッセージの編集・削除ができるので、誤送信の心配がありません。また、トピック・メッセージの削除は、投稿した本人だけができるので、他人に情報が削除されることはありません。
●ビジネスチャットツールとの違い
ビジネスチャットツールは、エンジニアのような常時席に座って作業をする職種には適していますが、席を外すことの多いビジネス職種には、最適なビジネスコミュニケーションではありません。
・Topicごとに会話が進むため、議論の主題が乱れずに積み上げることができます。
・Topicごとに会話が整理されているので、履歴を簡単に確認することができます。
・Topicごとに既読機能がついているため、誰が読んでいるかわかります。
・グループ内でTopicごとに内容を整理できるため、最低限のグループ数で運用が可能です。
・Topicで議事録やプロジェクト管理ができるので、一つのツールに集約でき、管理工数・コストを削減できます。
●社内SNSとの違い
社内SNSはウォールに投稿し、関係者への情報共有やコミュニケーション活性のためのツールなので、情報が流れてしまい、ビジネスシーンでの利用には不十分です。
・メールのように更新順で表示されるため、タイムリーに更新内容を確認できます。またフォロー機能により、自分にとって大事な情報をマーキングできます。
・トピック情報に案件情報を記載し、更新できるので、常に最新の進捗がわかります。
●Skypeとの違い
Skypeは個人向けのソフトであり、相手がオフラインだとメッセージが送れない、複数のパソコンで使うとメッセージがバラバラになるなど、ビジネスシーンでの利用には不十分です。
・クラウド型のツールのため相手がオフラインでも送受信が可能です。
・Topicごとに進捗を確認・議論できるためタスクが流れません。
・横断での検索が可能です。
＜料金＞
■STARTER：無料
チームの規模： 9人まで
データ保持期間： 無制限
サポート内容： メール、チャット
■STANDARD：月 880 円 / 人
チームの規模： 10人以上
データ保持期間： 無制限
サポート内容： メール、チャット
■ENTERPRISE：月 1,780 円 / 人
チームの規模： 100人以上
データ保持期間： 無制限
サポート内容： メール、チャット、専任担当者の電話サポート、導入サポートとトレーニング、IP制限
大容量ファイル送受信「desknet’s DAX（ダックス）」
大容量ファイル送受信「desknet’s DAX（デスクネッツ ダックス）」に必要なのはメールとブラウザだけ。メールとウェブが使える相手であれば、誰にでも大容量のファイルを送ることができます。
●使い方は簡単
DAXでメールを作成し、ファイルを添付して相手に送信するだけ。 相手に届くメールの本文に自動的に付加される「ダウンロードURL」をクリックするだけで、ファイルをダウンロードできます。ファイル送信後は、どの相手が・いつ・どこから・何回ダウンロードしたか、またダウンロードしていないのは誰かといった詳細な履歴を確認できます。メール送信前・ファイルダウンロード前のキャンセル機能で、万が一の誤送信対策も万全です。Internet Explorerを使用すれば、複数のファイルをドラッグ&ドロップで一括アップロードできます。
●メールやFTPより安全・確実
・サーバー証明書を用いたHTTPSにより、通信内容を暗号化
・ファイル送信ごとに、ワンタイムURLを生成
・ダウンロードパスワード設定や、ワンタイムURLの有効期限、ダウンロード回数制限、パスワードのロックアウト機能などにより、万が一URLが漏洩した際の安全性も確保
・パスワードを難読画像化して通知メールに添付可能、盗聴防止に加え、パスワードが記載されたメールが引用され続けることも防止
・送信禁止ドメイン設定により、情報漏洩を防止
Webメールシステム「Denbun（デンブン）」
Denbun（デンブン）は、社内のメール環境を統合し、Webブラウザでメールの管理と送受信を実現する、企業向けのWebメールシステムです。
Webメールシステムを導入することで、個人PCに縛られることなく、携帯電話やスマートフォン・タブレットなど、どこからでも自分のメールボックスにアクセス出来るようになります。また、端末内にメールデータが保存されないことから、セキュリティ面でもメリットがあります。
●お客様の声を反映し、最新技術への挑戦を続ける「進化するWebメール」
2007年、Denbunはクライアントメールに匹敵する操作性を備えたフルAjaxのWebメールシステムとして誕生しました。その後も、POP3対応版の提供や、iアプリへの対応、グループウェアとの連携など、様々な機能を拡張・強化してきました。
また、HTML5の全面採用による操作性の向上や、データ管理方式の最適化による、運用管理の手間軽減など、お客様の要望を反映し、常に最新技術への挑戦を続けています。「進化するWebメール」としてDenbunはお客様のビジネス環境をサポートします。
●Denbunの特長
・最新Web技術「HTML5」採用で実現した「快適な操作性」
・日・英・中の言語切替に対応した「マルチリンガルインターフェース」
・Active Directoryなどの情報を有効活用できる「LDAPアドレス検索」
・いつでもどこでもメールを処理できる「スマートデバイス対応」
・Gmail・Google Apps/Yahoo!メールが使える「クラウドメール対応」
・送信してしまったメールを取り消すことができる「誤送信防止機能」
・メールの処理効率をさらに向上する「グループウェアdesknet’s連携」
●最新Web技術「HTML5」採用で実現した「快適な操作性」
最新のWeb技術である「HTML5」を採用し、高速かつ洗練されたユーザーインターフェースを実現しました。メールのドラッグ＆ドロップによるフォルダ整理や、ダブルクリック・右クリックによるメール操作など、PC用のメールクライアントソフトと変わらない使いやすさを提供します。
●日・英・中の言語切替に対応した「マルチリンガルインターフェース」（Ver.3.3より）
ユーザーインターフェース言語を「日本語」「英語（米国）」「中国語（簡体）」の3カ国語から選択できます。グローバル化が進む社内のメールコミュニケーションをさらに円滑にします。
●Gmail・Google Apps/Yahoo!メールが使える「クラウドメール対応」Ver.3.3より
メールの通信を暗号化するIMAP over SSL、 SMTP over SSLに対応。Gmail/Google Appsや、Yahoo!メールなどのSSL接続が必要なクラウドメールサービスをメールアカウントとして利用できます。Gmail、Yahooメールには専用のアカウント登録画面を搭載しており、メールアドレスとパスワードの入力だけで簡単にアカウントを設定できます。
●送信してしまったメールを取り消すことができる「誤送信防止機能」
ビジネスメールで最も注意しなければいけないのが、メールの誤送信。Denbunの送信取り消し機能を使えば、送信後に「あっ！」と間違いに気づいても、送信されたはずのメールを取り消すことができます。
そんなWebメールシステムを選ぶ際に、最も重要なポイントは「使いやすいこと」。
Denbunは、ドラッグ＆ドロップによるフォルダ整理・ファイル添付といった基本的な操作性に加え、クライアントメールに匹敵する様々な機能を搭載し、メール処理の効率化を強力にサポートします。