マニュアル作成サービス、Teachme Bizとは？
Teachme Bizは、マニュアルの作成だけでなく、共有から組織に根づく運用まで誰でも簡単にできる、株式会社スタディストのサービスです。
現場でマニュアルが特に必要とされるサービス業や製造業、そしてITや金融・保険、不動産など、多種多様な業界で活用されている大注目のサービスです。
この記事では、Teachme Bizの特徴やポイントを紹介していきます。
従来のマニュアル作成・共有における課題とは？
ビジネスにおいてマニュアルが必要とされる場面は多数存在します。
しかし、誰にとっても分かりやすい丁寧なマニュアルを作成するには時間が掛かります。
他の業務を圧迫する可能性があることから、拘ってマニュアルを作成できない、あるいはそもそもマニュアルを作成しないということもあるかもしれません。
また、せっかくマニュアルを作成しても従業員に見て貰えない、理解して貰えない、あるいは目を通して貰っているか、作成者が把握することもなかなか難しいのではないでしょうか。
そうなると、マニュアルの中身の改善にまで至らないかもしれません。 更に、プランや方法に変更が生じた際は、マニュアルも更新しなければなりません。
このように、マニュアルを作成し、社内に共有するというプロセスの中だけでも課題が多く見つかります。
Teachme Bizのここが凄い
Teachme Bizにはたくさんの大切なデータが蓄積されており、そのセキュリティ対策も万全です。
まず、データセンターとして、高い信頼性を誇るAmazon Web Service（以下AWS）を使っています。AWSは国内外での豊富な運用実績と、多くの第三者機関による認証・認定実績を持つデータセンターです。なお、サーバはアジアパシフィックリージョンに設置しています。
物理的に離れた複数のデータセンターを利用した冗長構成となっているため、大規模災害などでデータが失われることはありません。
また、定期的にシステム全体のデータバックアップを行っています。トラブル発生時には、バックアップデータからの復旧が可能です。
更に、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格である「ISO27001」およびISMSクラウドセキュリティ「ISO27017」を取得し、厳格なセキュリティ基準に則って運用を行っています。
サーバーは24時間365日で監視されており、異常検知時には担当者に即座に通知され、担当者は状況に応じ直ちに復旧作業を行います。
不正な利用・アクセス防止も徹底定期に行われており、サーバーにアクセスできるのは、システム運用担当者に限定で、調査目的などお客様から依頼があった場合にのみアクセスします。
サーバーへのアクセスを常時監視し、不正アクセスへのアラートやログの取得を行っています。
通信の暗号化や脆弱性診断なども適的に行われているため安心です。
実際の運用におけるセキュリティ管理
お客様固有の「グループ」は、パスワードで管理されています。
グループ内のデータも、お客様（管理者）による編集・閲覧権限の設定が可能です。
また、アクセス状況（いつ、誰が、どの端末から）を管理者（お客様）からも確認できます。
端末の紛失・盗難時には、端末単位でアクセス遮断が可能です。遮断時には、端末内にキャッシュされたマニュアルのデータもクリアされ、更に、特定のIPアドレス経由でしかアクセスできないように設定できます。
会社や拠点からのアクセスに制限することで、漏洩リスクを抑えることも可能となります。
Teachme Biz導入のメリットとは？
誰でも分かりやすいマニュアルを作り、共有後、運用まで丁寧に行っていくことで、業務全体の生産性向上が見込めます。 更に、離職率の低下や企業文化の変化に繋がった例も多く存在します。
マニュアルは生産性に直結する！
生産性を上げるには、少ない人数・時間・コスト（分母）で付加価値が高い結果（分子）を出すことが重要です。 では、何故生産性にマニュアルが直結するのでしょうか。 まず、業務の生産性が上がるプロセスをもう少し丁寧に紐解くと、 業務の仕組化→マニュアル作成→（？）→生産性向上という流れになります。 この（？）の中で生じるマニュアルのメリットとして、以下のようなものが上げられます。
- 誰でも正しく業務が行える再現性が担保でき、業務品質が安定
- わからないことを人に聞かずに素早く解決可能
- 引き継ぎがスムーズに進められる
- 業務の属人化解消
- 短時間で効率よく業務を行えるようになる
- その結果、他の業務に割ける時間やコスト、労働力が増える
こうしたことから、マニュアルのクオリティーが生産性向上に繋がるということが理解頂けたでしょうか。一方で、マニュアルだけの場合、インパクトに欠けると不安になられる方もいらっしゃるかもしれません。
分かりやすい、探しやすいマニュアルで更に業務効率向上！
そこで、マニュアルが上手く活用されない原因を考えてみると、探しにくい、分かりにくい・読みにくい、最新版に更新されていない（特にPDFや紙マニュアルの場合）といった課題が挙げられます。
逆に言えば、どこにあるか探しやすく、困った時に誰でも瞬時に理解でき、常に最新版にアップデートされているマニュアルであれば、活用されやすいと考えられます。
この、使われるマニュアルになるための3要件を満たすのはクラウド版マニュアル、正にTeachme Bizということになります。
マニュアルを浸透させるには？効果測定が必須！
様々な工夫を凝らして作られたマニュアルも、共有して終わりでは、活用されているか把握できません。マニュアルに問題があった場合も気づけなくなってしまいます。
マニュアルにも効果測定と改善が必要です。 プランや方法が変更となった場合は勿論、分析を通して読みにくい部分を発見したり、あるいは検索キーワードで上位となっているものを探ることで、需要のある別のマニュアルを作成することも可能です。
こうした分析はクラウドのマニュアルならではと言っても過言ではないでしょう。
更に、各社員のマニュアルの閲覧状況を確認することで、個別に対応策なども検討できるようになります。
Teachme Bizで解決できる課題！
以上のように、マニュアル１つで全社的な生産性向上を見込むことができます。 Teachme Bizの導入でこのような効果が報告されています。
- マニュアル作成に要する時間が1/5に！
- 人材教育にかかる時間が33％減少！
- コストカット額2000万円という事例も！
Teachme Bizのオフィシャルサイトでは、こうした具体的な事例を何社も確認することが可能なため、併せてご覧ください。
Teachme Bizは業種・業務内容を問わず、様々な場面のマニュアル作成を劇的に変えてくれるサービスです。
人材育成やマニュアル作成は勿論、業務全体のクオリティーやコストパフォーマンス改善に課題を抱えていらっしゃる方は、是非サービス利用検討してみてください！