ビジネスにおいて「会議」は必要不可欠なものであると言えます。
しかし実際には会議室の利用状況がわからない、慢性的に不足している、カラ予約が発生しているなど問題点は多く指摘されています。
そういった会議室の問題をうまく解決してくれるのが会議室予約システムです。
そこでここでは会議室予約システムの導入メリット、選定時のポイントなどについて紹介していきたいと思います。
中小企業向けスケジュール管理ツール「アイポ」 | TOWN株式会社
アイポは情報共有でチームをひとつにする中小企業向けのスケジュール管理システムです。
ひとつの画面でチームのメンバーや会議室の予定を確認できるので、空き時間がひと目で分かります。 同じ時間帯に重複して予定を登録しようとするとアラートが表示されるため、ダブルブッキングを防げます。
会議室予約システムを導入すべき企業とは
会議室予約システムを導入すべき企業とはどういった企業なのでしょうか。
まずは現在指摘されている問題点から順に見ていきます。
会議室で起きている問題点とは
会議室が不足することで思うように会議ができないということを悩む企業があります。
かといって会議室を増設するのは無駄が発生しますし、外部の貸会議室を利用するのには別に費用が発生してきます。
実は会議室が不足する原因の一つに「カラ予約」というものがあります。
これは事前に会議室の予約をしていたものの、実際には使われることなく空きの状態となってしまうというものです。
多くの場合はキャンセルのし忘れが原因ですが、こうしたカラ予約があるうちは稼働率が低いことは解消されないため、常に会議室が不足しているような状態となります。
これまで会議室の利用については「社内掲示板に書き込む」「会議室利用ノートに書き込む」「Excelシートなどに手入力で打ち込む」などの方法によって管理されてきました。
しかしこれらの方法では、実際に今会議室がどのような状況なのかがわかりにくく、人為的なミスも多発していました。
こういった問題点を解決する方法として注目されているのが会議室予約システムです。
会議室予約システムとは
こちらはその名前の通り会議室の利用を予約するシステムであり、会議室の利用時間が社内の他の人と被らないようにすることが目的となっています。
会議室の予約だけでなく、入退室の操作や仮予約の実施、お知らせ機能、自動予約キャンセル機能などさまざまな機能によって「予約はされたが会議室が誰にも使われていない」という状況にならないようにすることができます。
何かあるたびに人為的に入力を行っていくのではなく、自動で操作がされることで利用したい人が適切に会議室を利用できる環境を作ることができるツールとなっています。
会議室予約システム導入のメリット
会議室予約システムの導入には多くのメリットがあります。
会議室が空いているかどうかを確認しやすく、有効活用できる
会議室予約システムを使うことで、実際に会議室を身に行かなくても自分の端末から会議室の利用状況を確認することができます。
また、空いているが使ってよいのかどうかわからないということも防ぐことができるので、無駄に部屋が空いているという状態を減らすことができ、会議室を有効活用することが可能となります。
利用データを活用しやすい
システムを使うことで会議室の利用データを集めることが可能となります。
部屋の稼働率やキャンセル率なども簡単に出せるので、さらに改善していきやすいというメリットがあるのです。
また、こうしたデータを数字としてみることで会議室を増やすべきかどうかの判断基準にもなります。
常に稼働率が高く、利用したい人が利用できていないというデータが出ていれば、それを根拠に会議室を増やすことを検討しても良いでしょう。
機能を使うことで会議時間の短縮も可能
会議室予約システムには単純に会議室を予約するという機能だけでなく、終了通知機能などもあります。
これをセットしておけば、予定していた会議時間になるとアラームで通知してくれるというものです。
会議は油断すると長くなってしまうこともあり、これが他の予定を狂わせたり、残業を生み出す原因にもなっています。
しかし、こうした機能を使うことで会議時間の短縮をはかることができるのです。
もちろん次に会議室を使う予定の人にスムーズに部屋を渡すということにもつながります。
利用管理を行いやすくなる
システム上で会議室の利用を管理することができるため、実際に利用表に書き込みに移動したり、他の人と利用時間の調整などを行うという必要性がなくなります。
また、制限機能を使うことで部署やチームごとに権限を付与することも可能となります。
利用する必要がない会議室については表示を制限したり、部屋の予約間違いを防止するということにもつながります。
会議室予約システム選定時のポイント
会議室予約システムにはいくつかの種類があるため、選定時にはポイントがあります。
ここではそういった選定時のポイントについて紹介していきます。
使用目的とシステムが合っているかどうか
会議室予約システムには会議室の予約機能に特化したものや、他の部屋や施設などにも利用することができる機能のものもあります。
また、終了時間アラーム機能や自動予約キャンセル機能など、自分の会社が必要としている機能があるのかどうかが重要となります。
使用目的に即してシステムを選んでいくと良いでしょう。
セキュリティ体制が整っているかどうか
会議室予約システムには「クラウド型」「オンプレミス型」などの種類があります。
それぞれにメリットとデメリットがあるので、どちらが優れているということはないのですが、クラウド型の方がセキュリティ体制に不安を持つことが多くなっています。
クラウド型の場合は、サービス自体のセキュリティ体制は運営次第という部分もありますので、運営がどういったセキュリティ体制を整えているかが重要となります。
事前にこの点を確認しておくと良いでしょう。
コストパフォーマンスを考える
一般的にこうしたサービスを規模が大きくなるほど、機能を多く付与するほど利用料金が高くなるようになっています。
とにかく機能が多ければ良いというわけではなく、実際には利用しないような機能があっても操作が複雑化するだけで、むしろマイナスということもあります。
必要な機能があって、それが予算内に収まっているということが重要となるのです。
どれくらいの機能で、どういったことができるのかを試したい場合は無料体験版、トライアル版などを利用してみるのも良いでしょう。
他のツールとの連携を考える
多くの会議室予約システムでは、個人それぞれのスケジュールを会議室予約に反映させるためにグループウェアと連携できるようになっています。
こうした連携がスムーズに行うことができるのか、連携をしたことでシステムの動作速度に影響を与えていないかということも重要となります。
すでに利用している他のツールとうまく連携できるシステムを選ぶということがポイントだと言えるでしょう。
会議室予約システムの機能をご紹介
会議室予約システムには色々な機能があります。
一般的なシステムに備わっているものから、オプションで付与することができるものまでさまざまです。
代表的な機能を紹介すると、
•会議室の予約管理(予約・延長・キャンセル)機能
•利用状況可視化機能(会議室端末での入退出操作)
•会議終了時の即時開放機能
•会議前の自動リマインド機能
•自動キャンセル機能
•利用時間超過のアラート機能
•受付システム連携機能
•グループウェア連携機能
•空き会議室検索機能
•利用ログ取得機能
•ドリンクオーダー機能
といった機能があります。
会議室の予約管理(予約・延長・キャンセル)機能
こちらは会議室予約システムの中心となる機能です。
使用日、開始時間、終了時間、使用目的、使用者などを入力することができ、会議室の予約を行うことができます。
また、延長などによって予約内容に変更が合った場合には変更を行うこともできます。
早く終わった場合などは会議室が予定時間よりも早く空くという情報が上書きされますので、必要な部署がその空き時間を利用するということも可能となります。
また、会議室予約で問題点となることが多い「カラ予約」ですが、このシステムから予約をキャンセルすることができます。
キャンセルを入力すると管理画面にも反映されますので、他の利用者が予約がキャンセルされたことを把握できるようになっています。
利用状況可視化機能(会議室端末での入退出操作)機能
会議室予約システムでは利用状況を可視化できるようになっています。
どの部署の人間の誰が会議室を利用しているのかということがわかるようになっているため、人を探したりすることも減ります。
また、会議室の端末を使って入退室も履歴として残すことができるので、だれがどれだけの時間、会議に参加していたのかを記録して残すことも可能となっています。
カスタマイズ機能
会議室予約システムの多くは、その会社が使いやすいようにカスタマイズすることが可能となっています。
まず会議室での利用履歴を登録するのにはタブレット端末に対応しているものを使うと効果的です。
また、オフィスがいくつもの拠点に分かれている場合などでは、それぞれの拠点の会議室を一元管理できるタイプのシステムを利用するのが良いでしょう。
中には会議室予約管理だけでなく、貸会議室サービスやコワーキングスペースなどでも利用することができるものがあり、自社の環境に合わせてシステムをカスタマイズすることが可能であれば、より効率的にシステムを利用できることになります。
こうしたシステムは操作自体はシンプルなものが多く、誰でも適切に利用できるようになっています。
会議室予約システムまとめ
会議室予約システムを導入することで、「思うように会議室が利用できない」「会議室が足りない」「誰も利用していないのに予約だけ取られている」といった会議室に関する問題点を解決することができます。
まずは無料体験版やトライアル版などを利用して試してみると、その効果がわかりやすいでしょう。