企業や個人が相手先に現金を振り込む際などには銀行で手数料がかかることとなります。
たいていは数百円程度ですが、これが重なると大きな金額となってくるのは間違いありません。
そこで最近注目を集めているのが「振込代行サービス」です。
ここではこの「振込代行サービス」を導入した際のメリットなどについて紹介していきたいと思います。

振込業務における課題

現在行われている振込業務には色々な課題があります。
ここではそれらの課題について順にみていきます。

どういった課題があるのか

振込業務については、企業は色々な機会に行うことがあります。
取引先に代金を支払う、従業員の給与を振り込む、家賃を支払う、水道光熱費などを支払うというそれぞれの際に振込が行われることとなります。
同じ銀行間であれば振込手数料がかからないこともありますが、違う銀行に振り込む際には手数料が多くかかることとなります。

かといって振込手数料を減らすために振込金額や口座を操作すると振込作業自体が複雑化してしまい、余計に手間と時間がかかることとなってしまいます。
振込作業が多い企業ほど、この「手数料」の削減は大きな課題となっているのです。

振込代行とは

そこで注目されたのが「振込代行サービス」です。
これは企業が行う送金、振込などの業務を安い手数料で行うことができるというサービスです。

基本的に振込手数料を安くする方法としては、今までは2つの方法が使われてきました。
・ネット銀行を使う
こちらは都市銀行や地方銀行より手数料が安いということが多く、口座開設も簡単で無料というものが多いので、手数料を安く済ませたいという企業が使いやすいものとなっています。
ただ、古くからある企業などではネット銀行は知名度や信頼度が劣るとされており、主に利用しているのがネット銀行というのは信頼性という面ではそれほど高くはありません。

・複数の銀行口座を持つ
振込手数料は基本的に同じ銀行同士であれば安く、違う銀行に振り込む際に高くなる傾向があります。
そのため、それぞれの銀行に口座を開設しておき、相手先の取引銀行に合わせて使い分けることで振込手数料を安くするということができます。
ただ、この方法は処理作業が非常に複雑化しやすいため手間と時間がかかるというデメリットがあります。

これら2つに変わって出てきたのが「振込代行サービス」です。
こちらは専用口座にお金を振り込んでおき、振込データを送信することで、それぞれの相手先に振込業務を行ってくれるというサービスです。
ここでは、銀行窓口・ATM・郵便局・コンビニエンスストアから支払い先への振込、インターネットバンキングによる振込対応、複数口座への支払い、支払先管理・請求書管理などを行うことが可能となります。

振込代行業務ツール以外の方法とは

振込代行サービスのツールを導入する以外に振込代行を行う方法としては以下の2つのパターンがあります。

・弁護士、税理士に依頼する
税理士事務所では振込代行を行っているところがあります。
ここでは通年の振込代行を行う、繁忙期の振込代行を行う、ネットバンクの開設を補助する、企業の経理業務の代行をするなどさまざまな形式があります。
事務所によってはかなり安価でこういった業務を行っているところもあるので、それらを検討するのも良いでしょう。

・オンラインアシスタントを利用する
オンラインアシスタントとは、オンラインで稼働する、勤務する人材のことで、中には専門性が高い業務を行うことができる人材もいます。
経理経験者、経理関連資格保有者などもいますので、そうした人材にリモート対応によって経理業務を任せるということができます。
実際に企業に出社してもらって勤務をするということではないので、インターネット環境さえ整っていれば仕事を依頼することが可能です。
たいていの場合、利用料金は稼働時間によって出されることとなります。

振込業務を効率化するためには

振込業務は相手先が多い、取引件数が多いほど複雑化しやすく、担当者は多くの時間を取られることとなります。
また、手作業でこれらの作業を数多く行っていると、振込が上手くいかない、振込先や振込金額を間違えるといったミスも起こりやすい状況となります。

振込業務を効率化するためには、こういった手間、時間を削減するだけでなく、ミスやエラーを防止するということが不可欠となるのです。
また、振込先のデータを一元管理し、一つの作業でそれぞれの振込先に振込が行えるようにすれば大きく作業の効率化が進むこととなります。

例えば、振込代行サービスを利用すれば、振込先のデータのアップデートを簡単に行うことができるため、情報の一元管理が可能となります。
それだけでなく、振込業務にかかる手間や作業はほぼサービスツールに任せることができるので、担当者の負担を大きく削減することができます。
特に締め日付近、給与の振込処理、経費の計算と振込業務などに時間を取られている場合は、そのメリットは大きいものとなります。

こうした振込代行サービスには「インターネット専門」「大手カード会社と提携」などさまざまな特徴を持ったものがあり、必要となる費用もまちまちです。

振込代行サービスを活用するメリット

振込代行サービスを導入することで多くのメリットが期待できます。
ここではそれらのメリットを順に紹介していきます。

振込手数料の削減ができる

もっとも大きなメリットとしては振込手数料を削減することができるという点です。
振込手数料が高くなりやすい他の銀行への振込の際に発生する手数料が振込代行サービスを利用することで低く抑えることが可能となるのです。
振込の件数が多くなればなるほど、コストダウンが行われることとなります。

特に振込件数が多くなりやすい製造業、小売業、卸売業などの場合は月に数百～数千件の振込作業を行っている場合があります。
ここで振込代行サービスを利用することで年間数十万円のコストをカットすることが可能となります。
振込件数が多い企業に特におすすめだと言えるでしょう。

振込時のミスが減る

手作業で一件ずつ振込作業をしているとミスが起こりやすく、その修正にも時間がかかるものですが、振込代行サービスでは振込不能状態の時にはエラー表示がされるため間違えて振り込むということを減らすことができます。
また、振込相手先、使用している金融機関などによってデータを色分け表示したり、ソートをかけやすいものとなっているため、データ管理が楽になるというメリットもあります。

こうした振込先のデータはアップロードがされるため、資金管理、データ管理を一元化して行うことが可能となります。
振込に関しては金融機関を通して行うものとなるため、間違えた場合などの修正作業は面倒なこととなります。
こうしたミスが減るというのは大きなメリットだと言えるでしょう。

振込作業の削減

振込作業を担当者が手作業で行う場合、振込先を入力、請求書の作成と整理、それぞれの銀行やATMに実際に行く、通帳やキャッシュカードを持ち歩くといったことがありました。
しかし、振込代行サービスを利用することでこういった振込業務を効率化することができます。
担当者の手が空けば他の作業をすることができますし、担当者自体を減らすことも可能となるのです。
担当者の負担が減れば、人的コストを削減することにもつながりますので、こういったこともメリットとなっていきます。

振込代行サービスを活用するデメリット

利用することでメリットの多い振込代行サービスですが、いくつかデメリットや注意点もあります。
ここではそれらについて紹介していきます。

相手先に着金するまで時間がかかる

通常手作業で振込を行う場合などは、こちらが振込作業を行えば、すぐに相手先の口座にお金が振り込まれることとなります。
しかし、振込代行サービスを利用する際は、実際の着金が翌日（翌営業日）になることがあり、ある程度時間がかかるということがあります。
そのため振込期限が近いもの、相手が振込を急いでいる場合などは普通の振込を行った方が良い場合があります。

振込手数料が高くなる場合がある

振込代行サービスは低い手数料で多くの振込作業を一括で行うサービスとなっています。
ただ、振込を行う際には常に一定の手数料がかかってくるため、もともと同じ銀行で手数料が安かった場合の振込などを行うと逆に高い手数料を払うことになる場合があります。

もともとネット銀行を利用している企業、振込回数がそれほど多くない企業、同じ銀行の振込先が多い企業の場合は振込代行サービスを利用する必要がないということもあるのです。
利用することで本当にコストカットができるのか、どういったメリットとデメリットが発生するのかということを考えた上で導入する必要があると言えます。

担当者はツールの操作を覚えなくてはいけない

振込代行サービスツールは慣れればそれほど難しいものではありませんが、導入当初はその使い方を覚えていく必要があります。
担当者が研修などを受けて操作できる状態にしなければいけないのです。
誰がその操作をできるようにするのかということを明確にした上で、その人が操作を覚えていくこととなります。

振込業務におけるまとめ

振込業務は複雑、煩雑で振込手数料や人的コストがかさむ業務となっています。
直接金銭に関係するものだけに、ミスは許されず担当者を心身ともに疲れさせるものなのです。
こうした場合、特に振込先が多い、振込件数が多いという企業は振込代行サービスを利用することで、その負担を大きく減少させることができます。
振込手数料の削減、業務の効率化を進めることができる振込代行サービスをぜひ試してみましょう。
体験版、トライアル版などを利用することで、会社に合ったものを選んでいくとより効果的です。