販売管理システムが注目を集めているのはご存知でしょうか。
企業では商品の注文を受けてから実際に納品するまでの「スピード」「正確さ」が重要となってきます。
また、一連の現金や商品の流れが的確に管理できているかということも重要です。
そういった販売管理について効率的に行うことができるものとして注目を集めているのが「販売管理システム」です。
そこでここでは販売管理システムの機能や導入メリット、選定ポイントなどについて紹介していきたいと思います。
また、販売管理システムに役立つ資料もいくつかご紹介しておりますので、興味がある資料があれば是非ダウンロードしてみてください。
販売管理システムとは？
まずは「販売管理」について紹介していきます。
販売管理とは商品やサービスについての注文を受けてから、実際にそれらを納品するまでの一連の流れを管理することをいいます。
こうした販売業務には「受注管理→出荷管理→請求・回収管理→仕入・発注管理→在庫管理→債権管理」という流れがあり、それらを正確に管理していくことが業務の効率化につながります。
個人で商品の取引をする場合はそれほど複雑にはなりませんが、企業が経営をしていく中ではその規模が大きくなるために複雑になっていきます。
ただ、基本的には、
・受注管理（見積もり・契約・受注）
・在庫管理（在庫数の把握）
・出荷管理（出荷・納品）
・請求管理（請求書発行・代金回収・支払確認）
・購買管理（仕入れ・発注、生産）
という流れは変わりません。
「販売管理システム」はこうした一連の販売業務の流れをデータ化し、集約、分析、管理していくためのツールとなっています。
それぞれの部分については「受注管理システム」「在庫管理システム」「会計ツール」などのシステムが利用されることがありますが、販売業務全体を一括して管理するためには「販売管理システム」が適していると言えます。
販売管理システムの機能
販売管理システムには主な機能として「販売管理機能」「在庫管理機能」「購買管理機能」という3つの機能があります。
ここではそれらの機能について順に紹介していきます。
販売管理機能
販売管理機能は受注に関する部分から一連のお金の流れについてを管理する機能となっています。
これらの中には、
・見積管理 見積書の作成・印刷・検索機能など
・受注管理 受注情報の入力・印刷・検索機能や受注データの取り込み機能など
・売上管理 売上情報の入力・集計・検索・レポート機能、会計ソフトなどの外部システムへの出力・取込
・請求管理 未入金・未回収データの検索機能、請求書の作成・印刷機能など
といった機能が含まれています。
こういった機能が無い場合は見積もりや正式な受注、請求などをそれぞれで作成する必要があり、手間がかかる上にミスなども起こりやすくなっていました。
しかし販売管理機能ではこれらの一連の流れを通して管理することができるので大幅な時間短縮とともにミスも減らすことが可能となっています。
在庫管理機能
受注からの流れの次には「在庫管理」があります。
在庫管理機能の中には、
・出荷管理 出荷指示、出荷確定、出荷指示出力
・入荷管理 入荷予定入力、入荷実績入力、入荷確定
・棚卸 棚卸入力、棚卸確定
・在庫調整 実在庫と棚卸実績の調整、不良在庫の登録
といった機能があります。
在庫は多すぎると保管場所の確保や無駄な予算計上が起こる可能性がありますし、少なすぎると欠品によって販売機会ロスの可能性があります。
そのため過不足のない状態をキープしていくことが理想となります。
この在庫管理機能によって適切に在庫調整をすることが可能となるのです。
購買管理機能
購買管理は仕入れや支払いについての機能となります。
主な機能としては以下のようなものがあります。
・発注管理 注文書の作成・印刷・検索、発注情報の登録
・仕入管理 仕入予定入力、仕入検索、仕入確定
・支払管理 未払データの検索、経理システムとの連携、支払処理
従来であれば在庫を確認して、不足になっているものを確認した上で仕入れ業務を行うという流れでしたが、他の機能と連携することで売れ筋の商品が欠品する前に仕入れをすることができる機能となっています。
また、仕入れを行う際に必要な見積もりや発注、支払いなどの管理機能もついているので、大きく業務効率を上げることが可能となります。
販売管理システム導入時の比較ポイント
販売管理システムは自社の他のシステムと連携するといった複雑な役割を果たすために、より自社に合ったシステムを選ぶ必要があります。
そこでここでは販売管理システムを導入する際のポイントについて紹介していきます。
自社の業務形態に合ったものかどうか
販売管理システムを適切に利用できれば業務効率を上げることができるのですが、自社の業務に必要な機能が備わっていなければ効果がでないということがあります。
食品業界、製造業界など業種によっても「賞味期限管理機能」「製造工程管理機能」など必要となってくる機能が違っていますので、まずは自社の業界、業務形態に合ったシステムを選ぶということが重要となってきます。
自社の予算に合ったものを選ぶ
こうしたツール全般に言えることですが、「クラウド型」か「オンプレミス型」などのように、どういったタイプのサービスを選ぶかによってかかってくるコストが違ってきます。
導入時に多くの費用がかかるのか、毎月の使用料に費用がかかるのか、サポート費用が発生するのかといったことによってもコストは変わってきます。
また、オプションで機能を増やすほどできることは増えてきますが、それだけ利用コストも高くなることとなります。
販売管理システムを利用するのにどれだけの予算を考えているのかによって、適したシステムを選ぶということが重要となってくるのです。
自社の他のシステムと連携できるか
販売管理システムは受注から在庫管理、仕入れ、販売など多くの工程に関わってくるシステムとなっています。
そのため、自社で利用している在庫管理システムや会計ソフトなどがある場合は、それらと連携することができるかどうかが重要となってきます。
せっかくシステムを導入しても自社の他のシステムと連携することができない場合は、その性能をまったく活かすことができません。
利用することができる人数の制限はないか
販売管理システムの中にはデータの共有人数に制限がかかっているものもあります。
自社で担当者が1人しかいないという場合には不自由さを感じないかもしれませんが、色々な部署で利用する可能性がある、担当者が増える可能性があるという場合には共有人数に制限があると不便ということになります。
こうした人数制限がないシステムの方が安心だと言えます。
販売管理システム導入メリット
販売管理システムを導入するには色々なメリットがあります。
ここではそれらのメリットについて順に紹介していきます。
業務の効率化が期待できる
システムを導入するもっとも大きいメリットは業務の効率化が期待できるということです。
販売管理は受注、在庫管理、仕入れ、請求など行わなければならない作業が多く、それらを別々に処理しているとかなりの手間がかかります。
また、顧客についても、見積もり、注文、請求など書類を作成して発行しなければならないものが多くあります。
これらも一括して管理をすることで大きく作業を削減することができます。
こうして作業工程を削減することで人的コストも大きく下げることが可能となります。
一括管理によってミスを減らすことができる
それぞれの部署で別々に書類を作成しているとミスが発生しやすくなります。
こうしたミスは顧客からのクレームにもつながりやすく、会社の信頼を落とすことにもつながります。
しかし販売管理システムを利用することで、一連の流れを一括して管理することができるようになるため、ミスを削減することが可能となります。
集約したデータを有効活用できる
販売管理システムでは受注、在庫管理、仕入れ、販売などの一連の流れをデータ化して集約することができるので、運営方針の決定や仕入れ数の管理などに活かすことが可能となります。
また、こうしたデータがリアルタイムで出すことができるというのも大きなメリットと言えるでしょう。
販売管理システムに関する資料一覧
販売管理システムを選ぶ際のポイントやメリットを紹介してきましたが、
ここからは販売管理システムに関する資料をいくつか紹介していきます。
興味がある資料があれば是非ダウンロードしてみてください。
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リアルタイムのデータ更新によるアラームの表示機能。栽培計画や作業計画の振り返り、改善行動を検討
②販売管理
生産のデータの入力から、販売や出荷の分析を可視化レポートで分析により月次の販売状況や昨年対比、販売先の割合などから、改善行動を検討
③データの入出力
データのインポート、エクスポートが標準機能で装備。大量にデータを登録したい場合などは、システム外で登録可能。
④コミュニケーション
LINE等の単なるコミュニケーションツールと違い、社内SNS（chatter）なら生産計画に紐づけてコメントを残すことが可能。また、見返しも簡単。
SkyDesk CRM（顧客管理） | 富士ゼロックス株式会社
SkyDesk CRMは、営業の現場で抱えている業務のお悩みを解決するための機能を豊富に取り揃えた営業支援・顧客管理システムです。
導入実績15,000件超。1名様から300名様以上のお客様まで、さまざまな規模・業界で活用されています。
■データ入力が簡単なので定着できる
CRM/顧客管理システムを導入しても継続できないケースがあります。
その原因の多くは、データ入力に手間がかかり、次第に利用されなくなってしまうことです。
SkyDesk CRM（顧客管理）は、顧客管理の定着を妨げる以下のようなデータ入力のお困りごとを解消します。
■Webフォームからの取り込み
ホームページの訪問者は、貴重な見込み客のソースです。Webフォーム連携機能を使えば、ホームページからのお客様の問い合わせを、24時間365日、自動的に顧客情報に取り込むことができます。
SkyDesk CRM（顧客管理）では、お問い合わせフォームやアンケートフォームなどを簡単に作成できます。フォームの表示項目を選択すると、HTMLコードが生成されます。特別なフォーム作成の知識がなくても、コードをホームページに貼りつけるだけで設置できます。さらに、ホームページに合わせてデザインを変更することも自由にできます。
Webフォームに入力されたデータは、CRMに自動で登録されます。データ入力の作業負荷を軽減し、CRMの定着に貢献します。
■名刺情報の取り込み
SkyDesk Cards R（名刺管理）を使うと、交換した名刺をスマートフォンで撮影するだけでデータ化できます。名刺情報は自動的に文字認識されて取り込まれます。名刺交換後すぐにCards Rで取り込めば、データ化する負荷が軽減されるだけでなく、取りこぼしも解消できます。CRMは、APIを公開しているため、販売管理システムなどの外部システムとデータをやり取りすることができます。
さらに、名刺情報をワンクリックで顧客情報としてSkyDesk CRM（顧客管理）に取り込むことができます。
■場所を選ばずデータ入力できる
顧客管理システムの現場からの一番の不満は、会社に戻ってのデータ入力作業です。スマートフォンやタブレットを活用すれば、出先から新鮮な記憶の間にタイムリーに情報を記録することができます。
SkyDesk 商談直後の新鮮な記憶のまま情報を記録することができる上、新たな日報作成は不要になり、次の商談に集中するなど時間を有効に使うことができます。
■表形式でデータを表示・編集
顧客管理システムは小さく始めて改善サイクルを回していくことが定着のコツです。SkyDesk CRM（顧客管理）は、使いなれたエクセルのような表形式で既存データを直接編集できるので、改善サイクルのなかで管理指標に変更があった場合でも素早く対応できます。
■エクセルやCSVを一括取り込み
顧客管理システム導入の最初の障壁は既存データの移行です。SkyDesk CRM（顧客管理）は、エクセルやCSV形式で一括取り込み可能です。既存の顧客情報をスムーズに移行できます。
SkyDesk また、運用開始後であっても、エクセルやCSV形式で提供された他社・他部門からのデータを、インポート機能を使って簡単に取り込むことができます。
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販売管理システム導入時の注意点
販売管理システムは導入メリットが大きいシステムですが、導入の際にはいくつかの注意点があります。
ここではそれらの注意点を紹介していきます。
導入コストが高額になる場合がある
これらの業務効率改善ツールは利用するのにコストが発生します。
ただ、タイプによってそれらのコストは大きく違っており、クラウド型の場合は毎月の月額使用料やサポート費用が、オンプレミス型の場合は導入時のコストが高額になることが多くあります。
特に販売管理システムは機能が多く、オンプレミス型で導入する際には数百万円～数千万円かかる場合もあります。
導入すれば多くのメリットが期待できるのですが、どれくらいの予算で利用を考えているのかを把握しておくことが重要です。
使いこなすのに慣れが必要で、担当者の負担が増えることも
販売管理システムは関係している部署や部門も多く、操作が複雑になる場合があるため慣れるのにある程度の期間がかかることがあります。
また、特定の担当者が操作をする場合はその人の負担が大きく増える場合があるので、複数の担当者で分担するなどの工夫が必要となります。