業務の効率化をはかるためにITツール、クラウドサービスなどを導入する企業が増えていますが、中小企業は大企業と比べるとその比率がまだまだ低いと言われています。
では中小企業はクラウドサービスを導入する必要はないのでしょうか。
ここでは中小企業とクラウドサービスについて、クラウドサービスを導入する際のメリットやデメリットについて紹介していきたいと思います。
どういった企業がクラウドサービスを導入すべきか
大企業ではクラウドサービスの導入が進みつつあるのですが、まだまだ中小企業では導入していないというところも多くあります。
ではどういった企業がクラウドサービス導入するべきなのでしょうか。
そもそもクラウドサービスとはどういったものか
クラウドサービスとは一つのサービスの呼称ではなく、インターネットを通じて行われるさまざまなITサービスの総称となっています。
大きく分けると3つに分類されており、
・IaaS（Infrastructure as a Service）
インターネット上にある仮想ハードウェアのこと
・PaaS（Platform as a Service）
仮想ハードウェア上にサーバーOSやシステム開発用ソフトウェアを組み込んだもの
・SaaS（Software as a Service）
インターネット上ですぐに使える状態のサービスのこと
などがあります。
これまではどうしていたのか
インターネット上でサービスが提供されるクラウドサービスとは違い、これまでは「オンプレミス」と呼ばれる仕組みで運用されていました。
これはさまざまな点でクラウドサービスとは違った仕組みのものです。
まず運営会社にオンラインで申し込みを行えばすぐに使うことができるクラウドサービスと違って、オンプレミスはサーバーなどの機器を購入し社内に設置して活用するため、初期費用が高く、時間もかかるというデメリットがありました。
また、地震や火災などの災害が起きた際にはサーバーがある建物が被害を受けるとデータが消失してしまうという怖れがあったのですが、クラウドサービスでは仮想ハードウェア上にデータがあるため被害を受けることがありません。
それ以外にもサーバーの故障などのトラブルがあった際にも自社で復旧、修復作業を行う必要があります。
これらはクラウドサービスではサービスの運営元が対応するものとなっています。
また、データのバックアップについてもクラウドサービスでは簡単に行うことができますが、オンプレミスの場合はその環境を整える必要があります。
どういった企業がクラウドサービスを使うべきなのか
現在大企業の方がIT化、クラウドサービスの導入が進んでいると言われていますが、むしろIT関係の専門担当者がいない中小企業の方が導入するべきという考え方もあります。
国もIT化には本格的に力を入れており、IT導入補助金も補助限度額が引き上げられてきています。
こうした補助金を使ってクラウドサービスの導入などを行うことができる状況になってきていますので、規模よりも「それぞれの会社に必要なサービス」を導入することが重要となっています。
中小企業はクラウドサービスを導入すべきか
では実際に中小企業はクラウドサービスを導入するべきなのでしょうか。
これは結論から言えば「導入するべき」ということになります。
ここではその理由と実際の導入の仕方について紹介していきます。
なぜ中小企業では導入が遅れているのか
中小企業がIT化、クラウドサービスの導入などが遅れている理由としてはいくつかのことが考えられています。
・導入資金、運転資金が不安である
・IT化の必要性がわからない
・どういった効果が得られるのかがわかりにくい
・社内にIT関係に詳しい人間がいない
・インターネット上に社内データを置くことに対する不安がある
といった点です。
中には重要性はわかっているものの、資金が足りない、人材がいないということでなかなか導入に踏み切れないということもあります。
中小企業に適した導入の仕方とは
ではそういった不安な面も踏まえて、中小企業が導入する流れを紹介していきます。
・最初はそれほど高価なサービスは使わない
これから始めてクラウドサービスを導入するという場合は、まず低スペックで安価なサービスから始めていくのが良いでしょう。
実際に利用してみて、使いこなせる、使う価値があると判断してから高スペックのものに変えていっても問題ありません。
最初は「無料版」「トライアル版」などもありますので、まずは試してみることが重要です。
・フォロー体制を重視した方が良い
社内にIT関係に詳しい人がいないという場合はとくにサポート体制、フォロー体制がしっかりしているクラウドサービスを利用するのが良いでしょう。
運営会社によっては、初期設定サポートをしてくれる、24時間サポートをしてくれるといったところもあります。
こうしたサービスを利用することで、人材に対する不安も減少します。
・サービスを利用する際のコストはしっかりと計算する
クラウドサービスは運営会社によっても大きく料金が異なります。
また、利用するサービスにどれだけオプションサービスをつけるか、どれだけの機能を求めるかによっても大きく料金が違ってくるため、どれだけ利用料金がかかるのかを計算しておくことが重要です。
時間単位で料金がかかる、定額月額制である、など料金体系にも種類があるので、予算を考えた上で利用していくのが良いでしょう。
クラウドサービス導入のメリット デメリット
クラウドサービスにはさまざまなメリットとデメリットや注意点もあります。
それぞれを正しく理解した上で利用することで最大限に効率よく利用していくことができるでしょう。
クラウドサービス導入のメリットとは
やはり導入企業が増えてきているということは、それだけクラウドサービス導入にはメリットがあるということとなります。
ここではそのメリットを順に紹介していきます。
・費用を抑えることができる
クラウドサービスを導入するのに費用がかかるというイメージがあるかもしれませんが、クラウドサービスは自社でサーバーを導入、設置するよりもはるかに安く運用していくことができます。
そのため、初期費用を抑えることが可能となります。
・すぐに利用できる
自社でサーバーを設置して整備し、運用していくと導入に時間と手間がかかりますが、クラウドサービスでは申し込めばすぐに使えるものが多く、利用までの時間をとりません。
・最新のサービスを利用できる、サービスを強化できる
クラウドサービスでは運営がサービスのアップデートを行ってくれるため、自動的に最新のサービスを利用できるようになっています。
同様にメンテナンスについても運営会社が行うため、自社で行う必要がありません。
これは災害の時も同様で、データがクラウド上にあるため、復旧作業を行う必要がないというのも大きなメリットとなります。
また、サービス機能を強化したい、範囲を広げたいという時にも管理画面から設定、申し込みを行うだけで可能となっています。
・インターネット環境があればどこでも使える
クラウド上にデータがあるため、そこにつなげるインターネット環境さえ整っていれば、自宅のパソコン、外出先のスマホなどからでも利用することが可能となっています。
出張先の社員や在宅勤務を行っている社員も利用することができるのです。
クラウドサービス導入のデメリットとは
多くの面でオンプレミス型よりも勝っていることが多いクラウドサービスですが、いくつか注意点はあります。
・自由にカスタマイズできない
自社にサーバーがあるオンプレミスでは自社の要望に合わせてカスタマイズしていくことができますが、クラウドサービスでは制限があり、自由にカスタマイズできるわけではありません。
・処理速度、利用環境の影響面
クラウドサービスはインターネットを利用してクラウドにアクセスするため、インターネット環境によって処理速度が遅くなる場合があります。
また、インターネットが使えない環境では利用することができません。
オンプレミスでは社内の回線を使って利用するため、安定して利用することが可能となっています。
・セキュリティ体制は運営会社による
クラウドサービスを利用する際に不安に思われることが多いセキュリティ面ですが、これは運営会社次第という部分があります。
インターネットを介するサービスですので、パスワードの設定やアクセス制限の設定などを行うことでセキュリティ体制を整える必要があります。
クラウドサービスで効率化できる業務とは
テレビコマーシャルなどでも扱われることが多いのですが、中小企業では請求書の発行や経費の計算などを担当者が手作業で行っている場合があります。
こうした作業は時間と手間がかかる上にミスが起こる場合もあります。
しかしここにクラウドサービスを導入することで、経費の自動計算、請求書の発行作業などの処理が格段に早くなります。
会計ソフトと連携させれば振込データ作成、入力作業なども自動で行ってくれます。
もちろんクラウドサービスはこういった経理関係のものだけでなく、
・文書管理
・スケジュール管理
・ワークフロー管理
・顧客情報管理
・販売管理
・在庫管理
・生産管理
・人事管理
・給与管理
などのサービスもあるので、それらの分野において業務の効率化をはかることが可能となっています。
もちろんいきなりすべての領域分野で導入するのではなく、必要な部分から順に導入していくことでスムーズにIT化をはかることができるでしょう。
まとめ
導入に対して消極的な企業はまだまだありますが、クラウドサービスの導入はさまざまな業務の効率化を可能としています。
中には安価ですぐに導入できるものもありますし、無料体験版などのサービスもあります。
どういった分野でIT化を進めたいのかを検討した上で、まずは試してみるところから始めることをおすすめします。