入退室管理システムは、企業のオフィスや住宅など特定の区画の入退室を管理できることから注目を集めています。しかし、「そもそも入退室管理ってなに？」「どのように入退室管理システムは選べばいいの？」と考えている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、入退室管理システムの概要や導入するメリット・デメリット、選定時のポイントを解説します。
入退室管理を手軽にはじめられるソリューションパック | 株式会社ビットキー
Bitkeyが提供するスマートロック『 bitlock Starter Kit 』は、ドアに端末を貼り付けるだけのカンタンに設置で、低価格で安心のオフィス入退室管理が実現します。社員証はもちろん、交通系のICカードやスマートフォンのアプリでも解錠することが可能です。
さらに、専用のSaaSを使用して入退室履歴の確認や利用制限設定が可能。柔軟なエリアコントロールを実現します。
また、入退室履歴はCSVデータでダウンロードができ、勤怠システム等との連携も可能です。
＜＜カンタン設置で開け方いろいろ！サポートも充実しています！＞＞
■ 貼り付けるだけで工事は要りません！
ドアに専用の両面テープで貼り付けたら設置が完了。工事要らずの後付けタイプ錠です。
■ サポートが充実しているので安心！
平日（9時～18時）、充実した導入サポートや運営サポートが受けられます。
■ いろいろなカギの開け方に対応しています！
社員証のほか、交通系のICカード、スマートフォンアプリでの解錠に対応しています。
■ 万全なセキュリティで入退室管理も安心！
Bluetoothのオフライン制御を使用し、ハッキングのリスクが抑えられます。
ブロックチェーン技術でデータの改ざん対策がしっかりしています。
＜＜金属カギと違い、カギ穴の交換等は要りません＞＞
● カギの紛失にも迅速に対応可能です。
社員のスマートフォンやICカード等の紛失があれば、管理者はすぐにアカウント権限の停止ができます。
● 不審な入退室は履歴でチェック！
専用のSaaSで入退室をしっかり確認できます。
対象ドアや時間帯・回数等、細かい解錠条件の指定設定ができる利用制限付鍵の発行も可能です。
● 利用制限設定により柔軟なエリアコントロールを実現！
bitlock PRO1台毎に利用制限設定が可能なので、人によって出入りできるエリアを制御することができます。
サーバールーム、書庫室、社長室など出入りを制限したい場合に便利です。
入退室管理システムとは？
入退室管理とは、あらかじめ設定しておいた特定の区画に「いつ・どこで・誰が」いたのかを管理できるシステムです。大きな工事を実施することなく設置できることから、セキュリティ対策の一環として、企業を中心に導入されています。
また、入退室管理システムは大きく分けて以下4つの種類が存在します。
● 暗号認証
● 生体認証
● ICカード認証
● スマートフォン認証
暗号認証
暗号認証とは、ドアに専用の機械を設置し、設定した暗証番号を入力して入室する仕組みです。比較的コストをかけることなく素早く設置できるため、広く普及しているタイプです。
しかし、暗証番号を忘れた際や暗証番号を知っている場合は、関係者以外でも入室できるリスクがあります。一定のリスクを把握した上で、導入が求められるでしょう。
生体認証
生体認証とは、ドアに専用の機械を設置し、指紋や顔など生体を利用して入室する仕組みです。暗証番号を覚える必要やなりすましを防ぐため、セキュリティの高さが特徴です。
ただし、事前に入室する人物の生体登録や設置コストが高いことから、導入に手間がかかります。導入効果が実感したい場合は、オフィスの中でも特にセキュリティ対策が必要な部分に設置すると良いでしょう。
ICカード認証
ICカード認証とは、専用のICカードを機械にかざして入室する仕組みです。企業が導入する場合は、社員証とICチップ一体型のカードとして利用するケースが多いです。ICで情報を管理できるため、入室システムの管理工数を削減できるでしょう。
しかし、ICカードを忘れてしまうと入室できないため、カードを紛失・盗難しないよう個々で管理してもらう必要があります。
スマートフォン認証
スマートフォン認証とは、スマートフォン本体や専用アプリを機械にかざして入室する仕組みです。ICカードよりも紛失・盗難リスクが低く、端末発行コストを削減できます。
端末紛失時は入室できず、生体認証に比べるとセキュリティ面が劣る可能性があるため、あらかじめ注意しましょう。
入退室管理システム特徴
入退室管理システムの特徴は、大きく分けて以下の2つです。
1. 部外者の侵入を防ぐ
2. 入退室履歴の確認が可能
部外者の侵入を防ぐ
入退室管理システム最大の特徴は、敷地内に部外者の侵入を防げる点です。企業オフィスの中には、従業員以外にもクライアントや配送会社・清掃員など、様々な人物が出入りします。
入退室管理システムを導入していない場合は、誰がどのタイミングでオフィスに侵入したのかがわかりません。しかし、入退室管理システムであれば、不法侵入者の入室を防ぎ、情報把握が可能です。
入退室履歴の確認が可能
入退室管理システムには、入退室履歴の確認機能が搭載されています。システムを通過すると、ICカードや生体認証で登録した人物の情報が自動で登録・管理されます。
そのため、万が一トラブルが発生した場合でも、不審者の特定・問題の早期解決ができるでしょう。
入退室管理システム導入時のメリット
入退室管理システムを導入するメリットは、大きく分けて以下の3つです。
1. 内部不正や情報漏洩を防ぐ
2. セキュリティコストを削減可能
3. 勤怠管理ができる
内部不正や情報漏洩を防ぐ
入退室管理システムを導入することで、内部からの不正や情報漏洩を防げます。例えば、業務とは関係のない部屋に従業員が入室した場合、履歴として行動が残っているため、なぜ入室したのか確認可能です。
また、入退室管理システムでオフィス内での行動が管理されているだけで、内部不正の抑制になります。もちろん、不審者の入室も防げるため、情報漏洩のリスクを低下させられます。
セキュリティコストを削減可能
オフィスに警備員や警備システムを導入した場合、人件費や運用コストがかかります。しかし、入退室管理システムは人件費などのコストが発生しないため、無駄なくセキュリティ対策が可能です。
また、人的ミスの発生を防げるため、安定したセキュリティを維持できます。
勤怠管理ができる
多くの入退室管理システムには、勤怠管理機能も付帯しています。オフィスへの入室と外出を勤怠管理機能で管理すれば、タイムカードを用意する必要がありません。
休日時の出勤や残業時間も正確に管理でき、別途勤怠管理システムを導入することなく、コストを抑えて従業員の勤怠情報を管理できるでしょう。
入退室管理システムデメリット（注意点）
続いては、入退室管理システムを導入する以下2つのデメリットを解説します。
1. 入隊管理カード紛失リスク
2. 導入コストがかかる
入退室管理カード紛失リスク
ICカード認証タイプの入退室管理システムを導入した場合、専用カードを紛失すると入室できません。生体認証や暗証番号機能を搭載していない場合は、別途管理者に入退室のチェックを依頼する必要があります。
そのため、入退室管理システムを導入するよりも手間がかかるでしょう。また、ICカードを盗難した場合、部外者がオフィスへ侵入するリスクが発生します。
カードを紛失したことを管理者に共有することで、部外者の侵入を防げますが、対応の手間と時間がかかるため、デメリットと言えるでしょう。
導入コストがかかる
入退室管理システム導入時には、一定のコストが発生します。基本的にはドア部分に専用機器を設置して運用することになるため、ドアの数が多ければ多いほどコストがかさみます。
また、生体認証タイプはセキュリティ対策効果が強い反面、通常よりも導入コスト高いです。そのため、オフィスの広さや求めるセキュリティレベルに合わせて、導入タイプを選択しましょう。
入退室管理システム選定時のポイント
入退室管理システムを選定する際は、以下3つのポイントを確認しましょう。
1. 導入までの期間とコスト
2. データ管理の方法
3. 入退室管理以外の機能有無
導入までの期間とコスト
入退室管理システムを選定する際は、導入までの期間やコストをあらかじめ確認しておきましょう。暗号認証やスマートフォン認証は導入コストが低く、設置期間が短いです。
一方、生体認証やICカード認証は導入コストが高く、設置期間が長いケースが多いです。設置期間が短ければ、万が一故障が発生した際でも、すぐに対応できます。そのため、導入コストや期間は確認が必要です。
データ管理の方法
入退室管理システム導入後は、定期的に登録情報を確認することがあるため、データ管理がしやすいか確認しておきましょう。不正入室が発生した際はアラート機能やICカードの利用不可設定などが重要です。
データ管理の環境に関しては、トライアル期間が設けられているシステムを選択しましょう。トライアル期間で定着するか確認可能です。
入退室管理以外の機能有無
入退室管理システムを導入する際は、入退室管理以外の機能が搭載されている確認しましょう。勤怠管理機能やカレンダー設定機能など、入退室以外にも利便性の高い機能が搭載されていれば、業務効率の向上が図れます。
また、別システムを導入する必要がなくなるため、全体的なコスト削減にもつながるでしょう。
入退室管理システムの主な機能
入退室管理システムには、大きく分けて以下4つの機能が搭載されています。
1. 入退室管理機能
2. カレンダー設定機能
3. 履歴管理機能
4. システム権限付与機能
入退室管理機能
入退室管理機能とは、いつ・どこで・誰が入室・退室したのか把握できる機能です。入退室管理システムのメイン機能の一つで、セキュリティ対策として活用できます。
入退室管理機能を利用する際は、あらかじめ従業員に入退室許可登録が必要です。また、個別で入退室のレベル設定が可能で、執務エリアや役職に合わせて変更できます。そのため、内部からの情報漏洩を防げるでしょう。
カレンダー設定機能
カレンダー設定機能とは、勤怠管理機能の一つで従業員の勤務日・休日設定ができます。事前許可がない休日出社は、入室管理システムにアラートが鳴るため、客観的に就業管理が可能です。
従業員ごとに就業日数と勤務時間の管理・確認ができるため、健康状態チェックにも役立ちます。
履歴管理機能
履歴管理機能とは、オフィスへの入退室を日付・時間によって自動で保存される機能です。特定の人物や部署ごとの入退室状況を管理できるため、行動が不明な場合は調査資料として利用できます。
万が一、不審者がオフィスに侵入した場合は、捜査資料として活用可能です。セキュリティ対策強化の一環として、汎用性の高い機能と言えるでしょう。
システム権限付与機能
システム権限付与機能とは、入退室管理システムにログインする権限や利用可能範囲を設定する機能です。一般社員に関しては勤怠管理機能として、管理者に関しては個別に入退室状況の参照ができるなど、レベルに応じて管理できます。
共通のシステム権限を付与しないことで、システムの不正を防げます。また、部外者が入退室管理システムにアクセスした場合は、権限使用によってログインを拒否可能です。
入退室管理システムのまとめ
以上、入退室管理システムの概要や導入するメリット・デメリット、選定時のポイントを解説しました。入退室管理システムは、部外者の入室や情報漏洩を防げます。
また、セキュリティにかかる人件費や勤怠管理システムとして併用することで、従来発生していたコストを削減可能です。暗証認証やスマートフォン認証に関しては、比較的簡単に機器を設置できるため、興味のある方はセキュリティ対策として導入を検討してみてはいかがでしょうか。