請求業務は企業の信頼に直結する業務であるためミスが許されません。また、取引先が多い企業様に関しては毎月大量の請求書を処理しないといけないため、経理担当者にとっては大きな負担となってしまいます。
今回の記事では、請求書処理業務に手間がかかってしまう課題や背景。請求業務を効率化する方法やツールを紹介していきたいと思います。
申請・承認業務もバクラクに。次世代ワークフローシステム「バクラク申請」 | LayerX
バクラク申請は「稟議システム」と「会計システム」のデータの分断による非効率を解決する次世代のクラウド型稟議システムです。バクラク請求書と合わせて活用し、一気通貫の業務を実現いたします。
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請求書を自動データ化、手入力ゼロ「バクラク請求書」 | LayerX
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請求書処理業務とは
請求業務とは、製品の販売書側が、その製品を購入者に対して支払いを求める請求書を発行し、代金を回収する一連の業務のことを指します。
企業間での取引は後払いが一般的で、製品の購入・契約があった企業様に対して、後から請求書発行を行います。そのため、取引している企業数が多ければ多いほど経理担当者の発行業務工数は増加し、大きな負担になってしまいます。
また、お金に直接かかわるためミスが許されない業務であり、ミスが生じた際には企業の信頼低下に直結してしまう恐れがあります。
そのため、システム化・自動化しなければ大きなリソースを割くことに繋がりかねません。
請求書処理の課題。手間がかかる背景
✓請求金額の計算に時間がかかる
✓ミスが許されない業務である
✓書類の保管管理に手間がかかる
✓郵送にコストと手間がかかる
請求書の計算に時間がかかる
請求金額の計算には様々な方法がありますが、Excelや手計算で行っている場合は、計算に多くの時間がかかってしまいます。また、データの入力ミスがないかのチェック作業を行う場合にはさらなる時間と労力がかかります。
ミスが許されない業務である
一見、請求業務は簡単な作業の流れに見えますが、取引先ごとの入力・計算には想像以上の忍耐力と集中力が必要になります。また、企業の信頼性に直接かかわる業務であるため、請求業務には責任が問われます。
書類の保管管理に手間がかかる
請求書業務を紙媒体で行っている企業に関しては、書類の保管や管理に大きな手間がかかってしまいます。これは紙媒体で請求業務を行う際の大きな課題の一つです。
請求書は証憑書類であるため、発行した請求書に関しては7年間適切に保管しなければいけません。
また、取引企業数の量に比例して請求書の量も多くなってくるため、保管場所やファイリングの工数は年々増加していきます。
郵送にコストと手間がかかる
多くの企業は企業間取引で、紙での請求書を送りあっている現状です。そこには、郵送コストや印刷費など様々なコストが発生します。また、宛名やラベルの刻印など送る際にはコスト以外にも労力を要することとなります。
請求書処理を効率化させる方法
✓業務フロー改善
✓電子化を行う
✓請求書発行システムの導入
✓EDIを活用する
業務フローの改善
まずは、今行っている請求書業務の業務フロー改善を図ってみるべきでしょう。業務の一連の作業ステップを見直し、余計な作業が発生していないか、より効率的な作業フローはないかなどの確認を行いましょう。
例としては「テンプレートメール作成」「業務のマニュアル整備」などが挙げられます。
電子化を行う
もし、紙媒体での請求書管理を行っているようなら「電子化」を行ってみるのもいいかもしれません。紙媒体で行っていた請求書を電子化することにより、システム上で計算できるようになったり、保管場所を確保する必要がなくなったりと様々なメリットが存在します。また、電子化によりパソコン上で管理できるようになるため、テレワークなど、どこにいても管理ができるということも大きなメリットの一つです
請求書発行システムの導入
請求書発行システムとは、請求書の作成・送付に関する作業業務を効率化するシステムのことで、請求書作成→送付作業→入金確認までの業務を一気通貫で支援できるシステムとなっています。
請求書発行システムの導入により、「コスト削減」「業務の効率化」「情報漏洩などのリスク軽減」「エコへの貢献」などの効果を期待することが出来ます。
EDIを活用する
EDIとは、「Electronic Data Interchange」の略であり、「電子データ交換」のことです。発注から支払いまでの業務フローを一気通貫で支援し「受発注や請求」「支払い情報の電子化」などの業務効率化を図ってくれます。
しかし、EDIは取引先で同じEDIを導入する必要があるため、取引先の企業と互換性のあるEDIを選定する必要があります。
請求書業務効率化ツール
請求書業務のコストや手間の削減するために、「請求書発行システム」や「EDI」活用してみてもいいかもしれません。ここではおすすめの「請求書業務効率化ツール」をいくつか紹介していきます。
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高い識字率のOCRと優れた機能のRPAで業務効率化する “3つのポイント” | 株式会社キャスティングロード
当社ではDX（デジタルトランスフォーメーション）に欠かせないデジタル化の支援をおこなっています。社内のありとあらゆる入力作業をAIOCRで軽減し、RPAによる自動化で業務効率化を改善します。
具体的には以下のような課題解決が可能です。
●請求書のデータ入力から入金確認・突合・集計までの請求処理を自動化したい
例えば
－取引先から送られてくる請求書のシステムへの入力作業が負担になっている
－ほかのシステムへのデータ連携（ダウンロード・アップロード）がルーティンで毎回面倒
●社内にある紙をなくしたい
例えば
－段ボールが山積み→無駄なスペース
－書類保管のための倉庫を使っている
●紙運用をやめたい
例えば
－請求書入力の専門担当やチームがある
－FAXで注文書を受付している
●社内の入力やチェック作業を軽減したい
例えば
－入力作業で月末月初はいつも残業している
－ミスをなくすために2~3人で同じことをしている
●入力業務を外部に委託したい
例えば
－入力業務の繁閑の差が大きい（季節業務）
－入力用の人を雇うまでもないボリューム
上記以外にも、さまざまな紙帳票に関わるアナログ化の課題解消が可能になります。
データ化された情報はRPAにより「加工」や「突合」「集計」などが自動化されて、圧倒的に業務効率を改善します。
▼当社における3つの特徴：
①業務に最適な3つの異なるタイプのAIOCRのご提案が可能
②AIOCRとRPAを組み合わせた自動化・効率化を実現
③豊富な保守プランから貴社のニーズに合った運用・保守支援が可能
上記に当てはまるようでしたら、貴社のニーズにお応えすることが可能ですので、
まずはお気軽にお問い合わせください。
請求書オンライン受領・処理サービス「インボイスポスト」 | 株式会社BEARTAIL
紙やメール、PDFなどあらゆる形で届く請求書を代行受領し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。受領した請求書原本は専門倉庫で代行保管します。「請求書受取のための出社」をなくし、リモートワークにも対応可能となるほか、仕訳作業や承認作業、会計ソフトへのデータ連携もシステム上で完結し、支払業務全体の処理効率を劇的に改善することのできるオンラインサービスです。姉妹製品である経費精算システム「レシートポスト」を含めた導入社数は800社に上り、数名～数万名まで、規模・業種を問わず幅広くご利用いただいています。
＜基本機能＞
・請求書の代行受領・電子化・データ入力
・オペレーター入力による圧倒的なデータ化精度 ※独自技術
・仕訳設定・承認ワークフロー
・会計ソフトへの柔軟なデータ連携
・10年間の原本代理保管
・改正電子帳簿保存法に準拠した証憑保管
・取引先様への請求書送付先変更の代行連絡 ※追加費用あり
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請求書処理についてのまとめ
今回は、「請求書処理業務」ということに観点をおいて
・請求書処理業務とは
・請求書処理の課題。手間がかかる背景
・請求書処理を効率化させる方法
・請求書業務効率化ツール
という流れで見ていきました。
企業が代金を回収するためには「請求業務」というものは欠かせません。しかし、その反面請求業務には莫大な時間と手間がかかってしまうことも事実です。企業の生産性向上を図るために今一度「請求書処理業務」の改善を行ってみましょう。また、請求書業務のコストや手間の削減するために、「請求書業務効率化ツール」を導入してみてもいいかもしれません。