工事現場や建築現場では、かねてより人員管理やスケジュール調整、受発注といった請求業務などを手作業で行う風潮がありましたが、IT業の普及に伴って徐々にデジタル化の動きが進みつつあります。
Excel管理までは行くものの、もう一歩先のデジタルを駆使した一元管理までは踏み切れない企業が多くありましたが、そのような懸念も工事管理システムの発展やサービスの多様化によって解消されてきています。
とはいえ、「手書きの伝票からいきなりの移行は難しい」「デジタル機器には抵抗がある」「どう進めたらいいのか分からない」といった担当者は少なくありません。
工事現場や建設現場であっても、データを一元管理することで、業務効率化が図ることができ、作業を大幅にスピードアップさせることも可能になります。
そこで今回は、工事管理システムの概要やメリットなどについて、ポイントを中心に紹介していきます。
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工事管理システムとは
そもそも、工事管理システムとは工事現場や建築現場における受発注をはじめ、売上金の改修といった経理業務の効率化だけでなく、施工の進捗管理や図面や工程の管理・共有など、工事・施工に関する様々なプロセスにおける情報データを一元管理することができるシステムのことを指します。
かねてより、工事・施工業界においては紙ベースで上記のような運用を行う傾向にありましたが、紙ベースでの管理では情報を見落としやすくなるだけでなく、管理や運用も煩雑になりミスが生じやすい問題がありました。
とはいえ、ITの導入に関しては対応できる人材不足が原因で、多くの企業で移行に踏み切れないジレンマもありました。
ただ、徐々に人材確保とともにITを取り入れた運用に取り組む企業も増えつつあり、工事管理システム自体も普及してきています。
工事管理システムに情報を集約することができれば、情報が常に確認しやすくなり、業務効率化を図ることができます。
協力会社との連携も取りやすくなり、生産性の向上にもつながったり、ひいては顧客満足度の向上といった相乗効果も期待できます。
工事管理システムを導入する目的とは
続いて、工事管理システムを導入する目的について紹介していきます。工事・建築系企業が工事管理システムを導入する目的としては、主に以下の要素が考えらます。
①工事管理業務の効率化
多くの工事・建築系企業では、工事に必要な写真の手配や図面の修正、進捗状況の確認などに対してアナログに行うことが多々ありました。
そのため、誰が最新の情報を所持しているのか分からなくなったり、内容の共有が出来にくかったり、一つひとつの業務に時間がかかっていたりする傾向にあります。
また、工事・施工に関しては工程が多岐に渡り、それぞれの納期を細かく管理することは非常に大変です。このような煩わしい業務を効率化することがかねてより求められてきました。
②品質担保と納期遵守の徹底
工事・施工に関する工程が多岐に渡る旨は先ほどふれましたが、それぞれの納期を順守することは非常に重要な課題になります。
納期が遅れればクライアントに迷惑がかかり、今後の受注・売上にも影響してきます。
ただ、納期を守るために品質を落としても意味がありません。
いかに品質を担保し、且つ納期の遵守につなげるかが課題となり、その上で業務効率化は重要な要素となります。
③経理業務の効率化
他業種と同様に、工事・建築業界においても経理業務は非常に煩雑になりがちです。
案件が増えれば増えるほど経理業務の負担は大きくなり、特に紙ベースで受発注や請求処理を行っている傾向が強い工事・建築業界にとってはミスが生じやすい問題があります。ただ、工事管理システムを導入することで、紙ベースから脱却することができ、現場との連携を強化することで煩雑になりがちな経理業務であっても効率化させることが可能になります。
④コミュニケーション強化とミスの軽減
紙ベースの業務進行は、往々にしてミスが生じやすい問題があります。工事・建築業界であっても、例えば図面の共有に関して手書きをコピーした共有では寸法や要点などの細かな部分で読み間違えるケースが起こり得ます。このようなミスは、すぐに気づいて改善できればまだしも、すでに進行しすぎていて戻れないレベルであると大問題に発展してしまいます。こういったケースはコミュニケーション強化が重要になりますが、全てデータで一元管理できる工事管理システムであれば、より精度が高まりミスを軽減させることも可能になります。
工事管理システム導入のメリット
工事・建築業界には前項のような悩みが多く存在しますが、工事管理システムを導入することで解決につなげることが可能になります。
続いては工事管理システムを導入するメリットについて紹介していきます。
①工事・施工に関する各工程データを一元管理できる
工事管理システムを導入することで、工事や施工に関する人・モノ・資金といった経営に関する資源を一元管理することが可能になります。
各工程に応じて別々のシステムを利用していると、工程管理や経理処理を行う際にそれぞれの数値・データを結合する手間が発生します。
工事管理システムではそのような手間は発生せず、必要なデータを簡単に抽出することが可能になりますので、業務効率化だけでなくミスの軽減にもつながります。
②作業の進捗状況をリアルタイムで把握できる
工事現場や建築現場では、作業の進捗状況や売上見込みを立てる上で、リアルタイムで状況確認を行う必要があります。
これまでであれば、現場ごとに確認を取る必要があり時間的なロスがどうしても生じていましたが、工事管理システムを導入することで、リアルタイムに確認が可能になり、正確な予実管理もできるようになります。
③情報共有の精度向上とスピードアップ
進捗状況をリアルタイムで確認できることは、納期遵守という面で効率化につなげることが可能になります。
日々の現場での情報共有も、工事管理システムではすぐに対応できるため、手書きによるミスの軽減だけでなく品質向上とともに業務のスピード化にもつながり生産性の向上も期待できます。
④ペーパーレス化への移行が可能
工事現場や建築現場では、紙ベースでの管理が一般的でしたが、工事管理システムを導入することで、ペーパーレス化へ移行することが可能になります。図面や工程表などのコピーも必要なくなり、大幅なコストカットとともに業務効率化も期待できます。
工事管理システムを活用すべき業界・業種のご紹介
工事管理システムは、工事現場や建築現場といった工事や施工に関わる業界・業種で利用されています。
具体的には工事会社をはじめ、建設会社やゼネコンなど、大小規模を問わず導入されている傾向にあります。
また、工事管理システムも様々登場してきており、業種業態に応じた機能やサービスが搭載されているものも出てきています。
例えば、建設会社やリフォーム会社、ゼネコン、工事会社など工事・施工関連の幅広い企業をターゲットにした工事管理システムでは、業種別にオプション機能が搭載されたものもあります。
一方で、建設工事の現場管理に特化した工事管理システムでは、塗装会社やリフォーム会社で多く導入されています。
その他、土木現場に特化した工事管理システムには各種管理表の作成に必要な数値を入力できる機能があったり、設備・電気系企業に特化したものには電力量計確認機能やコンセント試験機能などの機能が搭載されています。
このように、工事管理システムも利用される企業に応じて様々な機能やサービスが用意されており、それぞれの業界にとって使い勝手の良いものが多く、いずれも業務効率化につながる要素が整っています。
工事管理システムを選ぶ際のポイントと注意点
では、具体的にはどういった工事管理システムを選べばいいのでしょうか？
工事管理システムは、単に導入すればいいというわけではなく、自社のニーズに合わなければ使いこなせずに終わってしまうこともあり得ます。
自社にとって効果的な工事管理システムを選ぶ上では、以下の要素をふまえて検討するといいでしょう。
①自社の課題や悩みを解決することが可能か？
どれだけ優れた機能やサービスが搭載されていたとしても、自社の課題や悩みを解決できなければ意味がありません。
先ほど紹介したように、工事管理システムには業種業態に応じて様々な機能やサービスが用意されています。
その中で自社に合った工事管理システムを選ぶ上では、まず自社の課題や悩みを把握しておくことが重要です。
②必要な機能やサービスが搭載されているか？
続いて、①をふまえ自社の課題や悩みを解決するために、必要な機能やサービスが搭載されているか確認すると効果的です。
工事・施工業界においては、日々の工事の進捗管理をはじめ、受発注管理、入出金管理、予算管理、工事原価管理、工程管理など様々な業務が存在します。
このように今まで手作業や人力で行っていた業務をいかに効率化できるかが重要なポイントになります。
③導入後のサポート体制が充実しているか？
工事管理システムは、いくら導入担当者が使いやすいと感じたとしても、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。アナログに慣れた担当者が比較的多い工事・施工業界においては、デジタルに抵抗感がある社員も少なくありません。業務効率化を図る上では、工事管理システムをいかに使いこなすかがカギになります。そのためには、導入後のサポート体制が充実していると効果的です。個別のレクチャーや講習会など、サポートがどれくらい受けられるのか事前に確認しておくといいでしょう。
工事管理システムまとめ
いかがでしたでしょうか。
工事・建築業界もここ数年でデジタル化の動きが出てきており、昨今の新型コロナウイルスの影響もあってさらにこの動きは加速化しています。今までのアナログ方式の管理体制から移行する上で、工事管理システムの導入は非常に効果的です。とはいえ、闇雲に導入しても上手くいくことはありません。今回紹介したような工事管理システムの概念や特徴、導入時のポイントなどもふまえ、情報のデジタル化やペーパーレス化を図り、業務効率化につなげていきましょう。