昨今の新型コロナウイルスの影響もあり、イベントやセミナー、展示会などの実施は一次に減少しておりましたが、感染予防対策などを行い徐々に復調傾向にあります。
ビジネスにおけるイベントの実施は、多くの見込顧客と直接対面でやり取りを行うことができるため、新規顧客の開拓やコンバージョンにも結び付きやすく、多くの企業がプロモーション施策の一環として取り組んでいます。
ただ、いざイベントを自社で開催しようとすると、集客させるためのホームページの準備や呼び込み施策、問合せ対応や参加者リストの整理、会場の準備や問合せ対応など多くの業務が発生します。
これは、イベントの規模が大きくなればなるほど工数がかかり、運営における人手やコストの面で悩まれる担当者が多くいます。
このような担当者に向けて役立つのが、イベント管理システムの導入です。
イベント管理システムとは、先ほどふれたイベント実施における様々な業務を一元管理することができるシステムのことを指します。
このイベント管理システムを活用すれば、イベント告知用のページの作成だけでなく、イベント参加者の申し込み受付、イベント当日の参加者のチェック、イベント実施後の顧客フォローなど、イベント運営に関するありとあらゆる業務を一元化し、業務効率化につなげることができるようになります。
とはいえ、「イベント管理がシステムで出来るか不安」「どういった機能が搭載されているの？」「何をもとに比較検討すればいいの？」と悩まれる担当者も少なくありません。そこで今回は、イベント管理システムの概要から、特徴やメリット、効果的な選び方などについてポイントを中心に紹介していきます。
ターゲットダム管理ツール｢顧客創造Approach｣ | 株式会社ＮＩコンサルティング
ターゲットダム管理ツール｢顧客創造Approach｣は、忙しい営業マンに代わって、顧客を、貯めて、育てて、釣り上げるターゲットダム管理ツール。見込客との関係構築、新規案件の発掘、営業力・売上げの増強に威力を発揮！
●｢顧客創造Approach｣のポイント
バラバラになりがちなマーケティングと顧客との対面営業をダイレクトに結びつけ、双方の価値を高めて、より効率的にビジネスを推進することが可能です。自社のベストシナリオに沿った新規開拓から優良顧客化までの一連のアクションがシステマチックに流れて行くようになるため、営業部門の稼働率も飛躍的にアップさせることができます。
●問い合わせフォームの生成機能
お客様が貴社とコンタクトを取りたいと思った際に、WEBサイトのお問い合せフォームがあれば、電話や電子メールと違い、「問い合わせ」や「資料請求」を直接申請することができるので、お客様が問い合わせをしやすくなります。
しかし、こうした「問い合わせフォーム」をWEBサイトに設置するのは一苦労ですが、顧客創造Approachの｢問い合わせフォームの生成機能｣を利用すれば、簡単に問い合わせ用のHTMLの画面の作成ができます。
●WEB問い合わせデータ自動取込み
新しい引合創出元となるWEBサイトからのお問い合わせを自動取り込み。問い合わせフォームより送られてきた会社情報等の入力内容は自動的にメールに変換。
PCでメールを受信すると、設定に応じて各種マスタ情報を自動生成して、関係者に通知し、省力化を実現させます。
●イベント管理 （引合分析、イベント分析、コスト分析）
広告やホームページ、イベント、展示会など実際の引合情報を登録。
それぞれのイベントごとに引合進捗度やコスト対効果などの管理、分析が可能です。
イベントごとの引合進捗状況を表示し、イベント日・イベント分類別に分析したり、一覧画面で効果性などを比較することで、マーケティング効果を「見える化」することができます。
●メール配信
問い合わせフォームから来た新規の引合を見込客に引き上げたり、ダムに溜まった見込客の掘り起こしをするには、こまめな情報提供が必要です。
メール配信機能では、お客様の情報に合わせた＜予約語＞を使用することで、テンプレートで標準化しながら個別のメール文を作成して配信します。もちろん、問い合わせ時の自動返信機能や、配信後の自動活動履歴登録も可能となっています。
●アクションルール
活動履歴登録時、ターゲット放置時など、予め設定した条件に合致した場合に自動処理を行う機能です。
自動処理を実施する条件は、自社のマーケティングシナリオに沿ってシステム側に設定します。これにより放置顧客やアクション漏れをなくし、活動の精度を上げることが可能です。
●一括活動履歴登録
お客様にFAXを一括送信したり、資料請求があったお客様に対して資料を発送したなど、複数のお客様に対して同一の アプローチを行った場合、個別に記録するのではなく同一内容を簡単に一括で登録する機能です。
一括活動履歴を登録後、リストの追加（登録先のお客様）を追加作成することもできます。
●SFA連携
見込度が上がり、商談が具体化した引合客のデータをSFA側に転送し、営業担当者に引き継ぐことが可能です。
引合情報と案件情報（※）の連携によって、引き継いだ見込客の商談進捗状況をマーケティングフェーズからセールスフェーズまで一元管理できます。
（※）案件情報との連携をするには別途、顧客創造日報（含むType-R）、顧客深耕日報案件創造統合、顧客深耕日報Type-Rをご購入頂く必要があります。
●類似顧客自動検索
過去引合のあった顧客から再度引合があった時、会社名や郵便番号、メールアドレスなどの情報から類似顧客を自動検索して重複登録を防止することができます。なお、既に重複して登録された顧客情報も後から統合することが可能です。
マーケティング・オートメション「Approach DAM（アプローチダム）」 | 株式会社ＮＩコンサルティング
Approach DAM（アプローチダム）は、顧客（引合先・見込先）の情報を蓄積する「ダム」を作って営業活動に善循環と勢いを生み出す、 見込客発掘・育成支援システムです。
マーケティング・オートメーション(リード管理・見込客管理・メール配信)とは、
見込客を創出し、見込度・信頼度を高める最適なアクションを自動化することで見込客のダムを大きくし、セールスプロセスに確度の高いダムを引き渡す仕組みであり、各マーケティング活動の効果測定を実現する可視化経営システムのサブシステムです。
「メール配信」「WEBフォーム取込」「セミナー管理」「イベント管理」「TELコール管理」などの『リード管理』から『リード育成』のための「ステップメール」「アクションルール」「SFA連携」などの機能で構成されます。
案件化率、受注率などのマーケティング効果も見える化されますので、「マーケティングシナリオ」の仮説検証、PDCAにも有効です。
「Approach DAM」で実現できること
マーケティング・オートメション「Approach DAM」をあらゆる企業で使っていただけるよう、さまざまな機能をご用意いたしました。
メール取込、メール配信、イベント管理、分析機能まで、「Approach DAM」が提供します。
●業務の負担を軽減
見込客を創出し、見込度・信頼度を高める最適なアクションを自動化することで見込客のダムを大きくします。
「Approach DAM」は営業活動とマーケティング活動の両方の切り口で見込客管理をします。また、見込客の情報に加え、WEB申込・展示会やセミナーの参加などの行動履歴を時系列に記録します。
●リード管理からリード育成のための仕組み
営業部門は「マーケのリードは質が悪い」と不満を持ち、マーケティング部門は「営業は自分たちが苦労して獲得したリードをフォローしない」と不平を漏らす・・。
このような部署間の衝突は各企業で多く見られてきました。この「マーケティングと営業の連携」の解決策が、マーケティング・オートメーション「Approach DAM」です。
見込客へ育てあげ、良質なリードを営業に渡すことができます。
●「マーケティングシナリオ」の仮説検証、PDCA
潜在顧客の行動履歴で「興味・関心」を読み、メールマーケティングで見込顧客を育成するアクションを作り出します。数多く記録された見込客の購買行動履歴から売上につながる重要な行動を自動で抽出します。「マーケティングシナリオ」の仮説検証、PDCAにも有効です。
イベント管理システムとは？
イベント管理システムとは、自社でイベントやセミナー、商談会、カンファレンス、展示会といったイベントを行う際に、開催に関する業務効率化を図る目的で関連する情報を一元化することができるシステムのことを指します。
イベント開催には、ホームページなどを活用した集客から参加者のチェック、実施後のアフターフォローに至るまで様々な業務が発生します。これは、イベントの規模や参加者が増加すればするほど膨大になってきます。このような運営担当者が抱える業務に対して、イベント管理システムを導入することで効率化させ、タスクを軽減することができます。
昨今の新型コロナウイルスの影響もあり、オフラインのイベント開催は減少し、オンライン上でのイベント開催に移行する企業も増えてきていますが、このような状況をふまえ、オンラインでのイベント開催に特化したイベント管理システムも増加しつつあります。
イベント管理システムは、主に「イベント開催のため準備や管理といった業務効率化をメインとするタイプ」と「イベント自体の価値の向上を目的とするタイプ」の2つに分けられます。この中で、「イベント自体の価値の向上を目的とするタイプ」はさらに「展示会や大規模なカンファレンスに強みを持つタイプ」と「新規顧客などのリード獲得を目的とした小規模のイベントなどに強みを持つタイプ」に分類できます。
イベント管理の流れ
イベント管理システムの特徴の前に、まずはイベント管理における流れについて紹介していきます。
イベントは、セミナーやカンファレンス、商談会などの種類や人数・規模によって多少の違いはあれば、基本的な管理の流れとしては同じとなります。
イベントの事前準備・管理
イベント開催にあたり事前準備は必要不可欠です。この事前準備の中にはホームページや参加フォームの作成、集客情報や参加者の管理、講師・スピーカーの管理などが挙げられます。
（1）ホームページや参加フォームの作成
どのようなイベントであれ、参加者を集めなければ意味がありません。そのためにはイベント概要や日時、会場などを明記したホームページが必要になり、訪れたユーザーが興味を持って参加してもらうためには参加フォームも欠かせません。イベントの参加費が有料であれば、参加フォーム内にオンライン決済機能を設ければ、会場で金額を徴収する手間を軽減することもできます。
また、ホームページや参加フォームを作成しても、訴求が無ければユーザーは集まりません。
広告出稿や各種SNSなどでの訴求などを行う必要があります。なお、訴求をかけてもユーザーはすぐには集まりませんので、イベント開催日から逆算し、ゆとりをもって訴求を行うことが重要です。
（2）集客情報や参加者の管理
ホームページなどでの告知後は、参加希望者を管理していく必要があります。定員に対してどれくらいの人数が集まったかだけでなく、広告・プロモーションを行ったのであればその効果もあわせて分析しておくと効果的です。イベントは単発ではなく定期的に行われる可能性が高くなります。集客に効果が出た広告・プロモーションは次のイベント時にも活用していくといいでしょう。
（3）講師・スピーカーの管理
また、イベント実施日の講師やスピーカーの手配も重要です。社内の人員ならまだしも、イベントによっては外部のスピーカーを複数人手配する場合もあり得ます。タイムスケジュールとともに誰にいつ登壇頂くかなど準備を進めておくと効果的です。
イベント当日の運営管理
続いて、イベント当日の運営・管理業務についても紹介していきます。イベント当日には、参加者の来場受付、進行管理が必要になります。
（1）イベント参加者の来場受付
イベント当日には、参加者の来場受付が必要になります。この際、「名前を確認してリストと照合」「名刺の受け取り」参加費が必要な場合、「参加費の清算」「資料の配布」といった業務が発生します。小規模の会場や少人数でのイベントであれば上記の流れでも対応可能ですが、参加人数が数百人や数千人を超える規模になると上記では対応しきれない場合も起こり得ます。そのような場合には、QRコードの使用やWeb上での受付管理なども効果的です。
（2）イベントの進行管理
イベントの進行管理も重要です。複数人に登壇頂くセミナーや、各種企画が用意されたイベントでは、進行管理をリスト化し、スケジュールに応じたタスクを整理しておく必要があります。
また、スケジュールが押してしまった場合には、プログラムの変更や調整を行う必要も出てきます。進行管理は担当者の中で共有し、可視化しておくと効果的です。
イベント後のフォロー管理
最後に、イベント後のフォロー管理業務についても紹介していきます。イベント後には参加者データの整理や報告書の作成、参加者へのフォローといった業務が発生します。
（1）イベント参加者のデータ管理・分析
イベント実施にあたり、参加予定者のデータはあってもそのユーザーが実際に参加したかは確認しなければ分かりません。また、イベント実施に際してアンケートを取得することも多々あります。このアンケート結果なども今後のイベント実施時に活用できるよう集計し、まとめておく必要があります。
（2）イベント報告書の作成
イベント実施後は、そのイベントの成果がどれくらいあったのかなど、必ず振り返りを行う必要があります。これは、社内向けではありますが、次のイベント実施にも活かされますので、具体的な数値やデータとともにまとめると効果的です。
（3）イベント参加者へのフォロー
イベント参加者には、必ずフォローを行うことが重要です。貴重な時間を割いて集まって頂いた参加者は、自社の貴重な見込顧客にもなり得ます。お礼メールを送るだけでなく、その後に電話サポートや参考となる情報を送るなど、顧客育成につなげていくと効果的です。
イベント管理システムのメリット・デメリット
続いて、イベント管理システム導入におけるメリット・デメリットについても紹介していきます。まずはイベント管理システム導入のメリットですが、大きなメリットは以下の3つが挙げられます。
①イベント開催におけるコストの軽減
イベント開催には規模が大きくなるほど運営業務は増え、それに伴って運営スタッフも多く用意する必要が出てきます。ただ、イベント管理システムを活用すれば受付対応やスケジュール管理、その後のアフターフォローにかかる業務を簡素化し、効率化につなげるとともに人員含めたコスト軽減につなげることが可能です。
②イベント業務に関する各種情報の一元管理
イベント業務には、参加者の個人情報はもとより、運営スケジュールや当日のタイムテーブル、スタッフのタスク、実施後のアンケート情報など多くの確認するべき情報が出てきます。これらをスタッフ内で情報共有できていないと、大きなトラブルにつながる可能性も高まります。この情報をイベント管理システムでは一元管理することが可能です。情報共有も簡単に行うことができますので、スタッフ間でのすり合わせも効率的に行うことができます。
③イベント参加者へのアフターフォロー
イベント管理システムは、イベントに参加された方へのその後のアフターフォローも簡単に行うことが可能です。参加者情報と紐づけ御礼メールや別のご案内などのアプローチも行うことができます。イベントは開催することが目的ではなく、その後のアプローチによって自社の商材やサービスの売上増加につなげることが重要となります。その業務に関しても効率化につなげることができます。
一方で、イベント管理システムの導入にはデメリットも存在します。こちらはシステムの導入前に注意点として確認しておくと効果的です。
①システム不具合の可能性
イベント管理システムに限らず、システムを導入する際には不具合が発生するリスクを考慮しておく必要があります。もし仮にイベント開催時に不具合が生じれば、イベント自体が失敗に終わる可能性もあります。全てをシステムに頼り切るのではなく、こまめにチェックを行ったり、一度プレテストを実施するなど、万全の準備を行っておくと効果的です。
②導入コストが発生する
イベント管理システムの導入には当然ながらコストが発生します。導入コストは各システムによって異なりますが、月額で利用するものから、登録者の規模に応じて課金されるものまで様々あります。自社がこれからどういった規模感で、どのくらいの期間、定期的に行うのかに応じて検討していくと効果的です。
イベント管理システムを選ぶ際のポイント
ではどういった観点でイベント管理システムを選定すればいいのでしょうか？主に注視しておくべきポイントは以下の2つとなります。
①搭載されている機能が自社の目的と合致するものか？
イベント管理システムは、提供されているサービスに応じて機能が異なります。
これは、イベントの規模感や実施スパン、参加・登録者の人数などによって変わりますので、自社の目的とあわせて何が必要か、何の機能があると有効か整理しておくと効果的です。
②操作しやすい作りであるか？
どれだけ高品質で多くの機能が搭載されていたとしても、自社内で使いこなせなければ意味がありません。そのため、操作しやすい作りのイベント管理システムを選ぶことが重要です。もしトライアルでの導入が可能であれば、一度検討すると効果的です。
イベント管理システムの役立つ機能
最後に、イベント管理システムに搭載されている役立つ機能を一部紹介していきます。
①イベントへの集客に関する機能
イベント実施前には欠かせない訴求用のホームページや申し込みフォームを簡単に作成できる機能となります。問い合わせフォームから訪れたユーザーの情報はそのまま参加者リストやイベント後のアプローチリストに入るなど、プラットフォーム的な役割を持たすことも可能です。
②各種イベント関連情報の一元管理機能
イベント管理システムには、申し込みがあった参加者の氏名や住所、メールアドレスなどの情報を管理する基本的な機能が全て備わっています。また、その情報はCSVなどで吐き出せたり、図やグラフなどで集計することができる機能も用意されています。
③イベント開催時に受付対応できる機能
イベント管理システムの多くでは、QRコードを参加者に付与したり、アプリなどを用いて当日簡単に受付対応できるような機能を用意されています。
受付状況をリアルタイムで共有できる機能があれば、大規模なイベント開催においてもスムーズに対応することが可能です。
④決裁まで対応することができる機能
参加費が発生するイベントなどにおいては、当日イベント会場での決済は非常に多くの手間がかかり運営者だけでなく参加者にとっても効率的ではありません。この決済までの対応も、イベント管理システムでクレジット決済などが機能として用意されている場合もあります。
イベント管理システムまとめ
いかがでしたでしょうか。
イベント開催には、当日の運営だけでなく事前の告知準備や開催後のアフターフォローまで非常に多くの業務が発生します。このようなイベント開催における様々な業務を効率化していく上で、イベント管理システムは有効活用することが可能です。新型コロナウイルスの影響もあり、イベント開催はオフラインに限らずオンライン上で完結するものも増えてきています。自社の用途を一度整理した上で、イベント管理システムを活用し効率的なイベント運営につなげていきましょう。