DGsへの意識の高まりもあり、多くの企業でペーパーレス化が浸透されつつあります。今までの会議であれば、参加者に紙の資料を配り、それをもとに話し合いを進める流れが一般的でしたが、会議のための紙の資料には、環境問題への配慮以外にも準備にかかる工数や紙代・印刷代といったコストなど、無駄な要素が多くありました。
このような無駄な手間やコストを減らし、環境問題への配慮とともに業務効率化につなげるために、ペーパーレス会議という方法が注目されています。会議内での資料はデータで共有し、それをもとにプロジェクターやモニターに映しながら話し合いを進める会議体のことを表します。
昨今では、働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、会議体を企業内で持つのではなく、在宅やリモートで開くケースも増えてきています。そのような背景も相まって、ペーパーレス会議はさらに浸透して生きています。とはいえ、今まで紙ベースの会議に慣れた社員であれば、「ペーパーレス会議は生産性が悪いのでは？」「興味はあるけど、どうやったらいいのか分からない」「どういったメリットやデメリットがあるの？」といった方も少なくありません。会議は様々な社員が集まって行うものですので、いきなりペーパーレス会議にしても、社員の同意が得られていなければ上手くいきません。そこで今回は、ペーパーレス会議の概要や特徴、メリットや注意点などとともにペーパーレス会議システムについて紹介していきます。
簡単WEB会議・テレビ会議システム「LoopGate」 | ギンガシステム株式会社
LoopGateは、テレビ会議専用機の特性である安定した音声・映像品質を実現し、テレビ会議に置いて最も重要な互いの意思疎通を安心して行えます。
操作は非常に簡単で、「誰もが当たり前に安心して使える」をコンセプトに、テレビ会議において本当に必要な機能に特化しています。
テレビ会議専用機の他、簡単操作性をそのまま引き継いだパソコン版、タブレット版もあります。
ビジュアルコミュニケーションシステムを取り扱った20年以上の経験を活かし、日本国内で開発、そして直ぐにつながる日本国内サポート体制を整えています。
＜主な特長＞
・ワンタッチでつながる簡単操作
LoopGateは「誰もが当たり前に、簡単に使える」がコンセプトのWeb会議・テレビ会議。
難しい設定が不要なシンプル設計で、どなたでも簡単にワンタッチ操作でお使いいただけます。
・信頼性の高い国内開発
品質にこだわりを持って、日本国内で自社開発を行っています。
また、クラウド接続時の経由サーバも、国内の堅牢なデータセンターで運用しており、
信頼性が高く、海外機関がデータを参照することもなく安心です。
・安心の毎日サポート
土日祝含む安心の毎日サポート体制。万一のトラブル時も、弊社技術スタッフが直接サポート対応いたします。
また、ご希望いただければ、導入後から最初3回まではオンラインによる操作説明会を開催しており、
利用が定着されるお手伝いいたします。
コネクト・ライブ (Connect live) | 楽天コミュニケーションズ株式会社
”Web会議をもっと簡単に、もっとシンプルに”
「コネクト・ライブ (Connect live)」は、
社内外とかんたんにつながるWeb会議ソリューションです。
ブラウザさえあればいつでもどこでも誰とでも
あっという間にコラボレーションすることができます。
ワンクリックでつながる
かんたんWebコミュニケーション！
誰とでもかんたんに、あっという間につながる
社内・社外問わずビジネスのあらゆるシーンでご活用頂けます
「コネクト・ライブ」がかんたんにつながる理由
①ソフトウェアインストールも
複雑な事前設定も不要！
会議の主催者も参加者も、ソフトウェアのインストールや複雑な事前設定が必要なく、ブラウザだけでシンプルに利用できるため、誰とでも簡単につながります。
②会議開催まで
わずか３ステップ！
思い立ったらいつでもすぐに、簡単に会議を開催することができます。
もちろん機能も充実、セキュリティも万全です。
セキュリティも
国内サーバーを利用し、通信は全てHTTPSを使い、SSL/TLSプロトコルにより暗号化されています。Web会議のセキュリティが心配な方も、安心してご利用いただけます。
充実の機能がオールインワン
ビデオ/音声通話はもちろんのこと、基本パッケージにテキストチャットや録画録音機能、スケジュール機能まで搭載。Web会議に必要な基本機能をオールインワンでご提供いたします。
機能一覧
・ビデオ/通話音声通話
・テキストチャット
・録画録音
・ファイル共有
・ブラウザ共有
・招待最大25名同時参加可能
・ミーティングスケジュール
・Call in：電話による音声参加
・モバイル（スマートデバイス接続）
全く新しいビデオチャットツール「FaceHub（フェイスハブ）」 | FacePeer株式会社
FacePeerは「対面コミュニケーションでインターネットをもっと便利に！もっと安心に！」というミッションの下、BtoBtoCに特化した新しいビデオチャットプラットフォームとして「FaceHub」を開発し提供しています。現在、ビデオチャットを利用した類似サービスはいくつかありますが、そのほとんどがアプリケーションで提供されており、通信方式はピア・ツー・ピア接続です。そのためサービス利用時にアプリのインストールやアカウントの取得が必要になり利用ハードルが高くなったり、必要な機能やカスタマイズが提供されておらず不便だったりと、企業利用においては多くの課題を抱えています。FaceHubはWebRTCに独自技術を掛け合わせることで「インストール&アカウント不要」「URL1クリックでかんたん接続」「会話内容の管理監視」「録画録音」「画面共有」「柔軟なカスタマイズ」など、BtoBtoCでのビジネス利用を想定したサービス・機能の提供を実現しています。また「1対1」はもちろん「1対多」「多対多」の複数人での通信にも対応しているため、企業担当者とユーザーのコミュニケーションシーンにおける課題を適切に解決することができます。
ビジネスチャットの決定版「JANDI（ジャンディ）」 | 株式会社ビジョン
JANDI（ジャンディ）は、利用ユーザー数200万を突破しました。
ビジネスチャットツールとしての「チャット機能」の他に、
各クラウドツールとの「連携機能」や完全無料の「有人サポート」をご好評いただいております。
コミュニケーション活性や情報共有の漏れは
JANDI（ジャンディ）で解決いたします。
訪問よりも成果が上がるオンライン商談システム”B-Room”のご紹介 | 株式会社BloomAct
オンライン商談システム”B-Room”のご紹介資料です。
何故、オンライン商談が必要なのかからご説明しております。
Web会議「OmniJoin（オムニジョイン）」 | ブラザー販売株式会社
OmniJoin（オムニジョイン）は、安心の国内ブランドBrotherがサポートする最大フルHDの高画質・高機能なWeb会議システムです。
■他社と比べて圧倒的な低価格で、高画質・高音質を実現
OmniJoin（オムニジョイン）は、初期費用無料！さらに初月も無料です。
他社と比較してもローコストな上に高品質なWeb会議を導入できます！
ご利用方法に合わせて、3種類の料金プランをご用意しました。
ニーズに合わせて月額、年額からお選びいただけます。
※エコノミープラン3の価格（税抜）。
■様々な共有機能
Microsoft®Office文書をはじめとした様々な資料、ブラウザーをWeb会議の参加者と共有できます。
またアプリケーション共有機能を使えば、参加者間で共有資料の編集もできるので、スムーズなコミュニケーションが可能に。
※エコノミープランはドキュメント・パワーポイント・ブラウザ・ホワイトボード共有のみ
■アカウントを持っていない相手でも招待できるビジター機能
OmniJoin（オムニジョイン）のアカウントを持っていない相手に招待メールを送ります。
送られた相手はメールに記載されているURLをクリックするだけでWeb会議に参加できます。
■OmniJoinは安心のブラザーブランド
各種ご質問の窓口として、専用のコールセンターをご用意しております。
まずは使ってみてから判断したい、というお客様には、トライアル版もご用意しております。
トライアル段階でも、疑問点の解消には真摯にご対応させていただきます。
是非一度お試しくださいませ。
＜特長＞
■高画質・高音質
最大解像度フルHD（1920×1080）の高画質を実現。
細かい表情の変化までハッキリご覧いただけます。
回線速度に応じた通信制御技術で、音声・映像の安定性を確保。
■参加メンバーとデスクトップ・資料・ブラウザーを共有。
Microsoft®Office文書をはじめとした様々な資料、ブラウザーを会議の参加者と共有できます。
またアプリケーション共有機能を使えば、Web会議の参加者間で共有資料の編集もできるので、スムーズなコミュニケーションが可能に。
■自由なレイアウト
映像や共有画面の大きさ、位置を自由に変更可能。
映像をクリック、ドラッグすればその映像だけを抜き出して別ウィンドウ表示にできるなど、さらに操作性があがりました。
■選べる4つのミーティングモード
利用方法に合わせて簡単に4種類のミーティングモードが設定できるようになりました。
モードを選ぶだけでより簡単に適した設定にてご利用いただけます。
PrimeMeeting | ソフトバンク株式会社
「PrimeMeeting」とは、TV会議専用端末やスマートデバイスなど、マルチデバイスで簡単にビデオ会議（Web会議）ができるクラウド型会議サービスです。
ビデオ会議の安定した通信とあらゆる場所からコミュニケーションが可能というWeb会議のメリットを融合。
VPN接続で帯域を確保した安定した会議が可能です。
会議参加者は、登録されているユーザのみに限定されることなく社内外問わず会議を行うことができ、 既にお持ちのTV会議専用端末も「PrimeMeeting」を使って有効活用ができます。
コミュニケーションの壁を取り払って、もっと効率的に、もっと効果的にビジネスをしませんか。
特長
Point.1 クラウドサービスでコスト削減
クラウド型のビデオ会議サービスのため、システム導入コストが削減できます。
また、老朽化による機器入れ替えも必要ございませんので運用コストの削減も可能です。
さらに24時間365日のヘルプデスクにより、運用負荷も削減できます
Point.2 社外接続
事前登録やID発行無しで社外の方とも簡単にビデオ会議を開催できます。
契約したルーム（仮想会議室）に自由に参加者を招待できますのでビデオ会議の利便性が大幅に向上します。
Point.3 マルチデバイス
TV会議専用端末、パソコン、タブレット、スマートフォン、電話など、あらゆるデバイスから会議参加が可能です。
参加場所やシーンに合わせて使用デバイスを選択できます。
Point.4 ダイヤルアウトでTV会議専用端末からかんたんに会議参加
予約時に、参加させたいTV会議専用端末を事前登録しておくと予約時間に電源をつけておくだけで自動接続。
わずらわしいリモコン操作が不要で、会議の事前準備を削減できます。
ご利用シーン
PrimeMeetingは、さまざまなシーンで活用可能です。
音声＋映像のコミュニケーションがビジネスで生かされる事例をご紹介いたします。
小売・卸売業
離れた店舗間の様子をリアルタイムに知ることで、各店舗のマーケティング力が向上。
売上アップに貢献することが可能です。
具体例
百貨店：店舗内のレイアウトや売れ筋商品を共有
（店舗内の様子を映像で共有、新商品の案内、営業トークの共有）
ヘルスケア
タイムリーな情報を重視される業種では、セミナー・勉強会で活用可能です。
資料の展開だけで済ませる周知方法よりも、双方向のコミュニケーションが可能なPrimeMeetingを利用することにより、理解度が高まります。
具体例
製薬会社：外出先からのセミナー参加、最新の薬品の勉強会
建設・不動産
お客さま先から社内パートナーや社外パートナー等とスピーディーに連絡をとり、契約率アップ。
リアルタイムな建設・建築現場の共有で、お客さまの満足度アップ。
ビジネスチャンスを逃しません。
具体例
不動産：社内にいるデザイナーからの図面説明、社外の関連会社との工事日程調整、建設：建築現場の進捗確認
・営業×デザイナー
図面を共有しながら、デザイナーからの説明でお客さまにわかりやすく
・営業×関連企業
その場で関連会社とのスケジューリングし、持ち帰り事項を軽減
・新人営業担当×営業スペシャリスト
新人のアシストをし、早期育成。戦力に！
・現場×関係者
建設現場の様子をタイムリーに共有し、スムーズに
JoinMeeting（ジョインミーティング） | 富士通株式会社
富士通のWeb会議サービス（SaaS型、パッケージ）
FUJITSU Managed Infrastructure Service
JoinMeeting（ジョインミーティング）
ブラウザを利用していつでもどこでもオンラインミーティング
「JoinMeeting」は、いつでも、どこからでも、インターネットを経由して簡単にWeb会議を行なえるSaaS型サービスです。パソコン、ヘッドセットなどの会話ツール、Webカメラだけで手軽に利用できます。
企業間・海外拠点間における共同作業やディスカッションにJoinMeetingを有効活用することで大幅に出張費も削減でき、迅速な判断による経営のスピードアップ、生産性の向上が図れます。
さらに、 会議だけでなく、研修会、ユーザサポートなどの営業活動支援ツールとしても利用できます。
サービス提供形態
JoinMeetingでは、お客様のニーズに合わせて多様なサービス商品を選択できます。
富士通のWeb会議サービスは、24時間いつでも高セキュリティー環境で利用可能です。
◎まずは手軽に
・JoinMeeting easy
3者会議までの小規模利用のお客様にぴったりの、手軽に導入できるWEB販売専用サービスです。（3ライセンス固定、 1会議室タイプ、録画機能なし）
JoinMeeting easy（ジョインミーティングイージー）
◎Web会議サービスを各部門で活用したい
・共用サーバ
会議室を複数持て、さらに、スケジューリングミーティング、中国中継サーバ接続など高機能サービスも利用できます。（ライセンス数は自由設定可能、複数会議室開催タイプ、録画機能あり）
クラウド型ビデオ会議サービス「CanSee（キャンシー）」 | 株式会社ユビテック
CanSee Powered by Vidyoは、ユビテックが提供するビデオ会議サービスです。クラウド型サービスなのでお客さま側で専用サーバの設置や運用を必要とせず、インターネット回線とPCやタブレット端末などがあればすぐにご利用いただけます。
専用のビデオ会議端末を使用した常設のビデオ会議システムも構築することが可能です。
POINT1 高品質
高品質な映像体験を提供！！ 臨場感あふれるHD映像によるビデオコミュニケーションを実現。
CanSeeでは、高価な専用回線を使わず、インターネット回線上でHD映像の送受信が可能です。 時間帯などによってインターネット回線の速度にバラつきが生じた場合でも、自動的に回線状況や端末環境に応じた最適なビデオコミュニケーションを提供します。 外部ディスプレイとしてプロジェクタや大画面モニタに表示しても、HD映像がそのままの解像度で表示されるので、これまでのweb会議システムのような画面が粗く、見づらいといったことや、画面を拡大すると粗さが目立って見るに耐えないということがないので、ストレスのないビデオ会議を行うことができます。
POINT2 かんたん操作
会議の参加はワンクリック！！ いつでも簡単に会議を始めることができます。
会議参加者は会議用のリンクをワンクリックするだけでビデオ会議に参加できます。 参加者毎にユーザを登録したり、会議室を予約したりといった煩わしい手間や管理は必要ありません。 机や会議室などの場所に縛られることもなく、いつでもどこからでも会議に参加できます。 また、機能もシンプルにまとめられ、アイコンもとてもわかりやすいので、導入後すぐに使い始められます。 利用者への操作説明などトレーニングに時間をかける必要はありません。
POINT3 低価格
高品質ビデオコミュニケーションを圧倒的な低価格でご提供！！ 気兼ねせず好きなだけ利用できる環境をご用意しました。
高品質HD映像を実現したビデオ会議サービスを、どこよりも低価格でご提供します。 料金体系もシンプルに、ご利用になるプランは選びやすくなっています。 ご利用時間はどのプランも無制限(使い放題)で、利用料金も固定なので、会議の利用時間を気にすることなく結論を見い出すまで十分なディスカッションを行うことができます。 また、専用回線を必要としないので、サービス以外の高価な周辺コストもかかりません。
Web会議システム「LiveOn（ライブオン）」 | ジャパンメディアシステム株式会社
Web会議システムLiveOnの特長を3つのポイントからご説明します。
・高品質（クリアな音声となめらかな動画映像）
・高機能（便利で高機能なツールを多数搭載）
・簡単操作（ブラウザから簡単に会議開催）のWeb会議システムLiveOnをご確認ください。
◎高品質
LiveOnは完全自社開発製品であり、音声遅延と音切れを防ぐ高度な独自技術を採用しています。これにより、通信環境が芳しくない海外拠点や負荷がかかる多拠点での接続時でも、音声の途切れや遅延を回避し、ストレスのないクリアな音声を実現しています。
また、LiveOnの音質はCD品質に近い32KHzです。一般的なWeb会議システムが電話レベルの8KHzから11KHzであることと比較するとトップクラスの品質を誇っています。さらに、画質についても、最大でハイビジョン画質(1280×720)に対応しています。ご利用環境に合わせた映像フレーム数（最大30フレーム）と、解像度（標準：80×60～640×480／ オプション：720×480～1280×720）を選択することで、臨場感のあるなめらかな映像でのコミュニケーションが可能です。
◎高機能ツール
Microsoft Excel・Word・PowerPoint・PDFといった資料を参加者と共有できる資料共有機能をはじめとして、ホワイトボード、録音録画、メディア再生などの多彩な機能を搭載しており、会議だけでなく研修やセミナー、イベント配信、BCP対策など様々なシーンでLiveOnを活用することが可能です。さらに、英語・中国語にも対応しており、海外拠点からも安心してご利用いただけます。
◎簡単操作
面倒な操作は一切不要です。ブラウザや会議招集メールから簡単にログイン／会議スタートできます。また、資料共有・ホワイトボードなどWeb会議に欠かせない各種機能や各種設定画面も、画面上のアイコンをクリックするだけでご利用いただけます。パソコン操作に不慣れな方でも直感的に操作が可能です。
TeleOffice | iDeepソリューションズ株式会社
「会議コストを下げたい。」「テレビ会議を導入したい。」「テレビ会議をリプレイスしたい。」「会議をペーパーレス化したい。」「モバイル端末をもっと活用したい。」「現場トラブルに迅速に対応したい。」「距離を超えて営業支援したい。」
WEB会議導入の動機はさまざま。
テレビ会議やペーパーレス会議導入にかかる高額な専用機器や初期費用なく、月々の運用費だけで、お手持ちのPCやタブレット、スマートフォンでどこからでも気軽に遠隔会議を始めませんか？
インターネットで多拠点から会議参加
■インターネットで多拠点から会議参加
どこからでもテレビ会議やペーパーレス会議。リアルタイムで映像音声＆資料共有できる安心セキュリティのクラウドサービス。
■TeleOffice独自の高い資料共有技術
詳細までクリアに拡大縮小し、資料への書き込みがすばやく同期。元資料も書き込んだ資料も自動保存で安心。
■機能充実スマートデバイス対応
PCなしでもタブレット・スマートフォンで会議可能！PC同様の資料操作機能はもちろんクイックアップロード機能は必見！
◎多拠点から会議参加可能！
TeleOfficeはインターネットに繋がれば「どこにいても」「リアルタイムに」複数でコミュニケーションが可能です。
映像や音声はもちろん、資料やホワイトボード、画像に書き込みながらインタラクティブに情報を共有。
大会議室は大型モニターやBIG PADへ表示して、PCがなくてもiOS(iPad・iPhone)やAndroid、Windowsタブレットなどお手持ちのモバイルで、拠点や営業先、現場や自宅から、さまざまな場所からリアルタイムに関係者と状況を共有し、問題を解決することで、ビジネスがよりスピードアップします。多拠点から同時接続！
◎操作簡単！テレビ会議もペーパーレス会議もワンタッチで切替
シンプルで使いやすく。操作性や利便性を第一に考えたインターフェイスは、1～2回のクリックで目的の操作が出来るので、誰でもすぐに使いこなせるようになります。
マウス操作はもちろん、マルチタッチ対応でタッチパネル操作もとてもスムーズ。
PCならワンタッチ操作、タブレット・スマートフォンならスライド操作で、映像のみの表示や資料のみの表示へ切り替えられるので、テレビ会議・ペーパーレス会議などTPOにあわせてご利用ください。
◎専用機器不要のクラウドサービス
クラウドサービスの利点はローコスト。 Windows、iOS、Android 対応で、既存のIT 機器( PC・タブレット・スマートフォン) があれば、専用機器や初期費用なく、月額または年額使用料で運用いただけます。
ご契約後約2 週間でサービスイン。ご使用になるIT 機器へ、アプリケーションをインストールするだけなので、ビジネスにおける効果をスピーディに実感いただけます。お客様・ユーザの皆様の声をもとに、都度行われるバージョンアップも費用がかからないので、常に最新版をご利用頂けます。
◎安心セキュリティ
回線、端末、サーバーで守られる高いセキュリティ。
モバイル端末の紛失・盗難や、フィッシングによるID・パスワードの漏えいにも対応できるように、一般的なID・パスワード設定に加えて、端末単位への認証を与えることで、セキュリティをさらに強化。IDにひもづいて端末を登録することにより、管理者は、紛失した端末のアクセス権を削除したり、許可されていない端末からのアクセスを認めない設定ができます。
通信は、もちろん業界標準のSSL・AESで暗号化されています。
また、開催する会議や会議資料は参加者のIDに紐づいているので、会議参加者以外へ、会議の情報漏れの心配はありません。
◎社外パートナーはメールでゲスト招待
社外パートナーとのプロジェクト会議や顧客の遠隔サポートなど、単発の参加者を、IDがなくてもメールアドレスで開催会議へ招待（ゲスト参加）が可能です。
会議主催者以外の接続数内でゲストを招待できるので、打ち合わせや商談もオンラインでスピーディに。ゲストは、招待を行った会議主催者の承認なく会議への参加は出来ないので、セキュリティもご安心いただけます。
※ルーム制でご利用頂けます。
ビデオカンファレンス | ソフトバンク株式会社
「ビデオカンファレンス」は、ソフトバンクのVPNサービス、各社インターネット、各社国内ISDNに対応したクラウド型会議サービスです。
接続には、Polycom（ポリコム）、Cisco、Sonyなどのテレビ会議（TV会議）専用端末をはじめ、iPhone、iPadも利用できるので、外出先からでも簡単にテレビ会議（TV会議）に参加できます。また複数拠点を結ぶテレビ会議（TV会議）から、メンバー間のコミュニケーションまで幅広いビジネスシーンで活用できます。
Point.1
テレビ会議（TV会議）の運用コストを抑制し、お客様の負荷を軽減
・多地点接続サーバ（MCU）の購入、ネットワーク設備の増強など、テレビ会議（TV会議）のシステムの構築・運用・保守にかかるさまざまな負担を削減できます。
Point.2
クラウド型テレビ会議（TV会議）ならではの拡張性
・利用拠点が増加しても、テレビ会議（TV会議）の多地点接続サーバ（MCU）やネットワークの帯域などのリソースを気にせず柔軟に対応可能です。
Point.3
iPhone、iPadからもテレビ会議（TV会議）に接続可能
・3G・4G回線、Wi-Fiのどちらにも対応しているので、さまざまなネットワーク環境でご利用可能です。またシンプルな操作性なので誰でも簡単にテレビ会議（TV会議）やWeb会議をご利用いただけます。さらにPolycom（ポリコム）、Sony、Ciscoなどの専用端末とiPhone、iPadを連携したテレビ会議（TV会議）も実現可能です。
Point.4
テレビ会議（TV会議）の専用端末からネットワークまで必要な環境を一元提供
・Polycom（ポリコム）のテレビ会議（TV会議）の専用端末、iPhone、iPadから、ネットワークの構築・運用・保守までソフトバンクが一元提供いたします。
Point.5
BCPやセキュリティ対策のニーズにお応えする信頼性の高いテレビ会議（TV会議） システム
・テレビ会議（TV会議）の多地点接続サーバ（MCU）は冗長化構成をとっており、堅ろうで信頼性の高いソフトバンクのデータセンターで運用しているので、災害時や事故などの予期せぬ事態が発生した場合でもテレビ会議（TV会議）、Web会議を実施できます。また接続方式はAES暗号化に対応しておりセキュリティ面でも安心してご利用可能です。
Point.6
専用ヘルプデスクによる24時間365日の運用サポート
・テレビ会議（TV会議）、Web会議 システムの操作方法など、24時間365日の体制でソフトバンクがサポートいたします。
Point.7
ネットワーク
・ネットワークには、クラウドサービスと高い親和性を持つVPNサービス「SmartVPN」をお勧めいたします。クラウドサービスとのシームレス接続、モバイル端末からのリモートアクセス機能などを備えております。
ペーパーレス会議とは？
昨今の新型コロナウイルスの影響もあり、企業において在宅など自社以外の場所でも働くことが出来るテレワーク（リモートワーク）が推奨されつつあります。そのような中でインターネット回線さえあればPCやタブレット、スマートフォンなどから簡単に会議を開くことができるペーパーレス会議システムが注目されています。パワーポイントなどの資料やスキャンして電子データ化した資料などを、会議室のプロジェクターやモニターなどに投影したり、パソコンやタブレットなどで個別に確認したりしながら会議を進める手法になります。事前に資料のプリントアウトする手間も必要なく、いつでもどこでもタイミングを合わせて会議が実施できるため、多くの企業に導入されてきています。
ペーパーレス会議の導入方法
ペーパーレス会議を行うには、会議参加者が使用するPCやタブレットなどの端末が必要になります。スマートフォンでの対応可能ですが、画面が小さいため資料の確認においては少なくともタブレットが用意できると効果的です。また、社内の会議室を活用し、パワーポイントなどの資料をプロジェクターやモニターに映しながら会議を進める場合には、HDMIをはじめ専用のケーブルがあれば問題ありませんが、在宅や社外から参加する担当者がいる場合には、音声やカメラのついたPCが必要になります。さらに、通信環境の整備とともにペーパーレス会議システムを導入することで、スムーズに情報共有しながら会議を開くことが可能になります。昨今では、テレワーク（リモートワーク）のニーズの高まりから、様々なペーパーレス会議システムが登場しています。
ペーパーレス会議システム特徴
ペーパーレス会議システムとは、PCやタブレットの画面上で会議の資料を共有・確認することができるシステムになります。会議用の資料を紙媒体で用意する必要は無く、同じ画面を会議参加者全員で共有することができます。また、会議をスムーズに進行させるための機能や、セキュリティ面での要素も加味されており、生産性の高い会議体にできるだけでなく、紙の紛失による情報漏洩などのリスクを軽減することも可能です。
ペーパーレス会議システム導入時のメリット
では、具体的にペーパーレス会議システムを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか？いくつかポイントを中心に紹介していきます。効率的な新しい会議体を展開していく上で、参考にしてみてください。
①コストの削減
ペーパーレス会議システムの導入によって、紙の資料を用意する必要がなくなることは、企業におけるコスト削減につながります。会議に必要な資料を紙で準備する場合、紙代はもちろんのこと、印刷代やホッチキスなどによる製本代といったコストが発生します。これが会議ごとに発生しますので、会議や参加者が増えたり、資料のページ数が増えればその分コストがかかります。さらに、不要な資料は廃棄しなければなりません。ここにもシュレッダー代や廃棄代が発生します。物理的なコストもそうですが、これらを人力で行う場合には準備にかかる人的コストも発生します。ペーパーレス会議システムによってこのようなコストや手間が無くなることがまず大きなメリットとなります。
②会議体の多様化
通常の社内の会議であれば、都度会議室に集まる必要がありますが、ペーパーレス会議システムを導入すれば、社内外問わずどこからでも会議に参加することができます。導入方法でもふれた環境下であれば、インターネット回線さえあればいつでも会議を開くことが可能です。そのため、会議に充てる時間の調整がしやすく、様々な用途に応じて展開することが出来るようになります。これもペーパーレス会議システムの導入によるメリットといえます。
③セキュリティの向上
紙ベースの会議において、会議終了後の紙の資料はどのように扱っているでしょうか？必要な資料であれば保管しているかと思いますが、必要なくなれば廃棄することになるでしょう。ただ、社内の資料はどのようなものであっても基本的には機密事項が含まれています。そのため、廃棄の扱いには十分注意する必要があり、シュレッダーなどを用いて廃棄しなければなりません。ただ、紙の資料の場合には捨て忘れや不用意な形での廃棄によって、外部へ情報漏洩してしまう可能性がどうしても起こり得ます。その点、デジタルで共有する会議体であれば、印刷物が発生することはありませんので、上記のような事象が起こる可能性は低いでしょう。ペーパーレス会議システムの中にはセキュリティ面に注力したものもありますので、紙ベースの会議以上にセキュリティ面でも効果的です。
ペーパーレス会議システム導入のデメリット（注意点）
一方で、ペーパーレス会議システムの導入にはデメリットも存在します。導入時にはこれから紹介するデメリットも考慮し、注意点として参考にするといいでしょう。
①ツールの操作などスキルが求められる
ペーパーレス会議システムでは、PCやタブレットを用いて資料を説明していくため、慣れるまでは時間がかかる可能性があります。端末の操作やPC関連が苦手な担当者がいた場合、資料が見れなかったり、発言が出来なかったりなどのトラブルが発生し、会議が都度中段してしまうことも起こり得ます。このような背景から、なかなか社内から受け入れられないケースもありますが、一度使い方を練習してみたり、研修の場を用意するなどしてシミュレーションしてみるのも効果的です。
②画面サイズによっては見づらい
ペーパーレス会議システムは、参加者の閲覧しているPCやタブレットなどの端末に依存するため、場合によっては資料が見づらい事象が起こる可能性があります。拡大や縮小は資料を共有した担当者にしか変えられない場合が多くなりますので、参加者のデバイスを考慮しながら資料を説明していく必要があります。
③メモが取りづらい
紙で印刷された資料であれば、会議参加者が気になった項目はその場で紙にメモすればいいですが、ペーパーレス会議システムでは共有された資料の画面にメモを行うことは難しいケースがほとんどになります。そのため、別のメモツールを準備しておくか、画面を見ながら手帳などにメモをしていく必要があります。
【目的別】ペーパーレス会議システムを選定時のポイント
ここまでペーパーレス会議システムの概要や特徴、メリットやデメリット（注意点）について紹介してきましたが、では具体的にペーパーレス会議システムを導入する際には、どういった企業を選定すればいいのでしょうか？働き方改革や新型コロナウイルスの影響などによって、現在様々なペーパーレス会議システムが登場してきています。このような中で自社に合ったツールを選定するためには、以下の項目を参考にすると効果的です。
①シンプルな操作性
ペーパーレス会議システムを実際に活用するのは全社員が対象となります。社員の中にはITリテラシーが高い人もいれば、中には抵抗感を感じる人もいます。どんなに優れたツールであっても、使いこなせなければ意味がありません。そのため、全社員が使いやすいシンプルな構造のペーパーレス会議システムを導入すると効果的です。可能であれば、デモとして活用でき、導入前に社員に試してもらうことも考慮するといいでしょう。
②強固なセキュリティ面
メリットでも紹介したように、セキュリティ面は非常に重要な項目です。デジタルの資料を活用したとしても、そのデータが外部に漏れてしまうようであれば意味がありません。外部からの閲覧制限や資料共有の制限など情報漏洩に対するリスクを軽減できるペーパーレス会議システムを導入することが需要です。
③手間やコスト軽減の可能性
ペーパーレス会議システムを導入する一番の目的は、手間やコストの軽減にあります。そのため、導入によってどのくらい軽減できるのか試算しておくことが重要です。ペーパーレス会議システムを導入することにもコストが発生します。そのコストが、従来の紙ベースの会議体におけるコストに比べて変わらないのであれば、現状維持という方法もあります。このコストと②のセキュリティ要素などを加味して自社における導入可否を判断するといいでしょう。
ペーパーレス会議システムの主な機能
ペーパーレス会議システムには、一般的に以下のような機能が搭載されています。
・資料の共有に関する機能
・画面の共有に関する機能
・資料の管理、削除等に関する機能
・アクセス管理機能
繰り返しになりますが、ペーパーレス会議システムを導入する目的は、紙ベースの資料をデジタルに移行することで簡単に共有し、手間やコストの軽減につなげることにあります。そのため、主な機能としては資料の共有に関するものが中心となります。それに伴って、会議を円滑に進めるために効果的な様々な機能が各ツールによって存在します。その中で自社にあったツールを選定するためには、自社内でペーパーレスに移行するための目的をハッキリとさせておく必要があります。求める目的を明確にした上で、その目的にあった機能が搭載された製品を選定していくといいでしょう。
ペーパーレス会議システムのまとめ
いかがでしたでしょうか。
ペーパーレス会議システムは、テレワーク（リモートワーク）ニーズの高まりによって、昨今非常に注目度が高まっています。SDGsをはじめ環境面への配慮だけでなく、慣れてくればビジネスや事業を円滑に進める会議体を持つことが出来るようにもなります。今回紹介した特徴やメリット、デメリット、選定ポイントなども参考に、自社にとって効果的なツールを選定し、業務の幅を広げてみてはいかがでしょうか？