飲食店や美容院、エステや病院、クリニックなど交代で働くスタッフを多く抱えるBtoC向けの企業にとって、毎月のシフト管理は手間と時間がかかる非常に大変な業務です。希望シフトを確認し、それらを紙やExcelなどで管理していくことは効率が悪く、急なシフト変更や業務過多になると対応しきれないこともよくあります。
このような煩雑になりがちなシフト管理は、勤怠管理専用のシステムを導入することで大幅に効率化につなげることが可能です。
面倒なシフト表の作成も、スマートフォンを活用したアプリで管理することができたり、業務状況をふまえて自動でシフトを最適化したりといった運用が可能になります。実際に、シフト管理や人員計画のシステムを導入した結果、最適な人員配置につなげることができ、業務効率化とともに大幅な工数削減につながったという声も多く出てきています。
とはいえ、事前の準備や確認を疎かにして闇雲にシステム導入したとしても、お金だけ支払って上手く使いこなすことができずに終わってしまうケースもあります。そこで今回は、シフト管理や人員計画（WFM）がどのようなサービスなのか、その概要や機能、メリットとあわせ、システムの選び方や一部導入効果の事例についても紹介していきます。
これからシフト管理や人員計画（WFM）の導入を考えているのであれば、是非参考にしてみてください。
シフト管理・人員計画システムとは？
まず、そもそもシフト管理・人員計画システムとはどういったものか紹介していきます。シフト管理・人員計画システムとは、その名の通り企業で働く従業員のシフトを効率的に管理・運用していくためのシステムになります。
飲食店や美容院、エステや病院、クリニックなど、主にBtoCの企業においては従業員やパート、アルバイトなどをシフト制で雇用しています。
日々働く時間が流動的なシフト制において、それぞれの勤務日程を決めることは非常に重要ですが、一方で従業員の希望をくみ取ってシフトを調整することは非常に大変な作業になります。
このシフトの調整やシフト表の作成を簡単にサポートしてくれるのがシフト管理や人員計画システムです。このシステムを導入することで、毎月のシフト管理に関する業務を大幅に効率化することができ、業務負担の軽減につなげることができます。
シフト管理・人員計画（WFM）とは？
シフト管理についてはある程度イメージできるかもしれませんが、シフト管理とあわせてもう一つ、人員計画（WFM）という考え方もあります。WFMとは、Workforce Management（ワークフォース・マネジメント）の略で、企業の展開するサービスのクオリティは維持したまま、繁忙期などの状況に応じて効果的な人員を配置することを支援する考え方になります。
人員計画（WFM）の考え方は、病院やコールセンター業務のシフト作成を支援するところから始まり、現在ではパートやアルバイトなどシフト管理が多く発生しやすい外食産業などでも活用されています。最善な人員配置を行うことは、提供するサービスの品質を落とすことなく、人材管理の軽減につなげることができます。
業務効率化によりサービス低下につながるケースがありますが、それでは意味がありません。例えば、シフト管理をしていると、コアタイムに人員が足らず多くシフト調整したものの、その日に限って顧客が少なく、逆に従業員の方が多く人件費がかさんでしまうようなことがよく起こります。
それでも、人員計画（WFM）を効果的に運用しておけば、繁忙期や日々の業務におけるピークタイムを予測し、曜日や時間帯に応じた人員を配置することで無駄な人件費を減らし、サービス低下も防ぎながら効率よくシフト管理することが可能になります。ただ、この人員計画（WFM）の有用性は理解したとしても、実際に人力で顧客の流れを予測し、それに伴ったシフト管理を行うことは難しいでしょう。そこでシフト管理・人員計画システムの導入が注目されています。
シフト管理・人員計画（WFM）特徴
先ほど紹介したように、シフト管理や人員計画（WFM）を行う上で、企業のサービス低下につながっては意味がありません。繁忙期や顧客が集中したタイミングで、1件あたりのサービス時間を軽減すれば、確かに顧客を待たせるようなことは避けることができますが、本質的にこれでは適切なサービスを行ったとはいえません。また一方で、常に大量の従業員を配置していたとしても、閑散期や顧客が少ないタイミングでは従業員も手持ち無沙汰に陥り、人件費だけがかかることになるでしょう。このようなジレンマを解消するのがシフト管理・人員計画（WFM）システムの特徴です。
顧客のニーズは常に移り変わり、ニーズも多様化していることから、何曜日の何時に集中するのかを予測するのは至難の業です。メディアへの露出や広告プロモーションなどを行う予定があればまだしも、明確に混雑予測を立てるのは難しいでしょう。ただ、シフト管理・人員計画（WFM）システムを導入することで、過去のデータをもとに適切な人員配置をある程度予測して算出することができます。面倒なシフト管理の工数軽減とともに、最善の人員配置を行うことでクオリティを維持した形でサービス提供を行うことができるという点でも期待されています。
シフト表を自動生成！シフト管理・人員計画（WFM）導入時のメリット
先ほどふれた面倒なシフト業務の軽減や最適な人員配置など様々なメリットが期待されているシフト管理・人員計画（WFM）システムですが、改めてそのメリット面についてポイントを絞って紹介していきます。
シフト表の作成など手間の軽減
従来のシフト表の作成には、まず従業員のシフト希望を募り、メールや電話で連絡・調整し、それを紙やExcelなどに入力、そこからさらに従業員の要望をふまえ微調整を繰り返してデータを精査といった形でかなり手間と時間がかかっていました。これに対してシフト管理・人員計画（WFM）システムを導入すれば、簡単にシフト表の作成につなげることが可能です。昨今ではスマートフォンのアプリも出てきており、従業員やパート、アルバイトの方でも簡単にシフト希望を出すことができ、それが自動でシフト表の作成につながります。
また、人員不足が想定される場合には、システムを通じて従業員にヘルプを求めることも可能です。個別にメールや電話で連絡を取らずとも、一斉に相談を投げかけられることができる点も、手間の軽減にもつながるメリットの一つでしょう。
その他、システムから自動でシフト設定できる点は、従業員にとっても1つ1つの希望シフトに対する理由を説明する必要もないため、非常に効率化が期待できます。
能力に応じた人員配置が可能
企業における人材は、勤務期間やスキル・能力によって様々います。このような従業員をシフト管理していく上で、どのタイミングで誰に勤務してもらうかという点は非常に重要になります。これも、シフト管理・人員計画（WFM）システムを活用すれば、能力やスキルに応じて無駄のない、最適な人員配置につなげることが可能になります。
シフト管理・人員計画（WFM）導入時のデメリット（注意点）
一方、シフト管理・人員計画（WFM）システムの導入には、メリット以外にデメリット要素も存在します。どのようなデメリットがあるのかも押さえておく必要があります。
コスト増加
シフト管理・人員計画（WFM）システムの導入には、当然費用がかかります。先ほどメリットでも紹介した工数軽減につながるとはいえ、システム導入にかかるコストが膨大になるのであれば、見直しを検討した方がいいでしょう。また、シフト管理・人員計画（WFM）システムはBtoC企業からの需要が増え、現在多くのシステムが展開されています。この中には、従業員を多く抱える大企業向けのものから、1店舗で運用しているような小規模企業向けのものまで様々あります。そのため、自社の規模に応じたシステムを選ぶ必要があり、且つ事前に導入する目的を明確化しておくといいでしょう。
給与システムとの連携ができない
一般的に展開されているシフト管理・人員計画（WFM）システムは、あくまでシフト管理に特化されており、その後の勤務状況や残業時間などの管理を把握する機能が無いケースがほとんどになります。そのため、従業員の給与計算などは別のツールやシステムをもとに管理する必要があります。シフト管理・人員計画（WFM）システムと勤務管理・給与計算システムとの連携ができるものも少ないため、現時点では別々に作業しなければならない点はデメリットとして挙げられます。
シフト管理・人員計画（WFM）を選定時のポイント
メリットデメリットについて紹介したところで、続いてはシフト管理・人員計画（WFM）システムの選び方についても紹介していきます。昨今、様々登場してきているシステムの中で、自社の目的を明確にした上で確認するといいでしょう。
①自社の勤務体系との適応
シフト管理・人員計画（WFM）システムが、自社の勤務体系に合致していなければ、導入したとしても運用しきれずに終わってしまいます。例えば、週単位でシフト調整しているのに、月単位でしか活用できないシステムであれば意味がないでしょう。自社がどういった勤務体系で、どのようなシフト管理を行い、最終的にどのようなシフト表を構築したいのかを把握した上で、それが活かせるシステムであるか確認すると効果的です。
機能面での充実
企業によって、シフト管理・人員計画（WFM）システムに求める機能は異なります。最低限のシフト表の作成だけでいいのか、勤怠管理まで求めるのか、外部のツールとの連携が必要なのか、このあたりも何を目的としてシステム導入を行うのか明確にし、システムの確認を行うと効果的です。
使いやすい仕様やインターフェース
シフト管理・人員計画（WFM）システムを活用するのは、シフトを管理する方だけではありません。実際にシフトを入力するのは従業員であり、その中には正社員もいればパートやアルバイトも含まれます。そのため、出来る限りシステムを扱う全てのユーザーが使いやすい仕様になっていることが重要です。複雑な仕様であったり、分かりにくいインターフェースであると、マニュアルの用意や従業員に説明する手間がかかり、結果工数と時間が発生してしまいます。可能であれば、トライアルで導入してみるなども検討してみると効果的です。
シフ人的資源を最大限活用しよう！ト管理・人員計画（WFM）事例や効果的な活用方法
では実際に、シフト管理・人員計画（WFM）システムを導入した企業の声としてはどういったものが多いのでしょうか？システム導入した企業から一番多い声としては、やはりメリットでも挙げた工数軽減が多くなります。今まで紙やExcelで管理していたものがシステムにかわり、集計の手間が減った点が事例として多い傾向にあります。また、シフト管理・人員計画（WFM）システム導入によってシフトや勤務状況を見える化することで、工数軽減とあわせて人件費の削減という点も企業からの導入事例として挙げられます。繁忙期や閑散期を予測し、従業員を効率的にコントロールして管理できるため、無駄な人件費を減らすことができ、且つ本来の業務に充てる時間を十分確保できるため、売上の面でも効果が期待できます。
シフト管理・人員計画（WFM）の主な機能
最後に、シフト管理・人員計画（WFM）システムの代表的な機能についても紹介していきます。各システム提供会社によって搭載されている機能は様々ですが、今回は一般的にどのシステムにおいても活用できる機能についてポイントとあわせ紹介します。
シフト希望の調整
カレンダーや日付・時間の表示とともに、従業員が入力しやすいフォーマットで構築されています。
シフト表の作成
従業員の入力した希望をもとに、シフト表に落とし込んで自動で作成することができます。作成されたシフト表は、ExcelやPDF等での出力、外部のデバイスへの転送などが可能なものもあります。
必要な人員の予測
過去のデータをもとに、シフトに必要な人員を予測する機能もあります。
繁忙期等を見据えたヘルプ調整
①や③の状況をふまえ、人員が足りなそうな場合には、従業員に対してヘルプを求める機能もあります。
上記以外にもシステム提供を行う各社によって様々な独自の機能が搭載されています。ただ、いずれも多機能だから効果的という訳ではなく、自社の目的をふまえて機能を選定し、活用するといいでしょう。
シフト管理・人員計画（WFM）のまとめ
いかがでしたでしょうか。
飲食店や美容院、エステや病院、クリニックなどをはじめ、BtoCの企業において従業員のシフト管理は非常に重要な業務である一方、しっかりと管理するためには手間や時間が非常にかかります。そのような中で、シフト管理・人員計画（WFM）システムを活用することで効率的に、且つ売上向上につながる運用を行うことが可能です。需要の高まりから、多種多様なシステムが多く登場してきていますが、これから導入を検討しているのであれば、自社の目的をふまえて効果的なシステムを選定し、最適なシフト管理・人員計画（WFM）につなげていきましょう。