自分では情報共有しているつもりでも、実際に相手に情報が伝わっていないケースも少なくありません。情報共有を怠ってしまえば、生産性の低下や大きなミスを招くことに繋がってしまいます。
近年では、コロナ禍の影響でリモート化などの業務形態の変化により今まで以上に情報共有が重要になってきています。

今回の記事では、情報共有ツール導入によって得られる効果。おすすめの情報共有ツールをご紹介していきます。

建設業など現場を抱える企業のための　現場情報共有ツール「SITE」 | 株式会社CONIT

●「SITE」は施工管理、現場管理をする企業の情報共有を円滑にするシステムです。
・常に最新図面
現場情報共有ツール「SITE」を使うことで、古い図面のまま施工に進むことがなくなり、手戻りが減ります。

・常に最新情報
「SITE」内で情報が一元管理されているので、現場の状況が担当者以外でもすぐに把握。

・写真整理時間０
「SITE」と連動しているアプリ「SITEチャット」で現場から写真を送れば「SITE」の専用フォルダに自動で保存。

・コミュニケーションが楽に
「SITEチャット」を使うことで、会話が記録され、いつでも見返すことができます。

・いつでも情報共有
「SITEチャット」にはビデオ通話機能も備えており、スマホのような端末さえあればどこからでもスピーディーに対応できます。

・報告１分
「SITE」内で管理している写真を活用して簡単に作成できるレポート機能です。

●「SITE」の強み！
・導入ラクラク
機能は「チャット」「スケジュール」「案件管理」の３つ。「SITE」は現場の使いやすさと定着を優先的に考え、必要な機能を3つに絞りました。無駄な機能がない分、使い方の幅は無限大です。

・特徴ある機能
「SITE」は機能を３つだけに絞り、操作画面も徹底的にシンプルにしています。
図面や写真を「通話しながら」共有することができます。まるで実際に会話をしているように、資料を共有し、指示、確認することができます。

・無制限に無料アプリと連携
ゲストとして無料アプリユーザーを無制限で招待することができる現場情報共有ツールは「SITE」だけ！しかも100名まで無料！※

●3つの機能で作業をカンタン効率化
①案件管理
案件ごとに顧客情報や現場資料が⼀元化されるので、管理が簡単。他にも、⾃動写真整理機能など＋αの機能で無駄な時間を削減。

②チャット
メール、電話、会議・訪問など、仕事で必要なコミュニケーションをよりスピーディーかつ効率的にします。建設業に合った仕様になっています。

③スケジュール
短期⼯事の⼯程表や、社内グループウェアとして、業務や会議などの予定を共有し、予定調整を容易にします。

※30ID以上の契約の場合

https://cloud.media-radar.jp/detail1479.html

情報共有ツール導入による効果

✓業務効率化
✓業務属人化の防止
✓コミュニケーション促進
✓ノウハウの蓄積

業務効率化

各自が保有している情報やノウハウを共有することにより、担当者に直接確認する必要がなくなります。
無駄作業・工程を減らせるため業務により一層集中できるようになります。また、担当者不在で確認が取れないなどといったリスク回避することができ、業務の生産性向上に繋がります。

業務属人化を防止する

情報共有が行われず、担当者しかわからないという状況に陥った場合、その業務自体が止まってしまう恐れがあります。日頃から情報共有を徹底していれば、そのような業務属人化を阻止してくれます。

コミュニケーション促進

情報共有ツールを導入すれば、Eメールなど既存の連絡手段と比べて手軽にコミュニケーションをとることが可能になります。
コミュニケーション活性化は現場の雰囲気向上にも繋がります。

ノウハウの蓄積

情報共有ツールの導入により、会社の重要な情報やノウハウを手軽に蓄積できるようになります。また、情報共有ツールの機能には検索機能が搭載されていることが多く、手軽かつ瞬時に知りたい情報を獲得できるため、業務の引継ぎなども即座に行うことが出来ます。

情報共有ツール選定時のポイント

✓目的用途に合っているか
✓使いたい機能が搭載されているか
✓自社で使いこなせそうな操作性であるか

目的用途に合っているか

情報共有ツールといっても、様々な種類の情報共有ツールが存在します。
チャット形式やファイル保存形式など様々なツールが存在するので、自社の目的に合わせた形式の情報共有ツールを活用する必要があります。

使いたい機能が搭載されているかどうか

情報共有ツールには、チャット・ドキュメント共有・スケジュール管理・タスク管理などなど様々な機能が存在します。
チーム・現場の状況によっては不必要な機能が搭載されていることも少なくありません。必要のないツールにコストをかけることを避けるためにも、チームや現場の状況を分析し、どのような機能が必要なのかを見極めてからツールを導入する必要があります。

自社で使いこなせそうな操作性であるか

実際に情報共有ツールを長期的に使用していくうえで、ツールの操作性や使いやすさは重要になってきます。操作性などを事前に確認したうえで、ツール導入が重要になってきます。
最近では、一か月無料プランや体験プランを用意しているツールも多く存在するので、使ってみて使用感を確かめてから導入してみてもいいかもしれません。

まとめ

今回は、情報共有ツール導入によってもたらされる効果からツール導入時のポイントまでを詳しく見ていきました。
情報共有ツール導入によって、今まで以上に業務効率化や社内コミュニケーション活性化を図ることが出来ます。

とはいえ、自社に合ったツールの選定が出来ていないと無駄なコスト発生や導入しても使いこなせない場合があるため、導入の際は細心の注意が必要になります。
自社に合った情報共有ツールを導入して業務効率化を図りましょう。