経費申請の1つである交通費精算ですが経費申請のなかで交通費の精算が最も多いです。営業活動等でリモートワークが多い中ですが交通費精算システムを導入することで交通費精算の業務を効率化することに繋げ、利点も多くあります。交通費精算において、申請者・経費精算の担当者の双方の悩みを解決することにも繋がります。この記事では、交通費精算における業務を少しでも効率化に繋げることができる交通費精算システムの概要やメリット・デメリットについて紹介します。
ジョブカン経費精算 サービス資料 | 株式会社donuts
ジョブカン経費精算は、経費精算の申請・承認・管理などの経理業務をクラウド化します
【ジョブカン経費精算でできること】
■Point 1 交通費精算
▽乗換案内連携
ジョルダンの乗換案内と連携し、金額を自動算出できる他、乗換案内で検索された実績や最安値の保証を視覚的に表示できます。
▽ICカード読み取り
鉄道系ICカードの履歴情報を取り込んで、交通費明細に反映させることができます
■Point 2 仕訳データ・FBデータの作成
▽仕訳データの自動生成
申請内容から勘定科目を判定し、自動で仕訳データを生成することが可能です。
ダウンロードした仕訳データを会計ソフトに取り込むだけで、経理処理が完結します。
▽FBデータの自動生成
経費精算の申請内容を元に、全銀フォーマットのファームバンキングデータを自動で生成します。出力したデータをオンラインで取り込むだけで、振込業務も完結します。
■Point 3 経路分岐
申請時に入力された項目によって、承認経路を自動的に変更することが可能です。
申請する情報を自動的に判断して、画面が切り替わることなくリアルタイムで経路が変更されるため、申請時のミスや申請者の負担を軽減します。
月額300円、豊富な機能。 交通費精算・経費精算システム『ハイ！経費』 | 株式会社オフィス24
普段、紙やエクセルで管理している経理上の業務（交通費精算・出張申請、精算・交際費申請、精算・経費申請、精算など）をクラウド管理することで簡素化し、誰でも申請しやすくなることで、効率化を実現したクラウドサービスです。
また、経費申請から振込データ作成まで一貫して管理できるため、経理業務を効率化。
事務作業にかかる時間を約72%削減も可能になります。
※詳しくは資料をダウンロードしてご覧ください。
様々な経費精算を見える化することで、不正・漏れ・ダブリ等を防止することができます。
そのため、人為コストの削減が可能です。
MAJOR FLOW Z KEIHI | パナソニック ネットソリューションズ株式会社
経費精算が劇的に変わる！「MAJOR FLOW Z KEIHI」
MAJOR FLOW Z KEIHIは、申請から支払処理までを一元管理できるWeb経費精算システムです。
Webブラウザで承認されたデータの計上処理や仮払・戻入金管理や支払業務が行えます。
仕訳やファームバンキングデータが、会計ソフトや銀行オンラインシステムと連動します。
「MAJOR FLOW Z KEIHI」は20年以上にわたって蓄積されたお客様の要望やノウハウが組み込まれた経費精算システムです。パッケージ版とクラウド版を用意しており、クラウド版は中堅企業や大企業でも満足頂ける充実した機能の数々を月額3万円（税抜）からお手軽にご利用頂けます。
製品ラインナップにはワークフロー、就業管理の３製品を用意。全てのサービスが同じ画面から使えるのでユーザに分かりやすく、マスタも共通のため、管理者のメンテナンスも簡単。ペーパーレスと業務効率化を簡単に拡張できます。
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交通費精算システムとは？
交通費精算システムとは、従業員が営業活動等の仕事において電車・バス・タクシー、ガソリン代など移動した際に発生する交通費を精算することです。
ここで混同されがちなのが旅費交通費です。そのため交通費と旅費交通費の違いを紹介します。
まず旅費交通費とは、出張する際に電車代・バス代など費用を要する出張交通費や出張先で宿泊する出張宿泊代等の会社の業務を遂行するために必要な旅費・交通費の勘定科目のことを言います。次に違いとして交通費は電車などを利用した通勤費、ガソリン代など頻繁に使用することが多く、勤務地の近場、近距離の移動でかかる費用のことです。一方で旅費は日々の通勤・勤務地以外の長距離の移動でかかる費用を指します。
２つの違いを理解して自社に適した交通費システムを選ぶことが重要です。
煩雑な交通費精算を自動計算！
手書きで入力することで経費精算の担当者や申請者のなかで悩みが発生していたが交通費精算システムを導入することでその悩みが解決します。申請者は、交通費の入力作業や交通経路の料金の確認が手間にかかるという悩みがあり、経費精算の担当者は、申請者が提出した申請書に記入漏れ・ミスがないかチェックする作業、申請から承認までに時間がかかるといった課題があります。そこで交通費精算システムには交通経路を検索してくれるツールと連携しているシステムが多くあります。連携されているツールに出発場所と到着場所を入力すると自動で経路を表示してくれます。結果、両者の悩みを解決することができ自動で交通費が計算されるため煩雑な作業が”簡易で効率化な作業へ”と導くことができます。
交通費精算の効率化！システム導入のメリット
自動で経路を表示・計算が可能ということを紹介しましたが他にどんなメリットがあるのか紹介します。
申請から承認作業がオンラインで完了
交通費精算計算システムを導入すると申請から承認作業がオンラインで完結します。システムがスマートフォンやタブレットに対応していれば簡単に交通費精算ができます。申請者は、経費を使用したときにすぐに申請ができるので外出の隙間時間や電車などの移動時間に申請することが可能です。経費精算の担当者も承認作業をオンラインで行うことができます。その結果、申請者・経費担当者の双方が場所に関係なくオンラインで済みます。
申請の際に人的ミス削減
申請者は交通費の申請を記入する際に料金等の記入漏れだったりミスをしたりする可能性があります。経費精算の担当者にとって記入ミスが多いことでより申請者への再度申請以来や再確認といった時間を要します。またシステムが記入のチェックをするためミスや不備がないか確認するので申請書の記入ミスを削減することが可能です。申請者・経費担当者の両者にメリットが生じます。
交通費精算システムのデメリット・注意点
ここまで交通費精算システムのメリットについて紹介していきましたが、デメリットや注意点も紹介していきます。
システムの操作性が簡易かどうか
従来紙を使用していた企業は、システムを導入する際に従業員にとって利用しやすい交通費精算システムなのかという点です。操作が難しいと従業員が申請する際にミスが発生する可能性もあるため注意する必要があります。頻繁に使用することが多いシステムだからこそ従業員が使いやすいシステムかどうか確認する必要があります。期日限定で無料トライアルもあるので検討に悩んでいる際はぜひ試してみてください。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法に対応しているかどうかで交通費精算システムを選ぶ必要性が出てきます。電子帳簿保存法は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」とのことです。電子帳簿保存法に対応していると紙で行っていたのが電子で可能となりペーパレス化だけではなくオフィスの省スペース化にも繋がります。そのため、もし自社で電子帳簿保存法に対応している交通費精算システムを導入したいとお考えの際は事前に確認するとよいでしょう。
交通費精算システムの効率的な活用法
ここまで交通費精算システムのメリット・デメリットを紹介していきましたがどんな効果的な活用法があるのでしょうか？ICカードに対応している交通費精算システムが数多くあります。ここではICカードを使った効果的な活用方法を紹介します。ICカードに対応していると手動に入力する工数を削減することが可能です。またICカードに残った履歴は実際に利用した金額が残っているため経費精算の担当者は交通費が妥当な料金かどうか調べるだけです。そして履歴が利用した分のみなので入力の不備・不正を回避することも可能となります。しかしICカードに残せる履歴にも制限があるシステムもあるためその点に注意が必要です。ICカードをより有効活用することで効果的に活用できるので導入した際にはぜひ参考にしてみてください。
交通費精算システムの主な機能
交通費精算業務を効率化するための機能はどんな機能があるのでしょうか？申請業務を削減できる機能が搭載されています。自社に合った機能がある交通費精算システムを導入しましょう！
交通費を自動的に計算
全従業員の交通費のチェックを経費精算担当者が行うには多大な時間や手間を要する業務は非常に大変です。しかし交通費精算システムを導入すると自動で交通費が計算する機能があると自動的にチェックが可能となり記入ミス防止につながるため、時間の無駄を省き他の業務の時間にあてることができるため業務の効率化となります。
交通系ICカード対応
先程交通費精算システムの効率的な活用方法でも紹介しましたが、交通費精算システムには、ICカードに対応できる機能が搭載されています。今では、多くの人が電車・バスで移動する際には交通系ICカードを利用しているためICカード対応している機能は必要不可欠でしょう。ICカードから運賃やルートを手入力せずにデータ化できます。
スマートフォン対応
スマートフォンに対応していることで、申請者は手軽にスマートフォンを使用して交通費を申請することができます。経費精算の担当者も従業員に催促をすることなく手間を省くことに繋がり双方にとってメリットが生まれます。また領収書をスマートフォンで撮影し、その画像データを使用することが可能なためスマートフォン上で交通費精算の操作を完了することができます。提出忘れ防止にもなるというメリットがあります。
交通費精算システムのまとめ
今回は交通費精算システムの概要について紹介していきました。自社にとって最適な交通費精算システムを選ぶ際に少しでも参考になると幸いです。交通費精算システムを導入することで業務を効率化することに繋がります。交通費精算の業務に時間に時間を要するといった課題を感じている方は交通費精算システムの導入を検討してみるのはいかがでしょうか。