近年、時間外労働、残業代の未払いなど労働時間に関する問題が出てきています。
労働時間の長さは労働意欲や生産性の低下を招くことが多く、それらを改善するために「働き方改革」が政府主導で進められています。
それを受けて企業では「業務効率化」を行うためにさまざまなツールが利用されるようになってきています。
そこでここでは業務効率化に最適なツールや業務効率化を進めていく手法や資料をご紹介いたします。
プロジェクト型ビジネスに最適化されたERP（ZAC Enterprise） | 株式会社オロ
ZAC Enterprise（ザックエンタープライズ）は、Webブラウザを通じてプロジェクト収支から組織全体の利益管理が出来る、クラウド型ERPパッケージです。
ソリューション
１．月次決算の早期化
経理業務のシステム化により経理作業、月次決算を大幅早期化
２．システム統合による業務効率化
システム統合により重複入力を無くし、業務効率化、フロー標準化を実現
３．プロジェクト収支の可視化
プロジェクト収支を正確かつタイムリーに把握し、収支向上を実現
４．個別原価計算の自動化
労務費・間接費配賦など仕掛計算のシステム化により、原価計算を省力化
５．未来の売上・利益予測
営業の見込段階から情報を一元管理することで、フォーキャスト分析を実現
６．管理会計にもとづく経営判断
豊富な管理会計レポートを迅速に出力、的確な経営判断をサポート
年間のアポ獲得数が300件UP！アウトバウンド特化型CTI | 株式会社Scene Live
リストナビゲーターは、インターネットとPCのみで利用できる
クラウド型アウトバウンドコールシステムです。
様々な作業のシステム化で業務効率が上がり、架電率を大幅に向上させ
最も効果的な戦略を実行していくことが可能です。
【営業方法に合わせた架電スタイルで効率の最大化を実現】
とにかく大量の架電がしたい方、１件１件時間をかけて架電したい方など営業方法は様々。
それぞれの商材にあった架電ができるように、５つの架電スタイルをご用意しました。
どの架電方法も共通して番号リストを読み込んでから架電のため、
番号を手打ちする手間が省け、効率UPが実現します。
CTIの中でも圧倒的に豊富な機能を標準搭載しているため
管理者・オペレーターが最大限に業務を効率化できる充実の機能を搭載しています。
中小企業向け業務管理ツール「ジョブマネ」 | ジョブマネ株式会社
ジョブマネは、ジョブマネ株式会社が提供するグループウェア・顧客管理・営業支援システムです。インターネットのクラウド上で社員のスケジュール管理や資料の共有、見積書や請求書等の帳票作成や管理ができます。各個人がどういった作業にどの程度取り組み、いくらの収益を上げたか等の情報も共有でき、効果的な売り上げの確保や業務効率化を目指せます。必要な情報や資料はパソコンとインターネット環境があればいつでもどこでも取り出せます。利用料は月額1,000円からで30日間の無料トライアルもありますので、是非お試し下さい。
※下記より無料トライアルのお申し込みが可能です。
https://secure.jobma.jp/tenants/free
企業間ファイル転送・共有サービス「GigaCC」 | 日本ワムネット株式会社
GigaCC ASPは、実績トップクラスの純国産、企業間ファイル転送・共有サービスです。
大容量ファイルのセキュアな送受信、社内外でのファイル共有、業務フローの効率化や自動化など、エンタープライズのファイル活用に適した機能を網羅しています。また、スモールスタートから全社利用まで幅広い規模で利用できます。
＜国内開発、国内運用、日本企業に最適化された各種機能＞
国内で開発され、国内のデータセンターで運用でされる純国産ソリューションであり、承認ワークフローなど日本企業の業務フローにマッチした環境を構築することが出来ます。
＜高セキュリティを確保しつつ、業務効率を向上＞
ポリシーに合わせたパスワード設定、ウイルスチェック、不正アクセス防止など、企業利用を想定した数々のセキュリティ機能を搭載。さらに、業務効率向上、コミュニケーション促進、グローバル活用などに適したさまざまな機能をラインアップしております。
業務効率化に向けた手法
業務効率化を進めていくために利用されているのが業務効率化ツールです。
しかし、具体的な使い方や目的を決定しないままやみくもに利用しても十分な効果を発揮することはできません。
そこでまず業務効率化を行うためにあらかじめ行っていくことを紹介していきます。
問題点と目的をはっきりさせておく
業務効率化ツールは生産性向上、労働意欲向上などを行うことができるものであり、海外産のツール、国産のツールなどさまざまなものが開発されています。
しかし、企業はその業種、営業スタイル、事業規模などそれぞれにまったく違っています。
また、その企業が抱えている問題点もそれぞれに違います。
そのため、「すべての企業にとって正解のツール」というものはありません。
その企業にとって適しているツールを探し出して利用する必要があるのです。
こういった理由によってツールを導入する際には、自社が抱えている問題を明確化し、それを解決できるためのツールを選ぶことがポイントとなります。
そのためには事前に、自社が抱えている問題点をはっきりさせる、従業員が不満に思っている点を洗い出す、効率が悪い点、トラブルが多い点を出しておく必要があります。
そういった問題点があって、どういった目的でツールを導入するのかを明確化することが重要なのです。
そのツールについて知っておく
ツールを導入する目的がはっきりすれば、実際に導入するツールを選んでいくこととなります。
その際には、そのツールはどういったものなのか、どういった機能があるのかを調べていくこととなります。
それぞれのツールによって「機能」「操作性」「コスト」などが違っています。
自社の問題点を解決できる機能が備わっていることが当然ですが、その他にも「操作性」「コスト」も重要なポイントとなってきます。
機能が多くなれば、当然できることは増えてくるのですが、その分操作が複雑になっていきます。
また、機能が多いほど導入コストやランニングコストが高くなります。
そのため、機能が多ければ良いというわけではなく、必要な機能があって、それが使いやすいものですかどうかが重要となってくるのです。
これらを押さえておかなければ、せっかくツールを導入しても「使いこなせない」「多額のコストだけがかかる」ということにもつながりかねません。
そして、サービスを提供している運営会社のフォローがどれだけあるかも確認しておきましょう。
運営会社によっては問い合わせ、クレームなどに即座に対応してくれる場合もあれば、あまり対応してくれない場合もあります。
やはり、サポート体制が整っている、カスタマーサービスがしっかりしているという運営会社のサービスが安心だと言えます。
導入後の展開を考えておく
業務効率化ツールを導入してうまくいかなかった会社でよくあるのが、「導入はしたが、それを適切に運用していない」ということです。
ツールは導入すれば、それですべて解決するわけではありません。
むしろ導入してからが重要です。
誰が、どのように利用していくのか、ツールを導入したことでどういった結果が出ているか、ということを調査し、その経過を見た上で適切に利用していかなければいけないのです。
適切に運用していくための体制を作っていくことがポイントだと言えます。
業務効率化するためにはどんなツールがある？
業務効率化を進めていくためにはその会社に必要なツールを導入する必要があります。
ただ近年、業務効率化ツールは多くの会社がサービスを提供しているので、どういったツールがあるのかを知っていくことが重要です。
ここでは代表的な業務効率化ツールを紹介していきます。
RPAツール
「RPAツール」とは「ロボティック・プロセス・オートメーション」のツールです。
その名前の通り、単純な事務作業や毎日行われるルーティンワークを自動化することができます。
データの入力や帳簿の作成、DMの送信などの作業を行うことができることで、人間の労働力を大きく削減することができます。
特に単純作業に適しているので、こうした作業が多い業種、部署などで活躍します。
電子契約システム
こちらは近年増加している「ペーパーレス」「印鑑省略」などを可能としたツールです。
従来のように紙媒体の契約書を利用することなく、電子データで契約を締結するものです。
従来の紙媒体の契約書では紙の使用、印刷、押印（捺印）といった手間がかかっていました。
しかし電子契約システムを利用することで、これらの手間を省くことが可能となるだけでなく完了するまでの時間も短縮することができます。
また、これらの契約書関連の業務が削減されることで、担当事務員などの負担を軽減することができます。
ワークフローの電子化
休暇や出張の申請、備品の購入や経費の精算申請などはそれぞれの書式に記入した上で、管理職などの承認を得るというのが一般的な流れであり、これを「ワークフロー」と呼んでいます。
しかし、紙媒体で提出する際には、書式に記入した上でそれぞれの担当者に承認をもらっていくことになるので、時間と手間がかかります。
こうした一連の流れを電子化するのがワークフローシステムです。
一連の流れを電子化することで、自宅からでも提出することができるようになるだけでなく、担当者に直接提出することができるので、決済がおりるまでの時間を短縮することが可能となっています。
出張先からの提出や自宅からの提出ができるので、いちいち出社して提出する手間もかかりません。
WEB会議ツール、チャットツール
新型コロナウィルスの蔓延によって増加した在宅勤務、テレワークによって注目されたのがこの「WEB会議ツール、チャットツール」です。
会議やミーティングを出社して会議室で行う必要がなく、インターネット環境さえ整っていればパソコンやスマホなどの端末で外部からでも参加することができるというものです。
一同を会議室に集めて会議を行うには移動時間や交通費のことを考える必要があったのですが、WEB会議であれば、それらを考える必要がありません。
また、自宅でパソコンやスマホがあれば利用することができるので、比較的簡単に導入しやすいというツールでもあります。
業務効率化ツール導入時のメリット・デメリット
業務効率化ツールを導入する際にはメリットとデメリット（注意点）があります。
それらを的確に理解しておくと効果的に利用することができます。
業務効率化ツール導入時のメリットとは
まず手間、時間、コストを軽減することができるということが大きなメリットです。
単純作業を自動化する、移動の手間を省く、電子化することで迅速に対応するということが可能となるので、それらにかかっていた時間や手間を削減することができます。
また、交通費や人件費を削減することができるので、コスト削減にもつながってきます。
そして、作業効率、生産性の向上があります。
単純作業をツールを使って行うことで作業効率が上がるだけでなく、ミスも減らすことができます。
簡単な作業を自動化することで従業員にも心の余裕が生まれることとなります。
そうして作業効率や生産性を向上させることができるのです。
業務効率化ツール導入時のデメリットとは
作業効率化ツールを導入する際に注意するべき点がいくつかあります。
まず「導入コスト」「ランニングコスト」がかかってくるということです。
ツールソフトを買い切りの場合は導入時に費用がかかってきますし、月額制などの場合は毎月ランニングコストがかかってくることとなります。
また、すでに社内で使用しているシステムと連携できるかどうかも重要となります。
データの連携などができない場合には、効率的に利用することができなくなることがあります。
これも事前に確認しておく必要があります。
業務効率化ツールの効果的な活用方法【生産性向上編】
業務効率化ツールを利用する目的の一つに「生産性向上」があります。
これは「人員や時間に対してどれだけの成果が出るかの効率」を指したものです。
生産性向上は決められた人数や時間で、より大きな成果を出すということなのです。
業務効率化ツールは、それを導入することで人員や時間自体が増加するわけではありません。
逆に、その作業に必要な人員や労働時間を減らすことを可能とするものです。
つまり「リソース（人員や時間）」を減らすことで、生産性を向上させることが可能となるのです。
業務効率化ツールの効果的な活用方法【従業員満足編】
業務効率化ツールは単純に生産性を向上させるだけでなく、従業員の満足度を向上させる効果もあります。
これは、業務を効率化することで、労働時間、残業時間を短縮できるということや、単純作業を自動化することで作業ストレスの削減をすることが可能となるからです。
こうして従業員満足度を向上させることが、結果的に作業効率を向上させることとなり、より企業に大きな利益をもたらすことにつながっていくのです。
業務効率化のまとめ
業務効率化ツールは社員の士気を高める、企業の作業効率を向上させる、といった効果をもたらすことができるツールです。
数多くのツールのサービスが提供されていますので、それぞれの特徴をつかんだ上で、自社に必要なものを選んでいくと業務効率化を実現させていくことができるでしょう。