議事録とは、一般的には、会議等で話あった内容を忘れないように記録することを指します。
議事録が無いと会議で何を話したか何が決まったかが不明瞭となってしまう可能性があるため、会議を行う上では非常に重要であり、正確性を求められます。
そんな議事録作成を簡単にすることが出来る議事録作成ツールとはなにか、必要性やメリットも合わせてご紹介していきます。
議事録作成ツールとは
議事録作成ツールとは、ビジネスシーンを中心に日々多く行われている会議や打ち合わせの記録や共有に必須となる議事録を、一から手動で対応するのではなくツールを活用することで効率的に作成・編集するツールのことを指します。従来の議事録では、会議自体を録音や撮影し、そのデータをもとに手書きのメモとともに作成するのが一般的であり、会議に参加する人数が多くなったり、会議自体の時間が長くなればなるほど議事録の作成には多くの工数と時間がかかっていました。この手間を、音声データなどをもとに議事録を自動で作成することで、業務効率を大幅に向上させることができます。昨今ではテレワーク（リモートワーク）の推奨もあり会議体の増加とともに議事録を作成する機会も増えています。さらに、議事録作成ツールは会議や打ち合わせ以外にも講習やセミナー、商談や社内の面談など様々な用途でも活用可能です。これまで以上に議事録を作成する機会が増えていることから、議事録作成ツールも注目を集めています。
議事録作成ツール必要性
そもそも議事録自体の作成には、会議や打合せにて決定した事項を明確にし、共有するという目的があります。議事録は会議体の備忘録ともなりますので、その内容を会議に参加していない担当者にも共有することで、業務を円滑に進めることができるようになります。
複数の会議体が頻繁に行われている場合には、会議で決定した内容がどの会議のもので、何を行わなければならないのか分からなくなることも起こり得ます。
そのような際にも議事録は正式な会議のエビデンスとして残るため、ビジネスシーンにおいては欠かせないものとなります。
とはいえ、毎回の会議や打ち合わせのたびに議事録を作成していくことは非常に工数と時間がかかります。
オンラインによる会議や打ち合わせが増えたことにより、議事録を作成する機会も増加した背景もあり、いかに議事録作成を効率化できるかが重要な問題にもなってきています。
このような背景や要因もあり、議事録作成ツールの必要性が高まってきています。
議事録作成ツール導入のメリット・デメリット
ここまで議事録作成ツールの概要について紹介してきましたが、続いてから議事録作成ツールを導入することのメリットやデメリットについても紹介します。
議事録作成ツール導入のメリットとしては、大きく4つのポイントが挙げられます。
①議事録の作成・編集作業の簡略化
まず挙げられるメリットは議事録の作成や編集における作業の効率化・簡略化です。議事録作成ツールを導入すれば、会議や打ち合わせの音声をもとに簡単にテキスト化することが可能です。
単に文字起こしのように発言内容をテキスト化する以外にも、誰がいつどういった発言をしたのか、発言者ごとに時系列でまとめることもできます。
音声をもとに自力でテキスト化するには、何度も音声を聞き直したり、会議内でのメモを見直したりと相当の手間がかかりますが、この点をより簡略化して作成できる点が大きなメリットの一つとなります。
②タスク内容や重要事項の抽出及び集約
近年の議事録作成ツールでは、単に文字起こしを行うだけでなく、AIを活用することで会議内容からタスク内容や重要事項を抽出し、それを集約化する機能を搭載したものも多く登場してきています。
例えば、会話内容から決定事項やタスク、重要事項などを抽出し、納期や期限とともにタグやラベル付けして議事録化することも可能です。
ポイントを明確にした議事録は、今後の業務においても有効活用することができます。
③多言語対応
従来の人力による議事録であれば、多言語対応私用とした場合には通訳したものを議事録化するか、議事録化したものを翻訳する必要がありました。
ただ、昨今の議事録作成ツールでは、多言語が入り混じった会議体であっても議事録作成時に必要な言語でまとめることが可能です。
グローバル化が進む昨今において、英語だけでなく中国語や他の言語が入り混じった会議体は往々にして起こり得ます。
このような場合にも瞬時に対応できる点は議事録作成ツールのメリットの一つとなります。
④会議内容の見える化
議事録作成ツールによっては、AIなどをもとに会議の音声データなどから頻出するキーワードを抽出し、分析することができる機能もあります。
このような機能を活用すると、普段の会議や打ち合わせ自体の質を向上させたり、教育として活用することも可能になります。
また、商談などの内容を見える化すれば、顧客のニーズや効果的なキーワードなどを導き出すことで、成約につなげることも期待できます。
議事録作成ツール導入のデメリット
一方で、議事録作成ツールの導入にはデメリットもあります。
これから導入を検討している際には、注意点として押さえておくと効果的です。
①AIによって音声認識の精度に差がある
AIを活用した議事録作成ツールの場合、AIの精度や質によって作成される議事録のクオリティが大きく変わります。
いくらAIであっても、会議内で無駄な会話が多ければ余計な情報を与えるだけになりますし、雑音が含まれれば正確な議事録の作成にはつながりません。
議事録ツールを最大限活用するためには、質の高い会議体が求められます。
②議事録作成後に確認は必要
いくら議事録作成ツールを活用したとしても、そのまま正式な議事録として活用できるわけではありません。
誤った変換や別の意味で認識されるケースは起こり得ますので、必ず担当者によるチェックは必要になります。
そのため、確認や修正が全くゼロになるというわけではありませんので、注意が必要です。
議事録作成ツール選定時のポイント
では、議事録作成ツールを導入しようと考えた際に、どういったツールを選定すればいいのでしょうか？
議事録の需要が高まる中で、多くの議事録作成ツールが提供されていますが、その中で効果的な選定ポイントについていくつか紹介していきます。
①音声認識を行うAIの精度
まず確認すべき点は、音声認識を行うAIの精度です。デメリットでも紹介したように、AIの精度が低ければ、全く会議内容と関係のない議事録が出来る可能性もあります。
どれだけ優れたAIを搭載した議事録作成ツールであっても、最後に担当者によるチェックは必須となりますが、チェック時に修正が大量に発生するようであればツールを導入した意味がありません。
ツールによってはトライアル期間が設けられた場合もあるため、必ずAIの精度に関しては一度確認しておくと効果的です。
②セキュリティ対策
現在提供されている議事録作成ツールの多くは、クラウド型で展開しているものが一般的になります。
そのため、セキュリティ対策に関しては必ず確認しておくことが重要です。
クラウド型の場合、会議や打ち合わせの音声データをアップロードし、議事録化されたものをダウンロードする形が多くなります。
その際、セキュリティ対策が弱ければ、会議内容の音声データがそのまま流出する可能性も高まります。
会議内容は社内の機密事項や重要な内容が多くなりますので、セキュリティ対策は十分考慮しておくと効果的です。
③多言語対応の精度
メリットの中でも紹介したように、議事録作成ツールの多言語対応はグローバル化が進む昨今において重要な機能の一つとなります。
多言語に対応していなければ、議事録化した内容を再度翻訳する手間がかかります。
自社の商材やサービスのターゲットや市場を加味した上で、会議や打合せ時にグローバル化対応の可能性が少しでもあるのであれば、多言語対応した議事録作成ツールを選定することが重要です。
議事録作成ツールのご紹介
上記を踏まえた上でいくつか議事録作成が可能なツールをご案内いたします。
もしご興味をお持ちいただけましたら是非ダウンロードしてみてください。
Group Task | ピーアールジャパン株式会社
このシンプルなタスク管理 & 情報共有ツールで
「Group Task」
チームの仕事が快速になります!
Group Taskは、
会社のメンバーやチームに
仕事をサクッと依頼でき、
進捗状況を簡単に管理できます。
よくあるタスク管理ツールとの違い
1シンプルで必要十分の機能だから迷わない
見た目の派手さを控えて、継続的な使用にもストレスを感じにくいデザインにしています。
機能の使い方を学ぶ必要があったり、迷うようなタスク管理ツールが多い中、理解しやすく簡単に使える機能だけで構成されています。 パソコンやスマホを使える人なら、すぐに使えます。
2仕事を依頼されたメンバーが自分の仕事に集中できる
ログイン後に表示されるダッシュボードには自分に依頼された仕事（タスク）だけが表示されているので、 集中して仕事をこなすことができます。また、処理した仕事はダッシュボードから消えるので達成感があります。
3マネージャーやチームリーダはタスクの状態管理ができる
マネージャーやチームリーダだけが、所定のページで発行済のタスクを一覧でき、タスクの状況把握ができます。 また必要に応じて、タスクを終了させたり、リスケすることもできます。
権限のないメンバーに余計な時間を取らせたり、勝手にステータスを終了されたりといったことをなくします。
4「仕事の見える化」ができます
テレワークでも、オフィスでも各メンバーが今どんな作業をしているのか、各タスクにどれくらいの時間をかけているのかが簡単にわかります。
その他、日報の報告、閲覧機能を備えています。
5情報を効率的に蓄積、共有、活用できます
グループ内のメンバー共有の文書やリンクを追加、編集、閲覧出来ます。文書やリンクごとに、閲覧可能なメンバーを設定出来ます。各種マニュアル、議事録、仕事上のリンクなどをひとまとめに出来ます。
6無料でも継続して使えます
フリープランの利用期間は、無制限(一部利用制限があります)です。タスク数がそれほど多くない会社やチームは無料でご利用を継続できます。
仕事が快速に変わる5つの仕組み
1.作成されたタスクを即座に通知
メール、WEB通知、slackなどの複数の方法を使って、メンバーへタスク依頼を即座に通知します。 メンバーのタスクの確認およびスタートが早くなります。
2.期日順にタスクを表示
メンバーのダッシュボードでは、自分に依頼された仕事（タスク）だけが期日順に表示されます。 上から順番に仕事すればよく、仕事の順番に迷いません。
3.タスク依頼者には期日遅れのタスクを表示
タスク依頼者のダッシュボードでは、自分が依頼したタスクで期日が過ぎているものがあれば目立つように表示されます。 期日を常に意識させるので、遅延が少なくなります。
4.進捗報告の要求が簡単にできる
タスク依頼者は、進捗状況の気になるタスクの状況報告をボタンを押すだけで要求できます。 停滞気味のタスクもすぐに回り出します。
5.モバイルでも使えます
移動中などでもスマホやタブレットでも、PC同様に作業できます。いつでもどこでも、チーム全体の仕事の流れを止めません。
グループに関する機能
・仕事の見える化
テレワークでも、オフィスでも各メンバーが今どんな作業をしているのか、各タスクにどれくらいの時間をかけているのかが簡単にわかります。
・グループ切り替え
一つのアカウントで複数のグループに所属することができます。それらのグループはメニューバーより簡単に選択することができます。 ただし、一つのアカウントで作成できる（グループのオーナーになれる）のは、一つのグループのみです。
・メンバーの招待
グループのオーナーおよびマネージャーは、他のメンバーを招待することができます。
・顧客の招待
グループのオーナーおよびマネージャーは、顧客をグループの特定のカテゴリーに招待することができます。顧客と担当者の連絡やマネージャーを含めた進捗状況の共有が可能です。
・マネージャー権限の設定
グループのメンバーのうち、特定のメンバーをマネージャーとして設定し、カテゴリーの作成・編集権限やメンバーの招待など、オーナーと同じような権限を持たすことができます。
カテゴリーに関する機能
・利用メンバー指定制限
カテゴリーごとに利用メンバーを設定出来ます。
タスクに関する機能
・タスクの依頼追加、編集、削除
他のメンバーにタスクを依頼することができます。またタスクの作成者は、タスクの編集や削除が行えます。
・優先度、担当者、期日の設定
タスクには、優先度や期日、担当者を設定できます。
・複数メンバーへのメッセージが可能
同じタスクを同時に複数メンバーに依頼することができます。またこの機能は、複数のメンバーへの一斉連絡として使うこともできます。
・定期タスクの作成
繰り返しタスクを簡単に登録できます。定期指定されたタスクを終了すると、同内容のタスクを新規登録する画面となりますので、次の期日を設定して登録をすることが出来ます。周期がパターン設定されるよりも、柔軟な期日設定（土日祝日に重ならない月末の期日設定など）が出来ます。
・子タスクの作成
タスクの下に、子（サブ）タスクを複数作る事が出来ます。タスクをマイルストーンごとに分割したり、複数のメンバーに分担して依頼するのに便利です。
・進捗報告要求
タスクの作成者（依頼者）は、担当者（依頼されたメンバー）に、タスクの進捗状況をボタン1つで、要求することが出来ます。進捗状況が気にかかるタスクの把握や、遅延しているタスクの解決を支援します。
・マイタスクでの期日・優先度順表示
自分が担当しているタスクやレスポンスしなければならないタスクのリストを期日と優先度で順番に表示します。これにより、効率的な作業順を常時提示します。
・画像挿入、ファイル添付
タスクのメッセージのやり取りの中で、画像を挿入でき、説明がビジュアルで伝わりやすくなります。また、ファイルの添付（代表的なファイル形式やZIP ファイルなど）も出来ます。
・HTMLなど書式ありペースト可能
webページの一部をコピーペーストすると、そのままのデザインでメッセージに取り込み可能です。また、その書式をクリアすることも可能です。
・引用可能
タスクのメッセージ本文の中に、原稿文章やスクリプトコードなどを独立して挿入可能です。これにより、作業の指示がわかりやすく伝えることが出来ます。
・テンプレート
同じタスクを依頼することが多い場合は、テンプレートを利用すると便利です。テンプレートに保存した内容を呼び出して利用することで素早くタスクを発行することができます。
個人・セキュリティに関する機能
・メール、Webプッシュ、slackでの通知機能
メール、Webプッシュ、slackで自分宛のタスクや、自分に関係あるカテゴリーのタスクの更新情報が通知可能です。選択してご利用出来ます。
・二段階認証
webページのログインフォームによるアカウント/パスワードの確認以外に、さらにセキュリティコードによる確認を別のルートから行い、本人によるログインの信頼性性を高めます。
・グローバルIPアクセス制限
グループごとにサイトにアクセスできるグローバルIPを複数設定できます。登録されてないIPからのアクセスは遮断されます。
・ログインログ
各アカウントのログイン情報を表示します。 疑わしいログインを確認できます。
その他
・共有文書
グループ内のメンバー共有の文書やリンクを追加、編集、閲覧出来ます。文書やリンクごとに、閲覧可能なメンバーを設定出来ます。各種マニュアル、議事録、仕事上のリンクなどをひとまとめに出来ます。
・CSVインポート
redmineなどの他のタスク管理システムを利用していた方が、Group Taskにスムーズに移行するためのツールです。元のタスク管理システムのチケットの題名、カテゴリー、作成者、担当者、期日をインポートし、Group Taskから元のシステムのチケットにリンクを貼ります。これまでの進捗は元のシステムで確認し、今後の進捗はGroup Taskで進めることが出来ます。これにより、シームレスにGroup Task に移行することが出来ます。
・モバイルフレンドリー
すべての操作は、パソコンだけでなく、スマートフォン、iPhone、タブレットからでもしやすくなっています。
ペーパーロジック電子契約 | ペーパーロジック株式会社
請求書・納品書など契約以外の法定保存文章も全て電子化
■法定保存文章全般へ広く対応
契約書にとどまらず請求書や納品書、取締役会議事録など幅広い文章へ対応
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請求書･納品書など発行者を証明し相手先へ送信する文書
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■法的保存
非改ざん性証明（タイムスタンプ検証）や長期保存が必要な文書
・スキャナ保存/電⼦取引書類対応（改変できない仕組）
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■共有フォルダ
特定部門や取引先等と共有する文書
・ファイル/フォルダへのアクセス/ダウンロード権限設定
・URLの発行による社内外とのファイル共有
・PDF以外のファイル形式へも対応
議事録作成ツールまとめ
いかがでしたでしょうか？
テレワーク（リモートワーク）の推奨もあり、オンラインの会議が増えたことで、議事録を作成する機会も総じて増加傾向にあります。
議事録は、会議内容の共有やその後の業務を円滑に進行していくためにも欠かせない資料となりますが、会議ごとに作成していくには非常に多くの手間と時間を要します。
このような業務効率化として議事録作成ツールの導入は非常に効果的です。単に文字として簡単に残すことができる以外にも、AIを活用することで要点ごとに分かりやすくまとめることも可能です。
今回紹介した内容も参考に、自社の議事録作成を効率化し、意味のある会議体の運営につなげていきましょう。