文書電子化ツールとは？
ペーパーレス化が進む今、給与明細や勤怠の集計等、様々な書類を電子化して一括管理可能な、様々な企業における文書電子化システムの導入、利用が広がっています。紙の文書を電子化しておくと、環境に優しいのみならず、管理が楽になり、検索や編集、共有といったデジタルデータならではの機能を使うことが可能になる等、メリットは様々。業務効率化に最適です。
この記事では、文書電子化ツールに関するクラウドサービスの資料をいくつか掲載しています。気になる資料は是非ダウンロードしてみてください。
Web給金帳Cloud
「Web給金帳Cloud」は2334社120万人への導入実績を誇る「Web給金帳 V3」の完全クラウド型サービスです。給与明細をはじめ、賞与明細や源泉徴収票などの明細電子化はもちろん、電子化したあらゆるオフィス文書を対象の従業員へ一括配付できます。従業員はパソコン・スマートフォンから自由に閲覧できます。クラウドサービスのため、サーバーの構築や管理が一切不要、わかりやすい配信ステップと操作画面でパソコン操作が苦手な給与担当者でも簡単に導入・運用ができます。
BtoBプラットフォーム 契約書
企業間における契約書の締結・管理・ワークフロー（社内承認）を電子化し、Web上で一元管理できる仕組みです。最新のブロックチェーン技術により、契約内容の信用性（機密性）を確保。契約書のペーパーレス化により、スピーディーな契約締結と業務の軽減、印紙代や郵送代といったコストの大幅削減が実現します。
ProActive for SaaS
マイナンバー、IFRSなどの制度対応をはじめ、多様な業務要件に適合する超寿命ERP「ProActive」の標準機能を月額費用で利用できるサービスです。短期間での導入、システムのTCO低減など、SaaSとしての多彩なメリットを享受いただけるクラウドERPです。
制度対応やバージョンアップなどにスピーディに対応。セキュアなクラウド基盤で提供するサービスのため、セキュリティも万全です。
◆ 標準機能に加えて、一社一社の業務内容にフィットした多様な機能を提供
経営革新が求められている中、価値を創造する人材を支援する人事システムは経営戦略そのものであり、100社100様のニーズがあります。 ProActive E² （プロアクティブ）人事管理では、標準機能に加えて各社の業務内容にフィットした多様な機能を提供し、一社一社のニーズにきめ細かく対応します。
また、関係会社を含めたグループ内全社員のデータをProActive E²人事管理で一元管理します。
◆ 人事への各種申請を電子化するセルフエントリー機能
住所変更や扶養家族の増加に伴う各種身上異動申請の電子化を実現し、ペーパーレス化、決裁までのスピード向上を実現します。
また、各種申請の承認ルートは、ProActive E²の承認ルート定義機能を用い、お客様の社内ルールに合わせて、柔軟に設定することができます。
◆ 非定型なレポート出力をサポートするデータ検索・出力機能を保持
非定型なレポート作成を行う際、ProActive E²人事管理から必要となる情報を検索し、出力することが可能です。また、検索条件は柔軟に設定することができ、その条件を保存することにより、次回以降のレポート作成業務の負荷を軽減します。
◆ 多様化する雇用形態にきめ細やかに対応できる雇用契約管理機能
ProActive E²人事管理では、正社員・契約社員・外国人労働者など、雇用形態や国籍の異なる社員の情報を一元管理します。また、嘱託や派遣社員、パート、アルバイトなど、正社員以外の雇用形態についても、多様な契約情報を個別管理できます。就業する曜日や、曜日ごとの就 業時間、週所定労働時間、時給等、きめ細やかな管理が可能。時給等の支給単価情報は、自動的にProActive E²給与管理へ連動します。
給与明細 電子化システム「e-navi給与明細」
WEB給与明細サービス「e-navi給与明細」は、給与ソフトで作成された給与明細/賞与明細/源泉徴収票を電子化し、PC/携帯/スマホで閲覧するシステムです。シンプルな操作でマニュアル要らず。スマートフォンでの閲覧にも標準対応しています。
お客様のニーズによりクラウド型の「WEB版」、パッケージ型の「メール配信版」の２種類から選択できます。
■給与ソフトとの連携が容易！
ご利用中の給与ソフトからＣＳＶファイルを出力し、e-naviに取り込むだけ。取り込み時にWEB公開日時を指定できるので、毎月の操作はこれだけです。
■シンプルな操作でスグに使える!
シンプルな操作性で、誰でも簡単に使えます。
給与明細の公開後は、いつでも好きな時にＰＣ／携帯／スマートフォンから閲覧できます。
■給与明細公開時の予約ができます！
事前に給与明細の公開日時が指定できます。
指定した日時に自動的にＷＥＢサイトに公開、またはメール配信され
ます。
この為、給与支払日に当事者が不在の場合でも配布できます。
■源泉徴収票も電子化できます！
源泉徴収票もCSVファイルから取り込む事で電子化できます。(PDF形式で公開)
源泉徴収票も公開日時の指定ができます。
※源泉徴収票はオプションです。
■一斉連絡に使える
同報メール機能を搭載！
登録済みのスタッフから複数選択して、一斉にメール配信できます。
例えば「差し込み文字」を使用して本システムのユーザーID・パスワードを通知しする事ができます。
また社内報などスタッフ全員への一斉連絡が必要な場合にご活用いただけます。
■安心のセキュリティ対策！
堅牢なデータセンターで管理されており、個人情報は全て暗号化し保存しています。通信は全てSSL暗号化で行います。
さらにグローバルIPアドレス制限を行う事で、管理者用ソフトの利用を事業所内のみに制限する事ができます。
※本内容は、WEB版に適用されます。
■電子化の同意確認も
PC/携帯/スマホから行えます!
明細書を電子化する際、事前に従業員からの同意が必要ですが、e-naviでは従業員向けWEBサイトから同意確認を行えます。
※WEB版の機能となります。
■給与明細閲覧用WEBサイトの
着せ替えができます！
給与明細閲覧用ＷＥＢサイトの着せ替えができます。
例えば、御社のロゴを表示したり、ヘッダ部の背景色を変更する事ができます。
※着せ替え機能はオプションです。WEB版の機能となります。
ICカード勤怠管理システムSPEASIC（スピーシック）
ICカード勤怠管理システムとは、ICカード（交通系：Suica/PASMO/ICOCAなど、流通系：nanaco/waonなど、Edy、おサイフケータイ、マイフェア：入館証・社員証）を活用することで、出退勤時刻・場所を記録することで、社員やパート・アルバイトなどの勤怠管理を行うクラウド型のタイムカードシステムです。また勤怠管理に必要な残業時間・有休・休日出勤（それに伴う振休や代休）などの申請・承認、シフト勤務の管理なども同時に行うことができるのがICカード勤怠管理システムの特徴です。
いつもご利用されているブラウザでご利用頂け、ソフトウェアのインストール・更新などご面倒な手間なくご利用頂ける勤怠管理システムです。
エスピーイー株式会社はICカード勤怠管理システムSPEASIC（スピーシック）を開発しました。ICカードで出退勤の打刻をして電子タイムカードで管理し、勤務時間の集計、残業時間の集計、各種申請の電子化を実現しました。ICカード勤怠管理システムSPEASIC（スピーシック）を導入することでタイムカード集計の手間を無くし、正確なデータを取得します。また働き過ぎの従業員にはアラートを出すなどの対応も可能になります。ICカード勤怠管理システムSPEASIC（スピーシック）はミスを無くし業務改革を実現します。
■ICカード勤怠管理システムSPEASICの導入効果
勤怠管理ICカード勤怠管理システム SPEASIC（スピーシック）は、タイムカードの作成をWebブラウザ上で行います。 ユーザーの操作が必要な「打刻時刻の修正」「各種届出の提出」「提出済み届出の管理」「勤務表の印刷」がタイムカードページに集約されているので、複雑な操作は必要ありません。
打刻はネットワーク対応ICカードリーダとICカードを使って行います。 登録できるICカードは、Suica、PASMO、ICOCA、PiTaPaなどのFeliCa方式に対応しており、わざわざ別なICカードが増やす必要はありません。
給与明細書をWebで電子化「フォーカス給与明細クラウド」
１．特定の給与計算ソフト（弥生給与、給与奉行）にあわせた仕様だから「簡単」
■最短2分で処理完了！
せっかく明細書発行の手間を効率化しようと導入したものの、毎月の運用が難しいようでは本末転倒です。「フォーカス 給与明細クラウド」なら、給与計算ソフト（弥生給与、給与奉行）からエクスポートした計算結果を、加工することなくそのままデータセンターサーバにアップロードするだけで処理完了です。
※「for all」は、お使いの給与計算ソフトから出力したcsvファイルの内容により加工が必要な場合があります。
■支給日当日に明細書配布のタイミングを計る必要がなくなります
閲覧開始日機能を併用すれば、支給日前にあらかじめアップロードを終えておくことができます。
これにより、支給日を迎える時点で確実に明細が閲覧できるようになります。
２．クラウドサービスなのでいつでもどこでもアクセスでき 「便利」
■インターネットにつながる環境ならどこでもアクセスが可能
社内だけでなく、外出先やご自宅などから24時間アクセスが可能です。また、携帯電話、スマートフォンからのアクセスにも対応しているので、1人1台のPCが貸与されていない事業所様や、時給者、直行直帰の勤務形態が多い業種の方でもご利用いただけます。
■過去分の明細書再発行の手間が省けます
過去分は最大3年分の保持が可能です。
明細書は閲覧だけでなく必要に応じPDF出力もできるので、再発行の対応等給与担当者様の負担軽減につながります。
３．セキュリティ面も 「安心」
■運用サーバは国内大手データセンタサーバを採用
運用サーバは安定稼動に定評のある国内大手データセンターサーバを採用。
またSSL（暗号化通信）の実装により、通信経路上の「盗聴」や「データ改ざん」を防止しています。
■ログインパスワードの暗号化処理
ログインパスワード発行後、自動で暗号化されるのでセキュリティ面も安心です。
■４．クラウドサービスだから 「低価格」
導入時の手間やコスト面でのハードルがありません
プログラムのインストールが不要なクラウドサービスだから、サーバの構築などの手間やコストも一切なし。
■弊社から発行する貴社専用の「法人ID/PASS」で、すぐに運用を開始できます。
毎月のランニングコストも分かりやすい
月々のお支払は毎月のご利用人数に応じた月額利用料のみ。初期導入費用も低価格です。
※最大で２ヶ月間（お申込月から翌月末まで）無料でご利用頂けます。
※フォーム送信後３営業日以内に、お試しのID/PASSを発行いたします。
Web完結型クラウド契約サービス「CloudSign（クラウドサイン）」
クラウドサインは、無料で利用可能な日本初の Web 完結型クラウド契約サービスです。当サービスは、事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名が施されるサービスです。また電子署名が施された書類の保管、管理もサービス上で行うことができます。
＜契約の締結の流れ＞
クラウドサインならたった3ステップで面倒な契約作業を完了することができます。
１．契約書の準備
あらかじめ当事者間にて契約条件について合意した上で、契約書（PDF形式）をクラウドサインへアップロードし、押印・署名などの場所を指定した上で送信します。
２．取引先への確認依頼
クラウドサインから取引先に確認依頼のメールが送付されます。送信者側では契約書の閲覧、進捗状況の確認、確認依頼のリマインドができます。
３．取引先による押印
取引先の担当者がクラウドサイン上で押印します。この際取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても、契約の締結が可能です。
＜おすすめの利用シーン＞
自社でクラウドサインを導入しても、取引先が同意してくれなければ利用ができません…。どのようなケースで取引先の同意が得られやすいのか？代表的な利用例をご紹介します。
■受発注書のやりとり
受注側にとって早く売上が確定するだけでなく、発注側にとっても手続きがかんたんな方が喜ばれます。
■NDAのように締結頻度の高い契約書
NDA（秘密保持契約書）のように締結頻度が多い契約書は、簡易な契約締結方法が向きます。
■入社書類
雇用契約書・身元保証書・個人情報取り扱いの同意書等の入社書類は、相手が個人でかつ社内書類のため、電子化が容易です。
TeamSprit（チームスピリット）
“めんどくさい”を解決して“いきいき”としたチームをつくるERPのフロントウェア
・勤怠管理
WEBタイムレコーダー、ICカードなど様々な方法で出退勤の打刻ができます。フレックスや時短などの多様な勤務体系に対応した複雑な残業計算をリアルタイムに行い、日次・月次の勤務確定もワークフローで手軽に実現できます。打刻するときに今日の予定や成果をSNSに投稿できるので、勤怠管理でコミュニケーションを実現しチームワークを活性化させます。
・就業管理
クラウドのワークフローで、いつでもどこでも簡単に休暇や残業の申請が可能です。有給休暇の定期付与がシステムで自動化され、利用者は休暇の残日数も簡単に分かります。36協定や安全管理に基づくアラーム設定や、有休取得が5日未満のメンバーをピックアップするレポートなどが簡単にできるので、労基法に準拠した正しいルールを簡単に社内に定着させることができます。
・経費精算
出張旅費や交際費など、事前承認と事後精算のセットをワークフローで管理できます。短距離交通費はICカード、交際費はコーポレートカードの利用履歴を取り込むことができ、EBによる銀行振込や会計データの自動作成、プロジェクトへの経費賦課など、申請・承認・精算・振込・仕訳の一連の作業を全て電子化して、現場社員から経理担当者までミスなく手軽に業務を遂行できます。
帳票Web配信サービス
これまで一律に印刷して郵送していた明細や帳票を電子化し、受取人の希望に合わせて自動的に振り分けて電子配信・FAX送信・郵送するサービスです。
宛先情報、配信方法、送りたい情報の内容を帳票Web配信サーバに送信していただくだけで、宛先ごとにファイルが自動作成され、郵送のみの場合より安く楽に送付できます！
＜サービスの特長・導入効果＞
●郵送コスト・配送処理コストを大幅削減！
取引先への請求明細など、大量の郵便物を電子配信に置き換えることで郵送や宅配便に比べて、送付に関わる費用の大幅な削減が可能です。
●情報伝達のスピードアップ＆作業負担軽減！
請求データなどを元にセンターで明細書を作成（PDF化）し、取引先の希望する媒体で自動的に配信します。送付するための印刷、仕分け、発送といった作業負担軽減、到着までの時間短縮が可能です。
●手作業による作業ミス・情報漏洩を回避！
パスワード機能によりデータのセキュリティを確保。自動処理により作業ミス、配送事故、紛失盗難などのリスクを回避。トラッキング機能により送達確認も可能です。
楽楽明細
「楽楽明細」は、紙で郵送していた請求書などの帳票を「電子化」させるシステムです。例えば請求書を発行する場合、システムへ請求データを取り込むだけで電子請求書を発行し、WEB上のお客様専用ページで公開できます。発行業務が劇的に効率化されるだけでなく、郵送費・封筒代・紙代などの経費も削減できます。また、電子データとして保存できるので、保管コストの削減 やエコにも貢献できます。