チームでの作業や異なる部署同士の情報共有で行き詰まった経験を持つ企業も多いのではないでしょうか？メールやチャットツールが充実したことにより、以前よりは円滑になったもののそれでもいまいちツールがあっていないと感じることも多いでしょう。そういった悩みを解決するのがグループウェアです。しかしグループウェアを導入するメリットがいまいちわからない企業も多いでしょう。本記事ではグループウェアを導入するメリット、注意点、種類、クラウドレーダーに掲載中の資料を紹介します。グループウェアを導入しようか迷っている企業や、種類・機能についてわからない企業は是非参考に資料をDLしてください。
中小企業向け業務管理ツール「ジョブマネ」
ジョブマネは、ジョブマネ株式会社が提供するグループウェア・顧客管理・営業支援システムです。インターネットのクラウド上で社員のスケジュール管理や資料の共有、見積書や請求書等の帳票作成や管理ができます。各個人がどういった作業にどの程度取り組み、いくらの収益を上げたか等の情報も共有でき、効果的な売り上げの確保や業務効率化を目指せます。必要な情報や資料はパソコンとインターネット環境があればいつでもどこでも取り出せます。利用料は月額1,000円からで30日間の無料トライアルもありますので、是非お試し下さい。
※下記より無料トライアルのお申し込みが可能です。
https://secure.jobma.jp/tenants/free
https://cloud.media-radar.jp/detail783.html
※資料をダウンロード出来ます。
クラウドワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」
X-pointワークフローが仕事を変える。
「まるで紙に書くような」直感的な入力フォームで「書類管理の新しいスタイル」を提案する簡単なワークフローです。X-pointであなたの業務を進化させてください。
●クラウド版の特長
パッケージ版と同じ機能を、安心のクラウド環境でご利用できます。
シェアNo.1ワークフロー「X-point(エクスポイント)」と同じ機能をクラウド環境でそのまま利用することができます。サーバーいらずで導入もスムーズ。蓄積されたノウハウが詰まった高機能なワークフローシステムをぜひクラウドでお試しください。
＜簡単で高機能、他にないワークフロー X-point の特長＞
多くの企業様に導入いただいているX-pointでは、お客様の声や利用シーンを反映しながらブラッシュアップを重ねてきました。
●帳票がまるで紙のようだから今までと変わらない
いままで使い慣れた書類のまま、ワークフローをご利用になれます。
現場の業務を変えなくても仕事が進化します。
フォームの作成もノンプログラミングで可能。自社様式の申請書をそのままWebで表現できます。
●ワンクリックで承認できるから書類がすぐ回る
ワークフロー上で書類を確認後は承認ボタンを押すだけ。
次々に承認することが可能です。承認状況も見える化するため自然と承認速度が上がります。
●すぐに書類が見つかるから仕事がすぐ終わる
膨大な書類から1つの申請書を探すのは手間も時間もかかります。
X-pointでは書類を選択しての絞込検索、件名でのフォームをまたいだ検索、日時を指定した範囲検索など様々な検索が可能です。
よく使う検索条件は保存して再利用することも可能なので書類を見つける時間が短縮できます。
●全部保存されているから、データが活用できる
入力されたデータを様々な条件・角度で集計することができます。
一覧クエリ、サマリ集計、クロス集計だけでなく、集計データをグラフ表示することができるため、視覚的にデータを把握することができます。
データを二次利用して仕事をさらに効率化することができます。
●グループウェアと連携するから違和感なく使える
desknet’s、サイボウズオフィス、Google Appsなどの各種グループウェアと連携することが可能です。
シングルサインオン（SSO）の実現やガジェット、ポートレット提供を行うことで、今までご利用のグループウェアの一機能のようにご利用いただけます。
●モバイルで使えるからどこでも仕事ができる
iPhoneやiPadなどのデバイスに対応しています。
外出先・出張先でもX-pointを確認し、申請・承認することができます。
●多くの利用者がいるから、安心して使える
導入実績も1500社を超え、さまざまな業種・業態のお客様に幅広くご利用いただいています。
たくさんのユーザが利用しているワークフローをぜひあなたのオフィスにも。
●シェアNo.1のワークフロー
５年連続ワークフローシェアNo.1の実績は信頼の証です。
オンプレミスでもクラウドでも、多くのお客様に採用していただいてます。
https://cloud.media-radar.jp/detail232.html
※資料をダウンロード出来ます。
「NI Collabo 360」
グループウェア「NI Collabo 360」の特長
・自由自在なポータル
新着情報や様々なコンテンツ、経営に直結する指標までを360°可視化。
・経費精算・支払管理機能
経費、交通費などの精算業務の手間を大幅削減するだけでなく、専用システムに負けない機能実装。
・企業間連携
グループ企業や取引先などをリンクしてセキュリティを担保しつつシームレスに連携運用。
・「働き方改革」に対応
テレワーク支援機能を標準実装し、在宅勤務やモバイルワークをサポート。
・レスポンシブデザイン
スマートデバイスに最適化され、PCでの操作も簡単になったマルチデバイス対応レスポンシブデザイン。
・高機能ワークフロー
専用ソフトにも負けない高機能ワークフローを標準搭載。他の機能とも連携して柔軟な運用が可能。
・社内ソーシャル
社内ソーシャルと顧客管理を連携させた新しい顧客情報共有。気になる人や顧客を簡単フォロー。
・グローバル対応
世界に羽ばたく企業やビジネスマンのために、グローバル対応しています。言語切り替え、タイムゾーン対応で、グローバルにも利用可能。
・他システムとの連携
日本有数の導入実績を誇るSFA・SQA・データベースと完全連携。
・驚きの低価格
多機能、高機能なのに、驚きの低価格。買取り10ユーザー58,000円～ クラウド月額360円/名 。
・多機能
高機能ワークフローや社内ソーシャル、スケジュール管理など、あらゆる規模の企業に必要とされる機能を標準搭載。
・専用アプリケーション
スマートフォンを利用していつでもどこでも便利に使っていただけるように、無料専用アプリケーションを多数用意。
専用アプリケーション
グループウェア「NI Collabo 360」には、スマートフォンを利用していつでもどこでも便利に使っていただけるように、無料専用アプリケーションを多数用意しています。PCでの操作性を上げることはもちろんですが、肌身離さず携帯することの多いスマートフォンで最適かつスピーディーな情報共有や伝達を行っていただけるように、今後も継続して専用アプリケーションをご提供してまいります。
業務シチュエーションや用途、働き方に合わせてご利用ください。
グループウェア「NI Collabo 360」が選ばれる理由
・7500社超のお客様の声
グループウェア「NI Collabo 360」を多数のお客さまにご活用いただき、そしてお客さまの声に応え続けています。グループウェアにお客さまの業務をあわせて頂くのではなく、 グループウェアがお客さまの業務にあうように、お客さまの声に応える機能改善に取り組んでいます。
・定期バージョンアップの実施
定期的に実施するバージョンアップでは、新たな業務課題解決への提案となる新機能に加え、お客さまのご意見・ご要望も数多く取り入れ、製品を改善しています。
・安心のアフターフォロー体制
ＮＩコンサルティングはグループウェア「NI Collabo 360」導入前のコンサルティングだけでなく、 導入後のアフターフォローまでしっかりバックアップいたします。NIコンサルティングは、単にシステムを売り、運用立ち上げをして終わりではなく、導入後のアフターフォロー、運用定着までご支援するサポート体制を構築しています。
・サポートデスク
「操作方法がよくわからない」など運用中に発生するご質問にお答えするためのヘルプデスクをご用意しております。導入後もきっちりサポートさせていただきます。
また、運用サポート力を強化するため、NIコンサルティングでは自社の拠点展開とＳＩパートナーとの連携に力を入れております。
自社事業拠点を東京だけでなく、札幌・仙台・名古屋・北陸・大阪・広島・福岡と展開しております。自社だけでは不十分な点については、全国120社超の販売パートナー企業と連携し、導入企業様へのサポート体制を整えております。
NIコンサルティングは、どんなにＩＴの力が大きくて、メールやリモートでのサポートができたとしても、直接お伺いしてフェース・トゥ・フェースのサポートをさせていただく必要性は無くならないとと考えております。地方の企業様でも安心して御導入いただける、NIコンサルティングのグループウェア「NI Collabo 360」です。
・クラウドでも、パッケージでも
クラウド版は、サーバー設備などを必要としないため、PCやタブレットなどの端末とインターネット接続があれば、今すぐに使い始められます。
パッケージ版は、社内サーバーやレンタルサーバーなどにアプリケーションをインストールして使い、月額のお支払いはございません。ただし、年間製品保守料が必要になります。
https://cloud.media-radar.jp/detail990.html
※資料をダウンロード出来ます。
セキュアリモートアクセス2
セキュアリモートアクセス2とは、PCやiPhone、iPadなどから、インターネットを経由してソフトバンクのデータセンターやお客さま拠点へのリモートアクセスを実現するソフトバンクのリモートアクセスサービスです。
機器の運用はソフトバンクのデータセンターで行うため、お客さまは機器の構築や運用をすることなく、リモートアクセスやインターネットアクセスの環境を利用できます。
また、SmartVPN Webを利用することでリモートアクセスの各種設定を即時に行うことが可能です。
iPhone、iPadなどからのアクセスも可能
iPhone、iPad、Android端末用のVPNクライアントソフトを利用し、設定情報を入力するだけでインターネットからサーバセグメントへ接続できます。イントラネットの閲覧やグループウェアの連携を実現し、社外からでもメールやスケジュールのチェックなどが可能です。
認証サービス連携
ユーザIDとパスワードを利用した本人認証（RADIUS認証）や、PC、iPhone、iPad、Android端末に格納したクライアント証明書による端末認証（PKI認証）、マトリクス認証を利用した認証（ワンタイムパスワード）との連携が可能です。
高い拡張性と柔軟性
ソフトバンクのデータセンターに機器を設置しながらも、あたかもお客さま拠点で運用するように柔軟な構成・設定が可能です。小規模拠点から大規模なリモートアクセス環境まで、お客さまの規模に応じた最適な環境を構築できます。
冗長構成
東京と大阪でサイト冗長の構成で利用することができます。
障害で片系が落ちても、もう一方のサイトからアクセスできます。
※PCでの利用のみとなります。iPhoneなどでのスマートフォンではどちらかのサイトを選択していただく必要があります。
※東京、大阪サイトそれぞれに契約が必要となります。
SmartVPN Webからの設定
SmartVPN Webからプールアドレスやアクセスリストなどをお客さま自身で設定できるため、お客さまの環境変化に即時に対応可能です。
また、トラフィックやセッション情報を確認することができ、リソースの追加検討が容易となります。
https://cloud.media-radar.jp/detail689.html
※資料をダウンロード出来ます。
HotBiz７
HotBiz はインターネットに接続できれば、どこからでも利用できる便利なクラウドグループウェア。
インターネットに接続したPCやスマートフォンなどから利用できる、低コストでメンテナンス不要なグループウェアです。
お客様に 「簡単、便利に、かつ様々なシーンにおいてご利用」 いただけるよう、自社サーバー不要のWebアプリケーションとして、安心・快適なグループウェアを提供しています。
https://cloud.media-radar.jp/detail555.html
※資料をダウンロード出来ます。
Zaion’nex Light（ザイオンネックス ライト）
「Zaion’nex Light（ザイオンネックス ライト）」は、Web勤怠管理 + グループウェアシステム「Zaion’nex」から、勤怠管理に関する機能を集約したWeb勤怠管理システム。 メンバーの出退勤情報に関する処理を機能的に行うことができます。
出勤・退勤時間の表示、直行・直帰等の届出を行える“タイムカード機能”や、有休・欠勤・出張等を申請できる“ワークフロー機能”などを備え、承認データは「就業管理クロノス」にシームレスに反映させることができます。
※Zaion’nex Lightをご利用いただく際は、就業管理システム「就業管理クロノス」が別途必要となります。
■在席情報を自動表示
テレタイム（タイムレコーダー）より取り込んだ出勤・退勤情報を自動的に表示。特別な操作を必要とせずにリアルタイムの在席情報を共有できます。
■クロノスと完全連動
Zaion’nex Light上で承認された勤怠データは、シームレスにクロノス/たんぽぽ（就業管理ソフト）に反映。給与計算に必要な各種勤怠データを自動で作成します。
■申請・承認がスムーズ
カラーやポップアップによるヒント表示が豊富なため、最小限の画面遷移で、データの確認・追加・修正・申請および決裁者による承認を行うことができます。
https://cloud.media-radar.jp/detail527.html
※資料をダウンロード出来ます。
Zaion’nex（ザイオンネックス）
「Zaion’nex（ザイオンネックス）」は、メンバーの勤務状況に関する情報処理を、機能的に行うためのシステム。
タイムレコーダー「テレタイム」と連動し、出退勤情報を自動で取得。メンバーのリアルタイムな在席情報を表示します。 直行・直帰等の届出/承認を素早く行える”タイムカード”機能や、出張・物品購入等の申請/承認ができる”ワークフロー”機能を装備。承認データを「就業管理クロノス」にシームレスに反映することで各種処理業務に役立てます。
さらにスケジュール管理・伝言メモ・設備予約など、グループウェアとしての機能も充実しています。
（他社製グループウェアを既にご利用中のお客様は、勤怠に関する機能に特化した「Zaion’nex Light」を是非ご検討ください。）
※Zaion’nexをご利用いただく際は、就業管理システム「就業管理クロノス」が別途必要となります。
■在席情報を自動表示
テレタイム（タイムレコーダー）より取り込んだ出勤・退勤情報を自動的に表示。特別な操作を必要とせずにリアルタイムの在席情報を共有できます。
■クロノスと完全連動
Zaion’nex上で承認された勤怠データは、シームレスにクロノス/たんぽぽ（就業管理ソフト）に反映。給与計算に必要な各種勤怠データを自動で作成します。
■申請・承認がスムーズ
カラーやポップアップによるヒント表示が豊富なため、最小限の画面遷移で、データの確認・追加・修正・申請および決裁者による承認を行うことができます。
■豊富な機能
就業管理に必要な機能はもちろん、スケジュール管理やフォーラム機能など、グループウェアとしての機能も豊富に搭載しています。
■簡易データベース機能（オプション）
データブックオプションを利用すれば、Excelデータから、直感的にデータベースを構築できます。
社内情報基盤として、Zaion’nexを自由に使えます。
https://cloud.media-radar.jp/detail526.html
※資料をダウンロード出来ます。
グループウェア「ビジネスgoo」
「ビジネスgoo」はかんたん・高セキュリティでモバイルに強いグループウェアサービスです。
●「ビジネスgoo」は、スケジューラ・ファイル共有をはじめとしたグループウェア機能をパソコン、スマートフォン、タブレットで安全・便利にご利用いただけます。以下、充実したグループウェア機能をご紹介します。
・スケジューラ（設備予約）
・ファイル共有サービス
・モバイル 掲示板機能
・回覧・伝言
・アドレス帳
・シフト（勤務）管理
・交通費管理
・その他機能
●初期費用は無料であり、月々のご利用は、ご利用ID数と1企業様あたりのファイル共有容量に応じた料金となります。ファイル共有容量は10GBまで無料です。
・月額600円（税込648円）
・IDお申込単位は5ID 3,000円（税込3,240円）
「ビジネスgoo」は、平成14年8月からサービスを開始した、主に中小規模の企業のオフィスワークを支援するASP型のグループウェアサービスです。社内情報共有のためのグループウェア機能と、有用性の高いビジネス情報などのコンテンツを一元的に提供することで、“部門を越えた情報共有”、“円滑なコミュニケーション体制の確立”、“情報収集力の強化”など、企業内のさまざまな課題の解決を支援してきました。また、「ビジネスgoo」は、SaaS型のグループウェアであるため、ご利用企業は、自社によるサーバ等の設置やシステム運営・保守管理を行う必要がなく、運用コストを抑えることができます。
https://cloud.media-radar.jp/detail233.html
※資料をダウンロード出来ます。
グループウェア、なぜ企業は導入するのか
グループウェアを導入する主なメリットは、社員間でのコミュニケーションを円滑にするためです。「メールで補える」と考えている企業は多いでしょうが、グループでの業務にて複数人宛にメールを送り、返信をしなければ確認できたかどうかわからないのは大変不便です。それに加え、メールは書式が決まっていたりして入力にも時間がかかるため手間がかかります。しかし一方でグループウェアは、社員間のコミュニケーションを円滑にしてくれるのです。メールだけでも十分と感じていても、実際にグループウェアを導入するメールにはないメリットを感じられます。次の項目ではグループウェアのメリットを解説します。
グループウェア導入のメリット
先ほども言ったようにグループウェアには、社員間のコミュニケーションを円滑にしてくれるメリットがあります。しかしそれだけではなく、さまざまなメリットがあるので導入の際の参考にしてください。
メールにはない機能でコミュニケーションが円滑
先ほども述べたようにグループウェアを導入することで社員間のコミュニケーションが円滑になります。メールツールの機能は主にメールのみになりますが、グループウェアの機能はメールの他にもチャット、回覧板、掲示板などのコミュニケーションツールがあります。気軽にできるチャットや、複数人に向けて一気に発信する回覧板、複数人が発言できる掲示板などによって情報共有、意見交換が今までより円滑になるでしょう。情報共有ができれば、チーム間でのミスが減ったり今までよりも業務がスムーズに行えたりします。特にチームでの作業が多いときに効果をより強く発揮するでしょう。
ペーパーレス化
実はグループウェアはペーパーレス化にもなります。会社で神で行わなければならない業務もありますが、勤怠管理に伴う業務、経費に関する業務は大量の書類を生み出します。大量の書類は保管場所が必要になり、きちんと管理していても紛失してしまったり、探し出すのに時間がかかったりしてしまうでしょう。グループウェアを導入すれば紙で管理する必要はなくなり、一連の業務をシステム上で行えます。ペーパーレス化になれば、オフィスを綺麗に保ちやすくもなります。
時間の有効活用とコストカットの実現
グループウェアはオンライン上であらゆることを可能にします。Web会議もその1つです。それぞれの社員がそれぞれ異なる場所にいたとしても、グループウェアを用いればWeb会議が可能になります。グループウェアがなければ一つの場所に集まるために経費や時間を要しましたが、こうしたことも不要になるのです。素早く業務に取り組め、本来移動に費やしていた時間は他の業務に使えるでしょう。
グループウェアの注意点
グループウェアは社員間のコミュニケーションを円滑にして、ペーパレス化、時間の有効活用とコストカットの実現などさまざまなメリットをもたらしてくれますが、反対に注意点もありまう。注意点を把握せずに導入すると導入後に悩みますので、これから紹介することを頭に入れておきましょう。
導入前に機能を確認する必要がある
グループウェアといっても製品によって特徴が異なり、機能も違います。選択肢が多いのは良いことでもありますが、製品についてしっかりと調べていないとどれを選べば良いのかわからなくなります。海外企業が提供しているものであればWeb会議やドキュメント作成の機能はついていますが、回覧やワークフローなどの機能はついていないことが多いのです。ではほぼ全ての機能を備えているものがいいのかというとそうでもありません。
本社のみであればWeb会議機能の必要性はありません。導入前にどの機能があるといいのかを明確にしておくと良いでしょう。
使いやすさも製品によって異なるので、自社の業務形態に合っているのかきちんと確認することをおすすめします。
コミュニケーションを円滑に！グループウェアの種類・主な機能
グループウェアにはメール外にも業務を円滑にするさまざまな機能があります。
代表的な機能を見てみましょう。
グループウェアの主な機能
・プロジェクト管理
・ファイル共有
・設備予約
・回覧板・チャット・メールなどのコミュニケーションツール
プロジェクト管理
スケジュール管理があれば、チームでのプロジェクトでも誰がどのようにいつ何をするのかが明確になり、業務が進みやすくなります。人数が増えれば大変になるスケジュール管理も、グループウェアによって円滑になるのです。
ファイル共有
コンピューターによりファイル共有は楽になりましたが、それでも必要なファイルがすぐに見つからないということもあるでしょう。グループウェアでは必要なファイルを瞬時に見つけられる機能があったり、誰がいつ更新したのか、アクセス権の設定などができるようになります。ファイルを探し出しやすくなるだけではなく、アクセス権によりセキュリティ面での向上も期待できるのです。
設備予約
web会議が主流となっている今でも、実際に1つの場所に集まり会議を行うことがあるでしょう。会議を行う場合、会議室の予約が必要となります。そういった共有設備を一元管理して予約状況が把握できます。会議室だけではなく、社有車や貸出機材の予約も可能です。
回覧板・チャット・メールなどのコミュニケーションツール
最後が回覧板・チャット・メールなどのコミュニケーションツールです。回覧板やチャット、メールなどの充実した機能により社員間のコミュニケーションが活発になり、情報共有もスムーズに行きます。情報共有によって業務での伝達不足を防げるでしょう。
グループウェアの種類
グループウェアにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれの特徴を知ってどちらを導入するか決めましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型はサーバーからネットワーク・ソフトウェアを全てを自社で行うものです。さる程度専門的な知識を持ったエンジニアがいないと、オンプレミス型は難しいでしょう。社内でのインフラ整備によりセキュリティ面が高くなり、使いやすいようにカスタマイズでき、オフラインでの利用が可能です。しかしコストが高く、導入までに時間がかかるのがデメリットです。
クラウド型
クラウド型とは他社が提供している製品をインターネット上で利用することです。構築する必要がないため、低コストで導入でき、短期間で導入可能、スマートフォン対応などのものもあります。しかしセキュリティがオンプレミス型より劣っていたり、カスタマイズ性が劣るというデメリットがあります。
グループウェアまとめ
本記事ではグループウェアについて紹介しました。グループウェアを導入すれば社員間のコミュニケーションが円滑になり、結果としてミスが少なくなり業務効率化が期待できます。しかし製品によって特徴や機能が異なるので、導入前はしっかりと検討するようにしましょう。企業にあったグループウェアを導入することで、大きなメリットを感じられるでしょう。