雇用している全従業員に給与を払わなくてはいけません。その際に必ず行う作業が給与計算です。毎月支払わなくてはいけない給与ですが税金や社会保険も計算の際に伴うため給与計算のミスは許されません。また年末調整そのため毎月行う業務である給与計算に時間を要します。そこで煩雑な給与に関する過程を電子化する給与計算システムを使用することで時間がかかる給与の計算や作業を軽減し業務を効率化へ繋げます。ミスが許されない業務こそシステムを導入する企業が増えてきています。この記事では、給与計算システムの概要やメリット・注意点について解説していきます。
給与計算システムとは？3タイプ存在！時間がかかる計算を自動化に貢献
給与計算システムとは、給与計算を勤怠の情報データと就業規則、社員・契約社員といった雇用情報などから自動で給与計算を行えるシステムのことです。各種税金・保険料の計算にも対応しているため給与計算システムを導入すると手作業で数字を入力して給与の計算が設定で自動的に計算してくれます。
・クラウド型：クラウド型は、提供されるサービスを利用するだけなので手軽に低コストで導入できるため負担が軽減できます。また常にバージョンアップされるためセキュリティが強化されています。ネット環境があればどこでも使用できるのがクラウド型です。維持費が月額制なため、初期費用が低コストでもランニングコストが高くなってしまう可能性があるためその点に注意が必要です。
・オンプレミス型：オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築しそのサーバーの中で動かすタイプのことです。クラウド型と比べて初期導入費用等のコストはかかるもののカスタマイズがしやすいため、さまざまな勤務形態がいる企業では自社に合わせてシステムを構築が可能です。
・インストール型：インストール型は、パソコンにソフトをインストールして使用するタイプのことです。インストールは使用していた前例が多いため安心で維持費用、ランニングコストがかからないという魅力があります。しかし、法改正などでバージョンアップをしなくてはならない状態になった場合は、再度購入する必要があります。
給与計算システムを導入するメリット～経理業務大幅削減&効率化！～
給与計算システムで業務が効率化できると紹介してきましたが、他にはどんなメリットがあるのか紹介していきます。
給与計算の業務を効率化
給与計算の業務は、従業員の勤怠情報から労働時間を集計し、総労働時間から総支給額を計算します。そこから所得税の税金や社会保険といった保険料を計算し総支給額から税金と各種保険料管理を控除します。最後に従業員に給料を振り込み、税金や保険料を納付する流れとなっています。社員に給与を支払うだけでなく国や自治体に税金を納付するといった計算も同時に行うためミスすることは許されません。システムを導入することによって最小限の設定や入力で自動計算・自動入力が可能です。そのため給与計算に関する業務を効率化するだけでなく人的ミスを減らすことも可能です。
新しい法令にも自動適応
年末調整の手続きが2020年10月から電子化で手続きをすることが可能となりました。クラウド型なら常にバージョンアップされているため新法令や法律が変わった場合にも対応しているため年末調整の手続きも効率的に進めることが可能です。システムが常に最新の状態になるため新法令にそって自動で管理・計算をしてくれるメリットがあります。自動適応されることで給与支払い・税金・各種保険等にかかわるトラブルを回避することが可能となります。
テレワークにも対応可能
給与計算システムを導入することでテレワークといった働き方にも対応できます。クラウド型であれば、時間と場所を選ばずに業務が可能なため移動時間を有効活用しテレワークにも対応しています。働き改革が浸透している今日、テレワークにも対応が可能という点は大きなメリットです。システムを導入し、テレワークでの業務が多い企業はぜひこのメリットを最大限に活用しましょう。
給与計算システムを導入する際の注意点
メリットを紹介していきましたがシステムを導入する際の注意点も紹介していきます。
機能の使いやすさ
給与計算をミスが起こると再調整に多くの時間を要します。そのためシステムを導入しても使いにくく時間がかかるといった問題が発生するかもしれません。そのため機能の使いやすさや自社に適しているシステムなのか確認するとシステムを導入した際にトラブルを回避することができるでしょう。
勤務形態に対応できるか
企業によっては契約社員・アルバイトといった雇用形態が異なったりリモートワークやフレックスタイム制勤務があったりする企業があります。従業員によって異なる可能性もあるので給与計算システムを導入するにあたって設定を行う際に柔軟に適応できるかという点に注意が必要です。
給与計算システムの主な機能～計算の自動化だけじゃない！各種管理機能まで！～
給与計算システムのメリット・注意点を紹介したところで、システムには主にどんな機能があるのか紹介していきます。
① 給与計算機能
システムを導入すると最初に設定をします。設定した計算式にそって複雑な税金・保険料などの計算業務を自動で行ってくれるためミスのない給与計算へと繋がります。
② 履歴保存機能
過去の履歴も保存されるので過去のデータを用いて給与計算や設定を行うことが可能な機能も搭載されています。過去のデータも管理機能で可視化できるも機能の特徴です。
③ 給与明細の電子化機能
近年、ペーパレス化に伴い給与明細が電子化になっている企業が多くなってきています。印刷することでインク・紙代などのコストがかかります。給与明細電子化の機能があれば給与明細のデータを各従業員のメール上で送信できる機能があるためコスト代・書類作成などの業務負担を軽減できます。
給与計算システムを選ぶ際のポイントは？～自社に合った提携携帯、必要な機能を見極める～
システム連携が可能か
勤怠管理システムなどのシステムと連携することが可能であればより便利に使用できます。勤怠管理システムに保存されたデータを元に自動で給与計算ができ、経理担当者が給与を手作業で計算するといったことがシステムに連携していれば作業の負担が軽減されるだけでなく業務効率化が可能です。
マイナンバー対応<
今日、源泉徴収収集にはマイナンバーを記載することが法で義務化されています。そのためマイナンバー制度に対応した給与計算システムを選ぶことが効果的な給与計算に繋がります。
セキュリティ面
給与に関するデータは機密情報です。現在ではマイナンバーで個人情報を管理しているので取り扱いについては十分に注意をしなければなりません。情報漏洩をしないために高レベルのセキュリティが重要となってくるのでセキュリティ面に関してあらかじめ確認しておくといいでしょう。
給与計算システムまとめ
いかがでしたでしょうか？給与計算システムには、経理業務を軽減してくれるだけではなく、人的ミスを減らしてくれるという大きなメリットがあります。システムによって機能や特性が異なるため自社にとってどのシステムが最適なのか見定める必要があります。この記事が給与計算システムの導入を検討する際に参考になれば幸いです。