スケジュール管理とは？スケジュール管理ツールおすすめ比較一覧

スケジュール管理とは、やるべき作業に対して「何日の何時まで」のように具体的に日程や時間を調整しスケジュールを組むことを指します。
1日の業務内容を理解・実行する上でもスケジュール管理はとても大切です。しかし、スケジュール管理が重要であることを理解していても、メリットや注意点を理解していない人は多いのではないのでしょうか。
この記事では、スケジュール管理のメリットやポイント、さらにはおすすめのスケジュール管理ツールを紹介していきます。
本記事内で紹介している資料は全て無料でダウンロード可能ですので、興味があるスケジュール管理ツールの資料があれば是非ダウンロードしてみてください。

スケジュール管理ツールとは？

スケジュール管理ツールとはカレンダーのアプリやツールなどを用いて予定やタスクを整理・調整・管理できるツールのことを指します。
仕事上においてスケジュール調整を行う機会は多くありますが、一人ひとりの予定を確認し、メールや電話だけでなく直接会ったりして候補日を聞き出し、その中から予定を調整するのは意外と面倒で、調整している間に別の予定が先に入ると一から日程を出し直しなんてこともよくあります。
スケジュール管理ツールを活用すれば、パソコンやスマートフォンを用いて面倒なやり取りは全て自動化することができ、予定を管理するタスクを減らすことができます。大人数であっても一人ひとりに確認を取る必要が無くなり、大幅な業務効率化につなげることができます。

スケジュール管理ツールが今注目を集めている理由とは？

新型コロナウイルスの流行や働き方改革の影響もあり、Zoomなどを活用したオンラインでのミーティングが増加してきました。在宅ワークや直接訪問するような営業が少なくなったことから、オンラインを介した打合せが頻繁にできるようになったことで、ちょっとした打ち合わせや短時間の会議も増加傾向にあります。
ただ、会議が増えるということは、その予定を調整する機会も増加します。そのような環境の中で、毎回面倒な日程調整を行っている時間はありません。いかに効率よく担当者を集め、簡単に日程を調整して打合せにつなげることが求められています。
先ほどふれた新型コロナウイルスや働き方改革などの背景もあり、昨今スケジュール管理を行う日程調整ツールのニーズは非常に高まっています。多くの企業からサービスがリリースされていますが、いずれも自動でスケジュールが調整されるものが多く、使い勝手も良く業務効率化につながるものが増えています。とはいえ、自社内に導入するとなると事前にツールの概要を把握しておかなければなりません。

スケジュール管理ツールおすすめ一覧

ここまでスケジュール管理・スケジュール管理ツールとは何か注目されている理由について解説していきましたが、ここからはおすすめのスケジュール管理ツールをご紹介いたします。興味のあるスケジュール管理ツールに関する資料があれば是非ダウンロードしてみてください。

中小企業向けスケジュール管理ツール「アイポ」 | TOWN株式会社

アイポは情報共有でチームをひとつにする中小企業向けのスケジュール管理システムです。
ひとつの画面でチームのメンバーや会議室の予定を確認できるので、空き時間がひと目で分かります。 同じ時間帯に重複して予定を登録しようとするとアラートが表示されるため、ダブルブッキングを防げます。

スケコン（ScheCon） – AI日程調整ツール | 株式会社TIME MACHINE

スケコン（ScheCon）は、株式会社TIME MACHINEが提供する日程調整ツールです。

お使いのGoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携して日程調整をすることが可能です。

「1対1日程調整」「複数人日程調整」「空き時間確認」を行うことができます。

日程調整の作成側だけでなく、回答側もカレンダー連携することでスムーズに日程調整することができます。

ZoomやGoogle Meet、Teamsとの連携も可能で、ミーティングのリンクとともに決定した日程で自動で参加者のカレンダー招待します。

また日程調整と同時にオンライン名刺交換できます。投票型の日程調整で複数人・大人数でもスムーズ

WEB面接に特化したCloud型採用管理システム「インタビューメーカー」 | 株式会社ブルエージェンシー

スマホ・PC・タブレットでいつでもどこでも面接ができる
WEB面接に特化したCloud型採用管理システム「インタビューメーカー」の紹介資料です。

インタビューメーカーとは…
PCやスマートフォン、タブレットがあれば、いつでもどこでも面接できる。これまでの面接のあり方を変える、ウェブ面接を活用した採用管理システムが「インタビューメーカー」です。

面接に関する時間や場所の制約をとり払うことで、採用までの工数やコストを最小化するとともに、応募者数と面接実施率を大幅に向上させ、劇的な採用効率アップを実現します。

PrimeMeeting | ソフトバンク株式会社

「PrimeMeeting」とは、TV会議専用端末やスマートデバイスなど、マルチデバイスで簡単にビデオ会議（Web会議）ができるクラウド型会議サービスです。
ビデオ会議の安定した通信とあらゆる場所からコミュニケーションが可能というWeb会議のメリットを融合。
VPN接続で帯域を確保した安定した会議が可能です。
会議参加者は、登録されているユーザのみに限定されることなく社内外問わず会議を行うことができ、 既にお持ちのTV会議専用端末も「PrimeMeeting」を使って有効活用ができます。
コミュニケーションの壁を取り払って、もっと効率的に、もっと効果的にビジネスをしませんか。

特長
Point.1 クラウドサービスでコスト削減
クラウド型のビデオ会議サービスのため、システム導入コストが削減できます。
また、老朽化による機器入れ替えも必要ございませんので運用コストの削減も可能です。
さらに24時間365日のヘルプデスクにより、運用負荷も削減できます

Point.2 社外接続
事前登録やID発行無しで社外の方とも簡単にビデオ会議を開催できます。
契約したルーム（仮想会議室）に自由に参加者を招待できますのでビデオ会議の利便性が大幅に向上します。

Point.3 マルチデバイス
TV会議専用端末、パソコン、タブレット、スマートフォン、電話など、あらゆるデバイスから会議参加が可能です。
参加場所やシーンに合わせて使用デバイスを選択できます。

Point.4 ダイヤルアウトでTV会議専用端末からかんたんに会議参加
予約時に、参加させたいTV会議専用端末を事前登録しておくと予約時間に電源をつけておくだけで自動接続。
わずらわしいリモコン操作が不要で、会議の事前準備を削減できます。

ご利用シーン
PrimeMeetingは、さまざまなシーンで活用可能です。
音声＋映像のコミュニケーションがビジネスで生かされる事例をご紹介いたします。

小売・卸売業
離れた店舗間の様子をリアルタイムに知ることで、各店舗のマーケティング力が向上。
売上アップに貢献することが可能です。

具体例
百貨店：店舗内のレイアウトや売れ筋商品を共有
（店舗内の様子を映像で共有、新商品の案内、営業トークの共有）

ヘルスケア
タイムリーな情報を重視される業種では、セミナー・勉強会で活用可能です。
資料の展開だけで済ませる周知方法よりも、双方向のコミュニケーションが可能なPrimeMeetingを利用することにより、理解度が高まります。

具体例
製薬会社：外出先からのセミナー参加、最新の薬品の勉強会

建設・不動産
お客さま先から社内パートナーや社外パートナー等とスピーディーに連絡をとり、契約率アップ。
リアルタイムな建設・建築現場の共有で、お客さまの満足度アップ。
ビジネスチャンスを逃しません。

具体例
不動産：社内にいるデザイナーからの図面説明、社外の関連会社との工事日程調整、建設：建築現場の進捗確認
・営業×デザイナー
図面を共有しながら、デザイナーからの説明でお客さまにわかりやすく

・営業×関連企業
その場で関連会社とのスケジューリングし、持ち帰り事項を軽減

・新人営業担当×営業スペシャリスト
新人のアシストをし、早期育成。戦力に！

・現場×関係者
建設現場の様子をタイムリーに共有し、スムーズに

「税理士」「会計士」「社労士」など専門事務所向けスケジュール管理ツール「アイポ」 | TOWN株式会社

・チームの成長に合わせて機能も成長を
やりたいことが増えてきたら、使いたい機能を追加できます。チームの仕事の幅が増えても、チーム規模が大きくなっても、ずっと使えます。
1ユーザーあたり　　¥200/月からご利用できるミニマムプランをご用意しております。

・日程調整を自動化してメール往復をゼロに
自動抽出された自分の空き時間をお客様にお伝えできるので、1回のメール送信で日程が決まります。 仮の予定でカレンダーが埋まることはもうありません。

スケジュール管理ツールの導入目的は２つ

メンバーの1日のスケジュールを共有するため

メンバーの１日の使い方を可視化し、会議のセッティングなど、「いつ予定が空いているか」を聞く手間を省くことができます。
オンラインカレンダー上で互いの予定を部署やプロジェクト内で共有し、自分の予定を管理しながら、メンバーと簡単に日程調整を行うことが目的です。

タスクやプロジェクトの進捗状況の共有のため

所謂タスク管理ツール、プロジェクト管理ツールと呼ばれるタイプです。
プロジェクトやプロジェクト内のタスクの進捗状況を可視化し、部署を超えてメンバーで共有します。組織・プロジェクトが大きくなるほど、誰がどのタスクを抱えているのかが分かりづらくなり、情報共有が難しくなります。テレワークでは、より一層プロジェクト全体像が掴みにくくなります。
タスク管理ツールを利用することで各メンバーが請け負うタスクの状況を確認し、業務の重複や偏りを解消できるようになります。
複数人で行うプロジェクトの進行には、互いのタスクの進捗状況をタイムリーに共有するために、タスク管理ツールの必要性が増してきます。

スケジュール管理ツールにはどのようなタイプがあるか

他にもスケジュール管理ツールには様々なタイプがあります。ここでは仕事上での使い方や導入目的に合わせた３つのタイプを紹介します。

・日程調整に強みのあるタイプ
社内にとどまらず、取引先との日程調整も効率化したい場合には、日程調整に特化しているツールがおすすめです。

・グループウェアタイプ
スケジュール管理だけでなく、コミュニケーション基盤を構築して「会議室の空きを確認したい」などの情報共有をし、業務の作業効率をあげたい場合にはグループウェアタイプがおすすめです。

・タスク管理に強みのあるタイプ
チームで業務を進める中で、タスクを書き出しながら仕事を進めていきたい場合には、こちらのタイプがおすすめです。進行状況を可視化しながら共有できるので、複数の部署や社外の担当者を交えてプロジェクトを進めている場合に有効です。

スケジュール管理ツール導入のメリット

ここまで日程調整ツールの概要を紹介してきましたが、では日程調整ツールを導入することで具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？
日程調整ツールの導入によって受けられるメリットは大きく3つ挙げられます。それぞれについて紹介していきます。

①スケジュール調整の効率化

まずは何と言ってもスケジュール調整の効率化が挙げられます。メールや電話でのやり取りは、1対1や少人数規模であればまだしも、大規模な人数であった場合、連絡に何往復もやり取りしなければならず、非常に多くの時間と手間がかかります。さらに、一人でも連絡が遅くなったり、なかなか連絡が取れなかったりした場合には、別の予定が入ってしまいまた一からスケジュール調整をやり直さなければならないことも起こり得ます。
日程調整ツールの導入によってこのような手間の軽減につながり、時間も無駄にすることなく本来の業務に専念することも可能になります。
非効率なやり取りを極力減らし、スケジュール管理の効率化につなげることができる点が大きなメリットの一つになります。

②重複するスケジュールの軽減

スケジュール調整を行う上でよく起こる事例が、予定の重複です。せっかく調整したスケジュールが担当者によって重複してしまった場合、再調整につながるだけでなく、相手に迷惑をかけてしまうことにもなります。
システムを導入せずに複数の案件や様々な相手との日程調整を同時に行う場合には、どうしても管理が煩雑になるため、重複してしまったり、設定した日時が間違ったりといったことが発生します。
これが日程調整ツールによってシステマチックに管理することで、スケジュールの重複を未然に防ぐことができます。

③決定したスケジュールの共有

スケジュール調整を行う上で、もう一つ重要な業務が決定したスケジュールの共有です。何とか調整したスケジュールも、事前にしっかりと担当者に伝えていなければ、会議や打ち合わせに参加できずに終わってしまいます。ただ予定を確定させればいいのではなく、確定した予定をしっかりと共有することが重要です。この業務に関しても、日程調整ツールの導入によって自動で共有につなげることが可能です。手作業による連絡や更新などの手続きも必要ではないため、ミスを無くして運用することができます。

スケジュール管理ツールのデメリット・注意点

一方で、スケジュール管理ツールの導入にはデメリットもあります。このデメリットを事前に理解しておくことで、導入後のリスクを最小限に抑えることができますので、注意点として押さえておくといいでしょう。

①操作性の社内メンバーによる理解
日程調整ツールは、そもそも今までのスケジュール調整における煩雑さを解消し、業務効率化を図るためのものですが、ツールであるがゆえに使用感は社内メンバーが正しく使いこなせるものでなければなりません。
多種多様な日程調整ツールがある中で、機能が充実しているものが多くリリースされている反面、実際にメンバー内で使いこなせずに終わるといったケースも少なくありません。
社員の中にはITリテラシーが高い人も低い人もいます。アルバイトやパートのような従業員がいるのであれば、そのような人のことも想定したツール選びが重要になります。
マニュアルなどもありますが、日程調整ツールの使い方を教育することに時間を取られるようであれば本末転倒でもあります。スケジュール管理ツールの導入の際には、自社内の活用ユーザーをふまえた操作性について注意が必要です。

②導入コストがかかる
スケジュール管理ツールの導入には基本的に費用がかかります。一般的には使用ユーザー数に応じた月額制が中心となりますが、活用ユーザーが増えればその分コストは発生していきます。売上向上と違い、業務効率化をコストで判断することは難しいですが、定期的にコストが発生する点は十分考慮しておくことが重要です。

スケジュール管理ツールの効果的な活用法

メリット・デメリットについて紹介したところで、続いては日程調整ツールの効果的な活用方法についても紹介していきます。
日程調整ツールは、様々なビジネスシーンで起こる打ち合わせや会議の際のスケジュール調整として重宝されています。具体的には以下のようなシーンでの活用が可能です。

①営業アポイントとしての活用
通常のメールでのやり取りにおいて、「〇月〇日の〇時からお打合せ可能でしょうか？」といったアポイント依頼に対して、「その日は難しいので別の日でお願いします」と返信があったとします。その場合、別日程を送り再度同じやり取りを行わなければならず手間がかかりません。このような場合にスケジュール管理ツールであれば、空いている日時を指定したツールのURLを送るだけで、すぐにアポイントを取得することが可能になります。

②ホームページを活用した問合せ対応
商材やサービスのサポートなどを請け負う場合、電話対応で済む場合もありますが、担当者が個別面談の機会を設ける場合も起こり得ます。その際にスケジュール管理ツールを活用し、ホームページなどに担当者の空いた日程を表示させておけば、ユーザーは電話問合せを行うことなくホームページから相談予約を行うことが可能になります。問合せの手間を軽減でき、ユーザビリティの向上にもつなげることができます。

③採用面談の効率化
企業の新卒や中途の採用活動において、就職希望者との面談は必須の項目になります。就職希望者が少なければまだしも、人数が多くなれば面談の場を調整するのは非常に大変になります。このような場合にも、スケジュール管理ツールを活用することで、各採用段階に応じた面接者と就職希望者の日程をスムーズに調整することが可能になります。

スケジュール管理ツール選定時のポイント

では具体的に日程調整ツールを導入するにはどういったポイントを気にすればいいのでしょうか？続いては日程調整ツール選定時のポイントについて紹介していきます。

クラウド型？インストール型？