表計算ソフトは活用されておりますでしょうか。
日々の業務の中で、売上や従業員などの勤怠管理、給与計算、ホームページの流入などにおけるデータ分析など、数値をもとに計算する機会は多くあります。
このような場合に、PCを用いてMicrosoftのExcelや、Googleのスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用し、情報を整理する方も多いでしょう。
表計算ソフトは、その名の通り表を用いて計算することに特化しており、上記の売上管理や給与計算、データ分析をはじめ、名簿作成なども簡単に作成することが可能です。
請求書や見積書の作成もこの表計算ソフトをもとに作成することもできますので、企業のあらゆる業務において欠かせないツールとなっています。
特にMicrosoftのExcelは、約400種類以上の関数が備わっているため、四則演算をはじめ複雑なデータ分析に至るまで、通常の表計算の基本から応用まで、様々なケースで活用できる機能が多く搭載されています。
ただ一方で、表計算ソフトは自由度が高い分、正しく運用しなければ過去のデータに間違って上書きしてしまったり、指定場所がズレることで間違った計算をしてしまうことも起こり得ます。
表計算ソフトはあくまで表や計算での活用を主としたソフトになりますので、ビジネスシーン全ての用途に展開するには限界があります。
実際に、「Excelはメールで送信しなければならず、他のメンバーに共有するのが面倒」「スマートフォンでも確認したい」「Excelを導入していない担当者でも閲覧や編集が気軽にできるようにしたい」といった表計算ソフトの悩みを抱える担当者も少なくありません。ただ、表計算ソフトは、何もExcelに限ったものではありません。正しく活用することで、日々の業務効率化につなげられる機能を多く搭載した表計算ソフトも多く存在します。
そこで今回は、表計算ソフトの概要や使い方、メリット・デメリットなどについて、ポイントを中心に紹介していきます。
表計算ソフトとは？
そもそも表計算ソフトとは、数値・データの集計や分析、そこからの複雑な計算などに特化したソフトウェア（アプリケーションソフト）のことを指します。
代表的なソフトとしてはMicrosoftのExcelやGoogleのスプレッドシートが一般的ですが、昨今ではそれ以外にも無料で活用できるツールも多く登場してきています。
格子状のシートに対して、「セル」と呼ばれるマス目に数値・データを入力するだけで、指定する表や見やすいグラフを簡単に作成することが可能です。
セルの縦軸と横軸に指定の値を入力し、それを集計することで表にすることができますが、セルの大きさや文字サイズや色なども自由に変更できるため、名簿やスケジュールなどの一覧表として活用することも可能です。
さらに、フィルターや並べ替えといった機能も充実しているため、表計算ソフトでありながら、データベースとしての活用もできます。
表計算ソフトの使い方
あくまで表計算ソフトは、指定の数値・データをもとに様々な計算や集計に特化したツールになります。一般的には数値・データをもとに表やグラフ化することが表計算ソフトの大きな特徴の一つです。
集計面においては、セルに対して関数を活用することで四則演算や数値の合計・平均値などの計算は自動で算出することが可能です。
また、表計算ソフトの中には多くのテンプレートデザインが用意されていますので、棒グラフや円グラフ、折れ線グラフなどを選ぶだけで、指定の数値・データをグラフ化することもできます。
セルの中には数値だけでなく、テキスト入力もできますので、フォントサイズや太字、色の指定や下線など様々な装飾を施すことで、表としても見やすくまとめることも可能です。
表計算ソフトでできること
表計算ソフトは、先ほど紹介した数値・データの集計や分析を行うことが基本の使い方になりますが、汎用性が高いため、多くのビジネスシーンにおいて様々な活用が行われています。
例えば、顧客情報やそれに伴う売上動向の整理や分析に関しては、基本的な数値・データ集計において管理できますが、さらにそれをグラフ化することで社内用の報告書の作成につなげたり、数値・データをもとに関数を用いて顧客動向を見える化することも可能です。セルのデータに基づきマクロを組み込むことで、データベースとして管理したり自動で数値を管理する業務効率化システムとして活用させることもできます。
このように、表計算ソフトはビジネスシーンでの汎用性が高いため、非常に重宝するツールとなりますが、とはいえ元々は計算に特化したツールであるため、計算以外の活用には限界もありますので注意が必要です。
表計算ソフトのご紹介
ここまで表計算ソフトとはなんなのか？表計算ソフトの使い方、表計算ソフトで何が出来るのかを紹介してきましたが、
クラウドレーダーではいくつか表計算ソフトに関する資料をご紹介しております。
興味がある表計算ソフトに関する資料があれば是非ダウンロードしてみてください。
クラウド見積・納品・請求書作成ソフトの Misoca | 弥生株式会社
『Misoca(ミソカ)』は見積・納品・請求をかんたんに作成、まとめて管理。
請求業務を効率化するクラウド見積・納品・請求書サービスです。
【特長】
■見積書・納品書・請求書を簡単作成
豊富なデザインテンプレートからお好みのものを選んで文字を入力するだけ。印影やロゴを入れたオリジナルの請求書が、表計算ソフトよりも素早く簡単に作成できます。
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メール送付・PDF発行・リンク共有・郵送もワンクリックで完了。請求書自動作成や自動メール送信、確定申告ソフトへの仕訳自動送信などの自動化機能で、経理業務の手間を大幅に効率化します。
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勤怠・受発注管理サービス「Hachikin」 | 株式会社NVC
Hachikinは勤怠管理・経費精算・ワークフローなどをWebで行うことで煩雑だった業務を改善します。
●「Hachikin」の特徴
①無料で始めましょう
Hachikinは勤怠管理・経費精算の機能を無料で利用することができます。現在は2人までのユーザを登録して利用することができるようになっています。個人での利用や、本格利用の前にちょっと試してみたいといった方は、今すぐご利用頂けます。
②簡単で柔軟な勤怠管理
Hachikinの勤怠管理は、出勤・退勤の時刻を入力するだけのシンプルな使い方から、様々なプロジェクトに携わるような場合の複雑な実績入力までサポートします。 また、システムエンジニアリングサービスなど、客先に常駐するケースにも対応できるような仕組みを取り入れています。これにより、客先に提出するための勤務表や、自社で利用する勤務表を二重管理する必要がなくなります。作業とプロジェクトを紐付けて登録するだけで、様々な切り口での勤務表を作成することが出来るようになります。
③経費精算・交通費精算の特徴
領収書が必要となる経費精算では、添付することを考えて Hachikin 上で管理される申請番号と紐付く用紙を印刷できるようにしています。この番号と紐付けることで、経理作業を円滑に進められるようサポートします。また、経費の科目は業種によってもことなるため、企業ごとにメンテナンス可能です。交通費入力では「往復」をサポート。。
④ワークフローによる業務の改善
勤怠管理、経費・交通費精算はそれぞれのワークフローを定義することができるので、煩雑だった業務を改善します。ワークフローでは、承認・却下・再申請を簡単に行うことができ、申請や承認のタイミングでメールによる通知も行われるので、スムーズに処理を進めることが可能です。また、申請・承認・却下を行うときにはコメントを登録できます。コメントは通知メールにも表示されますので、コミュニケーションをスムーズにはかれます。
⑤PDF・CSVダウンロード
勤怠管理・経費・交通費精算で作成した各種申請書はPDFとCSVをサポートしています。PDFは印刷に適した形で申請書を表示することができます。CSVファイルをダウンロードして、エクセルなどの表計算ソフトで編集することもできます。
Bank Invoice | Bank Invoice株式会社
取引先とつながる
Bank Invoiceを使うと、世界中の取引先とつながります。 請求書原本そのものを電子化し双方向にメールのように送受信できます。あらゆる会社との取引データは統合され、一元管理できるので経理の負荷をなくせます。電子帳簿保存法に対応し、紙やPDFによる請求書の管理や保存はもう不要。すぐに、カンタンにペーパーレス化できます。
■企業間取引データ共有サービス
１つの請求書データを送り手と受け手で互いに共有するしくみなので、請求書の原本そのものが電子化されます。従来は郵送でのみ可能だった請求書原本のやり取りや保管を電子化できます。
もう、メール、PDF、電子署名・タイムスタンプは必要ありません。
電話で連絡していたことをメッセージで行うことで記録として残すことができます。
・請求書データを作成
作成はフォームを埋めていくだけ。表計算ソフトと同様。
・登録は送り手だけ
ユーザー登録が必要なのは送り手だけ。受け手は登録不要。
・受領もできて完全ペーパーレス化
作成、送信、受信すべてをBank Invoiceで完結すれば100％紙をなくせます。
・紙請求書のみの相手へも
請求書の原本を送ってほしいという取引先への郵送も電子的にやりとりできるようになります。
・一元管理
１つ１つの請求書データと問い合わせ内容、回答、メモ、履歴、添付ファイルをひも付けて管理できます。
■直観的操作、マニュアルレス
メールのようにだれでもすぐに使えます。学習コストはありません。
スマートフォンでいつでも送受信したり確認できます
PDFにしてメールする必要もなくなり、今まで必要だった請求書原本の郵送もなくせます
・コピー
以前作成した書類をコピーして作成できるので、毎月の請求書データをまとめて作成でき、作成漏れがなくなります
・データダウンロード
売上データと費用データがまとまった統合データ。
・データアップロード
請求書を一度に作成できます。
・社外連絡
１つ１つの請求書データ専用のメールです。
・検索、フィルタ、ソート
請求書データ、社外連絡、メモの検索ができます。
・送信前の社外連絡
それまで送り状を同封していたように、送信前に「社外連絡」を入力すれば、「社外連絡一覧」で取引先担当者の開封確認ができるようになります。
SkyDesk Projects（プロジェクト管理） | 富士ゼロックス株式会社
SkyDesk Projectsは、オンラインの プロジェクト管理ツールです。作業の計画と進捗の管理に役立ちます。 プロジェクト内のメンバーの交流を簡単にして、アイディアを議論し、最新の情報に保ちます。良質な成果物を納品するだけでなく、時間通りに完了することを約束します。 計画からタスク管理、ガントチャート作成、文書共有とコラボレーションまで、すぐに実施できます。
■プロジェクトの計画
マイルストーンやタスクリスト、タスクは、複雑なプロジェクトを簡単に管理できる単位に分割します。 サブタスク、繰り返しのタスク、依存関係を定義して、さらに正確に管理します。
■ガントチャート
ガントチャートは、計画と比較して、タスクの進捗の詳細を表示します。リソースを割り当てたグラフからは、誰が空いていて、誰が忙しいのかが分かります。
■プロジェクトの進行管理
フィードは、お気に入りのSNSを読むように、簡単にプロジェクトを常に最新の状態に更新します。タイムラインで簡単に過去の重要な投稿を確認できます。
■工数表で時間とコストを節約
プロジェクトのすべての作業は、簡単に請求できる時間と請求できない時間として記録できます。 工数表で作業を早く終わらせる方法を参照してください。
■レポート作成
SkyDesk Reportsは、詳細な解析ができるビジネスインテリジェントアプリです。SkyDesk Projectsと連携することで、チームの進捗がより深く理解できます。
■共同作業
従業員やクライアント、販社、コンサルタントと近くで、または離れた場所から、共同作業のツールを使って、みんながスムーズに作業を実施できます。 同時に共同作業して、効果的な決断をします。
■ドキュメント管理
テキストファイル、表計算シート、プレゼンテーション、その他ドキュメントをチームに共有して、一緒に作業します。バージョン管理システムが正しく機能します。どこからでもファイルを管理してアクセスします。
■Google 連携
SkyDesk Projectsは、Googleのユーザーに、GoogleドライブやGoogleカレンダーと連携機能を提供します。
■課題管理
課題の登録して、修正からテストまで管理します。ワークフローとビジネスルールを定義します。 GithubとBitbucketのコードの変更を管理します。
■iPhoneアプリ
プッシュ通知経由で、最新の更新を取得します。タスクを作成、編集、クローズします。ボイスメモを記録します。デバイスから、請求可能な時間を算出するタイマーの開始と終了をします。
■Androidアプリ
通知は外出先からも最新の更新を確認できます。どこにいても、ステータスの更新、工数表の記録、課題の登録、ドキュメントのアップロードができます。
■チャット
すべてのプロジェクトで、作成したサブグループで、または個人とチャットができます。これらの会話は、公開か非公開にできます。 チャットはアーカイブして、将来いつでも参照できます。
■フォーラム
他の人から意見が必要なプロジェクトは、フォーラム上でディスカッションできます。これらの投稿に関する通知は、特定のユーザーに送信されます。フォーラムの会話の効果について、 さらに詳しく
■Dropbox連携
Dropboxにファイルを持っている場合、これを簡単にProjectsに取り込んで、チームに共有できます。Dropboxと連携すると、簡単にドキュメントを同期できます。
サイボウズ デヂエ 8 | サイボウズ株式会社
「サイボウズ デヂエ 8」は、業務に合わせたツールを自由に作成、カスタマイズできるかんたんWebデータベースです。
「データベース」というと難しく聞こえるかもしれませんが、ひと言でいうと「みんなで使える表計算ソフト」。使いたいときに、使いたいツールをすぐに作成し、みんなで共有することができます。
※「サイボウズ Office」ユーザー様向け優待価格あり
◎チームの共有データをWebブラウザー上で溜める
チームで使う報告書や売上情報、予算管理などの共有データを表計算ソフトで管理していると、自分が作業している間に他の人が更新してしまった、どのファイルが最新版だかわからない、など様々なトラブルが起きがち。
「デヂエ」なら、情報をWebブラウザー上で共有して、みんなで更新可能。常にリアルタイムの情報を利用できます。
◎チームで行うタスクのフローを回す
情報システム部門への対応依頼や、契約書の作成、見積書の作成依頼、このような複数のメンバーで回すタスクのフローにも「デヂエ」は利用できます。
「デヂエ」はタスク内容やファイルに加え、ディスカッションも可能。 電話やEメールでの議論を行っていると、経緯がわからなくなりがちなタスクのフローを「デヂエ」ひとつで完結できます。
◎こんな悩みを「サイボウズ デヂエ 8」が解決します！
-複数メンバーでExcelを更新するのに限界を感じている
勝手に更新されてしまった、どれが最新版かわからない、というような悩みを解決します。
-基幹システムでは扱えないリストを安全に管理したい
セミナー参加者、資料請求リストなど、基幹システムでは扱いづらい情報も、安全に、簡単に管理できます。
-自社にあった業務システムが必要だけど高いお金は払えない
デヂエなら年間10万円で、業務にあったツールを自分たちで作成できます。
-各部署からメールでバラバラに来る業務依頼を効率よく管理したい。
依頼からディスカッション、状況や担当者等の設定もデヂエひとつで管理できるので、対応漏れも防ぎます。
-個人情報が入ったExcelを各自のパソコンに保存しているのが不安
Web型のデヂエなら、データはサーバー上で一括管理。データの書き出しも制御できます。
-社内の調査やアンケートを行う仕組みを簡単に作りたい
ほかの社員の回答は閲覧できない設定や匿名アンケートも可能です。
表計算ソフト導入時のメリット
続いて、表計算ソフトを導入するメリットについて紹介していきます。
表計算ソフト導入のメリットは、何といっても数値・データを計算する手間の軽減がまず挙げられます。
多くの数値やデータがある場合、電卓をもとに手作業で計算するのは非常に手間がかかり、且つどこかでミスが生じる可能性も付きまといます。
このような計算が正しく数値・データをセル内に入力するだけで簡単に計算することができる点が表計算ソフト導入の大きなメリットの一つです。
また、数値・データは並べ替えやソート、コピーなどが簡単にできるため、集計・分析したいタイミングで必要なデータを簡単に編集し、すぐに新たな要望に応じた集計につなげることができます。
同じ数値であっても、合計値を見たい場合と平均値で分析したい場合など、ビジネスシーンにおいて分析したい要望は様々出てきます。このようなニーズに対応しやすい点も表計算ソフトの魅力の一つでしょう。
その他、表計算ソフトは他のビジネスツールと連携しやすい点もメリットとして挙げられます。集計や分析に必要な数値・データは、各種ツールによって取得場所は異なります。
多くの場合、必要なデータは各種ツールから「csv」という形式でダウンロードすることができます。
このデータを表計算ソフト内に組み込むことで、わざわざ数値・データを手入力しなくても簡単に連携することができます。連携した数値・データは、表計算ソフトの中で同様に集計・分析できますので、この点も魅力の一つになります。
表計算ソフト導入時のデメリット
一方で、表計算ソフト導入にはメリットだけでなくデメリットも存在します。
まず挙げられるデメリットは、計算エラーが起こりやすい点です。表計算ソフトを活用する際には、セルの中に関数を指定することで、数値・データを自動で計算させることができますが、正しく関数を指定しなければ異なる計算が生まれる可能性もあります。
指定するセルが少しズレていたり、計算方法が異なっていたり、全角と半角の違いなどによっても計算エラーは起こり得ます。計算は自動でも、計算式の入力は手動となりますので、ミスによって計算エラーが起こる点は注意が必要です。
また、表計算ソフトは自由度が高く、関数やマクロなどを活用することで複雑な計算も行うことができる点が特徴としてありますが、全ての人が関数やマクロを理解するには相当の時間がかかります。
専門性が求められる場合もあるため、作成する人だけでなく確認する側にもある程度の知識が求められる点は考慮しておくと効果的です。
表計算ソフトを選ぶ際のポイント
では実際に表計算ソフトの導入を検討する場合、どういったツールを探せばいいのでしょうか？表計算ソフトを選ぶ際のポイントについて、いくつか紹介していきます。
・無料で利用できるものか？
表計算ソフトを活用する機会が自社の中でどれくらいあるのかによって、求める機能は異なってきます。単発的にそこまで多くない数値・データの集計や分析を行うのであれば、無料のツールでも事足りる場合もあります。現在多くの表計算ソフトがリリースされていますが、自社の要望をふまえて検討するといいでしょう。
・インストール型かブラウザ型か？
表計算ソフトは、MicrosoftのExcelのようにPCにインストールして活用するものと、Googleのスプレッドシートのようにブラウザ型で展開できるものが存在します。表計算ソフトを活用するのが自分のみであればExcelでも問題ありませんが、多くの方が同じファイルを集計・分析するのであれば、どこからでも簡単に編集できるブラウザ型の方が効果的です。一方で、ブラウザ型であればセキュリティ面でのリスクも伴います。集計・分析するデータは、基本的には企業の売上や顧客情報など重要なデータであることが多くなります。ブラウザ型を検討する際には、あわせてセキュリティ面も考慮すると効果的です。
・Microsoft Officeとの互換性が高いか？
現在多くの企業が活用している一般的な表計算ソフトはMicrosoftのExcelになります。それゆえに、作成したデータがExcelとどれくらい互換性があるのかも確認しておくと効果的です。仮に互換性が低い場合、作成したデータが他のExcelしか扱えない担当者では編集できなかったり、閲覧もできない可能性も起こり得ます。このようなリスクを回避するためにも、事前に互換性について確認しておくといいでしょう。
表計算ソフト主な機能
最後に、表計算ソフトの主な機能についても紹介していきます。今回は、一般的に多くの表計算ソフトで搭載されている機能を中心に紹介していきます。
①表計算の実施
→セルに数値・データや指定の数式を入力することで、基本的な四則演算だけでなく、関数とともに複雑な計算も行うことが可能です。一度数値・データを入力しておけば、関数や数式を変更することで、それに伴った計算をし直すこともできます。
②グラフや図表の作成
→①で実施した表計算のデータをもとに、グラフや図表を作成することも可能です。数値・データに応じて円グラフや棒グラフ、折れ線グラフなど、対象の範囲を指定するだけで簡単に作成できます。
③数値・データの管理
→数値・データをもとにした計算やグラフ・図表の作成だけでなく、表計算ソフトではデータとしての管理も可能です。フィルターや検索、並べ替えも適宜対応可能なため、月別の売上管理や顧客リスト、タスクやスケジュール管理としても活用できます。
④プログラムの作成
→表計算ソフトでは、関数やマクロを活用することで、日々の業務効率化につなげるプログラムを構築することも可能です。複数のデータを自動で読み込み、集計・分析させるなど、自動化できる指標を設定することで、細々した作業も効率化できます。
表計算ソフトについてまとめ
いかがでしたでしょうか。
表計算ソフトは、単に数値・データを計算する以外にも多くのビジネスシーンで活用できる機能が搭載されています。自社のビジネスに状況にマッチした表計算ソフトを導入すれば、様々なシーンにおいて業務効率を高めることが期待できます。今回紹介した内容も参考に、表計算ソフトを上手く自社内で活用していきましょう。