2019年4月の労働基準法改正に伴い、有給取得が義務化されました。もしも規定の日数分の有給休暇を消化しない社員がいた場合、法律違反として罰則を受ける可能性があります。
「うちはブラックじゃないし、有給をしっかり取れるような職場だから大丈夫」と思うかもしれませんが、この考え方は危険です。もしも有給休暇を取り忘れた社員がいると、それも違法となるからです。
つまり、法改正によって企業は、社員の休暇の取得状況を管理する義務が生まれたということです。これにより、バックオフィス業務の負担が大きくなってしまいました。担当者は、ミスなく効率的に業務を行わなければなりません。その助けとなるのが、休暇申請システムです。
休暇申請システムは、休暇に関する業務をスムーズに行うためのサービスです。従来の書類やエクセル管理に比べ、効率的で正確な業務を実現します。
この記事では、休暇申請システムの特徴と、サービスの選び方について解説します。
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・低コストであるため、各拠点、各フロアでの複数台設置も可能
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２．外出先からモバイル申請
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・無駄な帰社が減らせ、営業効率を向上させます
・社員の外出、不在による月締めの滞りを解消できます
■GPS機能でスマホ打刻の位置情報を記録！
・記録した位置情報はMAP上に表示し確認できます
３．確認、集計、月締め処理
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・リアルタイムな確認により、打刻漏れなどの、不備を減らせます
■残業や休日労働時間の集計はボタンひとつ
・打刻時間や残業時間の集計をCSV形式やPDF形式で出力でき、分析や報告が簡単です
・打刻漏れや勤務票の不備を、集計時にエラーメッセージとして知らせてくれるため、チェックの手間も減らせます
４．休暇管理
■有休など、各種休暇の申請、承認が簡単！
・手書きによる休暇申請や、集計の手間がなくなります
・休暇申請書、休暇管理簿を出力できます（PDF形式）
・面倒な年次有給休暇の年度更新処理も、ボタンひとつで完了します
■年休の取得状況を確認でき、計画的な取得を促します
・適正な取得による、社員の活力向上をサポートします
５．シフト作成
■簡単なマウス操作でシフトを組み立てることができます
・パートやアルバイトの多い業種や、24時間稼動の工場など、複雑なシフト作成も簡単に組み立てられます
・作成したシフト表と、勤務票を連携して管理できます
■適正な人員配置と管理が可能！
・作業画面に必要な人員情報などが表示され、適正な人員配置を支援します
・シフト表と勤務票の連携で、予定シフトと打刻時間の予実管理ができます
６．出張旅費管理（有料オプション）
■『駅すぱあと』連携で、かんたん旅費申請！
・タブレットやスマホ、パソコンから出張旅費を申請できます。
・出張先での申請が可能となり、会社に戻る手間もなくなります。
７．かんたん初期設定
■打刻管理なら、「かんたん初期設定」で最短一日で利用可能！
・就業制度の設定は画面の質問に答えるだけ
・社員情報の設定は、所定のシートにデータを入力して一括登録
・シフト勤務等、複雑な就業制度設定をご希望のお客様も、お電話にてサポート
■安心の導入サポート
＜無料サポート＞
サポート受付時間（メール、及びお電話）
月曜日から金曜日 9:00~17:30（祝日及び12月29日から1月3日までを除く）
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弊社スタッフがお客様に代わり、設定作業を行ないます。
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休暇申請システムの特徴 増加した有給取得を電子化で管理しやすく！
休暇申請システムは、休暇関連業務をオンライン上で行えるシステムです。休暇関連システムの特徴を紹介します。
業務はすべてオンライン上で行われる
休暇関連の業務を、すべてオンライン上で行うことができます。
従来の書類のやり取りでは受け渡しに時間がかかり、客先常駐など職場が離れていると非常に面倒でした。オンライン上のデータのやり取りにすることで、迅速に業務を進めることができます。
休暇残日数を従業員ごとに自動計算
従業員ごとに、休暇取得状況・残りの休暇日数を管理できます。
従来の管理方法では、紙やエクセル上で計算を行っていましたが、これらがすべて自動化されます。
休暇取得状況を一覧で確認
全従業員の休暇取得状況を一覧で確認することができます。紙書類やエクセルでは、社員が休暇を取得する度にリストなどに反映させる必要がありました。休暇申請システムでは、社員が休暇を取得すると即時反映されます。リストに反映する作業がなくなるだけでなく、ヒューマンエラーも回避できるようになります。
休暇申請の効率化！システム導入のメリット
休暇申請システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的にご紹介します。
承認作業を効率化できる
業務はすべてオンラインで行われるため、紙の申請書を手渡す必要がありません。職場がばらばらだったり、外出が多い場合でも、申請をスムーズに行うことが出来ます。
また、承認作業自体も非常にシンプルです。パソコンやスマホで申請内容を確認して、承認ボタンを押すだけで完了です。ワードやエクセルで申請書を作成し、メールで送って申請するような形態よりも、格段に作業効率が上がります。
従業員の有給付与・消化タイミングをいつでも確認できる
休暇残日数の確認は、意外に面倒な作業でした。従業員は自身の休暇日数を把握していなかったり、消化した有給休暇を忘れることがあります。今までは、確認のために担当者に問い合わせる必要がありました。
休暇申請システムでは、従業員の休暇申請が承認された時点で、残休暇日数の計算が行われます。日数はクラウド上でいつでも確認できるため、問い合わせの必要がありません。また、有給休暇をすべて消化しているのに休暇申請をしてしまう、という記憶違いからくるトラブルも防げます。
休暇取得状況の見逃しを防ぐ！
全従業員の休暇取得状況を、ひと目で確認できます。従来の書類やエクセルでの管理は、手作業や簡易な関数での計算だったため、ミスが起こりやすい状況でした。
そのような環境だと、休暇取得日数が足りない従業員を見落としてしまい、労働基準法に違反してしまう危険があります。場合によっては、監督所からの是正勧告・罰金を受けることになるかもしれません。
休暇申請システムでは、休暇を取得するとシステムに即時反映され、取得数や残日数が自動計算されます。上司やシステム管理者は、正確な最新の情報をいつでも確認できます。
また、有休を規定数だけ消化していない従業員には、自動で通知を行う機能もあります。うっかりを防ぎ、休暇取得を促進させます。
場所を選ばずに作業できる！
休暇管理業務の担当者は、パソコンだけなくスマートフォンでも業務を行うことができます。そのため、外出が多い場合などでも隙間時間で作業ができます。
また、書類のやり取りがなくなるので、テレワークも可能になります。外部委託も容易になるため、社外リソースを活用できます。
休暇申請システムのデメリット・注意点
休暇申請システムは業務効率を劇的に向上できますが、いくつか留意しなければいけない点があります。これらを理解した上で、導入を検討しましょう。
導入前の準備期間が必要
サービス自体は登録してすぐに利用できますが、実際の利用までには準備が必要になります。
まず、自社の情報を設定しなければなりません。毎週の休日設定や、会社独自の休暇、部署やグループなど、システムに必要な情報を登録します。設定自体にはそれほど時間がかかりませんが、事前に登録する情報の整理が必要です。
次に、従業員の情報を登録しなければなりません。従業員の所属部署や雇用形態、入社日など、様々な情報が必要になります。登録作業だけでなく、社内の人事情報の整理も必要になるかも知れません。
導入前に必要な情報を揃えておくと、準備期間の短縮になります。
管理者の学習時間が必要
システムを円滑に動かせるように、休暇管理業務に関わる従業員の学習が必要です。難しい操作は必要ありませんが、知識なしに導入するのは危険です。機能や用語を誤解して、予期せぬ動作を起こすかもしれないからです。
マニュアルを読み込むだけでもいいので、しっかりと操作方法を把握するようにしましょう。可能であれば、トライアルや講習会を通して、実際に手を動かしてみることをおすすめします。
社員への周知が必要
システム導入前に、従業員への周知を徹底するようにしましょう。紙での申請を行ってきた職場では、クラウド形式のシステムになかなか慣れないかもしれません。たとえば、押印ではなくボタンを押すという承認方法に、不安を感じる人もいます。
システムを利用する心理的ハードルを下げるために、下記のような資料を配布するといいでしょう。
・導入するメリットをまとめた説明
・申請から承認までの簡単なワークフロー
・操作方法が書かれた簡易マニュアル
休暇申請システム選ぶ際のポイント
休暇申請システムには様々なタイプのサービスがあります。それぞれに特徴があるため、自社に合ったサービスを選ぶのが大切です。ここでは、サービスを選ぶ際のポイントを説明します。
使いやすいか
使いやすさは何よりも大切です。複雑で見づらい画面は、ミスやストレスの原因になります。最低限、下記の方法を確認し、不便な点はないか見ておきましょう。
・ログイン方法
・休暇の申請方法
・申請の承認方法
・従業員情報の確認方法
・休暇取得状況の確認方法
・データ出力の方法
働き方改革の関連法には対応しているか
労働基準法に違反していると思われる場合に、通知や警告を行ってくれるものがおすすめです。
人間の目視確認の場合、見逃しなどのミスが起こるかもしれません。目視に加えてシステムによる自動判定も利用することで、ミスを未然に防ぐことができます。
料金プランは自社に合っているか
料金プランは、ユーザー数ごとに決まる従量課金制のものが主流です。
注意しておきたいのには、休暇申請システムが勤怠管理システムの一機能として搭載されているパターンです。休暇申請システム以外の余分な機能までついてくるため、過剰な料金を払うことになります。
勤怠管理システムだけで十分なら、単体で利用できるサービスを探しましょう。
トライアルはあるか
実際に触ってみないと、運用のイメージはつきにくいものです。トライアル期間を利用して、実際の使用感を試せるものがおすすめです。
トライアル期間に作成したデータを、そのまま利用できるのが理想です。トライアル時の環境設定を引き継ぐことで、登録作業時間の短縮になります。
もしトライアルがない場合は、講習会を実施しているものを検討してみましょう。
休暇申請システムの主な機能
ここでは、休暇申請システムの代表的な機能を紹介します。
申請経路設定
申請から上長の承認、担当者の受理までのワークフローを設定できます。
従業員の所属部門・課に応じて経路を設定できるため、個別に設定する必要はありません。
従業員が休暇申請を行うと、そのフローに応じて承認依頼が通知されるようになります。
休暇の登録や付与日数
従業員の年次や雇用形態などに応じて、休暇を自動付与します。使用期限の設定も可能なので、消化しなかった有給休暇を年度開始時に自動で除くことができます。
独自休暇設定
創立記念日、旅行休暇など、会社独自の休暇を設定できます。
休暇残日数の確認
従業員は自分の休暇取得状況を確認できます。
従来は残り休暇日数を記録しておくか、担当部署に問い合わせる必要がありました。好きなタイミングで確認できるため、自身のスケジュールを立てやすくなります。
他システムとの連携
休暇管理システムの多くは、勤怠管理システムと連携できます。
登録した従業員情報などを他システムで利用できるため、登録作業などの手間が省けます。また、情報の変更や追加登録があった時に自動反映されるため、タイムラグによる不整合が発生しません。
休暇申請システムのまとめ
休暇管理は、意外とトラブルの多い業務です。
第一に、従業員が自身の休暇取得状況を把握していないことがよくあります。取得した休暇が少なかったり、逆に消化しきっているのに申請する、ということは珍しくありません。そして、管理が非常に面倒です。全従業員の取得状況を適切に把握しなければ、労働基準法に違反するリスクがあります。
休暇申請システムは、クラウド化と自動化でそのような問題を解決します。シンプルで使いやすいシステムにより、正確な情報へのアクセスと、スムーズな申請作業を可能にします。
休暇申請システムの導入で、現在の業務環境を改善できそうだと感じたら、早速サービスを探してみましょう。