「オンプレミス型のweb会議システム」は近年多く使われているweb会議システムの種類です。
大きく分けると「クラウド型」「オンプレミス型」の2つの種類があるweb会議システムですが、それぞれに長所と短所があるため、自社の都合や状況に合わせて使っていくことが効率的にシステムを使っていくことにつながります。
そこでここではオンプレミス型のweb会議システムの特徴やメリット、導入する際の注意点などについて紹介していきたいと思います。
オンプレミス型のweb会議とはどういったものか
働き方改革や新型コロナウィルス感染症の流行などによって対面式の会議を自粛したり、在宅勤務の人が自宅から会議に参加するということが増えてきています。
こうして増加してきたのがweb会議ですが、これはこれからも長期的に利用されていくことが予想されています。
まずここではオンプレミス型のweb会議がどういったものなのかについて紹介します。
サーバーによって分けられているweb会議の種類
web会議を行う際には映像や音声を相手先に届ける必要があります。
こうした映像や音声のやり取りをするためにはサーバーにアクセスすることとなるのですが、この時アクセスするサーバーが違うのが「クラウド型」と「オンプレミス型」の違いとなっています。
オンプレミス型の場合は自社に設置した専用のサーバーにアクセスしてweb会議を行います。
そのため、サーバーを自社に設置してネットワークの構築を行う必要があります。
それに対してクラウド型はサービスを提供している運営が管理しているサーバーにインターネットを経由してアクセスしてweb会議を行うこととなります。
オンプレミス型の特徴とは
細かい機能やメリットについては後で細かく紹介しますが、ここでは簡単にオンプレミス型のweb会議システムの特徴について紹介します。
まず「初期導入コスト」ですが、オンプレミス型のweb会議システムの場合は導入時にサーバーの設置、ネットワークの構築費用がかかってくることとなるため導入時に高額な費用がかかってくることとなります。
クラウド型の場合は申し込みさえすればすぐに運営管理のサーバーを利用できるために初期費用はそれほどかかりません。
しかしオンプレミス型の特徴として「自由度の高いカスタマイズ」「高いセキュリティ性」があります。
自社に設置した専用のサーバーを利用するために自社の都合に合わせてカスタマイズできるという特徴があるだけでなく、外部ネットワークと接続しなくても自社ネットワークだけで独立して利用できるためにセキュリティ面でも期待できます。
オンプレミス型のweb会議システムが利用されている場所は
オンプレミス型のシステムの特徴として「高いセキュリティ性」があることから、
・官公庁
・地方自治体など
・大学などの教育機関や研究機関
・銀行や証券会社などの金融業
・保険会社
といったセキュアな環境が求められる現場で多く利用されています。
官公庁や地方自治体では災害発生時のホットラインとして利用されることもあります。
銀行や保険会社では機密性の高いweb会議が行われることが多いことから、大規模な会議、全国の支店との会議などで利用されています。
これらのように強固なセキュリティ体制が求められる現場で利用されることが多いのがオンプレミス型のシステムなのです。
オンプレミス型のWEB会議システムのご紹介
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クラウド型と比較してどういった点が違うのか
オンプレミス型のweb会議を利用するに当たっては「クラウド型」との違いを理解しておくとより効率的なものとなります。
ここではいくつかの観点からオンプレミス型とクラウド型の違いを比較していきます。
セキュリティ面の比較
まず違っているのが「セキュリティ対策」に関してです。
クラウド型のシステムの場合は不特定多数の利用者が運営のサーバーにインターネットを通して接続してくるためにセキュリティ対策としては不安な部分があります。
また、こうしたことに対してのセキュリティ対策はサービス提供運営会社が行うために、運営会社によってセキュリティ性能に大きな違いが出てきてしまいます。
高いセキュリティ性を求める場合は、セキュリティ対策がしっかりと行われている運営を探す必要があるのです。
それに対してオンプレミス型の場合は自社に設置したサーバーで社内のネットワークを利用して運用していくこととなります。
そのため外部ネットワークに接続する必要がないということで不正アクセスなどのリスクは低くなります。
また、セキュリティ対策についても自社が行うこととなるため、強固にしていくことも容易となります。
このようにまずセキュリティ面で大きな違いがあります。
コスト面の比較
利用する際に必要となるコストにも大きな違いがあります。
クラウド型の場合は自社でサーバーを設置する必要がなく、運営会社のサーバーを利用するため初期費用は安くなります。
ただし、運営会社に対して月額使用料や保守管理費用を支払う必要があります。
利用料金はライセンス数などによって変化するため、多くのライセンスを利用する場合などはランニングコストが高額になる可能性もあります。
クラウド型のシステムの場合にはいくつかの料金体系があります。
月額定額制の場合は利用するアカウントの数に応じて固定の使用料金がかかってきます。
従量課金制の場合は利用するアカウントの数の基本料金と、web会議を行った時間や利用した通信容量などに応じた利用料金が発生してくることとなります。
そのため、長期的に利用していく際にはそれだけランニングコストがかかることとなるので、それらを考慮する必要があります。
それに対してオンプレミス型の場合は導入時に自社にサーバーを設置し、ネットワークを構築する必要があります。
そのため導入時には高額なコストがかかってきます。
しかし、それ以降は月額使用料などを支払う必要はないためランニングコストは低コストとなります。
短期的、長期的な観点によってもかなり差があるため、どういった利用を考えているのかによって選ぶのも良いでしょう。
導入から利用開始までの期間の比較
申し込みから実際に利用できるようになるまでの期間にも差があります。
クラウド型の場合は運営会社に申し込みを行い、契約が成立すればすぐに利用開始が可能となります。
とりあえずすぐに使いたい、まずは試しに利用してみたいという時にはクラウド型が向いていると言えます。
オンプレミス型の場合はサーバーの購入や設置、ネットワークの構築などに時間がかかることとなります。
それらがすべて完了した上での利用開始となりますので、実際に利用できるまでにはある程度の時間が必要と言えます。
すぐに使いたいという時にはあまり向いているとは言えません。
カスタマイズ性の比較
クラウド型のweb会議システムはすでにでき上っているシステムを利用するということになります。
決められた仕様の中で利用をしていくために、自社の都合の良いように自由にカスタマイズするということはできません。
必要に応じて追加オプションなどを選んでいくということはできますが、自社の都合に合わせたシステムにカスタマイズすることはできないのです。
それに対してオンプレミス型の場合は自社の専用サーバーでネットワークを構築していきます。
そのため自社に合わせて自由にカスタマイズしていくことが可能となっています。
自社に合うように複雑なシステムを組みたい、どんどんカスタマイズしていきたいという場合にはオンプレミス型は適していると言えます。
災害時やトラブル発生時の対応についての比較
災害が発生した際などの対応の違いについても差があります。
クラウド型の場合はサービスを提供している運営会社が復旧対応を行うこととなります。
平常時からも保守管理は基本的に運営会社が行うこととなりますので、そのまま対応する形となります。
そのため運営会社の対応、復旧作業が遅くなるとそれだけ利用復旧も遅くなるということになります。
それに対してオンプレミス型の場合は平常時から保守管理も含めて自社で行うこととなります。
何か災害やトラブルがあった時にも自社で復旧作業を行うこととなります。
ただ、外部ネットワークに接続せずに独立して利用ができるため、他の利用者のトラブルに巻き込まれるといったことはありません。
インターネット回線がトラブルによって利用できなくなったとしても自社の独立ネットワークは利用できるというメリットもあります。
実際の利用の仕方についての比較
こうしたそれぞれの特徴があるオンプレミス型とクラウド型のweb会議システムですので、実際の利用の仕方にも違いが出てきます。
高いセキュリティ性や災害時にも利用できるという特性のため、機密性が高い重要な会議についてはオンプレミス型が適していると言えますし、社外の人との会議に利用したいという時などにはクラウド型が適していると言えます。
オンプレミス型のメリットとは
オンプレミス型には多くの利用メリットがあります。
ここではそれらのメリットについて紹介していきます。
高性能なセキュリティ体制を組みやすい
オンプレミス型のweb会議システムの大きなメリットは「高いセキュリティ性」です。
クラウド型のシステムもセキュリティ性には注意が払われていますが、やはり接続がインターネット経由となっているため、外部から情報を盗まれたり、不正アクセスされたりというリスクがあります。
オンプレミス型は社内の専用サーバーを設置し、自社で強固に組んだセキュリティ性の中でweb会議を開催することができます。
自社内の閉じた空間内で会議を開くことで外部からの侵入を防ぎやすいというメリットがあるのです。
外部に漏らしたくない重要な会議を行うにはオンプレミス型が適していると言えるでしょう。
自社の運用に合わせてカスタマイズができる
クラウド型の場合は運営元から提供される仕様や機能に依存しているため、自社が使いにくいと感じても簡単に変更することはできません。
また、追加してほしい機能があっても自由に追加されることもありません。
こういった機能の追加や削除は運営元が判断して行うために、自社の都合に合わせて自由にカスタマイズすることはできないのです。
しかしオンプレミス型の場合はその会社に合わせて構築されていくため、追加したい機能があれば相談して追加するということも可能です。
また、自社にすでに使用している他のシステムと連携させたり、会社の規模成長などに合わせてカスタマイズしていくということも可能です。
自社に合った機能を持たせて使用していきたいという場合にはオンプレミス型の方が対応しやすいというのは間違いないでしょう。
安定した環境でweb会議を行うことができる
Web会議を開催している際、どれだけ安定した環境で利用することができるのかはインターネットの通信環境によって左右されます。
Web会議をしていて不満が出る、トラブルが起きるのは「映像が固まった」「音声が途切れる」ということですが、それらはシステムに想い負荷がかかってしまっていることに耐えられないか、インターネット環境が悪いということが原因となっています。
その点、オンプレミス型の場合は接続するサーバーが自社内にあり、外部のインターネットを経由せずに利用することが可能となっています。
そのため、利用者とサーバーの間がシンプルになっており、反応速度が速くなるというメリットがあります。
このように外部からの影響を受けにくくなっているため、常に安定した環境でweb会議を利用できるというメリットがあるのです。
高品質なweb会議が可能となる
上記にも関連することですが、web会議を高品質に行っていくためには、「通信環境」「パソコンなどのデバイス性能」「カメラ、マイク、スピーカーの性能」などが関係してきます。
クラウド型のweb会議の質が低下しやすいというのは、多くの人が同時に参加することでアクセスが集中して通信環境が悪くなるというのが原因です。
しかしオンプレミス型は社内ネットワークに接続して利用することが前提のため、どれだけのアクセスがあるかといったことも計算しやすく、自社の利用環境に調整しやすくなっています。
そのため、常に高品質な会議を開催することができるのです。
オンプレミス型のデメリットとは
メリットも多いオンプレミス型のweb会議システムですが、いくつかのデメリットもあります。
ここではそれらのデメリットについて紹介していきます。
導入費用などが高額になりやすい
クラウド型のシステムの場合は運営元がサービスに必要なシステムやネットワークをすでに構築しており、それを利用料金を支払って利用するということになります。
毎月の使用料などはかかってきますが、導入時に高額な費用が発生することはありません。
しかしオンプレミス型のシステムの場合は、社内に専用のサーバーやソフトウェアを設置し、ネットワークを構築する必要があるために初期費用が高額になるということがあります。
クラウド型のように毎月利用料金を支払うことはないため、ランニングコストは低くなる可能性はありますが、保守管理費用などがかかるためにまったく費用がかからないということはありません。
とにかく導入時に高額な費用がかかるということが最大のデメリットかもしれません。
自社でサーバーやネットワークの保守管理が必要となる
クラウド型の場合はサーバーやネットワークに関する保守管理は運営元が行ってくれるのですが、オンプレミス型の場合はそれらを自社で行う必要があります。
こういった保守管理には専門知識が必要となるため、社内に担当者を設定する必要があります。
この担当者の負担が大きくなってしまうというデメリットがあるのです。
また、何かトラブルが起きた場合もサーバーやネットワークの復旧作業を自社で行う必要があります。
こうしたことを行う専門知識を持つ担当者がいない場合などは外部に保守管理を依頼することとなりますので、別にコストが必要となってきます。
そういった保守管理を自社で行わなければならないというのはデメリットとなります。
導入して利用開始までに時間がかかる
クラウド型のweb会議システムの場合は、すでに確立されているシステムを利用することになるため新しくネットワークを構築する必要がありません。
そのために運営元に申し込みを行い、契約が結ばれればすぐに利用開始することができます。
しかしオンプレミス型の場合は社内に専用のサーバーを設置し、ネットワークを構築した上での利用となりますので、どうしても利用開始までに時間がかかります。
「すぐに利用したい」という企業には向かないシステムだと言えます。
社外からアクセスするのが面倒である
オンプレミス型は閉鎖的なネットワークでweb会議システムを利用しているために社内でのアクセス環境は非常に素晴らしいものとなります。
しかし社外からスマートフォンやタブレットなどを使って社内のweb会議に参加する、もしくは社外の人にweb会議に参加してもらうというのが難しくなるという欠点があります。
クラウド型のweb会議システムの場合はweb会議が行われているURLを相手先に送付したり共有することで比較的簡単に参加してもらうことができます。
その際には専用のアプリを相手側にインストールしてもらえばそれで良いということになります。
しかしオンプレミス型の場合は後で細かく紹介しますが、別に準備をしなければ利用することができないようになっているのです。
参加の自由度という点ではクラウド型の方が便利だと言えるでしょう。
オンプレミス型のweb会議に社外から参加する方法は
上記でも述べたようにオンプレミス型の場合は社内のネットワークを利用してweb会議を行うため外出先からのアクセス、自宅からのアクセス、社外の人と行うといったことが難しくなるという弱点があります。
しかし、絶対に参加できないというわけではなく、条件を整えれば参加することは可能です。
ここではオンプレミス型のweb会議に社外から参加する方法を紹介します。
社外の人とやり取りが多いのであればクラウド型の方がおすすめ
そもそもですが、社外の人とweb会議を行うことが多いという前提であればクラウド型の方が便利です。
オンプレミス型は社内で機密性の高い会議を開く際に利用することに適しているためです。
オンプレミス型のシステムで社外からアクセスする方法は
基本的にオンプレミス型のシステムは社内ネットワークを使って閉鎖的にweb会議を行うものですが、時には社外とweb会議を行わなければならないときもあるかもしれません。
同じ会社であってもネットワークが構築されていない支店や海外や国内の地方などに出張している人が社内の会議に参加したいという時もあるかもしれません。
在宅勤務をしている社員、顧客との会議など社外の人の参加が考えられるケースは色々とあります。
そういった時の方法としては以下のような方法があります。
・インターネットVPN、IP-VPN、広域イーサネットなどを利用する
・特定のIPや端末からのみアクセスを許可して、会議室のURLを共有する
これらの方法はいくらかの手間と費用がかかりますが、閉鎖網のセキュアな環境を維持し、高いセキュリティ性を持ったまま社外の人とweb会議を行うことができます。
社外の人と会議をする時だけ別の方法を使うこともある
web会議システムには高性能なものから無料で利用できるものまでさまざまなものがあります。
外部の人と行う会議がそれほど機密性の高いものでないのであれば、そういった時だけ無料で利用できるクラウド型のシステムを使うという方法もあります。
オンプレミス型のシステムを導入する際の注意点とは
オンプレミス型のシステムは利用する際にいくつかの注意点があります。
それらをしっかりと抑えておけばさらに効率的に利用していくことができるでしょう。
ここではそれらの注意点を順に紹介していきます。
社内に専門のシステム担当者がいるかどうか
オンプレミス型のシステムの場合はクラウド型のシステムと違って自社内にサーバーを設置してネットワークを構築しています。
そのため普段からの保守管理やトラブルが発生した場合にも基本的に自社で対応する必要があります。
オンプレミス型のシステムを導入する際には自社内にサーバーやネットワークの保守管理を行うシステム担当者を設置するのが一般的となっています。
もし社内に専門のシステム担当者が設置できない場合には保守管理などを外部に依頼することとなります。
24時間体制で保守管理をしてくれる、トラブルなどに対応してくれるという外部業者に対して依頼する際には費用もかかってくるため、それも考慮に入れる必要があります。
どれくらいの利用期間を考えているか
オンプレミス型とクラウド型では費用のかかり方も変わってきますので、どれくらいの期間を利用するつもりなのかによって導入を考えるというのも良いでしょう。
一般的にはオンプレミス型は導入時に高額な費用がかかり、クラウド型は月額使用料などのランニングコストがかかるため、短期間の利用であればクラウド型が、長期間の利用であればオンプレミス型が有利のように言われています。
しかし実際にはオンプレミス型も保守管理費用やカスタマイズ費用、トラブル時の復旧費用などがかかってくるために定期的に費用がかかるのは避けられません。
それらも含めた上でどれくらいの利用期間を考えているのかによって選んでいくのも良いでしょう。
試験的にweb会議システムを使う、とりあえず一度使ってみたいというのであればクラウド型の方が良く、慣れてくればオンプレミス型に移行するというのもおすすめです。
自社の既存システムと連携できるか
近年、会社では人事システムや会計システムなど多くの業務効率改善ツールが利用されています。
新しくシステムを導入する際にはそういった既存のシステムと連携することができるかが重要となってきます。
それらの既存システムと連携することができれば、すでに登録されているデータをそのまま使うことができますし、どこかで新しく情報を入力すれば連携している他のシステムにも反映されるということになります。
もし連携がされていないと、それぞれのデータを共有して利用することができず、効率的にシステムを使うことができません。
また、新しく情報を入力する際にもそれぞれのシステムで個別に入力しなければならないため二度手間になってしまいます。
オンプレミス型のシステムは自由にカスタマイズしやすいというメリットがありますので、自社の既存システムとうまく連携させて業務効率を向上させていきましょう。
セキュリティ体制の構築
オンプレミス型のシステムは閉鎖的なネットワークで利用をするためにクラウド型よりもセキュリティを高めることが可能となります。
ただ、自動的に必ずそうなるというわけではありません。
クラウド型の場合は運営元がセキュリティ体制を構築してくれるため、ある程度任せておいても一定のセキュリティ性能が期待できます。
しかしオンプレミス型のシステムの場合は自社でそういったセキュリティ体制を整えていく必要があります。
社内に専門のシステム担当者がいる場合は任せて構築する必要がありますし、いない場合は外部にそれらを任せる必要があります。
自社でセキュリティ体制を整えていくということを考えておく必要があるのです。
オンプレミス型とクラウド型のハイブリッド形式とは
オンプレミス型とクラウド型にはそれぞれに長所と短所があるため、どちらを採用するべきか悩むということがあるかもしれません。
ここではそれらの選ぶ基準と、両方の性能を活かす「ハイブリッド型」について紹介していきます。
どちらのシステムを選ぶべきなのか
それぞれに特徴がありますが、簡単にいうと
・セキュリティ体制を思うように強化していきたい
・自由にカスタマイズしていきたい
・とにかく安定した性能と環境で利用したい
という場合にはオンプレミス型のweb会議システムがおすすめです。
社内のネットワークを利用し、情報セキュアを強化しやすいのがオンプレミス型の特徴なのです。
自由に機能をつけたり、自社のシステムと連携して利用する際にもオンプレミス型が使いやすいと言えます。
それとは逆に、
・すぐにweb会議システムを利用したい
・運用や保守管理など基本的には運営会社に任せたい
・外部の人と頻繁にweb会議を行うことがある
といった場合にはクラウド型のweb会議システムがおすすめです。
申し込みを行って契約をすればすぐに利用できるようになるという利点は急なテレワークなどにも対応しやすいものとなっています。
また、こうしたシステムをまだ利用したことがないという企業にとってはある程度運営会社が主導してくれるクラウド型の方が使いやすいということもあるかもしれません。
オンプレミス型とクラウド型のハイブリッド型もある
web会議システムの中にはオンプレミス型とクラウド型を組み合わせて利用することができるタイプのものもあります。
社外には知られたくない機密性の高いことを話し合う会議はオンプレミス型のシステムを利用し、社外の顧客との会議や在宅勤務の社員とのやりとりをする場合にはクラウド型のシステムを利用するというように使い分けるというものです。
このようにオンプレミス型とクラウド型のシステムの良いとこ取りをしたものがハイブリッド型なのです。
こうしたハイブリッド型には以下のようなメリットがあります。
・機密性の高いweb会議をすることでセキュリティ体制を整えられる
・サーバーなどにかかる負荷を分散することができる
・必要に応じて使い分けることでコストパフォーマンスを高くすることができる
といったことが考えられるのです。
両方の特徴をうまく利用してハイブリッド型とクラウド型を使い分けることができれば、もっとも効率的にweb会議システムを利用していくことができるでしょう。
まとめ
社内、社外を問わず対面式の会議ができない状況ということも増えてきています。
その中で注目されているのがweb会議システムです。
大きく分けるとオンプレミス型とクラウド型の2種類があり、それぞれに長所と短所があります。
最近は導入しやすい、初期費用が低いということでクラウド型のシステムが注目されていますが、長く利用する、自社に合わせてカスタマイズしたい、機密性の高い会議を行いたいという時にはオンプレミス型の方が優れていると言えます。
それぞれの特徴を踏まえた上で導入を検討していきましょう。