企業内において重要な文書・書類は非常に多く存在します。
顧客情報や契約書をはじめ、提案資料や報告書、仕様書、マニュアル、社内契約規定など、いずれも社内の重要な機密情報となり、これらをもとに日々の業務が成り立っています。
このような文書は、紙やデータに限らず正しく保有・運用しておかなければ、いざ必要になった際に所在が分からなくなったり、特定の担当者しかその所在を把握していないといった事態に陥る可能性が起こり得ます。
また、煩雑な管理をして万が一紛失や漏えいにつながってしまえば、企業にとって大きな損害にもつながりかねません。
このような文書の管理をシステム的に体系化する手法が文書管理システムになります。
文書管理システムは、紙の資料を電子文書化した上で管理し、必要な時に権限さえあれば誰でも簡単に利用することができる管理システムとなります。
検索や共有がしやすく利便性に優れているため、社内の重要な書類を一元管理する上では非常に効果的です。
さらに、昨今では働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、テレワーク（リモートワーク）の推奨の動きも高まってきています。
そのような場合であっても、社外からアクセスし、必要な文書や書類データを簡単に抽出・共有できるクラウド型の文書管理システムも多く登場してきています。クラウド型の文書管理システムは、オンプレミス型よりも初期費用が抑えられ、導入のハードルも低いことから、多くの企業が導入している傾向にあります。とはいえ、「文書管理システムってどう活用すればいいの？」「導入することでどういったメリットがあるのか分からない」「何に注意して導入先を検討すればいいの？」などと悩まれる担当者も少なくありません。そこで今回は、主にクラウド型の文書管理システムについてその概要から特徴、メリット・デメリットなどについてポイントを中心に紹介していきます。
また、いくつか資料のご紹介も行っておりますので、興味がございましたら是非ダウンロードしてみてください。
文書管理システムとは？
そもそも文書管理システムとは、システム上で電子文書を保管、保存、抽出、活用、廃棄まで一括で管理運用できる仕組みのことを指します。企業内には契約書や提案資料、顧客リストなど様々な文書が存在します。これらをシステムとして管理運用しておけば、担当者が必要なタイミングでどこでもすぐに確認することが可能になります。また、マニュアルや研修資料などを一括で補完しておけば、関係者内で情報やナレッジの共有として活用することも可能です。文書管理システムには、用途によって様々なタイプが存在しますが、テレワーク（リモートワーク）が推奨される昨今においては特にクラウド型の文書管理システムが注目され、多くの企業で導入されています。
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文書管理システム導入必要性
続いて、文書管理システムを導入する必要性についても紹介していきます。従来の文書管理では主に以下の2つの課題が存在しました。
①業務効率の低下
従来の文書管理では、主に紙の資料をファイリングする形で保管運用していました。
契約書やマニュアルなど項目によってファイルを分けていたとしても、取引先の数や運営マニュアルが多様化するにしたがって保有する文書は増加し、1つのファイルでは収まらず複数のファイルで賄う必要がありました。
このような場合、五十音順や工程順に都度並び替えるのは至難の業となり、特定の文書を探すだけでも時間がかかることが多々あり、業務効率の面では大幅に低下する要因となっていました。
②文書紛失や間違った破棄などのリスク
また、文書を紙ベースでファイリングして管理している場合、何かの拍子に紛失したり盗難されたり、間違って破棄してしまうといったリスクが付きまといます。
一度紛失してしまうと企業としての損害だけでなく信用問題にまで発展する可能性も有ります。
このように、従来の文書管理には大きな課題が生じていましたが、これらはデジタル管理することで、解決につなげることが可能になります。面倒な手間も効率化でき、リスクを軽減することができるため、文書管理システムの導入は非常に重要となります。
文書管理システム導入時のメリット
次に、もう少し具体的な文書管理システム導入におけるメリットについて紹介していきます。
①必要な文書を検索ですぐに確認可能
まず大きなメリットとして挙げられるのは、必要な文書などに対し検索を活用しすぐに確認することが可能な点です。
文書管理システムであれば、契約書の取引先名やマニュアルのタイトルなどを指定した形で保管できるため、検索時にも関連するキーワードを入力するだけで簡単に必要な文書を見つけることが可能です。
ファイルを一つひとつ確認する必要がありませんので、業務効率を大幅に高めることができます。
②最新版を抽出可能
文書によっては、最新版にアップデートしていくものも多くあります。
マニュアルや提案資料、仕様書なども常に最新に書き換えていくことが求められます。
このような場合、従来の文書管理では最新版がどれか分からず、古い資料をもとに業務を行ってしまうようなトラブルが起こり得ます。
一方、文書管理システムでは既存の文書を最新版に更新するだけで、どれが最新のものかが判別できるようになり、トラブルを未然に防ぐことが可能です。
③場所を問わずデータ共有を行うことが可能
クラウド型の文書管理システムでは、デバイスがあれば場所を問わずどこからでも必要な文書を共有できるようになります。
必要なタイミングで必要な文書を抽出するだけでなく、最新版への更新や新たな文書の保管も合わせて行うことが可能です。
昨今のテレワーク（リモートワーク）推奨の流れにおいて、日々企業に行かなくても必要な文書を確認できる点もメリットの一つとなります。
④ペーパーレス化への移行
従来のように文書を紙ベースで保管していると、保管専用のスペースを確保しなければならなくなります。
また、昨今のペーパーレス化の動きとも逆行しており、非効率が叫ばれていました。
このような背景や時流の中において、文書をデータで管理する文書管理システムでは、ペーパーレス化への移行もスムーズに行うことが可能です。
⑤セキュリティ対策の強化
クラウド型の文書管理システムには、セキュリティ面での不安もありますが、現在ではセキュリティ対策に重点を置いた文書管理システムも多く登場してきています。
一方従来の文書管理では、盗難や火災といった災害時に一気に紛失してしまうリスクが付きまといます。
セキュリティ強化されたクラウド型の文書管理システムでは、災害なども万が一にも対応できるため、セキュリティ強化という面でも効果的です。
文書管理システム導入時のデメリット（注意点）
一方で、文書管理システムの導入にはデメリットも存在します。
これから導入を検討していく際には、以下のデメリットは注意点として参考にすると効果的です。
①導入から運用までにはコストがかかる
文書管理システムの導入には、当然ながらコストが発生します。クラウド型の文書管理システムでは、基本的に初期費用と運用コストが必要となります。
今まで紙ベースで運用していた流れから、初期や毎月のコストをかけてまで運用となると自重する傾向もありますが、日々の運用面の効率化やリスク軽減を考慮すると費用対効果は高くなる可能性があります。このあたりは企業の状況によっても異なりますが、注意点として把握しておくと効果的です。
②運用体制の構築が必要
文書管理システムは、導入してすぐに全社員で運用を始めるとトラブルにつながる場合もあります。
文書管理システムの対象となる社内文書には、契約書や顧客リストなどの機密事項から、新卒社員向けマニュアルなどの業務として日々活用するものまで多岐に渡ります。
これらを全て一律で社員が確認できる環境は好ましくなく、閲覧権限や編集権限などある一定のルールを設ける必要があります。
効率的に運用していくためには、このようなルール作りと運用における社内教育を行う必要があるので、この点も注意が必要です。
文章管理システムを選定時のポイント
最後に、文書管理システムを選定する上でのポイントについても紹介していきます。
文書管理システムは、クラウド型以外にも多数登場してきており、搭載されている機能は提供する各社によって異なります。
まずは自社の状況を精査し、その上でどういった機能があると効果的なのか、目的を明確にしておくと効果的です。
①セキュリティ対策
クラウド型の文書管理システムでは、一番ネックとなる部分がこのセキュリティ対策面です。
インターネット上で文書を管理している以上、外部からの攻撃や不正なアクセスによって保管している文書の漏えいは避けなければなりません。
対象の文書管理システムがどこまでセキュリティ対策に力を入れているのか、他のシステムと比べながら検討すると効果的です。
②他システムとの連携
クラウド型の文書管理システムは、他のアプリケーションやシステムと連携出来ることも多くあります。
そのため、自社内で文書をどういった用途で活用する機会が多いのか把握した上で、外部連携を含め検討すると効果的です。
③マルチデバイス対応
テレワーク（リモートワーク）の推奨に伴い、外部からのアクセス時にはPC環境だけでなくスマートフォンやタブレットからのアクセスも考えられます。
このような場合を想定し、マルチデバイスに対応した文書管理システムかどうかも確認しておくと効果的です。
デバイスによって機能が制限される場合もありますので、そのあたりも導入前に注意しておく必要があります。
文書管理システムのまとめ
いかがでしたでしょうか？
企業において、特に意識をしていないと漫然と文書や資料が溜まり、必要な文書が必要なタイミングで見つけられない事象が起こり得ます。
このような問題を解決するにあたって、文書管理システムの導入は効果的です。
特に、クラウド型であればテレワーク（リモートワーク）にも柔軟に対応することが可能です。
今回紹介した内容も参考に、文書管理システムを上手く活用し、社内の業務効率化につなげていきましょう。