自社でイベントやセミナーを行う際、集客からアフターフォローまでイベント開催前後で様々な業務が発生します。さらに、イベントの規模感が大きければ大きいほど準備・管理コストは増加します。イベント開催に伴うコスト・準備に頭を抱えている企業様も多くいるのではないでしょうか。
それらイベント開催に伴う業務を一元管理してくれるのが「イベント管理システム」です。
今回の記事では、イベント管理システム導入のメリット・デメリット。おすすめのイベント管理システムを紹介していきます。
イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベント開催前後にかかる多種多様な業務を一元管理することが出来るツールです。イベント管理システムは、イベント開催に伴う告知ページ作成からイベント参加企業管理、さらにはイベント開催後のアフターフォローまでイベント開催に生じる業務をすべて管理することが出来ます。
もし、イベント開催業務で頭を抱えているようであれば、イベント管理システムの導入を検討してみてもいいかもしれません。
イベント管理システムの種類
イベント管理システムは大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分類することが出来ます。
クラウド型
インターネット上にある既存のアプリケーションにアクセスして利用するタイプです。クラウド型のメリットとして、初期費用が掛からないため導入に関するハードルが低いことや導入後すぐに利用できることが挙げられます。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社サーバーにアプリケーションそのものをインストールするタイプです。クラウド型と異なり、導入費用が掛かることや導入までに多くの工数を必要としますが、自社でシステムのカスタマイズが可能。高度なセキュリティーが特徴として挙げられます。
近年では、リスクや工数なく簡単に始められることから「クラウド型」のイベント管理ツールが支流になってきています。ただ、それぞれにメリット・デメリットが存在するので、企業の課題や業務内容に適した型の導入が大切です。
ターゲットダム管理ツール｢顧客創造Approach｣ | 株式会社ＮＩコンサルティング
ターゲットダム管理ツール｢顧客創造Approach｣は、忙しい営業マンに代わって、顧客を、貯めて、育てて、釣り上げるターゲットダム管理ツール。見込客との関係構築、新規案件の発掘、営業力・売上げの増強に威力を発揮！
●｢顧客創造Approach｣のポイント
バラバラになりがちなマーケティングと顧客との対面営業をダイレクトに結びつけ、双方の価値を高めて、より効率的にビジネスを推進することが可能です。自社のベストシナリオに沿った新規開拓から優良顧客化までの一連のアクションがシステマチックに流れて行くようになるため、営業部門の稼働率も飛躍的にアップさせることができます。
●問い合わせフォームの生成機能
お客様が貴社とコンタクトを取りたいと思った際に、WEBサイトのお問い合せフォームがあれば、電話や電子メールと違い、「問い合わせ」や「資料請求」を直接申請することができるので、お客様が問い合わせをしやすくなります。
しかし、こうした「問い合わせフォーム」をWEBサイトに設置するのは一苦労ですが、顧客創造Approachの｢問い合わせフォームの生成機能｣を利用すれば、簡単に問い合わせ用のHTMLの画面の作成ができます。
●WEB問い合わせデータ自動取込み
新しい引合創出元となるWEBサイトからのお問い合わせを自動取り込み。問い合わせフォームより送られてきた会社情報等の入力内容は自動的にメールに変換。
PCでメールを受信すると、設定に応じて各種マスタ情報を自動生成して、関係者に通知し、省力化を実現させます。
●イベント管理 （引合分析、イベント分析、コスト分析）
広告やホームページ、イベント、展示会など実際の引合情報を登録。
それぞれのイベントごとに引合進捗度やコスト対効果などの管理、分析が可能です。
イベントごとの引合進捗状況を表示し、イベント日・イベント分類別に分析したり、一覧画面で効果性などを比較することで、マーケティング効果を「見える化」することができます。
●メール配信
問い合わせフォームから来た新規の引合を見込客に引き上げたり、ダムに溜まった見込客の掘り起こしをするには、こまめな情報提供が必要です。
メール配信機能では、お客様の情報に合わせた＜予約語＞を使用することで、テンプレートで標準化しながら個別のメール文を作成して配信します。もちろん、問い合わせ時の自動返信機能や、配信後の自動活動履歴登録も可能となっています。
●アクションルール
活動履歴登録時、ターゲット放置時など、予め設定した条件に合致した場合に自動処理を行う機能です。
自動処理を実施する条件は、自社のマーケティングシナリオに沿ってシステム側に設定します。これにより放置顧客やアクション漏れをなくし、活動の精度を上げることが可能です。
●一括活動履歴登録
お客様にFAXを一括送信したり、資料請求があったお客様に対して資料を発送したなど、複数のお客様に対して同一の アプローチを行った場合、個別に記録するのではなく同一内容を簡単に一括で登録する機能です。
一括活動履歴を登録後、リストの追加（登録先のお客様）を追加作成することもできます。
●SFA連携
見込度が上がり、商談が具体化した引合客のデータをSFA側に転送し、営業担当者に引き継ぐことが可能です。
引合情報と案件情報（※）の連携によって、引き継いだ見込客の商談進捗状況をマーケティングフェーズからセールスフェーズまで一元管理できます。
（※）案件情報との連携をするには別途、顧客創造日報（含むType-R）、顧客深耕日報案件創造統合、顧客深耕日報Type-Rをご購入頂く必要があります。
●類似顧客自動検索
過去引合のあった顧客から再度引合があった時、会社名や郵便番号、メールアドレスなどの情報から類似顧客を自動検索して重複登録を防止することができます。なお、既に重複して登録された顧客情報も後から統合することが可能です。
マーケティング・オートメション「Approach DAM（アプローチダム）」 | 株式会社ＮＩコンサルティング
Approach DAM（アプローチダム）は、顧客（引合先・見込先）の情報を蓄積する「ダム」を作って営業活動に善循環と勢いを生み出す、 見込客発掘・育成支援システムです。
マーケティング・オートメーション(リード管理・見込客管理・メール配信)とは、
見込客を創出し、見込度・信頼度を高める最適なアクションを自動化することで見込客のダムを大きくし、セールスプロセスに確度の高いダムを引き渡す仕組みであり、各マーケティング活動の効果測定を実現する可視化経営システムのサブシステムです。
「メール配信」「WEBフォーム取込」「セミナー管理」「イベント管理」「TELコール管理」などの『リード管理』から『リード育成』のための「ステップメール」「アクションルール」「SFA連携」などの機能で構成されます。
案件化率、受注率などのマーケティング効果も見える化されますので、「マーケティングシナリオ」の仮説検証、PDCAにも有効です。
「Approach DAM」で実現できること
マーケティング・オートメション「Approach DAM」をあらゆる企業で使っていただけるよう、さまざまな機能をご用意いたしました。
メール取込、メール配信、イベント管理、分析機能まで、「Approach DAM」が提供します。
●業務の負担を軽減
見込客を創出し、見込度・信頼度を高める最適なアクションを自動化することで見込客のダムを大きくします。
「Approach DAM」は営業活動とマーケティング活動の両方の切り口で見込客管理をします。また、見込客の情報に加え、WEB申込・展示会やセミナーの参加などの行動履歴を時系列に記録します。
●リード管理からリード育成のための仕組み
営業部門は「マーケのリードは質が悪い」と不満を持ち、マーケティング部門は「営業は自分たちが苦労して獲得したリードをフォローしない」と不平を漏らす・・。
このような部署間の衝突は各企業で多く見られてきました。この「マーケティングと営業の連携」の解決策が、マーケティング・オートメーション「Approach DAM」です。
見込客へ育てあげ、良質なリードを営業に渡すことができます。
●「マーケティングシナリオ」の仮説検証、PDCA
潜在顧客の行動履歴で「興味・関心」を読み、メールマーケティングで見込顧客を育成するアクションを作り出します。数多く記録された見込客の購買行動履歴から売上につながる重要な行動を自動で抽出します。「マーケティングシナリオ」の仮説検証、PDCAにも有効です。
イベント管理システムの役立つ機能
イベント管理システムが搭載している機能を大きく分けると以下のようなものがあります。
・告知機能
・予約機能
・参加者管理機能
・受付機能（QR、バーコード）など
ほかにも、成果分析機能や、アフターフォロー機能などシステムによって様々な機能が存在しています。プランや料金形態によって、搭載機能に違いが出てくるので、導入を検討している場合には注意が必要です。
イベント管理システムのメリット
イベント管理システム導入によって得られるメリットは大きく分けて以下の4つになります。
・情報の一元管理
・イベントコスト削減
・アフターフォローが簡単に
・イベント運営がスムーズになる
一つずつ詳しく見ていきましょう。
情報を一元管理
イベント管理システム導入の最大のメリットはやはりイベント情報を一元管理できることでしょう。イベント開催にあたり、参加者の膨大な個人情報を管理する必要があります。イベント管理システムは、イベント参加者の氏名や連絡先の管理。イベントスタッフの業務管理まで幅広い情報を一元管理できるため、社内での業務負担を圧倒的に減らすことが可能になります。
また、画面上で情報を一元管理できることから、社内での情報共有にも一役買ってくれることでしょう。
イベントコスト削減
イベント規模が大きければ大きいほどイベント運営に関する業務が複雑化し、それに伴う人員増加・コスト拡大に繋がります。イベント管理システムの導入はイベント開催で生じる業務を軽減できるため結果的に人員面・費用面においてのコスト削減に繋がります。
アフターフォローが簡単に
イベントを実施後は、イベント参加者へのお礼や次回イベントへのご案内などを通じて、イベント参加者との継続的なお付き合いを図る必要があります。
イベント管理システムは参加者情報を一元管理できるため、イベント後のアフターフォローを簡単に行うことが出来ます。
イベント運営がスムーズになる
イベント管理システムは、参加者の受付状況をリアルタイムで確認することが出来ます。イベント前後の参加者情報を随時確認できることから、参加者状況に合わせたイベント計画を練ることが可能になります。
これらの確認作業は、参加者の個人情報にアクセスするものではないため、外部スタッフなどに委託することも可能です。
イベント管理システムを選ぶ際のポイント
イベント管理システムを導入する際には、業務形態や企業の課題に沿ったシステムの導入をすることが大切になってきます。ここでは、イベント管理システムを選ぶ際のポイントについて見ていきます。
・利用目的を明確化する
・システムの操作性
・セキュリティーの充実度
・費用対効果
利用目的を明確化する
イベント開催の業務には、事前準備・当日運営・アフターフォローなど開催フェイズによって業務内容が異なります。
現在、課題を抱えているフェイズがどこなのかをしっかり把握し、その課題解決できる機能が備わっているのか確認してからシステム導入を検討する必要があります。
また、プランよって管理できる参加者数やメールを送れる件数に制限がかかってしまうことがあるため、注意が必要です。
システムの操作性
イベント管理システムは、主催者だけでなく、参加者にとっても使いやすいシステムを選ぶことが重要です。
多種多様な機能を備えていることも便利ですが、実際に導入してみたときに使いこなすことが出来なければ意味がありません。
最近では、無料トライアルなどを行っている場合もあるので、実際に使ってみて、使用感のいいシステムを選んでみてもいいかもしれません。
セキュリティーの充実度
イベント管理システムは個人情報を扱うシステムであるため、セキュリティー面を重要視する必要があります。仮に、顧客情報を漏洩してしまうと一気に企業の信頼性は低下します。
システム種類やコスト感によって、セキュリティー面に大きく差が出てくるので、自社の規模感に沿った長期的に使用できるシステム選びを心掛けましょう。
費用対効果
イベント管理システムの中には無料で利用できるツールもありますが、規模の大きなイベントや複雑な構成を必要とするイベントでは、それに伴う機能が必要になります。月額性のシステムから従量課金制のシステムまでシステムの機能や規模感によって料金形態は大きく異なってきます。システム選定時には、導入目的に見合った金額かどうかを見極める必要があります。
イベント管理システムまとめ
今回の記事では、
「イベント管理システムとは 」
「イベント管理システムの種類」
「イベント管理システムの役立つ機能」
「イベント管理システム導入のメリット」
「イベント管理システムを選ぶ際のポイント」
という流れで、イベント管理システムについて網羅的に解説していきました。
イベント管理システムはイベント開催に伴う業務の効率化に貢献し、イベント成功に導く効果的な手法です。システムの特徴や機能をしっかり吟味したうえで、自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。