「見積名人」は最新情報で効率的に見積もりを作成することができるシステムです。
なにか取引をする際には見積もりが必要となったり、それに付随する案件管理、受注管理、請求管理なども行わなければいけません。
そうした一連の業務をまとめて利用できるのが「見積名人」です。
そこでここでは「見積名人」の機能や特徴、導入メリットなどについて紹介していきたいと思います。
「見積名人」の特徴とは
見積作成システムである「見積名人」は人気となる特徴があります。
まずとにかくシステムが「シンプルである」ということです。
中小企業を主とした営業活動で利用することが多い機能に絞っているため、使いやすい操作性が実現されています。
また、パソコンだけでなくモバイル端末でも利用できるので外出先からもアクセスできるようになっています。
営業先で商談をした際などはそのまま外出先や移動中に見積作成ができるという特徴があります。
さらにここでは最新の情報が共有化されるため、全社員が同じ情報を入手することが可能となります。
「見積名人」を利用する際の通信は暗号化された上で、データはクラウド上に保存されますので高いセキュリティ体制で利用できます。
さらに必要な機能は自由にカスタマイズできるので、自社の状況や都合に合わせてシステムを利用していくことが可能となっています。
「見積名人」の機能とは
「見積名人」には多くの機能が備わっており、これだけで一連の営業活動が可能となっています。
ここではそれらの機能を順に紹介していきます。
見積もり管理機能
現在進行している案件について見積もり情報を作成した上で「見積書」として出力することが可能となる機能です。
新規の見積書を作成する場合には「見積登録」から行います。
見積書がすでに作成されている場合には、以前の見積書を一覧形式で表示することができます。
見積詳細画面からは細かい情報を入力したり編集したりすることができます。
商品マスターから選択して反映させることで、標準価格、仕入れ単価などの情報を自動取得できるようになっています。
商談の中で見積内容が確定すると「見積確定」の処理を行うこととなります。
確定後には自由に内容を変更できないようにするためにそれぞれの項目がロックされます。
その他、「見積複製機能」「一覧検索機能」なども合わせて利用することで見積書の作成をスムーズに行っていくことが可能となります。
受注管理機能
見積内容が確定すると、その案件は「受注」のステータスに変更することとなります。
受注詳細画面で見積内容を確認した上で、受注書の印刷、仕入れ先への発注などを行っていくこととなります。
「受注処理」を行った案件については「売上・請求」のタブから受注情報を確認することができます。
ここから「受注書」を作成することも可能となりますが、受注後に内容の変更が合った場合などには必要に応じて明細を編集することとなります。
明細の編集時には商品マスターから選択すれば売上価格や仕入れ単価などを自動取得できますし、行の追加や削除もできるようになっています。
この時、仕入れ先に発注をする場合に「発注書」が必要となる場合には「発注処理」をすることとなります。
受注内容の明細に入力した商品を発注書に反映させます。
発注後には受注内容を変更することはできません。
この発注処理機能は標準装備となっていますが、不要な場合は使わないように設定することもできます。
相手側に受注書を提示する場合には受注書をPDF出力することも可能です。
請求管理機能
請け負っていた商品の納品後には見積名人から請求書を作成することが可能となっています。
こちらの機能も標準装備となっていますが、不要な際にはオフにしておくことも可能です。
請求書を発行するには案件管理画面の「売上・請求」タブから請求情報を確認していきます。
この操作から請求書をPDF出力することが可能となっています。
請求内容を詳細画面で表示することもできるので内容を確認したいときもそちらから確認すると良いでしょう。
対応履歴確認機能
それぞれの顧客との打ち合わせ内容や訪問内容、商談内容など、どういった対応したのかについて履歴を記録することが可能となっています。
こちらで記録した内容はそれぞれの担当者が日報、報告書として利用することも可能です。
Chatworkと契約している場合は顧客の電話番号や内容についてを担当者の Chatworkに送信することもできます。
Chatwork APIを使うことで内容を打ち直しをしたりすることなく、送信することができるので便利です。
また、こうした対応履歴を条件で絞って一覧形式で表示することも可能となっています。
「見積名人」を導入する際の流れとは
では次に実際に見積名人を導入する際の流れや利用料金について紹介していきます。
導入からサポートまでの流れ
公式サイトから申し込みを行うと、まず「ヒアリング」が行われます。
ここで自社がどういった課題や問題点を解決しようとしているのか、どういった機能を求めているのかについて相談をしていきます。
企業がだした要望や相談内容を踏まえてシステムの機能についての提案や開発費用についての見積の提示が行われます。
この際、要望の追加や削除などがある場合は合わせて相談していくことができます。
内容を確認後、了承すると正式に申し込みとなります。
申し込み後にシステムの開発や構築が進められていきます。
開発途中で随時進捗状況などの報告が行われます。
実際の画面や機能についても操作確認が行われるので、実際にどのように使うのかを確かめておくと良いでしょう。
注文した通りに作動するということを確認すると納品、検収が完了となります。
ここからは企業内で使用開始に向けて準備していくこととなります。
準備が整うとデータの入力などを行って運用開始となります。
実際に通常業務で利用していく中で不明な点が出てきた場合は利用状況に合わせてサポートを受けることができます。
「ここをこうしたい」「こうしたいがやり方がわからない」そういった場合にはサポートを受けることで問題を解決していくことができるでしょう。
見積名人まとめ
「見積名人」では見積から受注、発注、請求などの一連の営業活動を強力にサポートしてもらうことが可能となります。
効率的に営業活動をしていくためにぜひ利用をしていきましょう。
ご興味お持ちいただけた方は是非下記より資料のダウンロードが可能です！是非ご覧ください。