受発注システムを活用されておりますでしょうか。
販売業、小売業など多くの業界では「仕事の注文を受ける」「仕事の発注をする」ということは日常的に行われている業務となります。
そこには商品、サービス、お金など色々なものが関係してくるのですが、これまでは「紙」「FAX」「電話」などで行われることが多くなっていました。
しかしそれらでは時間や手間がかかるだけでなく、トラブルの元になることもあったのが現状です。
そこで注目されているのが「受発注システム」です。
ここでは受発注システムの導入メリットや選定ポイントなどについて紹介していきたいと思います。
受発注システムとは
受発注システムとは、受発注業務に関する処理をシステム上で完結させ管理し、それぞれの業務効率化を実現するwebシステムです。
まず「受発注業務」とは何なのか、なぜ「受発注システムが必要となったのか」ということについて紹介していきます。
受発注業務とは
受発注業務は見積書、納品書、受取書などの書類作成、受注の確認や転記など行わなければならない作業が多く、しかも「数量」「銘柄」など間違えやすい項目も多いため、慎重さも求められる業務となっています。
その形態は「電話」「FAX」「メール」「web」など色々な種類があり、それぞれにメリットとデメリットがありました。
以前は電話による受注が主な手段でした。
コミュニケーションが取りやすく、会話によって商談が進むというメリットもあるのですが、「受注した記録が残らない」「聞き間違いなどのトラブルが多い」「量が多いと時間がかかる」というデメリットもありました。
次に多かったのがFAXによるものです。
受注記録が紙媒体で残るというメリットがあるのですが、その記録を保管していくと量が膨大なものとなり、保管場所などを考える必要があるというデメリットがあります。
受発注システムが必要となった理由とは
上記の他にも「メール」「web」など色々な方法があるのですが、実際には「電話」「FAX」を利用している企業がまだまだ多く、特に中小企業にその傾向が強いことがわかっています。
しかし、電話での受発注の場合は「言った、言わない」といったトラブルや聞き間違いなどによるミスが多く起こっているというのも事実です。
そのため、こうした受発注業務をシステム化することで、正確で迅速に受発注業務を行うことができることが求められたのです。
受発注システムで出来ること、機能とは
受発注システムには「受注」「発注」それぞれで利用できる機能が備わっています。
ここではそれらの機能について紹介していきます。
受注機能とは
・受注一覧機能
取引先、顧客それぞれからの注文について一覧で管理することができる機能です。
一覧の中から選んだ注文ごとのステータスや注文金額、数量を確認するだけでなく、過去の注文を検索して確認することもできます。
・受注明細
それぞれの注文の明細を確認することができる機能です。
受注を確認した上で確定したり、ステータスを管理したりすることもできます。
受注一覧データの中身を詳細に確認できるため、取引ごとの問い合わせ、質問、確認作業などの対応ができます。
・伝票出力
受注伝票を出力することができる機能です。
取引が確定した伝票を出力することができるので、在庫確認や棚卸、確認作業などの際に便利な機能です。
・取引先管理
取引先や顧客の住所、担当者、連絡先、配送先などについてマスターデータで一括して管理する機能です。
取引先ごとに支払い方法や金融機関を設定して管理することができます。
・商品マスタ登録、管理
取り扱っている商品の画像、スペックなどの詳細な情報を管理する機能です。
それらのデータを管理しているシステムと連携したりすることで情報を取得できるようになっています。
・在庫管理
商品ごとの在庫を管理することができる機能です。
こちらも在庫に関係しているシステムからの自動連携や、CSV(テキストベースのデータファイル)から情報の取込ができます。
また、単純に在庫管理をするだけでなく、在庫が少ない商品をアラートや通知機能で知らせたり、入荷状況を確認したりする機能を持たせることも可能となっています。
発注機能とは
・発注一覧
受注一覧と同様に、取引先への注文を一覧で確認する機能です。
注文ごとの金額や数量、注文ステータスを確認したり、過去の注文を検索したりすることができます。
・発注入力
発注内容の詳細について入力する機能です。
新たにすべてを入力しなくても、過去の注文履歴からリピート発注をかけることができるので、自社の在庫数に応じて自動で発注する機能を付ければ、必要に応じて自動的に発注をすることも可能です。
・取引先管理
注文した取引先の住所や担当者、連絡先などの情報をマスターデータとして一括管理する機能です。
数量や値引き率、納品スピードなどの項目によって並び替えることもできるので、整理もしやすくなっています。
受発注システム活用メリット
受発注システムを導入すると色々なメリットがあります。
ここではそういったメリットを順に紹介していきます。
業務効率の向上が期待できる
受発注が頻繁な場合は特に手作業で一つずつ入力していたような作業や在庫確認、伝票の作成や発送などにはかなり時間がかかりますが、受発注システムを使うことでそれらの業務をシステム的に処理できるので、大きく業務効率が向上することとなります。
他のシステムと連携していることで自動的にデータが入力されるメリットは大きなものとなります。
これは発注の際も同様で、在庫管理をシステム化していることで在庫が少なくなると自動で発注をかけるように設定することが可能となります。
作業が自動化されることで人的ミスが削減できる
データ入力が自動化されることで、手作業で入力することが減ります。
その際に入力ミスが減るというメリットがあります。
ミスが減ることで、相手側とのトラブルも減ります。
また、必要事項が未入力の場合はエラーとして情報が確定しないように設定できるので、入力漏れなども減らすことが期待できます。
対応時間を増加することができる
電話での受注対応などは会社の勤務時間内しか受けることができませんが、受発注システムを使えば自動的に注文を受けることができるので、24時間いつでも受けることが可能となります。
こちら側がそのシステムを使うことで相手側も時間を気にしないで発注をすることができます。
取引先の商品在庫を確認できる
受発注システムを利用していると、取引先の商品をweb上で確認することができます。
そのため、相手側に電話などを使って商品の在庫確認をする必要がなく、注文したい時に注文をすることができるようになります。
受発注システムデメリット注意点
導入にはメリットの多い受発注システムですが導入の際にはいくつかの注意点もあります。
ここではそれらの注意点について紹介していきます。
取引先とのコミュニケーションが減ってしまう
受発注システムを使うことで、すべての受発注業務をweb上で完了させることができるようになります。
そのため、実際に相手の担当者と会ったり、電話で話す機会が大幅に減ることとなります。
電話で受発注の際に、コミュニケーションをとったり、業界の情報交換などを行っていた場合などについてはそれらの機会が減ることとなりますので別に会話をする機会をとる必要があります。
導入コストがかかる
どういったシステムでもそうですが、システムを導入する際にはコストが発生します。
導入時のコストだけではなく、毎月の月額使用料やサポート費用、維持費用などがかかることとなります。
利用できる機能を増やすほどコストは高くなっていきますので、予算に合わせてシステムを選ぶことが重要となります。
取引先の同意が必要となる
受発注システムシステムは得意先、取引先にも発注方法を変更してもらう必要があります。
そのため自社だけがシステムを変えれば良いというわけではないので、取引先の同意が必要であることを知っておきましょう。
相手側が受発注システムではなく、電話やFAXなどの従来の方法で受発注している場合、システムが混在集約が得られない場合もあります。
また、複数の店舗から様々な種類の受発注システムを求められてしまった場合、集約化どころかまとまりがなくなり、電話やFAXばど従来の受発注の方がよかった、という結果になることもあるでしょう。
このようなリスクを避けるために、自社にあったシステムを選ぶことが大切です。
受発注システム導入に向いている企業とは
受発注システムを導入するかの判断をするうえで、重要なチェックポイントは受発注システムの導入がおすすめの企業の特徴を知るということです。
以下で詳しく説明していきます。
受発注システムの導入がおすすめの企業の特徴
受発注システムの導入がおすすめの企業の特徴は主に以下の三つです。
１．受発注業務の効率化を考えている企業
２．誤受注・誤発注が多く、人的ミスの無駄なコストを削減したい企業
３．管理工数受発注業務の工数を削減したい企業
このような特徴を知ったうえで、受発注システムを導入したほうが良いのか判断することが大切です。
しかし、これだけでは判断がつかないという方もいらっしゃると思います。その時は、実際に受発注システムを導入している企業の例を見て判断すると良いでしょう。他社の導入事例から自社の導入イメージをつくることができます。
受発注システムのそれぞれのタイプと選ぶ際のポイント
受発注システムには色々なタイプがあり、自社に適したシステムを選ぶ必要があります。
自社の業態に合ったものかどうか、カスタムできるかどうか
自社の業態や取引先、得意先との取引については会社によってまったく違うものとなるので、システムを自社に合ったものにカスタムしていく必要があります。
標準機能だけでは不足する部分が出てくるので、自社の業務に適したシステムにするために追加オプションなどをつけてカスタムできるサービスを選ぶことが重要です。
自社のシステムとの連携が可能かどうか
受発注システムを導入する際に、すでに自社で会計ソフトや顧客管理システム、在庫管理システムなどを利用している場合は、それらのシステムと連携することでより効率的にシステムを利用することができるようになります。
そのため、自社で使用しているシステムと連携できるものを選ぶと良いでしょう。
連携できるかどうかが不明な場合は運営会社のサポートセンターやコールセンターなどに問い合わせて確認することが可能となっています。
運営会社のサポートがどれくらい期待できるか
受発注システムはどの企業によって必要な機能が違ったり、カスタムしたりする必要があります。
また、不明な点がでた場合に運営会社のフォローやサポートが期待できるかどうかが重要となります。
運営会社に受発注システムの運営実績があるかどうか、フォローやサポートの体制がどれほど整っているのかということを重視するのがおすすめです。
受発注システムまとめ
受発注システムは受注側と発注側のどちらにも大きなメリットがあるシステムです。
受発注業務の大幅な業務効率の改善が見込めるだけでなく、顧客満足度の向上も期待することあできます。
自社が現在どういった手順で受発注業務を行っていて、どのような問題点や課題があるかということが明確な場合は、それを改善することができる機能を持った受発注システムを導入することをおすすめします。