採用管理とは、企業が外部メディア等を活用し応募者を募り選考活動を行ったり、また内定後内定者の得意領域等を判断し人員を適切な部署に配置したり部署異動を行ったり、企業のバランスを調整することも採用管理にあたります。
企業の力を維持することそして成長させていく上では重要な取り組みと言えます。
採用管理システムとは
採用管理システムとは応募から入社し、最初に行われる入社式や入社研修までに関わる「求人情報」「応募者情報」「面接の選考管理」「応募者に対する採用担当者の評価」「内定者の管理」といった採用業務をデータ化して一元管理できるようにしたシステムのことを意味します。
採用イベントや募集広告の管理、応募者情報の一元管理、採用スケジュールや選考の進捗管理までをすべてシステムで行うことで人事業務、採用業務の効率化を図るものとなっています。
人材を募集する際には、会社の公式サイトなどに人材募集要項を掲載することがあります。
しかし、この募集要項に魅力がなければ「応募しよう」という気持ちにさせることができません。
また、就職説明会、セミナー、面接などを行っていく段階においても、人数の調整や当日の応募者の出欠確認などはミスが許されない作業となっていきます。
こうした人材募集のスタートから採用までのやり方を大きく改善していくことができるのが採用管理システムなのです。
従来の採用業務の課題とは
どのような規模の企業にとっても人材はすべてに勝る宝となっていますが、その採用業務、選考管理などについては相手がそれぞれ個人であるために複雑化しやすく、作業項目が多いことに加えて個人情報保護の観点からも負担が大きくなりやすいものとなっていました。
また、新卒採用で大量に人材を獲得したいという際には、限られた期間の間に複数の人事担当者が同時進行で作業を行う必要があります。
それぞれの担当が入力した内容や、応募者に連絡したことなどを個別管理しているとリアルタイムで全体の動きが把握できないということがありました。
また、それぞれに担当者が連絡をしていくためにメールの送信漏れや送信ミス、電話連絡漏れなどが発生するというトラブルもありました。
こうした人事上のミスは会社の信頼度を大きく下げるものとなっており、優秀な人材に逃げられてしまうということにもつながっていました。
こうしたやり方を変えていくことでミスマッチによる早期離職を防ぐということにもつながります。
採用活動が適切でなかった、募集要項に不明な点があったということがあったまま採用された人は入社後に会社とのミスマッチを感じ、離職してしまうということがあります。
適切に採用活動を行うことはそうした早期離職を防ぐ効果が期待できるのです。
採用管理システムおすすめ一覧まとめ
ここまで採用管理・採用管理システムとは何か従来の採用業務の課題等を解説してきましたが、ここからはおすすめの採用管理システムを紹介していきます。採用管理に課題があるという担当者様興味がある採用管理システムに関する資料があればぜひ一度ダウンロードしてみてください。
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採用管理システムの種類
こうした業務効率改善ツールによく見られることですが、この採用管理システムにも大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの種類があります。
それぞれにメリットとデメリットがあるので、それを踏まえた上で選ぶことが重要です。
クラウド型のメリットとデメリットとは
クラウド型のタイプは、採用管理システムのサービスを提供している運営会社と契約することで、そのサービスを利用することができるというタイプです。
システムを実行していくための専用サーバーを自社に設置する必要がなく、ネットワークを一から構築する必要がないというメリットがあります。
利用する際には契約した会社との間にインターネットを介して、運営会社のサーバーを利用してサービスを実行するという形態となります。
専用のサーバーを設置するには高額な費用と多くの時間と手間がかかるのですが、クラウド型ではそうしたものが必要ないため、比較的安い導入費用で利用できるだけでなく、契約すると早い段階でサービスを利用することができるようになるというメリットがあります。
また、インターネット環境があれば外出先や自宅のパソコン、スマホ、タブレットなどの端末からでも自由にサービスを利用できるようになります。
ただし、こちらのクラウド型のサービスは契約した運営会社に月払いや年払いで使用料を支払う必要があります。
また、サービスのセキュリティ面については運営会社に依存する形になりますので、運営会社のセキュリティ対策が十分でない場合には情報漏えいなどのトラブルが起こるリスクが高くなるというデメリットがあります。
同様に自社が思うようにシステムをカスタマイズするということも実行しにくいというのも欠点といえます。
オンプレミス型のメリットとデメリットとは
オンプレミス型のシステムは自社内に専用のサーバーを設置し、ネットワークを構築して利用するというものです。
自社でネットワークを構築していくため、自社で開発した独自の機能などをカスタムしやすいという長所があり、自社の既存のシステムとも連携しやすいものとなっています。
また、セキュリティ体制も自社の好きなように強化できるので、思うようにセキュリティ体制を整えていくということも可能です。
自社のサーバーを利用していくために毎月の利用料を支払うという必要性もありません。
ただ、オンプレミス型にもデメリットがあります。
まず専用のサーバーを購入して設置し、ネットワークを構築していくには多額の費用と時間、手間がかかります。
そのため、導入しようとしても実際にシステムを使えるようになるまではかなりの時間がかかることとなります。
さらに毎月の使用料を支払う必要はありませんが、保守管理費用はかかってくることとなります。
また、何かトラブルがあった際には社内で解決することが多いので、社内に専門知識を持った担当者を用意しておく必要があります。
サービスのアップグレードなどについても自社で行う必要があります。
採用管理システムの機能と実現できる業務とは
では採用管理システムにはどういった機能があって、どのような業務を行うことができるのでしょうか。
ここではそれらを順に紹介していきます。
求人掲載、公開、応募者の確認
採用システムによって多少の違いはありますが、基本的に求人案件、募集要項などの掲載が可能となっています。
「経理事務」「営業」のように職種違いなどで求人案件が複数あって、それぞれで独立して採用活動をしていくと複雑になるだけでなくミスも多発します。
こういった求人を採用管理システムで一元管理することで、それぞれの求人に対しての進捗状況も適切に把握して処理できるようになります。
また、応募してきた人の情報や属性を閲覧できるようになります。
履歴書、職務経歴書などを管理することで自由に閲覧できるようにし、必要に応じて絞り込み検索をかけることもできます。
応募者との連絡を含めた管理機能
新卒の場合も転職の場合も応募者との正確で迅速な連絡は必須のものとなります。
応募者数が多くなるとそれだけ管理が大変になるのですが、メールや電話の連絡漏れなどは許されるものではありません。
また、転職希望の場合などは同時に複数の企業を受けているということも想定されますので、連絡が遅くなると他の企業に先に決まってしまうということもあります。
応募者それぞれの進捗状況を把握し、対応を正確で迅速に行うことができるという機能は重要なものと言えるでしょう。
選考日程の管理や調整機能
単純に選考といっても行わなければならない準備は多数あります。
「会社紹介資料の準備」「説明会を告知」「説明会申込者の管理」「応募者への前日連絡」「日程調整」などです。
説明会やセミナーでは多数の応募者が来ることが予想されるので、それらの把握が必要となりますし、選考が進んでいくとそれぞれの応募者と面接をしていく段階に進んでいきます。
そうなると応募者の予定と面接担当者の予定を合わせた日程調整が必要となってきます。
そうした複雑な選考日程の管理も簡単に行えるようになります。
応募者の人材分析機能
企業にとって大きな打撃となるのがせっかく入社した人が早期退職してしまうことです。
これは色々な理由が考えられるのですが、多い理由としては会社とのミスマッチということがあります。
しかし採用管理システムの人材分析機能を使うことで、自社の特徴と応募者の情報を分析することで会社にフィットする人材かどうかを分析することが可能となります。
こうした会社との相性が良いと考えられる応募者を採用することで早期退職者を減らしていくということが可能となります。
また、会社にフィットした人材はその人の能力を発揮しやすく、モチベーションも保ちやすいというメリットがあります。
応募者へのオファー送信機能やメッセージ機能
応募者の中に会社にフィットする人材が見つかれば、個別にオファーを送るという機能もあります。
会社との相性が良い人に迅速に対応することで早期に人材を獲得できるというメリットとなります。
また、応募者との日時の連絡などのやり取りは必須となってくるのですが、そういったやり取りも採用管理システムのメッセージ機能の中で完結できるので、対応漏れや対応が遅れるといったことを防ぐことができます。
採用管理システム（ATS）のメリットとは
採用管理システムには色々な導入メリットがあります。
そういったメリットを知った上で活用していけばさらに効率的にシステムを利用できるようになります。
ここではそういったメリットを順に紹介していきます。
応募者の一元管理が可能となる
こういったシステムを導入していない場合は、エクセルシートなどで応募者の情報を個別に入力して管理しなければいけません。
しかしこうした管理の仕方は入力ミスや入力漏れなどを起こしやすくなってしまいます。
採用管理システムを利用していると、募集段階からエントリーフォームを「正社員」「契約社員」「派遣社員」「パート」のように雇用形態ごとに分けたり、「営業」「事務」のように職種ごとに分けて管理をすることができるので一元管理することが可能となります。
同時にシステム上で管理をすることで入力ミスや入力漏れも防ぐことができます。
応募者数を増やすことができる
最近では新規採用、中途採用関係なく、誰もがその企業の公式サイトなどを見ることができるようになっています。
そのため、多くの企業が公式サイト内に採用専用ページを設置したり、募集要項を掲載したりしています。
しかしどの企業も同じことをしているために、他と違って目を引くような募集ページを作るのは難しいこととなっています。
多くの人に注目してもらうためには「魅力あるページ内容」「SEO対策」は欠かせないものとなっています。
検索エンジンで検索をかけた際に上位に表示されるようなSEO対策をシステムを使えば可能となるというのは大きなメリットだと言えるでしょう。
選考スピードを上げることができる
選考作業を行っていく際には「スピード」は非常に重要となってきます。
選考期間が長くなって反応が遅くなることで、他の企業から先に内定が出たために選考を辞退するということが起きます。
しかし選考工程を減らしたり、面接時間を削減したりすることで慎重に採用活動を行えなくなるという危険性もあります。
重要となるのは必要となる工程を削減することなく、それ以外の工程を削減していくことだと言えます。
採用管理システムを導入することで、システム上で応募者や面接担当者に面接希望日時のヒアリングと希望日時のマッチングを行い、日時確定の連絡、再調整までを一元管理することが可能となります。
こうした作業を一元管理して行うことで選考スピードを上げることができるのです。
応募者への対応スピードを上げることができる
自社サイトにエントリーしてきた応募者の情報を別のエクセルシートなどで管理している場合は、応募者に連絡をする際にも個別にメールを作成してそれぞれに対応していくこととなります。
そうした応募に対応が遅れると、やはり他社に先に獲得されてしまうことにつながります。
しかし採用管理システムには自動返信メール機能や面接日時調整機能があるために、早く応募者に対応することができます。
こうして対応スピードを上げることが期待できるのもメリットと言えます。
採用コストの削減が期待できる
採用活動を行う際には、求人広告費、転職サイト掲載料、転職エージェント費用などの他に、説明会の資料作成や会場費、人件費など多くの費用がかかってきます。
しかし、採用管理システムを利用することで自社サイトからの応募者数を増やすことができれば、それだけ他にかかっている採用コストは削減できることとなります。
また、採用管理システムを活用することで「採用率・辞退率」を把握することができます。
辞退率が高い場合は、その原因を分析することで面接対応やスピードに問題はないか、ミスマッチが起きていないかを確認するきっかけにもなります。
さらに、採用率が高い求人広告やエージェントを分析し、効果の薄い部分についてはカットすることでコスト削減をすることができます。
採用管理システムの導入時の注意点とは
導入することでメリットの多い採用管理システムですが、導入する際にはいくつかの注意点もあります。
ここではそういった注意点を紹介していきます。
運用していくのにコストがかかる
システムを導入する際には導入費用が、毎月利用していくには利用料がかかってくることとなります。
オンプレミス型の場合は導入時に専用のサーバーを設置してネットワークを構築する必要があるために特に高額な費用がかかってきますし、自社で保守管理を行うための費用もかかってくることとなります。
クラウド型の場合は、導入時の費用は抑えることができますが、月払いや年払いで使用料が発生することとなります。
もちろんシステムを導入することで採用コストを削減することが期待はできるのですが、システムの運用に対してコストがかかるということには違いはありません。
うまく使いこなしていかなければ効果がない
こういった業務効率向上ツールは導入して終わりというわけではありません。
使い方や使いやすさはシステムによって違いますが、それまでに使っていたシステムから大きく操作性が変わる場合は注意が必要です。
また、導入したとしても社内のだれがどのように使っていくのかがはっきりしていなければ、システムがあるだけ、という状態になってしまうこともあります。
重要なのはその操作に慣れていき、システムを使いこなすということなのです。
採用プロセスやフローを変更する必要がある場合がある
新しく採用管理システムを導入して利用していくことで、それまでに自社で行っていた採用プロセスやフローを変更しなければならないということがあります。
特にそれまでの自社のプロセスと大きく変化するシステムを利用する場合には、それだけ大きく採用フローを作りかえる必要性があるので注意しましょう。
採用管理システム（ATS）の導入する際のポイントとは
採用管理システムにも多くの種類があるので、その中から自社に合ったシステムを選んでいく必要があります。
そこでここではシステムを導入する際のポイントや選び方について紹介していきます。
自社の課題や問題点を解決できるシステムを選ぶ
システムを選ぶ際にはやはり機能の多いものを導入したくなるものですが、重要なのは機能の多さではなく、自社の課題や問題点を解決できるシステムかどうかということです。
企業によってそれぞれ課題となっていることが違うのが普通です。
採用コストが課題となっている場合
採用活動を行っていく際には「求人広告掲載料」「人材紹介料」「説明会やセミナーの開催費用」「会社案内などの資料作成費用」などの費用がかかってくることとなります。
また、それ以外にも人的コストがかかってくることとなります。
人事担当者、採用担当者は
・応募者の書類確認の時間
・面接や面談の時間
・応募者と担当者のスケジューリング調整
・求人情報の作成時間
・内定者への研修
・求人媒体との打ち合わせ時間
・担当者間で情報共有する時間
といった時間がとられることとなってきます。
人事担当者が数多くいるような企業であれば、それらを分担していくことができますが、中小企業などで人事担当者少ない場合はこれらの作業を一人で行うという場合があります。
このように採用活動には多くのコストがかかるので、それを削減したいという目的であればその部分を補完できるシステムを導入する必要があるということになります。
応募者の管理や共有、データ分析が課題となっている場合
中小企業などではエクセルシートなどに応募者の情報を入力して管理しているということがあります。
これは入力漏れや入力ミスが発生しやすいだけでなく、共有化も難しいものとなります。
また、「不採用」「面接日時決定」など更新されていくデータをその都度入力していくのも手間がかかるものです。
こういった場合は「職種別」「雇用形態別」などそれぞれでデータ管理、分析ができるシステムを導入することで効率を向上させることができます。
同時にどの媒体から応募したかによって採用率などを分析することもできるので、採用活動の問題点を発見しやすくなります。
応募者への対応速度が課題となっている場合
求人に応募してくる人は1社だけを受けているというわけではなく、同時進行で数社を受けているということが多くなっています。
そのため、応募に対してどれだけ早く対応するかによって先に他の企業に決まってしまうかどうかということが関係してきます。
こうした場合は「メール自動作成機能」などの応募者との連絡速度を向上させる機能が必須と言えるでしょう。
操作性、連携性を重視すること
採用管理システムを実際に利用するのは人事担当者や採用担当者ということになります。
こういった人たちの中には、それほどIT関係の知識を持っていないという人も多くいます。
そのため、機能の高度さよりも「実際に担当者が使える機能、操作性か」ということが重要となってきます。
操作性などについては実際に使ってみないとわからないということがありますので、体験版などを使って試してみると良いでしょう。
また、企業によっては人事に関連するシステムをすでに利用しているということがあります。
新しく採用管理システムを導入する際には、既存のシステムと連携できるかということが重要となります。
既存のシステムと連携ができなければ、結局データを手入力しなければならないこととなりますので、業務効率が悪くなってしまいます。
既存のシステムと連携して利用することができるかどうかを確認しておきましょう。
採用管理システムまとめ
採用管理システムを導入することで採用活動の迅速化、効率化が可能となっていきます。
どのような企業においても人材は非常に重要な意味合いを持ちます。
そうした人材を確実に獲得していくためにも採用管理システムを利用していくことをおすすめします。
まずは無料体験版、トライアル版などを利用して実際に試してみることをおすすめします。