現在、さまざまな業種、業態の仕事で派遣社員が活躍しています。
こうした派遣社員を管理しているのが人材派遣会社などですが、こことうまくやりとりを行って連携していかなければ、なかなか企業が求めている人材とマッチングできないということもあります。
また登録している人の属性、長所、働き方などを整理して、適切に派遣をしていくということは困難を極めています。
そこでここでは、そういった問題を解決する人材派遣管理システムについて紹介していきたいと思います。
業界初！短期派遣向けスマホアプリ連動型キャスティングシステムDEC | 株式会社シービーティー
イベント・警備・清掃・工事現場など、短期案件であらゆる場所で働く現場スタッフの管理をスムーズに行うためのキャスティングシステムです。導入後は自社の専用アプリとして、スケジュール&勤怠管理・出退勤サポート等、豊富な機能で管理業務全体を効率化します。
◆主な特徴◆
アプリとの連携で案件の募集・エントリーがスムーズに
前日・当日の確認業務自動化で残業を限りなくゼロに
スタッフにプッシュ通知でお知らせできる一斉配信機能
:人材派遣管理システムの種類
人材派遣管理システムにはさまざまな種類があります。
そこでここでは人材派遣管理システムの概要と種類について紹介していきます。
人材派遣管理システムとは
人材派遣管理システムとは、人材派遣に関する業務を適切に管理していくことで業務を効率よく、しかも的確に行っていくためのシステムです。
人材派遣業については、派遣スタッフの能力、働き方、給与形態などを管理していくための「スタッフ管理」の業務と、何人のスタッフをどこに、どれだけの期間派遣するのかを管理する「派遣先管理」の業務が発生することとなります。
自社に登録している派遣社員の管理を行うだけでなく、派遣先の企業それぞれの条件を細かく設定しておかなければならず、それぞれに対する契約書の作成や管理も必要となってきます。
そのため、人材派遣管理は複雑化の一途をたどっており、膨大なデータを適切に管理していかなければいけません。
そうした人材派遣に関する業務を管理していくことができるのが人材派遣管理システムなのです。
このシステムによってスタッフの勤怠管理や給与計算だけでなく、派遣先の企業データを合わせて管理することが可能となります。
人材派遣管理システムの種類、タイプとは
人材派遣管理システムはその目的によって使うべきタイプが違っています。
・マッチング精度の向上に特化したタイプ
こちらはスタッフに関するスキルなどの情報管理やマイページなどを設定することで派遣元とスタッフとのコミュニケーションを頻繁にとれるといった機能が付いていることでマッチング機能の向上が期待できるタイプとなっています。
スタッフが長く定着できるように工夫されたポイント付与機能が搭載されたサービスもあります。
・派遣先の管理や営業に特化したタイプ
こちらは派遣先企業の情報や契約内容などを一元管理することで把握、管理しやすくなっているタイプです。
検索機能なども充実していますので営業力の強化も期待できます。
派遣に関する営業、受注、製薬、派遣までの流れが可視化されており、稼働しているスタッフに関するフォロー機能もあります。
営業力の強化を目的とするならばこのタイプがおすすめです。
・労務管理、給与管理などに特化したタイプ
人材派遣業で大きな負担となるのがスタッフの労務管理、給与管理です。
こちらのタイプでは人材派遣管理システムを通して派遣先との連携を強めることで、労務管理、給与管理、請求業務などの効率化を図ることができるようになっています。
派遣先との連携を強めることで、勤怠管理などをスムーズに行うことができるようになり、派遣元と派遣先両方の業務負担を減らすことができるようになっています。
利用形態の違いとは
人材派遣管理システムには「買い切り型」と「クラウド型」のものがあります。
クラウド型のサービスは、自社で一からセットアップする必要がないため、申し込みを行えばすぐに利用できるようになります。
また、アップデートなども運営側が自動的に行ってくれるので、手間がかかりません。
初期費用も安くすむのですが、毎月の使用料金などのランニングコストがかかることとなるので注意が必要です。
買い切り型のものは初期費用が高い、設置に手間と時間がかかるというデメリットがありますが、ランニングコストが安いということと、クラウドなどで他とつながっておらず独立しているため、セキュリティ体制を整えやすい、他からの攻撃リスクなどを抑えることができるというメリットがあります。
:人材派遣管理システム導入のメリット
人材派遣管理システムには多くのメリットがあります。
そこでここではそれらのメリットについて紹介していきます。
マッチング精度を向上させることができる
人材派遣業で難しい問題とされているのが「マッチング」です。
スタッフを派遣しても派遣先が求めている人材と違うということがあると、双方にとって良いことがありません。
しかし人材派遣管理システムを利用することで、求人業務の効率化、登録スタッフの増加、登録スタッフの管理などの精度を向上させることで、マッチング精度も向上させることが期待できるようになります。
登録スタッフが増加することで、適切な人材を適切な企業に早く派遣することが可能となります。
スタッフの希望条件と、派遣先の希望のそれぞれを的確に管理することで、マッチングしやすくするのです。
派遣先や契約に関するデータ管理がしやすくなる
登録スタッフが少ない、派遣先が少ないといううちはExcelなどを使ってデータの管理をすることが可能ですが、登録スタッフが増えてきたり、派遣先が増えてくるとExcelシートなどでは管理が難しくなってきます。
しかし、人材派遣管理システムを使うことで、派遣先企業の情報、登録スタッフの情報、派遣契約の内容などのデータを一元管理することが可能となります。
一つのデータに基づいて管理ができることで、契約内容の管理までの流れを可視化することができるようになり、営業力の強化や安全に個人情報を管理できるということにもつながってきます。
労務管理、給与管理、請求管理などの効率化が可能
人材派遣に関する業務で時間と手間がかかるのが労務管理、給与管理です。
登録スタッフの勤怠管理や給与計算は時間がかかるだけでなく、それらの計算を踏まえた上で請求管理を行う必要があります。
しかし、システムによって勤怠管理と給与計算ができるようになれば、これらの業務効率は一気に上がることとなります。
また、請求書の発行などもスムーズにできるようになります。
こうしたサービスの中には派遣先の企業と連携して利用できるものもあり、派遣先で勤怠データの承認ができるようなタイプのものもあります。
法改正などにも対応しやすい
人材派遣業に関する法律である「労働者派遣法」などはたびたび改正や改訂が行われています。
2012年には日雇い派遣の禁止、2015年には同じ組織単位での3年以上の派遣労働を禁止する「3年ルール」の制定、2020年からは大企業を対象に「同一労働同一賃金」制度も制定されました。
このように法律の改正が行われると社内で行っている人材派遣管理についても変更する部分が出てきます。
こうした変更を手作業で行っていくのは時間と手間がかかるだけでなく、見落としなどのミスも誘発します。
しかし人材派遣管理システムを導入していれば、法改正に応じてアップデートが行われるので安心です。
:人材派遣管理システム導入のデメリット
人材派遣管理システムの導入にはデメリット、注意点もいくつかあります。
それらを事前に知っておくことで適切にシステムを利用できるようになります。
コストがかかる
業務効率向上化ツールは利用していくのに料金がかかるのが一般的です。
買い切り型であれば、初期費用が多くかかることになりますし、クラウド型のものであれば毎月利用料金がかかることとなります。
もちろん利用していくのにメリットがあるので、そのメリットと比較して費用対効果があるかどうかを考えていく必要があります。
もし、まだ事業規模が小さく、登録スタッフが少ない、派遣先企業が少ないという状態でデータの管理がそれほど難しくないのであれば、導入する必要性は薄いのかもしれません。
しかし、事業規模が大きくなってくると導入するメリットの方が大きくなると言えるでしょう。
最初は慣れが必要である
どういったシステムでもそうですが、使い始めは慣れが必要となります。
担当者はシステムの使い方をマスターしていくこととなりますが、サービスの運営会社によってはフォロー体制が整っていることが多いので、それらをうまく使って慣れていくことが重要だと言えます。
:人材派遣管理システム選ぶ際のポイント
人材派遣管理システムには色々な運営会社が提供しているサービスがあります。
そこでここではサービスを選ぶ際のポイントについて紹介していきます。
対応範囲の広さや管理項目の適切さ
一般的な人材派遣だけでなく、「業務請負」「人材紹介」「短期派遣」など色々な就業業態がある場合などはそれらに対応できるシステムを利用すると良いでしょう。
また、メインとなる管理項目ですが、これは多ければ良いというわけではありません。
管理項目や機能が多くなればできることは増えていきますが、それだけ利用コストが高くなることとなります。
コストが高くなったが機能を使いこなせないとなると無駄ばかりが増えることとなります。
自社に必要な管理項目、機能があるものを選ぶということが重要となるのです。
勤怠管理機能の性能と使いやすさ
人材派遣管理システムは勤怠管理機能との連携が前提となっています。
すでに勤怠管理システムを使っているという場合は、そのシステムと連携できるかどうかが重要なポイントとなります。
特に勤怠管理システムを導入していなかったという場合は、勤怠管理機能が充実した人材派遣管理システムを導入すると効率的です。
人材派遣管理システムまとめ
人材派遣という業態は高い需要があり、必要性の高いものとされています。
しかし人のデータを扱うものだけに、個人情報管理や勤怠管理、給与計算など管理が複雑な業態でもあります。
それらをスムーズに行うために人材派遣管理システムがあります。
まだ導入していないという場合は、ぜひ一度無料体験版やトライアル版などを利用して試してみると良いでしょう。