経営を行うにあたって予算管理は必要不可欠です。従来Excel等を用いて予算を管理することが一般的でした。しかし、「データの集計・分析に時間がかかる」・「全体的な予算と管理部門別の予算管理の統合ができない」「予算編成に時間を要する」といった問題が発生します。そこで予算管理を行う業務を効率化が可能な予算管理システムが注目されています。今回、この記事では、予算管理システムの特徴からメリットや注意点、機能、選定時のポイントまで紹介していきます。
予算会計エクスプレス | 株式会社スリー・シー・コンサルティング
● 予算会計エクスプレスの導入効果
①業務の標準化も楽々！
業務の標準化は、担当者のローテーションや退職への備えとなります。
標準化はシステムの利用が不可欠となりますが、その中でキーとなる「運用フロー」「操作性」「業務分担」に着目し、自社に最も合う製品を選択することが重要です。
②人手や工数を大幅削減！
予算業務は、データ集計やレポート作成をはじめ、人手を要する作業が多く、データのチェックにも工数がかけられています。システム化により、本来人が対応すべきでない定型的でミスが出やすい作業を、システムに任せることができます。
③高度な予実管理でPDCAをスムーズに！
予実管理の実効性は、データレベルの高度化と、分析時間の確保、タイムリーなレポートにかかっており、いずれもシステムなしでは実現が難しい領域です。まずは、システム化で業務効率を高め、分析作業に十分な時間を確保することが重要です。システム化で容易にデータレベルを高度化でき、Excelと異なり、データ密度に関係なく必要なレポートがすぐに得られますので、PDCAの実効性が大幅に改善します。
④業務分散が可能に。プロセスの検証で予実管理も向上！
多くの場合、上場準備段階では、限られた人員で業務に対応するため、予算管理が特定の上級者に依存し、その結果として業務の実施レベルや統制面で不備が生じてしまいます。
これらは、システム化による業務分散やプロセスの検証性などで格段に向上しますが、業績予想業務やキャッシュ・フロー計画の作成といった、IPO審査で着目される課題についても十分な対処をしたいところです。
●予算会計エクスプレスの機能ポイント
・仕分けでより精密な予算キャッシュフロー
予算を仕訳化することにより精緻なCF予算立案が可能に
・エクセルライクな入力画面
直感的に入力しやすいEXCELライクな入力画面
・実績データと予算データの一元管理
さまざまな会計システムからEXCEL形式での実績取込
・着地予想値の作成・管理
他システムとの連携でより多角的な分析も可能に
企業経営管理統合プラットフォーム：CCH Tagetik | Tagetik Japan 株式会社
不確実性の高い時代であるからこそ、想定外の事態が企業経営に与えるインパクトを予測し、自社の実態把握と予測をリアルタイムに行い、経営の意思決定を迅速に行っていくことが重要になります。そこで注目されるのが、将来予測や予実管理などが可能になるEPM(Enterprise Performance Management)ツールです。導入を検討されているお客様にEPMのメリットや、ツールを選択する際のポイントなどをわかりやすくご紹介します。
●EPMの導入により得られるメリット
✓予算編成や利益計画の見直しなど経営管理における業務プロセスの標準化
✓販売部門・製造部門、グループ会社などの組織横断的な情報のリアルタイム共有
✓統合管理データ（販売計画、人員計画、生産計画）による正しい経営判断の支援
✓企業価値向上のための事業ポートフォリオ・マネジメントの実現
✓非会計データを活用した将来の予測・シミュレーション
●機能の特徴
CCH Tagetikは1製品で 「予算管理」「連結管理」「開示/報告」 の3つのモジュールを網羅し、必要な各種機能を取り揃えております。
ご要件に即したモジュールをご契約いただき利用することが可能です。
企業単体での業績管理から、グループの連結業績管理まで、企業の成長や事業規模拡大に合わせて、段階的にシステムを拡張することが可能です。
サイボウズ デヂエ 8 | サイボウズ株式会社
「サイボウズ デヂエ 8」は、業務に合わせたツールを自由に作成、カスタマイズできるかんたんWebデータベースです。
「データベース」というと難しく聞こえるかもしれませんが、ひと言でいうと「みんなで使える表計算ソフト」。使いたいときに、使いたいツールをすぐに作成し、みんなで共有することができます。
※「サイボウズ Office」ユーザー様向け優待価格あり
◎チームの共有データをWebブラウザー上で溜める
チームで使う報告書や売上情報、予算管理などの共有データを表計算ソフトで管理していると、自分が作業している間に他の人が更新してしまった、どのファイルが最新版だかわからない、など様々なトラブルが起きがち。
「デヂエ」なら、情報をWebブラウザー上で共有して、みんなで更新可能。常にリアルタイムの情報を利用できます。
◎チームで行うタスクのフローを回す
情報システム部門への対応依頼や、契約書の作成、見積書の作成依頼、このような複数のメンバーで回すタスクのフローにも「デヂエ」は利用できます。
「デヂエ」はタスク内容やファイルに加え、ディスカッションも可能。 電話やEメールでの議論を行っていると、経緯がわからなくなりがちなタスクのフローを「デヂエ」ひとつで完結できます。
◎こんな悩みを「サイボウズ デヂエ 8」が解決します！
-複数メンバーでExcelを更新するのに限界を感じている
勝手に更新されてしまった、どれが最新版かわからない、というような悩みを解決します。
-基幹システムでは扱えないリストを安全に管理したい
セミナー参加者、資料請求リストなど、基幹システムでは扱いづらい情報も、安全に、簡単に管理できます。
-自社にあった業務システムが必要だけど高いお金は払えない
デヂエなら年間10万円で、業務にあったツールを自分たちで作成できます。
-各部署からメールでバラバラに来る業務依頼を効率よく管理したい。
依頼からディスカッション、状況や担当者等の設定もデヂエひとつで管理できるので、対応漏れも防ぎます。
-個人情報が入ったExcelを各自のパソコンに保存しているのが不安
Web型のデヂエなら、データはサーバー上で一括管理。データの書き出しも制御できます。
-社内の調査やアンケートを行う仕組みを簡単に作りたい
ほかの社員の回答は閲覧できない設定や匿名アンケートも可能です。
予算管理システムとは？
予算管理システムとは、予算の作成から編成、進捗管理データの分析を可視化するとともに業務を効率化することが可能なシステムです。企業にとって利益を出すために売上、原価、経費等の予算を策定する必要があります。その際に予算管理に関する作業を全体的に効率化へ繋げることが可能なのが予算管理システムです。
予算管理システム特徴
次に予算管理システムの特徴を紹介します。そこでまず予算管理とはなにか説明していきます。予算管理とは数値目標の予算を的確に管理することです。損益予算・資本予算・資金予算を合わせた総合予算の管理を迅速に実現可能な予算管理を行うために予算管理システムの導入が注目されています。予算管理システムには、予算を管理する業務の工数を削減し業務の効率化にするという大きな特徴があります。
予算管理システム導入時のメリット
予算管理システムの特徴について紹介したところで予算管理システムのメリットを紹介していきます。予算管理システムの特徴で、予算管理に関する業務の効率化が可能と紹介しましたがもう少し詳細にいくつかメリットを紹介していきます。
予算編成にかかる業務効率化
予算管理システムを利用することによって、予算編成の際にExcelでの情報収集にかかる手間を短縮できます。また手入力による人的ミスを減らすことにも繋がります。予算管理システム内に必要なデータが一元化されたデータとして集約されるため予算編成の作業を効率化することが可能です。
正確な予算管理が可能
予算管理システムを利用することで目標値を具体的に設定でき、目標値に基づいて具体的な計画を立てることが可能です。その計画から正確な予算管理ができます。正確な予算管理から部署ごと会社全体で目標値の共有が可能となり従業員や社内のモチベーションが上がり目標達成に繋げることができるといったメリットがあります。
データ分析・集計にかかる業務の負担軽減
データの一元管理が可能なことも予算管理システムのメリットの1つです。Excelで予算管理を行う場合、データの集計・分析に多くの時間や手間を要します。データの一元管理が可能なことで変更箇所があった場合、1つ修正することで他にも反映されます。そのためデータ分析・集計にかかる負担が軽減されます。また入力データがリアルタイムでデータに反映されることから「月次の到着地がどのようになりそうか」といったことがわかります。予算管理システムを導入することでリアルタイムに売上予測データ等を常に最新の情報を視覚的に見える化が可能です。その結果、データの分析・集計を迅速に可視化できることから的確な経営判断にも繋がります。
セキュリティの強化
Excelで行うことが多い予算管理ではエクセルでのデータのやりとりには重要な情報の情報漏洩や誤送信などの危険性が伴います。そこでクラウド型システムを導入すると、常にバージョンアップされるためセキュリティが強化されます。セキュリティが強化されていれば安全性の向上にも繋がるというメリットもあります。
予算管理システム導入時のデメリット（注意点）
ここまで予算管理システムのメリットを紹介しました。では予算管理システムの導入時や利用する際の注意点はどんなものがあるのか？について紹介していきます。
コストが掛かる
予算管理システムを導入するにあたって必ずコストが掛かります。
Excelで予算の管理を行っている場合、コストは掛かりません。一方で予算管理システムを導入する際にはコストが多く掛かります。
しかし予算管理システムには「無料トライアル」として定められた期間に無料でお試し体験できることがあります。「予算管理システムは自社に適しているかどうか検討したい」などと考えている際は、無料トライアルに申し込んでみてください。
またクラウド型システムであれば初期投資を抑えることが可能なためコストを最小限に抑えるにはクラウド型システムの導入を推奨します。
システムの連携によってシステムを選ぶ必要がある
また企業が成長していくとそれに合わせて契約内容を変更・バージョンアップする必要があるかもしれません。その際に対応が可能であるのかコスト面について前もって確認できればより安心です。
【目的別】予算管理システムを選定時のポイント
ここまで予算管理システムの特徴やメリット・デメリットについて紹介してきました。予算管理システムを選ぶ際にはどのようなポイントがあるのか紹介していきます。自社に合ったシステムを選ぶ際に参考になれば幸いです。
①Excelに似た操作感で使用できるか
画面設計がExcelそのままの予算管理システムを提供している会社もあります。Excelで予算管理を行っていた企業は新しく操作方法を覚える必要がなく操作方法の研修を社内で行うことは不要です。Excelという慣れ親しんだ予算管理システムを導入することも選定時の1つのポイントです。
②自社の導入目的に沿った機能が搭載されているか
予算管理システムには、これから機能を紹介していきますが紹介しきれないほど多岐に渡って機能が搭載されています。導入を検討する際は、自社の導入目的に合った機能が搭載されているシステムなのか把握することも選定時のポイントです。
③セキュリティ・サポート面
クラウド型システムの導入は常にバージョンアップされるためセキュリティが強化されていますが予算管理システム提供会社が提供するセキュリティレベルを確認するとより確実にセキュリティ強化ができます。またサポート面では、導入当初に不明点や他システムの連携ができないといったがトラブル発生する可能性があるためサポート体制が充実しているかも一緒に確認するといいでしょう。
予算管理システム効果的な活用方法
予算管理システムの効果的な活用方法はどんな方法があるのか？紹介していきます。先程の予算管理システムのデメリット、注意点でも触れましたがExcelや既存システムとの連携が可能かどうか確認しておくと導入した際に有効的に活用できるのではないでしょうか。自社システムとの互換性を考慮しないと選べるシステムの数が制限されてしまいます。予算管理システムを効果的に活用するには、システムを連携した際の利便性はシステム同士の互換性が影響するためあらかじめ連携の互換性を確認するといいでしょう。
予算管理システムの主な機能
予算管理システムは以下の機能が搭載されています。
①予算シミュレーション機能
予算は、総合予算で策定されます。総合予算を予算シミュレーション機能で予算プランニングをサポートし企業はより正確性ある予算編成を行い、予算管理をより最適化に繋げることが可能です。
②レポーティング機能
入力したデータが即時で反映され、多方面な角度で分析しレポートを作成するレポーティング機能があります。レポーティング機能を使用してレポート内容を確認することでより企業の不安要素や問題を見つけることにも繋がる機能です。
③モニタリング機能
システム上で予算再編成と実績を監視しながら評価するためにKPI（指標）まで設定することができます。このことからどのような問題があるのか迅速に見いだして、調整をしていくことが可能なのでPDCAサイクルを回していくことができます。PDCAサイクルで分析や改善をより効率的に行えるでしょう。
予算管理システムのまとめ
いかがでしたでしょうか。
予算管理には、スピーディーで正確さが重要になってきます。予算管理システムを導入することによって、予算関係の業務を効率化されデータの分析・集計を可視化することが可能といった大きいメリットがあります。導入を検討している場合はぜひ参考にしてみてください。