ビジネスチャットとは、社内や社外を問わず連絡をとることができるコミュニケーションツールのことを指しています。
一般的にメールや手紙などの場合はいきなり内容に入ることはなく、文頭にあいさつ文や時期に合わせた言葉を入れるのが一般的になっているのですが、ビジネスチャットではあいさつ文などは省いて要件だけをまとめてやり取りを行うことができます。
端的で素早くやり取りを行うことができるビジネスチャットは近年さらにその重要度を増してきていると言えます。
そこでここでは、ビジネスチャットツールを導入するメリット、ビジネスチャットツールの選ぶ際のポイントなどについて紹介していきたいと思います。
メールとビジネスチャットの違いとは
これまで電話以外で社内外の人とやり取りをするというとメールが一般的な方法でした。
しかしメールにはメリットとデメリットがあり、不十分なことも出てきました。
そこで注目されているのがビジネスチャットです。
それぞれに特徴があるので、まずはその特性を知っておくことが重要となります。
ここではメールとビジネスチャットの違いについて紹介していきます。
ビジネスチャットの特徴とは
ビジネスチャットはビジネス関係のやり取りに特化したコミュニケーションツールです。
最近ではビジネスシーンの多様化、業務効率化、生産性向上、やり取りのスピード化などで利用できるツールとして注目されています。
その特徴を簡単に紹介すると、
・端的な文章やスタンプでやり取りができる
・多人数でのやり取りが可能で情報の共有化がかんたんにできる
・相手が文章を読んだかどうかがわかりやすい
・高いセキュリティ性を持っている
・対面コミュニケーションからは離れたものである
・短いコミュニケーションを取りすぎてしまうこともある
・取引先などが違うビジネスチャットツールを利用しているとうまくやり取りできない
といったものがあります。
とにかく「気軽でかんたんにやり取りができる」という特徴があると言えます。
メールの特徴とは
「メール」という言葉はもともと「郵便」を表す言葉です。
そのため、ネットワークを利用して相手にコミュニケーションを図る「手紙」のような役割を果たしています。
メールでは文章だけでなく、データファイルや画像などを添付して送信することができます。
その特徴としては、
・相手が作業中でも送信することはできる
・ビジネスマナーにのっとった利用が行われる
・メールアドレスさえわかればパソコン、スマートフォンやタブレットなどさまざまなツールか
ら送信することができる
・あいさつ文などが必要になるので手間と時間がかかる
・相手が文章を読んだかどうかがわかりにくい
・送信者か受信者のどちらかがセキュリティ体制を整えていないと情報漏えいの可能性がある
といったものがあります。
メールとビジネスチャットをどう使い分けるのか
メールとビジネスチャットにはそれぞれの特徴があるため重要なのはその使い分けとなります。
そこでどういった場合に主に使うのかということを紹介していきます。
ビジネスチャットを使うのはこういった時である
ビジネスチャットは「早く」「簡潔に」「大人数で」やり取りをすることができます。
そのため社内でやり取りをするのであれば非常に効率的に利用することができます。
大人数でやり取りする場合にはチーム単位、部署単位などでグループに分けることができるので使いやすいものと言えるでしょう。
メールでも情報をやり取りすることはできますが、検索がしにくいという弱点もありますし、必要な内容がどのメールに記載されていたものかを探すのも手間となります。
ビジネスチャットであれば、それまでのやり取りがチャットに履歴として残っているので、後から見た人でもどういったやり取りが行われていたのかを確認しやすいというメリットがあります。
また、ビジネスチャットツールには通知機能がありますので、チャットが行われると通知がくることとなります。
送られてきた内容をすぐに確認することができるので、緊急性が高いもの、優先度が高いものについてもすぐに対応することができます。
あいさつ文などなく、用件だけを伝えることができるのでスピード化が可能となります。
メールを使うのはこういった時である
あいさつ文などを使わずに簡潔にやり取りできるというのがビジネスチャットですが、社外の人、顧客や取引先といった相手にいきなりビジネスチャット形式でやり取りをすると失礼に当たる場合があります。
また、自社と取引先が違うビジネスチャットツールを使っている場合はどちらかに合わせないといけないため、改めてツールをインストールしなおす必要があります。
メールであればメールアドレスさえわかっていれば、色々な端末から送信することができるので便利です。
そしてビジネスチャットツールではチャット上でやり取りをした後で、その文章を修正したり削除したりすることが可能となります。
そのため社外の人とやり取りをするのには向いていないこともあるのです。
重要なやり取り、編集されたら困るような内容についてはメールで送る方が安心ということが言えるでしょう。
ビジネスチャットツールの基本機能とは
ビジネスチャットツールにはさまざまな機能が備わっています。
細かい機能などについてはツールによって違っている部分はありますが、主要機能についてはたいていは共通しているものとなります。
ここではそういった主要機能について紹介していきます。
チャット機能
ビジネスチャットツールの基本機能となるのがチャット機能です。
チャットを利用することでリアルタイムにやり取りをすることができます。
署名、あいさつ文などを入れる必要がないので気軽で迅速にやり取りをすることができます。
コミュニケーションを円滑に行うことができるようになるこの機能は社内限定で使うものと社外にも対応したものがあります。
グループ作成機能
ビジネスチャットは個人でやり取りをするだけではなく、グループを作ってそこに参加している人が同時に参加することが可能となっています。
部署ごと、プロジェクトごと、チームごとにグループを作成すればそこに参加している人で全員に連絡することが可能です。
もちろん参加している人の追加や削除なども可能となっています。
音声通話機能
ビジネスチャットツールではテキストのやり取りだけではなく、パソコンやスマートフォンのマイク、スピーカーなどを使って音声通話ができます。
直接通話したいという時に利用できるものですが、ツールの中にはビデオ通話が可能となっているものがあります。
その場合はマイクとスピーカーの他にカメラが必要となります。
たいていのスマートフォンであれば利用できるため便利な機能となっています。
ファイル共有機能
仕事に関するやり取りをしているとその情報内容やファイルなどをを共有しなくてはいけないということもあります。
ビジネスチャットツールではExcel、Word、PowerPointだけでなく、画像、動画データなどのファイルを添付することが可能となります。
この機能でより迅速に情報共有が可能となります。
タスク管理機能
ビジネスチャットツールでは、自分や他の参加者のタスクやスケジュールを管理することができる機能もあります。
グループに参加している人に対してタスクを割り振っていき、その仕事をいつまでにやってほしいのか、どういった内容のことをやってほしいのかを指定することが可能となります。
タスクを割り振られた人の画面にはタスクが表示されるようになったり、残り期日が表示されるということもあります。
指定された期日が近づいてくるとリマインドが出るようにもできますので、タスクの確認漏れ、期日を過ぎるといったことを防ぐことも可能です。
ビジネスチャットを導入するメリットとは
ビジネスチャットを導入することで色々なメリットが考えられるのですが、利用していない人にはわかりにくい部分もあります。
そこでここではそういった導入メリットを順に紹介していきます。
業務の効率化、スピード化が可能になる
やはりビジネスチャットはメールと比べると「効率化」「スピード化」に大きなメリットがあります。
メールでは時候のあいさつ文などが必要となりますし、やり取りにも時間がかかります。
しかしビジネスチャットでは会話を行うようにリアルタイムでやり取りができるため、業務効率は大きく向上することとなります。
さらにタスク管理機能によって仕事の割り振りの明確化、ビデオ通話を使ってのweb会議の利用なども可能となるため、そのメリットは非常に大きいと言えるでしょう。
コミュニケーションの多様化、効率化に対応できる
ビジネスチャットはメールと比べると迅速にやり取りができるため、円滑なコミュニケーションを行うことが可能となります。
スマートフォンやタブレットなどでも利用することができるので移動中、外出先、自宅などどこからでも利用することが可能となっています。
さらに部署、チーム、プロジェクトなどのメンバー複数と同時にコミュニケーションを取ることも可能です。
チャットに一度投稿すれば参加者全員が見ることができるので、誰かに連絡し忘れるということもありません。
社内外での連携強化、情報共有が可能となる
ビジネスチャットでは、そのサービスを利用している人であれば社内外を問わずにグループチャットに参加できることとなります。
そのため、社内の他部署の人や社外の関係者、フリーランスの人などさまざまな人と連携が取りやすくなっています。
また、メールよりも簡単に参加することができるので、メッセージやファイルなども活発に共有されていくこととなります。
即座に伝えたい内容、相談したいことなどの共有を迅速に行うことができるというメリットがあるのです。
セキュリティ面の強化がされている
個人で利用されているチャットツールやSNSは便利に利用できる反面セキュリティが弱いという欠点もあります。
そのため、情報漏えいやアカウントの乗っ取りなどが発生しています。
しかし企業が利用するようなビジネスチャットでは暗号化、ユーザー認証、アクセス制限、IPアドレスの制限などを設定できるため、高いセキュリティ対策が行われています。
高いセキュリティ基準でコミュニケーションツールを利用できるというのもビジネスチャットのメリットだと言えるでしょう。
短期間や短時間利用するのに向いている
他の人に連絡、相談、報告などをしたい時には「直接会う」「電話をする」「メールを送る」などの方法があるのですが、それほど大げさにしたくない時、ほんの少しだけ聞きたいことがあるという時にはそういった方法はとりにくいということがあります。
そんなときには気軽に使えて用件だけを伝えることができるビジネスチャットは非常に便利なツールとなります。
また、そうした連絡をする際に「仕事とプライベートを区別できる」ということもあります。
相手の連絡先を知っている場合はプライベートで使っているチャットツールを使うという人が多いかもしれませんが、そうするとプライベートのやり取りと仕事上のやり取りが混在してしまうという危険性がありますし、別の人に間違えて連絡してしまうというリスクもあります。
ビジネスチャットを利用することで仕事とプライベートをはっきりと区別することができるというのもメリットと言えるでしょう。
ビジネスチャットを導入するデメリットとは
コミュニケーションツールとして非常に優秀なビジネスチャットですが、導入する際にはいくつかのデメリットや注意点もあります。
そこでここではそれらの注意点を紹介していきます。
情報が流れていってしまうことがある
チャットはその特性上、発言が多くなっていくと過去の発言が流れていってしまうことがあります。
チャットが上に流れていってしまうことで、その情報を確認したい時にはチャットをさかのぼって確認していく必要があり、時間と手間がかかってしまうことがあります。
また、仕事上で利用しているビジネスチャットにプライベートな情報を書き込む人がいると業務に関することなのかどうかがわかりにくくなる場合があります。
そのため、重要な情報や発言などについてはその部分をメモしておいたり、ピン止めしておくということが重要となります。
コミュニケーション量が多くなりすぎる
メールなどでは必要な情報を記載して送信するという人でも気軽に行えるチャットでは必要以上に発言を書き込みしてしまうということがあります。
これはビジネスチャットの便利さからくるものですが、気軽にコミュニケーションをとれるという反面、仕事と関係のない話題などに移行しやすいという特性もあるのです。
また、こうしたチャットを業務時間外、休日などに上司や先輩から送られてくると大きなストレスを感じるという社員もいます。
仕事と関係のない投稿もしやすいというのはチャットの弱点と言えるかもしれません。
通知や既読の機能に振り回されることがある
チャットは誰かが投稿すると通知がくるので、リアルタイムに対応できるというメリットがあるのですが、それを開くと既読がつくために後で返信するということができにくい環境にあります。
また、自分に直接関係ない内容のチャットでも通知がくるような設定にしていると、作業に集中したい時でも通知が気になって集中できないということもあります。
そのため、通知の詳細設定ができるツールや、既読機能を選択できるツールを選ぶのが望ましいと言えるでしょう。
社員教育、社員研修が必要な場合がある
ビジネスチャットは気軽に情報を送信できるという特徴があるため、正しいITリテラシーを持っていないとトラブルになる可能性もあります。
そのため、社員の中でITリテラシーに差がある、ツール知識に差があるという場合には社員研修や社員教育が必要となる場合があります。
また、ビジネスチャットツールには色々な種類があり、中には機能が多く搭載されているものもあります。
こうしたツールは多くの社員が使いこなせないということになりやすいため、より教育が必要となる場合があります。
社員の状況を見て、シンプルな機能のものを選ぶといった対応が必要になると言えるかもしれません。
コストがかかってくる
どういった業務効率改善ツールでも同様ですが、導入する際、利用していく際には費用がかかることとなります。
オンプレミス型の場合は社内に自社専用のサーバーを設置し、ネットワークを構築する必要があります。
自由にカスタマイズしやすい、外部からの影響を受けにくいというメリットはありますが、導入費用としてかなりのコストがかかることとなります。
逆にクラウド型のサービスの場合は、手続きをすればすぐに使えるようになるという点や導入時の費用を抑えることができるというメリットがありますが、セキュリティ対策が運営任せになる、外部の影響を受けやすいといったデメリットもあります。
また、毎月運営に対して月額使用料を支払っていくこととなりますので、ランニングコストもかかってくることとなります。
このようにツールを導入して利用していくには費用がかかってきますので予算を組んでおく必要があります。
対面で話す機会が減る場合がある
ビジネスチャットは非常に便利に使えるため、これで用件が済めば会う必要がないということが増えてきます。
そうすると対面で話す機会が減ってくることとなり、相手の表情を読むことができない、相手の体調の変化などに気づけない、人と直接話す機会が減っていくということにつながる可能性があります。
ビジネスチャットが便利なことが裏目に出る場合があるので対面で話す機会は確保しておくことが求められます。
他の連絡手段との使い分けが必要となる
今まで電話やメールを使って連絡をしていたが、ビジネスチャットを導入したという場合にはどういった用件、誰が相手の用件はビジネスチャットを利用するのかという使い分けが必要となってきます。
こうした使い分けが社内で広まっていかなければ社員がバラバラな方法でコミュニケーションを取ろうとしてしまい、かえって混乱することがあります。
既存の連絡手段との使い分けをうまくコントロールしていきましょう。
ビジネスチャットの選び方とは
ビジネスチャットには色々な種類があるため、適切なツールを選んでいく必要があります。
そこでここではビジネスチャットツールの選び方、選定ポイントについて紹介していきます。
自社が必要な機能を備えているか
ビジネスチャットには主な機能であるチャット機能などの他にも多くの機能が搭載されています。
それらの中から自社に必要な機能、自社の利用目的に合った機能が備わっているかどうかを確認する必要があります。
ツールによって備わっている機能の組み合わせが違うので、自社に必要な機能に優先順位をつけておくと選びやすくなります。
最初は必要な機能だけで導入して後で必要になった機能を追加できるというサービスもあります。
そういった拡張機能があるかどうかも確認しておきましょう。
自社の利用人数に適したコストのものか
ツールを導入していくにあたってどれくらいのコストがかかるのかということも重要なポイントです。
ビジネスチャットツールは初期費用だけでなくランニングコストもかかってきます。
それは「利用人数」や「機能の多さ」によって変わってくることとなるため、「総額」だけでなく、どれだけの人数で利用するのかということを計算する必要があります。
複数のツールで悩んでいる場合は一人当たりのコストを計算するとわかりやすい部分があります。
費用対効果を考えて選んでいきましょう。
使いやすいものかどうか
ビジネスチャットツールには色々な機能が備わっていますが、そういったことよりも重要なのは「実際に利用する社員が使いやすいかどうか」ということです。
いくら機能を備えていて、高性能なツールであったとしても使いにくいものであれば社員に定着はしません。
そのうちに費用はかかっているのに誰も使っていないツールということにもなりかねないのです。
他の選定ポイントも重要ですが、やはり「使いやすい」ことが何よりも重要だと言えるでしょう。
セキュリティ機能は十分かどうか
ビジネスチャットツールでは社内の重要な情報がやり取りされる場合があります。
そのため、そうした情報が漏えいしないように高いセキュリティ対策が行われているかどうかは重要なポイントとなります。
クラウド型のサービスの場合などは運営側にセキュリティを任せることが多くなりますので、どういったセキュリティ体制となっているのかを確認しておく必要があります。
これまでに有名企業などで多数利用実績があるものや、大きなトラブルを起こしていないものであれば安心です。
無料体験版などの内容について
こういったツールは実際に使ってみないとわからないということが多くなっています。
そのため使いやすさなどを試してみるためには「無料体験版」「トライアル版」などを利用するのが確実な方法となります。
しかしこうした無料体験版が用意されていないツールもありますし、無料体験版では機能が制限されていて満足に使えない、利用可能人数が制限されているという場合もあります。
利用しようとしているツールの無料体験版はどのようなシステムになっているかも事前に調べておくとスムーズに利用できます。
ビジネスチャットを導入するときのポイントとは
ビジネスチャットを導入するにあたって失敗しないようにするためにはいくつかのポイントを心掛けておく必要があります。
そこでここではビジネスチャットツールを導入する際のポイント、心掛けておきたいことを紹介していきます。
導入目的を明確にして自社に合ったものを選ぶこと
おそらくほとんどの企業で電話やメールなどのコミュニケーションツールを使ってやり取りをしているはずです。
そこに新たにビジネスチャットツールを加えるわけですから、はっきりとした導入目的がなければ現場は混乱してしまうだけとなります。
・業務効率を上げたい
・コミュニケーションの頻度を向上させたい
・セキュリティ面を強化したい
・他の既存システムと連携したい
といったように導入目的が違うと導入するべきツールも違ってくることとなります。
そうした導入目的がはっきりしないまま導入すると自社に不要な機能が備わったツールを選んでしまう、社員が混乱する、無駄にコストだけかかるといったことにつながってしまいます。
そもそも導入する目的を達成することができないのであれば、導入する必要がないということになりますので、まずは導入目的をはっきりさせて、その目的を達成することができるツールを選ぶようにしましょう。
チャットのルールを設定しておく
近年チャットに慣れている人が増えていることから、ビジネスチャットを導入して自由に使い始めると「仕事に関係ないことを発言する」「勝手にチャットルームを作成する」「時間などを考えずに発言する」といったことがおき始めます。
そうなると必要な情報が正しく伝わらなくなったり、管理しきれなくなっていきます。
チャットに関してのルールを決める必要があるのです。
チャットルームごとに発言の時間や内容についてルールを決める、ルームの開設は限られた管理者だけが行うといった規則を決めることが秩序を持ったビジネスチャットの利用につながっていきます。
導入する際の費用が予算に合ったものか
ツールを導入する際、運用していく際には費用がかかってくるのですが、それが予算として合ったものかどうかが重要です。
高性能、多機能、使いやすいといったツールであったとしても費用がかかりすぎてしまうとコストパフォーマンスが悪くなってしまい、継続的に利用していくことが難しくなっていきます。
ビジネスチャットツールは導入時の初期費用と、月額使用料などのランニングコストがかかってきますので、それらを予算に組み込んでおく必要があります。
また、同じ運営のサービスであってもプランが分かれていたり、利用人数や機能などによって料金が変わってきます。
それらも合わせて考えて自社に合ったものを選んでいきましょう。
機能性と操作性のバランスを考えておく
「使いやすさ」ということが重要だということは述べたのですが、機能性とのバランスも考えなくてはいけません。
一般的に機能が増えていくとできることは増えるのですが、操作が複雑になっていくためシンプルなものが使いやすいということになります。
しかし操作性がシンプルで使いやすいが、機能が不十分でやりたいことができないというのは本末転倒となります。
必要な機能を備えた機能性と使いやすさの操作性のバランスを考えることが重要です。
ビジネスチャット今後の展望
ビジネスチャットツールは近年増加してきます。
それはコロナウイルス感染症の流行やビジネスシーンの多様化などが関係しています。
人と直接会うことが制限されたり、人と会わなくてもコミュニケーションを取る方法が求められたりしているのです。
電話は同じ時間に双方が時間を確保しなければいけません。
電話をかけられた方は何か作業をしていてもそれを中断して対応する必要があります。
メールでは反応が遅くて効率が悪いということでビジネスチャットが広がっていったのです。
そしてこの流れはこれからさらに拡大していくことが予想されています。
ビジネスシーンの多様化は進んでいきますし、コミュニケーションの効率化、スピード化はさらに求められているからです。
そう考えるとビジネスチャットツールはこれからさらに利用が広がって行くでしょう。
ビジネスチャットツールまとめ
ビジネスチャットツールはメールよりも早く、活発にコミュニケーションを取ることができるツールです。
時候のあいさつ文などを入れることなく用件から会話をすることができますし、複数の人で同時に参加、参加者のグループ分けが可能といったメリットの多いツールとなっています。
多様化するビジネスシーンではコミュニケーションの取り方も変わってきています。
また、意思決定の迅速化が求められる近年ではビジネスチャットツールはその需要をますます高めています。
まだ利用していないという方は体験版やトライアル版を利用してぜひ一度試してみましょう。