案件管理システムは、今や営業活動において必須のものとなっています。案件管理システムとは、企業の営業活動を円滑に進めるために情報を可視化したり共有したりするシステムです。自社に合った案件管理システムの導入を検討している企業の担当者もいるでしょう。この記事では、案件管理システムの特徴からメリット・主な機能、選定のポイントまで説明します。
また、いくつか資料も紹介しておりますので、興味がある資料がありましたら是非ダウンロードしてみてください。
案件管理システムの特徴
案件管理システムには、2種類あります。ここでは、それぞれの案件管理システムの特徴について説明します。
CRM
CRMは、「Customer Relationship Management」の略で、顧客情報の管理に特化したツールです。購買データや家族データ・趣味や嗜好などの顧客情報を一元管理できます。顧客に応じたサポートが可能なため、顧客満足度の向上や売り上げの拡大に繋げられます。
SFA
SFAは、「Sales Force Automation」の略で営業に特化したツールです。ノウハウの共有や商談から受注までの進捗状況の可視化など営業活動に必要な機能を兼ね揃えており、チームで営業活動をするのに最適なツールです。営業活動は個人で情報管理を行いがちですが、SFAを導入することで営業全体で情報を共有することができます。
案件管理システムの導入目的
それでは、案件管理システムはどのような目的で導入されるのでしょうか。詳しく説明します。
プロジェクトに関する情報を一元管理するため
導入目的の1つめは、情報を一元化するためです。案件管理を手作業で行っていては、手間がかかる上に商談日の日付や商品などの情報をひとつひとつ管理しなければいけません。表計算ソフトを使っていても入力に時間がかかり非効率でしょう。案件管理システムは、このようなひとつひとつの情報を統合管理でき、可視化することもできます。
案件の進捗状況を分かりやすくするため
導入目的の2つ目は、各案件の進捗状況を誰が見ても分かりやすくするためです。個人で案件を管理していては、属人化につながり進捗状況やノウハウを共有できません。案件管理システムを導入することで、誰が見ても案件の管理が分かりやすくなりどこまで進んでいるのか、どのように進めているのかが可視化できます。
Reforma PSA | 株式会社オロ
クリエイティブ業のための案件管理システムで業務を効率化
間接業務が増えて本業に時間を使えない…。
そんな成長企業のお悩みを解決するためにReforma PSAは誕生しました。
建設業など現場を抱える企業のための 現場情報共有ツール「SITE」 | 株式会社CONIT
●「SITE」は施工管理、現場管理をする企業の情報共有を円滑にするシステムです。
・常に最新図面
現場情報共有ツール「SITE」を使うことで、古い図面のまま施工に進むことがなくなり、手戻りが減ります。
・常に最新情報
「SITE」内で情報が一元管理されているので、現場の状況が担当者以外でもすぐに把握。
・写真整理時間０
「SITE」と連動しているアプリ「SITEチャット」で現場から写真を送れば「SITE」の専用フォルダに自動で保存。
・コミュニケーションが楽に
「SITEチャット」を使うことで、会話が記録され、いつでも見返すことができます。
・いつでも情報共有
「SITEチャット」にはビデオ通話機能も備えており、スマホのような端末さえあればどこからでもスピーディーに対応できます。
・報告１分
「SITE」内で管理している写真を活用して簡単に作成できるレポート機能です。
●「SITE」の強み！
・導入ラクラク
機能は「チャット」「スケジュール」「案件管理」の３つ。「SITE」は現場の使いやすさと定着を優先的に考え、必要な機能を3つに絞りました。無駄な機能がない分、使い方の幅は無限大です。
・特徴ある機能
「SITE」は機能を３つだけに絞り、操作画面も徹底的にシンプルにしています。
図面や写真を「通話しながら」共有することができます。まるで実際に会話をしているように、資料を共有し、指示、確認することができます。
・無制限に無料アプリと連携
ゲストとして無料アプリユーザーを無制限で招待することができる現場情報共有ツールは「SITE」だけ！しかも100名まで無料！※
●3つの機能で作業をカンタン効率化
①案件管理
案件ごとに顧客情報や現場資料が⼀元化されるので、管理が簡単。他にも、⾃動写真整理機能など＋αの機能で無駄な時間を削減。
②チャット
メール、電話、会議・訪問など、仕事で必要なコミュニケーションをよりスピーディーかつ効率的にします。建設業に合った仕様になっています。
③スケジュール
短期⼯事の⼯程表や、社内グループウェアとして、業務や会議などの予定を共有し、予定調整を容易にします。
※30ID以上の契約の場合
データを味方にデジタル時代の勝ち組企業へ「ネクストSFA」 | 株式会社ビジョン
「ネクストSFA」は、営業現場の働き方改革を進めるクラウド営業支援ツールです。
圧倒的な使いやすさで営業プロセスの見える化を実現します。
難しい設定やプログラミング不要！
誰でもカンタンにご利用いただける使いやすいUI/UXデザインを採用しています。
会計ソフトや名刺管理ソフト、GoogleマップやGoogleカレンダーなど
各種サービスとの連携で営業からバックオフィスまで効率的な一元管理が可能です。
タブレット端末やスマホでも操作可能なため、外出先でも利用いただけます。
ネクストSFAはデータの見える化で「データに基づく営業戦略で売り上げUP」、「成功体験の共有でチーム全体の営業力UP」を可能とします。
Sales8 | 株式会社マイクロギア
Sales8 中小企業向け「DX/まるごとIT化」
使いやすさを追求した経営IT基盤(MA+CRM+SFA)
■Sales8とは
営業効率アップ「Sales8」は使いやすさを追求したMA+CRM+SFAクラウド型サービスです。メールと名刺管理だけで終わらない顧客情報で資産化できます。タグを使った案件管理で顧客情報とクロスオーバー・マッチング、その他、追加機能で商品LC管理、バックオフィス機能（請求書他）、情報収集した数十万社の企業データを開拓名簿も利用可能です。
■Sales8の特長
・月々1,980円からの利用が可能
自社制作のCRMのため、様々なユーザーの方へ手ごろな価格で使用していただけます。
・使いやすさを追求
16個の多種機能が内在し、使いやすさを追求しております。（コンタクト管理、タグ機能による分類、クロスオーバー検索など）
・ユーザーに合わせたカスタマイズが可能
シンプルユーザー・ヘビーユーザーに合わせた用途の多様性。
・多彩なカスタマイズ！
ヘビーユーザーへのメリット
Sales8は、カスタマイズを加えることで様々な方・働き方にフィットしたツールへと変身させることが可能です。顧客管理を始め、集客分析、営業活動のツールとしても使用ができます。
Sales Force Assistant 顧客深耕R | 株式会社ＮＩコンサルティング
Sales Force Assistant 顧客深耕Rは、案件・ルート・リピートサイクル型営業支援システムです。顧客管理、機器管理、商談管理、見込案件管理をオールインパッケージ化。リースや償却物件など、周期ごとに商談が発生する商材を扱う企業様に最適のSFAです。
FlexCRM （フレックスシーアールエム） | ノイアンドコンピューティング株式会社
FlexCRM （フレックスシーアールエム）は、中小企業や部門単位で導入できる”本格的な国産CRMクラウドサービス”です。顧客管理・案件管理などが低コストで利用可能です。導入前にトライアル版（30日間無料）でお試しいただけます。
本格的なCRMをもっと手軽に。これまで大企業しか利用できなかった本格的なCRMが、中小企業、個人事業者、起業家の方まで手軽に利用できるようになります。
☆FlexCRM でできること
FlexCRM は、会計や給与計算、経費清算などのバックオフィス系に対して、顧客対応が中心となるフロントオフィス業務を支援するものです。フロントオフィス業務は、企業によって異なり多岐に渡りますが、FlexCRMは豊富な機能とカスタマイズ可能な柔軟性により、低コストで簡単にフロントオフィス業務をITできます。
＜料金＞
■ライト
（旧 FlexCRM for BtoCサービス）
主に小売業・サービス業等小規模事業者様向けのお得なプラン
初期費用： 無料 !
料金： 月額1,500円／ユーザ
契約期間： 6ヶ月間または1年間（1年間の場合は、10％OFF ）
利用可能なメニュー： 案件管理、プロジェクト管理および関連する分析系メニュー以外のすべてのメニュー
利用ユーザ数の上限： 1名～5名
■スタンダード
（旧 FlexCRM for BtoBサービス）
フル機能搭載。カスタマイズが可能な拡張性の高いプラン
初期費用： 無料 !
料金： 月額3,000円／ユーザ
契約期間： 6ヶ月間または1年間（1年間の場合は、10％OFF ）
利用可能なメニュー： すべてのメニュー
利用ユーザ数の上限： 1名～制限なし
Sales Cloud | 株式会社セールスフォース・ドットコム
一歩先の顧客管理システム（CRM）を実現し、チーム全体の営業力を底上げ。
顧客に関するすべての情報を一元管理。PCやスマートフォンに最適化されたコラボレーション機能で社内のプロフェッショナルから的確なアドバイスをもらい、これまで営業担当者だけではなかなか取れなかった案件を組織の力で受注できるように。
・すべての営業担当者が場所や時間にとらわれず、あらゆるデバイスから仕事を進められます。
・Chatter（チャター）を使うことでチームメンバーやデータを 1 つのプラットフォームでつなげて、営業管理をスムーズにします。
・リアルタイムダッシュボードでデータを追い、売上目標を達成しましょう。あらゆる場所、デバイスからビジネスを確認。
下記Keywordが気になりましたら、是非お問い合わせください。
［SFA］［CRM］［クラウド］［セールス］［プロセス管理］［案件管理］［営業管理］［営業支援］［顧客管理］［情報共有］［日報］［売上管理］［販売管理］［予定実績管理］［情報共有］
Sales Force Assistant 深耕創造 | 株式会社ＮＩコンサルティング
Sales Force Assistant 深耕創造は、案件・ルート併用型営業支援システムです。訪問管理、競合情報、商品情報などルート営業管理に、案件先行管理や進捗チェック、各種案件分析などの案件管理機能を付加したルート営業・案件営業の統合型SFAです。
Service Cloud | 株式会社セールスフォース・ドットコム
リアルタイムのカスタマーサポート。
ウェブチャット、ソーシャルメディア、モバイルなどを活用し、プレミアムで継続的な、企業と顧客の新しい関係性を。
従来型の電話やメールから、急速に普及しているソーシャルメディアまで、顧客は数多くのチャネルでつながり、各社のブランドに関する意見を発信しています。マルチチャネルのサポートにより、顧客が使い慣れた方法でサポートを提供できます。
Service Cloud の優れた機能をご理解いただくには、実際にご使用になるのが一番です。
ダウンロード不要、インストールも不要！多くの導入実績を持つカスタマーサービスツールをぜひお試しください。
下記Keywordが気になりましたら、是非お問い合わせください。
［カスタマーサポート］［コールセンター］［クラウド］［案件管理］［顧客管理］［情報共有］
案件管理システム導入時のメリット
ここでは、案件管理システム導入時のメリットを紹介します。
業務の効率化
メリットの1つ目は、業務が効率化できることです。誰がどの案件で何をしているのかを把握できるため、案件ごとに適切な人員配置を考えることができます。受注確度の低い案件のリソースを削減したり、売り上げが高い案件にリソースを割くことによって業務の効率化になります。
部門連携できる
メリットの2つ目は、個人だけでなく部門連携ができることです。個人で情報を管理していては、ミスや対応漏れが起きやすくなります。部門全体で共有することによって進捗状況などを全員で管理することができ、連携して対応することで漏れも少なくなるでしょう。
案件の分析ができる
メリットの3つ目は、案件の分析ができることです。成績の良い営業担当の行動や手法を分析することで案件を成功に導きやすくしたり、失注した場合はなぜ失注したのかを分析することで次回からの対応策を練ることができます。
知識を共有できる
メリットの4つ目は、知識を共有できることです。システムによっては、掲示板など情報共有の機能があるシステムもあります。各営業担当がどのように行動してどのような営業活動をしているのかのナレッジを共有したり、各案件の進め方を話し合ったり相談したりということも可能です。
売上の見込みが立てられる
メリットの5つ目は、売り上げの見込みが立てられることです。商談管理や案件管理を行えば、全体としてどのくらいの売上になるか見込みを立てることができます。売り上げの見込みが立つと、目標までの数字にあとどのくらい足りていないかが明確になり、目標売り上げ達成までの必要な行動計画も立てやすくなります。
案件管理システム導入時のデメリット（注意点）
案件管理システム導入のデメリットも見てみましょう。
オンプレミス型の場合の導入コストが高い
提供形態によりますが、オンプレミスの場合、導入コストが高いことがデメリットです。導入に合わせて自社内でサーバを揃えたり、自社の環境に合った機能のカスタマイズを加えるからです。数百から数千万円単位でコストがかかる可能性があるため、事前に必要な機能などの要件を確認してコストを把握しておきましょう。
使い方に慣れるまで時間がかかる
デメリットの2つ目は、運用しても入力作業などに慣れるまでに時間がかかることです。高いコストをかけて導入したとしても、使える人が少なく運用できなければ無駄になってしまいます。導入するとまず最初に、現在社内にある情報を入力する作業も発生します。操作がしやすい製品を選定したり、使用方法の研修などを開催して少しでも早く操作に慣れましょう。
案件管理システムの主な機能
次に、案件管理システムの主な機能も見てみましょう。
顧客情報管理機能
まず1つ目の機能は、顧客情報管理機能です。顧客情報管理機能では、各顧客の情報や営業のアクション、商談内容を可視化できるため、全社の営業のスキルの向上に役立ちます。
また、顧客の情報を管理し対応履歴なども残すことができるため、営業の引き継ぎや退職に伴う情報の共有に役立ちます。各担当が名刺やエクセルベースで管理していたときに顧客情報を紛失してしまったり、過去のトラブル情報の引き継ぎができないなどの問題を防げます。
案件管理機能
2つ目は案件管理機能です。案件管理機能は、顧客企業・営業担当・提案サービス・進捗状況・受注額などを管理できます。
営業の管理者は、各営業がどの案件にどのような進捗で関わっているのか一目でわかるため、適切な指示が出せます。会議での情報共有に関わるコストも削減でき、より案件について深掘りできる有効な会議になるでしょう。
商談管理機能
3つ目は、商談管理機能です。商談の進捗状況を管理することができます。営業担当が活動内容を入力すると、各商談の進捗状況や競合などの情報が登録され商談の進捗状況の共有が行えます。
営業支援機能
4つ目は営業支援機能です。外出先の営業の営業活動を支援する機能が搭載されています。モバイル端末に対応していたり、スケジュール管理、ToDo管理、ターゲットリスト機能や承認機能、付近の顧客を表示させる機能などがあり、外出先でも各機能にアクセスすることができます。そのため、書類を準備するために社内に帰社する必要もなく、どこでもファイルの共有が可能です。
また、ターゲット機能により一定期間訪問をしていない顧客や案件が長期化している顧客を見つけることができ、新規案件の獲得や顧客特性の把握にも役立つでしょう。
売上予測機能
5つ目は、売上予測機能です。営業の案件の受注金額を入力することで、全体の売上見通しをリアルタイムで管理することができます。受注見込みも管理できるため、月間の売り上げを出すのに便利です。また他にも、受注確度の高い、顧客獲得の施策を分析することなどができます。
案件管理システム選ぶ際のポイント
案件管理システムにはさまざまな種類があります。ここでは、案件管理システムを選ぶ際のポイントを説明します。
目的を明確にする
1つ目の選定ポイントは、導入する目的を明確にすることです。どのような目的で導入するのか、どのような課題を解決したいのかを整理し、必要な機能を洗い出しましょう。
やみくもに多くの機能を導入しても、実際に運用すると機能を使わず無駄にしてしまうこともあります。まずは自社が解決したい営業上の問題の解決のために、必要最低限の機能を挙げて、その機能があるかどうか検討しましょう。
操作性の高いシステムを選ぶ
2つ目の選定ポイントは操作性です。案件管理システムを選ぶ上で、操作性は重要です。情報を入力することに時間がかかってしまっては、かえって業務の効率が悪くなることもあります。社内の営業担当のITリテラシーを確認し、操作しやすいシステムを選びましょう。
他の社内システムと連携可能か確認する
3つ目の選定ポイントは、すでに導入している他のシステムと連携できるかどうかを確認することです。メールやチャットなどのコミュニケーションツールと連携が可能であれば、コミュニケーション量が増えて情報の共有量も増し、業務効率化も可能です。
自社に合った導入形態を選ぶ
4つ目の選定ポイントは、自社に合った導入形態を選ぶことです。導入形態は、「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。
オンプレミス型は、自社の環境で運用する導入形態です。自社の慣習や風習に合った機能を開発・カスタマイズできる反面、サーバなどを用意する必要があるため初期コストがかかり、導入期間も長くなります。
一方、クラウド型であれば自社でハードウェアを用意する必要がなく、どのような場所からでも利用できます。外出が多い営業担当には最適な形態でしょう。月額使用量はかかりますが運用の必要もなく、導入コストも抑えられるためおすすめです。
スマホやタブレットでの操作性を確認する
5つ目の選定ポイントは、スマホやタブレットでの操作性を確認することです。
営業担当は顧客先への訪問が多いため、移動時間の有効な活用が重要になります。移動中の隙間時間も無駄にしないために、スマホやタブレットから情報を入力できるかを確認しておきましょう。外出先で情報の共有ができるようにすれば、社内に帰る時間も省くことができ、営業活動の効率化にもなります。
案件管理システムまとめ
案件管理システムについて、特徴や機能、メリットとデメリットとシステムの選定方法を説明しました。システムの選定は、効率的な営業活動のためにも、外出先でも情報の閲覧や入力ができるクラウドシステムをおすすめします。自社に合った機能を持つシステムを導入し、案件情報の共有や営業活動を促進させましょう。