昨今、あらゆる書類のペーパーレス化が進んでいます。ペーパーレス化とは、紙をなくすことを意味しており、ビジネスにおける書類を電子化して、紙に印刷することなく使用することです。近年、働き方改革や、DXの一環としてペーパーレス化が進んでいます。
また、2022年「電子帳簿保存法」の改正によって文書の電子化が緩和されています。電子帳簿保存法は1998年に施行された法律で、税務や経理に関する書類を対象にしています。2022年の法改正では、導入時の税務署の承認や教務フローが大幅に改正され、これまでより電子保存が容易になります。
ただしペーパーレス化と言っても、どのように推進すべきか悩んでいる経営者や担当者の方もいるでしょう。そこでこの記事では、ペーパーレス化のメリットとデメリット、ペーパーレス化を促進させていく方法、ペーパーレス化を可能にする書類について説明します。
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阪急阪神ホールディングスグループで80社以上に導入している、電子帳簿保存サービスです。
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ペーパーレス化とは
そもそもペーパーレス(paperless)とは、「紙を少なくすること」ということを意味しています。紙で作成をしていた書類をデジタルに移行することで、業務効率の改善やコストを削減する狙いがあります。
会社においてペーパーレス化が進んでいることとすると、会議資料をPDFにして保存をしておくこと、経費精算時に提出をしていた書面をデータ化するといったペーパーレスの事例は皆様よく聞いたことがあるのではないでしょうか。
ペーパーレス化はテレワークの実施率が向上し多くの企業で実施されています。
しかしながら企業にとってはなれない作業が多くなり今までより処理に時間がかかってしまうなどの、課題がある企業様も多くいることでしょう。
ここでは、ペーパーレス化のメリットデメリットまた、どんな場面でどんなツールを使えばいいのかなど詳しくご紹介をしていきます。
是非ご一読いただき企業のペーパーレス化にお役立てくださいませ。
ペーパーレス化のメリット
DXの普及とともに急速に進んでいるペーパーレス化ですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。詳しくみてみましょう。
業務効率化
ペーパーレス化のメリットの1つ目は、業務効率化です。特に、申請書類などのフローを大幅に効率化できます。これまで、書類での申請は「パソコンで書類の作成」「印刷して押印する」「上司に提出してサインをいただく」「返却された書類をスキャンする」「サーバなどにスキャンしたデータを保存」という工程を踏んでいましたが、ペーパーレス化にすると全てデータ上で完結でき、上司が会社に戻って押印する必要もありません。
また、会議資料なども印刷や配布などの付帯業務がなくなり、業務効率化につながります。
コスト削減
ペーパーレス化のメリットの2つ目は、コスト削減です。会議や総務・労務に関わる資料は、印刷にコストがかかります。紙代だけでなく、トナー代や、郵送するための郵送代もかかります。しかし、ペーパーレスを導入すると印刷に関わる費用が必要なくなるので、大幅なコスト削減につながります。紙の処分に関わる環境負荷も削減できることが特徴です。
セキュリティの強化
ペーパーレス化のメリットの3つ目は、情報漏洩を防ぐことによるセキュリティの強化です。印刷した書類の撮り忘れや紛失、テレワークでの持ち出しなどによる情報漏洩を防ぐことができます。データがペーパーレス化されると、オンラインストレージで管理できるようになります。オンラインストレージのアクセスには権限がつけれたり、パスワードを設定できるため不特定多数にみられる心配はありません。
また、災害時も、紙では消失してしまうケースでも、オンラインに保存しておけば消失の心配はありません。他にも、何らかの理由で会社に出勤できなくなった際も自宅からでもデータにアクセスすることができます。バックアップ面でも優れているのがペーパーレス化でしょう。
情報管理がしやすい
ペーパーレス化のメリットの4つ目は、情報管理がしやすいことです。紙の文書を社内で共有する場合、コピーしたり、作り直ししたり、印刷のために追加で設定したりと手間がかかってきました。しかし、ペーパーレス化すると、メールやチャットにデータを添付するだけで多くの人と共有できます。特定の人にしか共有したくない場合は、パスワードを設定し、共有したい人にのみパスワードを伝えることで特定の人との共有も可能です。
CSRの向上
ペーパーレス化のメリットの5つ目は、CSRが向上することです。企業のCSRは、企業ブランドの向上やSDGsの取り組みをアピールすることに有用です。特にSDGsは評価されやすく、現在では大企業がパートナー企業にSDGsの取り組みを求める動きも高まっています。
消費者の間にも広まっており、SDGsに積極的な環境負荷の低い企業の製品を購入したり、逆に消極的な企業の製品を避けるようになっています。CSRとしてペーパーレス化をアピールすることで、DXに取り組む企業のアピールにもなり、企業イメージも向上しやすくなります。
ペーパーレス化のデメリット
メリットの逆にデメリットもあります。ペーパーレス化のデメリットについて詳しくみてみましょう。
導入コストがかかる
ペーパーレス化のデメリットの1つ目は、導入コストがかかることです。大量のデータを管理するために、新たにクラウドサービスを契約したり、大容量のサーバを購入したりする必要があるかもしれません。新たにサービスを契約するとなると、定期的に使用料がかかります。また、電子化された資料を閲覧するための端末やネットワークも必要です。さらに、紙の資料が多い場合は電子化するための人的コストがかかる可能性もあります。
サーバやシステムに障害が発生した場合に閲覧できなくなる
ペーパーレス化のデメリットの2つ目は、サーバやシステム障害が発生した場合に閲覧できなくなることです。電子化したデータが破損したり、消失したりする心配はありませんが、保存しているサーバやシステムが動かなくなった際に閲覧ができなくなる可能性があります。このような時にも困らないよう、他のサーバにバックアップを取ったり、重要な書類のデータは他の安全なところに保存しておくようにしましょう。
ドキュメントが見辛い
ペーパーレス化のデメリットの3つ目は、ドキュメントが見辛いことです。一度に閲覧できるドキュメントは、画面のサイズや枚数により限られてしまいます。複数のファイルを見比べたい時や、ファイルの全体像を把握したい時などには不便を感じるかもしれません。
紙であれば、全体像を一瞥でき、細かい明細にチェックをつけることもできます。このように、ドキュメントの一覧性に劣ることがデメリットでしょう。
社員にITリテラシーが必要
ペーパーレス化のデメリットの4つ目は、社員にITリテラシーが必要なことです。社内にペーパーレス化のツールを導入すると、簡単に使用できる社員もいる一方、なかなか馴染めない社員もいることでしょう。使い方が複雑なITツールを導入してしまうと社員に一定以上のITリテラシーが必要になります。社員のITリテラシーを配慮したツールを選びましょう。
ペーパーレスを社内で促進させていく方法とは
ペーパーレス化のメリットとデメリットについて説明しましたが、ペーパーレスを社内で促進させていく方法は何があるでしょうか。詳しく説明します。
経営課題として取り組む
ペーパーレスを促進させる方法の1つ目は経営課題として取り組むことです。特定の部署や組織だけでペーパーレス化に取り組むのではなく、全社の経営課題としてペーパーレス化に取り組むことが重要です。ペーパーレス化が浸透しない場合、ペーパーレスのメリットや重要性がうまく伝わっていない可能性があります。経営課題として全社で取り組む際に、「なぜペーパーレスにする必要があるのか」を説明し、現場の理解を得るようにしましょう。
段階的にペーパーレス化
ペーパーレスを促進させる方法の2つ目は、段階的にペーパーレス化をすることです。ペーパーレス化をする際に、いきなり全ての紙面をペーパーレス化しようとしてもうまくいかない可能性があります。まずは一部の部署や組織にツールを導入し、そこから全社に広げていきましょう。ペーパーレスにするにも、やり方を覚えたり、電子書類の申請方法を確認したり、時間が必要です。最初は一部の書類のみをペーパーレス化して取り組んでいくことによって、社内にペーパーレス化の考えが根付き、全書類をペーパーレス化する際にも受け入れやすくなります。
タブレット端末を取り入れる
ペーパーレスを促進させる方法の3つ目は、タブレット端末を取り入れることです。パソコンでは、大きすぎるため持ち運びが大変で、閲覧できる場所も限られます。またスマートフォンでは、小さすぎて見れなかったり、ファイル形式によってはエルランできない場合もあります。タブレット端末であれば、持ち運びも簡単で文字のみやすさも調整できます。外出先でも確認できるとなると、ペーパーレスの重要性が理解されやすいでしょう。タブレット端末の導入も検討してみましょう。
ペーパーレス化を可能にする書類を紹介
それでは、ペーパーレス化が可能な書類にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化を可能にする書類を紹介します。
企業の決済に関連する書類
ペーパーレス化が可能な書類の1つ目は、企業の決済に関連する書類です。会計帳簿などの財務や税金に関する書類、定款や株主総会議事録などの会社経営に関する書類、貸借対照表や損益計算書などの企業の決算に関する資料などが挙げられます。
会社のパンフレットや商品のチラシなどの広告用の書類
ペーパーレス化が可能な書類の2つ目は、会社の広報用の書類です。会社のパンフレットや、商品のチラシ、カタログ、ポスターなどもペーパーレス化が可能です。
ペーパーレス化できない書類
逆に、ペーパーレス化できない書類もあります。e-文書法では、免許証や各種許可証などの書類はペーパーレス化の対象外としています。これらの書類は現物を保有して初めて効果を発揮するため電子化ができません。また、船舶の安全手引き書など、緊急時にすぐに確認しなければならないものも電子化の対象外になります。その他、重要事項説明書やマンション管理業務委託契約書面、定期建物賃貸借契約書面など、不動産関連の資料も対象外になります。
ペーパーレス化まとめ
ペーパーレス化について、メリットとデメリット、ペーパーレス化を促進させるポイント、ペーパーレス化を可能にする書類について説明しました。ペーパーレス化は、業務の効率化やコスト削減、CSRの向上などに効果がある一方、書類が見辛くなるなどのデメリットがあります。促進させるには、経営課題として取り組み徐々に浸透させることが重要でした。ペーパーレス化を検討している方がいれば、ぜひこの記事を参考にペーパーレス化に取り組んでみてください。