「早く人材がほしいが、すぐには人を雇えない」
「事務作業が多すぎて、コア業務に集中できない」
そんな悩みを抱えているなら、オンライン秘書を利用してみましょう。オンライン秘書は事務を始めとした様々な業務を、オンライン上で行ってくれるサービスです。経験を積んだ人材に、必要な時間だけ業務を任せることができます。
この記事ではオンライン秘書の魅力と、実際に利用する際の注意点、代表的なオンライン秘書サービスをご紹介します。
スケジュール調整も給与計算も 社長の悩みを解決するオンライン秘書 | グランサーズ株式会社
事業規模が拡大する企業には「いつ、バックオフィスの専任者を雇うのか」という問題が発生しがちです。忙しい社長や役員からの評価が高いバックオフィス業務を支援するオンライン秘書サービスの利用事例を紹介します。
こんな経営者、経営役員におすすめ
本来業務にもっと集中したい
社長がしなくても良い仕事から解放されたい
お金回りを信頼できる方にお任せしたい
税理士法人によるオンラインメインの秘書サービス
税理士法人グランサーズを母体として立ち上げられたグランサーズベンチャーサポートは、オンライン秘書サービス「SUPPORT＋iA（サポーティア）」を提供しています。庶務、財務、経理、人事・労務、総務など、バックオフィス業務を幅広くサポートするのが特徴です。スケジュール調整や資料の郵送等の単純業務から、給与計算や記帳代行等の専門性が求められることまで、社長や役員に紐付きがちなノンコア業務に幅広く対応しています。
オンラインアシスタントサービス「Caster Biz（キャスタービズ）」 | 株式会社キャスター
あなたの時間を作るオンラインアシスタント／オンライン秘書を提供します。
クラウドソーシングを使うことによって、部署やあなた自身の時間を増やします。
人事／秘書／経理等の事務作業をオンラインならではの優秀な人材に任せてみませんか？
人手不足解消に！オンライン秘書の特徴
人手不足に悩む企業は、以下のような問題を抱えています。
・人を雇うための予算確保がむずかしい。
・社員を教育するほど時間に余裕がない。
・募集をかけても、なかなかいい人材が集まらない。
オンライン秘書は、このような問題に応えてくれるサービスです。オンライン秘書には様々なサービスがありますが、共通して以下の特徴があります。
豊富な分野をカバーしている
オンライン秘書は単純な秘書業務に留まらず、幅広く業務を扱っています。ほとんどのオンライン秘書サービスでは、共通して以下の業務に対応しています。
・秘書業務
・総務業務
・営業事務
・経理・財務業務
さらに、中には専門性の高い分野をカバーしているサービスもあります。
・通訳
・WEBデザイン
・動画編集
・SNS運用代行
・自社サイトのコンテンツ作成
このような業務をこなせる人材は確保が難しく、人件費も高くなる傾向になります。そのため、多くの企業は今いる社員が付け焼き刃で業務を学び、なんとか対応しているのが実情です。
自社では用意できない人材をすぐに利用できるのが、オンライン秘書の魅力です。
月20時間程度の細かい単位で業務を依頼できる
従業員を新たに雇用する場合は、就業時間を必要に応じて変えるようなことはできません。そのため、必要以上の人件費がかかることがあります。
オンライン秘書は、必要な時間だけ利用することができます。そのため、余分な利用料が発生しません。正社員を雇用するよりも、柔軟な形での利用が可能になります。
オンライン秘書を導入するメリット
それでは、オンライン秘書にはどのようなメリットがあるのか。具体的にご紹介しましょう。
バックオフィス業務を任せて、コア業務に集中できる
支払い・請求管理、税務手続き、決算資料作成など、バックオフィス業務は企業運営になくてはならないものです。しかし、バックオフィス業務の負荷が大きいと、利益に直結するコア業務にリソースが割けなくなってしまいます。このような状態では、大きな機会損失が発生してしまいます。
オンライン秘書にバックオフィス業務を任せることで、従業員はコア業務に専念することができます。
さらに、従業員はコア業務でより多くの経験を積めるため、より早く業務を習熟できるようになります。長期的に見れば、オンライン秘書の利用は業務の品質向上に繋がると言えます。
業務量に応じて、人件費が調整できる
業務の負担は大きいが人を雇用するほどではない。このような状態は、従業員に少なからぬ負担を与えてしまいます。なんとか業務は回っていても、予期せぬトラブルに対応するだけの余力はありません。本来であれば対応できた問題が、大きな損害を生む恐れがあります。
オンライン秘書は、必要な時間分だけ契約が可能です。月に２０～３０時間程度を一単位としているため、余分なコストが発生しません。煩雑な業務を手伝ってくれるアシスタントとして、一部だけ任せるというミニマムな利用も可能です。
採用・教育コストを削減できる
採用コストの問題で、人を雇用できない企業は少なくありません。人を雇用するためには、求人広告費、紹介手数料、説明会準備など、様々な費用がかかってしまいます。加えて、PCなど備品や、事務手続きにかかる人件費を考慮すると、総額で１００万円近くになることもあります。それだけではなく、社員教育にかかる時間、教育を行う社員の人件費などを含めると、その費用は膨大です。
オンライン秘書を利用すれば、雇用コスト・教育コストは一切発生しません。かかる費用はサービス利用料のみです。また、習熟したスタッフが業務に当たるため、教育コストも必要ありません。
欠員を心配しなくてよい
急な欠員に対応できるのも、オンライン秘書の魅力です。社内の従業員が事故やトラブルで欠員が発生した場合、余計な業務が発生してしまいます。管理者は全体の業務調整を行わなければならず、他の社員たちは欠員分の業務をこなさなければなりません。
オンライン秘書では、万が一担当者が休んでしまった場合でも代わりのアシスタントが業務を代行します。業務調整の必要がないため、欠員時の影響を最小限に留めることができます。
オンライン秘書のデメリット・注意点
上記の通り、オンライン秘書には多くのメリットがあります。しかし、利用にはいくつかの注意点があります。下記の点を把握した上で、サービスの利用を検討しましょう。
原則、オンライン業務以外はできない
原則、オンライン業務以外はできない
業務はオンライン上で行われるため、実際の対面が必要なオフライン業務は対応できません。大まかに事務全般を任せようと考えて利用すると、後になって依頼できない作業が見つかることもあります。そのようなことがないように、依頼する業務内容は整理しておくとよいでしょう。
ただし、オンライン秘書の中には、会社に訪問して業務を行ってくれるものもあります。どうしても必要な場合は、オフライン業務に対応しているサービスを検討してみましょう。
業務内容の見直しが必要な場合がある
オンライン秘書に業務を依頼するには、オンラインで完結できるように業務調整を行う必要があります。たとえば、以下のような調整が必要になるかもしれません。
・今まで紙媒体でのやり取りだったものを、データ化してメールに添付できるようにする。
・必要な資料は、すべてオンラインでアクセスできるようにする。
・オンライン秘書に任せられる作業と、社内の従業員が担当する作業を分割する。
業務内容をしっかり把握しなければ、あとになってオンライン秘書に任せられない作業に気づく、ということになってしまいます。そのような事態を避けるため、依頼する業務の内容・作業フローを洗い出しておきましょう。
コミュニケーションがうまくいかない可能性がある
テレワークを始めた企業では、職場内ではうまく言っていた意思疎通が、電話やメールでのやり取りだとうまくいかないという声がありました。オンライン秘書でも、似たようなことが起こる可能性があります。
意思疎通がうまくいかない最も大きい理由は、最初に十分な情報を伝えきれていないためです。同じ職場内では口頭で不足分を補完できますが、職場が離れている場合は電話やメールの必要があります。
このような問題を避けるためには、情報を十分に伝達できる準備を整えることが重要です。たとえば、業務マニュアルをしっかり作成する。伝達内容を不足なく伝えられるフォームを用意する、などが有効でしょう。
オンライン秘書のサービスを選ぶ際のポイント
オンライン秘書には様々なタイプがあり、サービスごとに特徴があります。もしも自社に合っていないものを選んでしまうと、うまく業務が回らなかったり、余分な費用が発生する可能性があります。
ここでは、オンライン秘書を選ぶために、抑えておきたいポイントをご紹介します。
料金体系は自社に合っているか
オンライン秘書は、月に利用する時間によって費用が異なります。月に20～30時間単位で利用できるものが主流で、必要な時間分だけ契約することができます。
しかし、依頼する業務によっては利用時間が予測できないものもあります。その場合は、繰越可能なサービスがおすすめです。このサービスは、契約時間よりも利用時間が少なかった場合、その時間を次月に繰り越せるというものです。
また、多くの業務を任せたい場合は、使い放題のオンライン秘書サービスも検討してみましょう。時間によらず利用料が固定のため、利用時間が大きくなれば、その分お得に利用できます。
契約期間は適切か
サービスによって、契約期間は異なっています。繁忙期の一ヶ月だけ利用したいのに、最短半年でしか契約できないサービスを選んでしまうと、コストが高くついてしまいます。そのようなことがないように、契約期間はよく確認しておきましょう。
継続して利用したい場合は、長期利用で割引されるプランを検討してみましょう。月ごとの契約よりも、１～３割の割引が期待できます。
依頼したい業務に対応できるか
オンライン秘書を利用したが、任せたい業務ができなかった、という事態は避けたいところです。依頼したい業務をしっかり整理した上で、サポートとしっかり相談するようにしましょう。
事務全般を任せたい、というような大まかな情報共有では、アンマッチが発生する危険があります。
トライアル期間はあるか
任せる業務は適切か、秘書とのやり取りはうまくできるかなどは、実際に利用してみないとわからない部分があります。特に、はじめてオンライン秘書を選ぶ場合は、予想外のことが起きやすい傾向にあります。
使用感を試したり、適切な業務フローを作成するためにも、トライアル期間があるものを選びましょう。どうしても利用したいサービスにトライアルがない場合は、契約期間が１ヶ月などの短いものを選ぶといいでしょう。
オンライン秘書のまとめ
オンライン秘書は、自社の人材不足の解消に最適なサービスです。雇用のための諸費用を必要とせず、必要な時間だけの利用が可能です。
適切なサービスを選ぶことで、低コストで質の高い業務を任せることができます。まずは、どのような業務に対応しているか、いくつかのサービスを調べてみることをおすすめします。