テレビコマーシャルなどでも紙の請求書を経理事務が送付するのが大変というのが流されているので注目を集めているシステムが「web請求書・クラウド請求書」です。
業務の効率化や在宅勤務の増加促進などを進めることができるとして人気となっています。
そこでここではweb請求書とはどういったものなのか、サービス資料一覧そのメリットや使用する際の注意点とはどのようなものかについて紹介していきたいと思います。
中小企業向け業務管理ツール「ジョブマネ」
ジョブマネは、ジョブマネ株式会社が提供するグループウェア・顧客管理・営業支援システムです。インターネットのクラウド上で社員のスケジュール管理や資料の共有、見積書や請求書等の帳票作成や管理ができます。各個人がどういった作業にどの程度取り組み、いくらの収益を上げたか等の情報も共有でき、効果的な売り上げの確保や業務効率化を目指せます。必要な情報や資料はパソコンとインターネット環境があればいつでもどこでも取り出せます。利用料は月額1,000円からで30日間の無料トライアルもありますので、是非お試し下さい。
※下記より無料トライアルのお申し込みが可能です。
https://secure.jobma.jp/tenants/free
https://cloud.media-radar.jp/detail783.html
※資料をダウンロード出来ます。
請求書の面倒なアナログ業務を ぜ〜んぶ自動化！『invox』
invoxは、取引先からどんな形式の請求書が届いても、99.9%正確に振込データや仕訳データ、請求データを生成し、経理の支払・計上処理を自動化するクラウドサービスです。
テクノロジーと人の力を融合することで、効率化と高い精度を同時に実現し、従来は解決が難しかった受取請求書の業務課題を解決し自動化しています。
2021年3月18日にサービス開始1周年を迎え、 導入企業数が500社を突破いたしました。
https://cloud.media-radar.jp/detail798.html
※資料をダウンロード出来ます。
クラウド見積・納品・請求書作成ソフトの Misoca
『Misoca(ミソカ)』は見積・納品・請求をかんたんに作成、まとめて管理。
請求業務を効率化するクラウド見積・納品・請求書サービスです。
【特長】
■見積書・納品書・請求書を簡単作成
豊富なデザインテンプレートからお好みのものを選んで文字を入力するだけ。印影やロゴを入れたオリジナルの請求書が、表計算ソフトよりも素早く簡単に作成できます。
■メール送付や郵送がワンクリック
メール送付・PDF発行・リンク共有・郵送もワンクリックで完了。請求書自動作成や自動メール送信、確定申告ソフトへの仕訳自動送信などの自動化機能で、経理業務の手間を大幅に効率化します。
■請求業務の運用・管理コストを軽減、本業に集中が可能に
■会計ソフトと連携して経理業務も効率化
■請求業務をより効率化する便利な機能が豊富(チーム機能・請求書の自動作成予約・スマホアプリ 等)
■初年度無償キャンペーン実施中
有償プランをどなたでも、初年度0円でお試しすることができます。
また月5通の請求書発行で永年無料で使える無料プランもご用意。
是非この機会にお試しください。
https://cloud.media-radar.jp/detail806.html
※資料をダウンロード出来ます。
顧客管理 × 見積・請求書発行 × 業務効率化【見積名人】
2020年5月リリースの「見積名人」は自由自在にカスタマイズ可能！な中小企業向けの営業支援ツール（案件・見積・請求管理システム）
https://cloud.media-radar.jp/detail796.html
※資料をダウンロード出来ます。
board
boardはクラウド型バックオフィス業務・経営管理システム。
見積書・請求書を作成するためだけのシステムではありません。
ベンチャー経営者自らが、自身の業務を最小化し、バックオフィス業務・経営管理を最大限自動化することを目指して設計・開発した業務・経営支援システムです。
IT・コンサル・デザインなどの受託系ビジネスに最適化することで、自動化・操作性の向上・シンプルさを実現しています。
30日間無料ですべての機能をお試し頂けます。
・書類やステータスなどは案件単位に管理
・請求処理はまとめて行うことが多い業務なので、ステータス管理やPDF出力・メール送信・郵送を一括で処理できるように設計。しかも自動的に送付状まで作成。
・請求漏れや支払い漏れは絶対に避けなければなりません。TODOを記憶に頼らずダッシュボードに表示。
・会計は過去の結果なので、会計とは別に見込みを把握できる仕組みが必要です。boardを使うと見積中案件を確度別に集計して売上予測を把握できます
https://cloud.media-radar.jp/detail74.html
※資料をダウンロード出来ます。
COREC
事業者間(BtoB)の受注・発注をWeb上で
驚くほど簡単に導入できるクラウド受注・発注システムです。
＜受注する方＞
受注から出荷・請求処理までWeb上で完結。
■受注システムでできること
・Webで受注
オリジナルの注文フォームが驚くほど簡単に作成できます
・受注情報の共有
受注データは複数人でタイムリーに共有できます。
・出荷・請求処理
請求書や納品書、送り状などが作成できます。
■コレックの活用方法
・Web上に受注の窓口を設置する
自社のホームページに注文フォームのバナーやリンクを貼るだけで
簡単にWeb受注を始められます。
パスワードを設定することで既存の取引先のみに限定公開することも可能です。
・特定の卸先や取引先に案内する
コレックのメール配信機能を利用することで特定の卸先や
取引先にだけ注文フォームを案内することができます。
取引先ごとに商品や価格を変更することも可能です。
・受注会など対面販売で利用する
展示会や受注会後のデータ入力作業をなくせます。
その場で卸先や取引先と受注数量を選択するだけで簡単に受注を記録できます。
控えはメールで送信できます。
■受注業務に便利な機能
・取引先ごとに注文フォームをカスタマイズ
取引先ごとに提案商品や価格を変更した注文フォームを作成することができます。
・商談や電話などの受注も登録可能
商談や展示会、電話などの受注を簡単に登録でき、取引先への控えも自動発行されます。
・いつでもどこでも受注がわかる
受注が入るとメールでお知らせします。外出中でもタイムリーに受注の確認が可能です。
・受注データをダウンロード
受注は一覧で確認ができ、CSVやPDF形式で一括ダウンロードができます。
・受注データから納品書・請求書を作成
PDF形式の納品書や請求書をクリックだけで作成できます。
・複数の担当者で利用
営業担当や受注担当との間で、受注情報の管理・共有が格段にラクになります。
■卸先や取引先に喜ばれる受注システム
・いつでもどこでも発注できる
スマホやタブレットでも発注できるので時間や場所を問いません。
・ミスや漏れがなくなる
電話の聞き間違いや入力間違いなどのミスや漏れがなくなります。
・発注履歴が自動で残る
発注の履歴がデータで残るので紙での管理が必要なくなります。
＜発注する方＞
発注書の作成、送信、管理をすべてWeb上で。
■発注システムでできること
・発注書の作成がweb上でかんたんに
・クリックだけでFAXやメール宛に発注書が送れる
・発注情報がまとまるので管理・共有が手軽に
■発注業務に便利な機能
・発注額集計レポート
発注額は自動で集計されるため、予算管理が簡単になります。
・作成途中の発注書を一時保存
作成途中の発注書を一時保存できるので、スキマ時間を有効活用できます。
・発注履歴からの再発注
発注履歴に保存された発注内容を元に、クリックだけで簡単に再発注ができます。
・入荷状況のチェック
発注した内容をもとに、入荷・未入荷の管理ができます。発注内容にはメモも残せます。
・発注書への商品登録
商品登録をすると数量の入力だけで発注できるので、くり返しの発注が楽になります。
・複数の担当者で利用
複数の発注担当やオーナーとの間で、発注情報の管理・共有が簡単になります。
INVOY
請求書・領収書・見積書の作成が無料でカンタンに！
INVOYは、無料で請求業務を行うことができるクラウド請求管理サービスです。
NVOYは請求業務を徹底サポートします
・素早くカンタンに
使い方がシンプルで、テンプレートも充実しているので、
オリジナルの請求書が思い通りに素早く簡単に作成できます。
・すべての機能が無料※
INVOYは、すべての機能が無料で利用できます。
他社サービスと同等の機能が利用できるため、断然お得なサービスとなっています。
※ 郵送代行サービスは161円(税込)/通の郵送実費かかります。
・業務の効率化
請求書を一覧で管理でき、郵送やメール送信もワンクリックで利用できます。
毎月発行する請求書は自動作成機能でさらに効率化もできます。
■INVOYで体験できる3つの特徴
①上から必要な項目を順番に入力すると完成
請求書の作成は、必要な項目を上から順番に入力するだけでカンタンに完成します。
はじめての方でも戸惑うことなく作成できます。
②毎月の請求書を自動で作成
繰り返し作成している請求書は、定期自動作成の設定で手間を省くことができます。
また、毎月25日・2ヶ月ごとの月末・3ヶ月ごとの月初など、
自動作成頻度は利用シーンに合わせてカスタマイズできます。
③他の書類へワンクリックで変換
見積書を納品書へ。請求書を領収書へ。納品書を請求書へ。
作成した書類は他の書類へいつでも変換でき、書類作成の手間を省くことができます。
■基本機能
・メール送信
INVOY上でメールに書類を添付して取引先に送信することができます。
強固なセキュリティ環境だから安心です。
・見積書/納品書/領収書作成
請求書の他に、見積書・納品書・領収書を作成することができます。
・CSVアップロードで一括作成
CSVファイルをアップロードすることで、複数の請求書を一括で作成できます。
・取引先管理
取引先を登録すれば次回から選択するだけでカンタンに入力ができます。
・PDFダウンロード
作成した書類はPDFでダウンロードが可能です。
・自動予約作成
毎月送る定期的な請求書を自動的に繰り返し作成します。
・選べるレイアウト
請求書のレイアウトも複数のデザインから選ぶことができます。
・ワンクリック郵送サービス
メールの他に郵便代行サービスがご利用になれます。
もちろん送付状も添えることができます。
（郵送代行サービスは161円(税込)/通の郵送実費かかります。）
経費BankⅡ
電帳法にも対応 1ID300円から使える経費精算システム
■経費BankⅡの特長
①クラウドだから、いつでも・どこでも申請・承認。
さらに、経理処理からシステム管理までワンストップで行える、経費精算システムです。
②マルチデバイス対応
iPhone、Androidなどのスマートフォンにも対応！
いつでもどこからでも申請・承認が可能です！
③わかりやすいインターフェイス
見やすさ、わかりやすさを重視した画面デザイン。
パソコンやスマートフォンの操作が苦手な方でも、簡単にご利用いただけます。
■機能紹介
経費の申請から決裁、振込、仕訳の作成までの全てに対応。
様々な補助機能で経理作業を効率化します。
申請機能
・駅すぱあと連携：「駅すぱあと」で検索した経路・運賃を明細に反映。定期控除も可能
・明細パターン登録・伝票登録：よく使う明細の入力パターンを登録、定例伝票の作成
・クレジットカード連携：クレジットカードの利用明細データの明細取込機能
・手当計算機能：役職や地域などの条件を組み合わせ、手当の算出が可能
・単位換算機能(外貨換算)：外貨・ガソリン代などの単価を基に計算が可能
・添付ファイル機能：PDF,Excel,Wordなど様々なファイルを添付可能
・メール通知：承認依頼をメールで通知。補足コメントも記載可能
・代理申請 秘書や事務担当の方による代理入力可能
承認機能
・10段階承認：承認段階は最大10段階まで設定可能
・経理承認：伝票の最終決裁承認は、経理担当者間で共有して行えます。
・承認ルート自動判定：伝票の金額により、システムが承認ルートを自動で振り分け可能
・差戻し・前戻し：申請者への伝票差戻し、前段階の承認者への１つ戻し処理が可能
・伝票修正：承認者・経理担当などの権限で伝票修正が可能(細かな修正権限設定も可)
・承認印影表示：紙での承認のように、承認者名と日時の入った印影を表示
・承認件数表示：承認待ち件数をメニューに表示
・メールコメント機能：伝票の補足説明や、差戻し理由を記載してメールの送信が可能
・代理承認：承認者の不在時は、代理者が承認処理を代行
・経理仮確定：経理担当者の伝票確認フラグ付与機能
・一括承認：複数の伝票を一括で承認あるいは差戻す機能
経理機能
・請求書支払伝票：請求書の支払伝票も対応可能
・FBデータ作成：全銀フォームのFBデータが出力可能
・仕訳データ作成：会計システムに取込むためのデータが出力可能
・締日管理：伝票の申請日、明細日付に申請可能期間を設定して申請制限を設定可能
・仮払管理：仮払金の出納管理や支払・相殺処理
・メール通知：承認時や差戻し時にメール通知が可能(コメント入力も可能)
・各種帳票出力：入力データの分析が可能なExcel、CSVファイルが出力可能
管理機能
申請書カスタマイズ：必要な項目を自由に組み合わせ、自社運用に合わせたフォーマットを作成
ログ情報管理：各種操作の履歴を検索し、モニタリングすることが可能
マスター取込：CSV形式でマスターを一括出力・編集・取込可能
定番のITソリューション、web請求書・クラウド請求書とは
会社間の取引において、何か取引が行われると紙の請求書を送付するというのが一連の流れでした。
しかし、この作業は毎回紙の請求書を作成し、打ち出した後で封筒に入れて郵送するという手間や時間がかかる作業でもあります。
取引先や取引量が多い場合などは請求書の数も膨大なものとなるため、担当者の負担が大きいものだったのです。
web請求書・クラウド請求書とはどういうものか
そこで登場したのがweb請求書・クラウド請求書と呼ばれる電子化した請求書です。
請求書発行システムなどを利用することで、請求書の発行をwebで行い、電子データにして取引先に送信することができます。
電子化することで、紙の請求書のように手間がかかることもなく、しかも送付すればすぐに相手側で確認することができるというメリットがあります。
web請求書・クラウド請求書の法律上の扱いは
企業では請求書などの書類は保存しておかなければならないという決まりがあります。
では、web請求書の送付は法律上どういった扱いでしょうか。
これは「電子帳簿保存法」に記載されており、電子取引データは一定の要件を満たすことで、発行した側も受け取った側も電子データでの保存が認められています。
また、受け取った側が電子データを印刷して、それを保存する場合は電子帳簿保存法の適用対象外となります。
対象となるのは、
・メールで取引情報を受け渡す取引
・WEBサイトを通じて取引情報を受け渡す取引
・メールでPDFなど電子データの請求書を送付する
・ホームページから請求書をダウンロードする
・クラウドサービスの電子請求書を利用する
といったものとなります。
受け取った側は送付後のデータ改ざんを防ぐために、タイムスタンプを付与する、もしくは作成した事務処理規定に基づいて処理を行う必要があります。
web請求書のメリット 、経費削減・業務フロー効率化！
Web請求書を利用する際にはいくつかのメリットがあります。
ここではそれらを順に紹介していきます。
大幅なコスト削減が見込める
もっとも大きいメリットとして挙げられるのが「コスト削減」です。
紙の請求書を取引相手に送付する際にはさまざまなコストがかかります。
・印刷する紙代
・印刷する際のトナーやインク代
・郵送する際の封筒代
・郵送費
などです。
これらを考えると1通送付するのに100円以上かかる計算となるのです。
月に100通送付すれば1万円、200通送付すれば2万円以上がかかることとなります。
これをweb請求書に変えればそれだけの費用が削減できるということになります。
さらに、これらの請求書を準備して送付する担当者の人件費を考えるとさらにコスト削減が期待できることとなります。
ペーパーレス化による管理のしやすさ
紙の請求書を保管しているとそれだけ場所が必要となっていました。
Web請求書にすることで、会社のペーパーレス化を進めることが可能となります。
それによって保管場所に利用していたスペースを別のことに使うことができるようになります。
また、紙の請求書は必要な際にファイルから探す必要がありました。
しかし、web請求書であれば、必要な請求書を検索してすぐに探し出すことができるので業務の効率化にも役立ちます。
これは請求書の再発行や修正に関しても同様のことが言えます。
紙の請求書であれば修正したものを郵送するために手間、時間、費用が余計にかかることとなりますが、web請求書であれば再発行や修正もすぐに行うことができます。
作業場所を選ばない
紙の請求書の場合は、内容を承認すると担当者が確認して押印しなければならなかったり、経理担当者が送付しなければならないために出社する必要があります。
しかしweb請求書の場合はインターネットにつながる環境さえあれば、自宅でも作業することが可能です。
在宅勤務などでも利用しやすいものとなっているという大きなメリットがあります。
web請求書の注意点、セキュリティは？効力は？
導入メリットの大きいweb請求書ですが、利用する際にはいくつかの注意点もあります。
ここではweb請求書を利用する際の注意点について紹介していきます。
取引相手先の承認がいる
導入する会社としてはメリットが大きいので利用を決めたとしても、請求書を送られる側も必ずそれを歓迎するとは限りません。
会社によっては紙の請求書の方を求めてくるという場合もあります。
相手側の都合を無視して、一方的にweb請求書を決定して押し付けることは相手側にとっては迷惑な場合もあり、関係が悪化する原因にもなってしまいます。
導入して利用する前に相手側の都合も確認しておくと良いでしょう。
セキュリティの必要性
Web請求書のシステムはセキュリティ体制が整えられていますが、電子データがハッキングなどの被害に遭う可能性はないわけではありません。
さらに電子データの請求書はデータが改ざんされる可能性もあります。
セキュリティをしっかりとかける、タイムスタンプを付与するといった改ざん防止策をとる必要もあります。
web請求書の主な機能、有効活用の方法・導入事例
システムによってweb請求書の機能が違う場合があります。
自社の規模や送付する請求書の数、どこまでの機能を求めるかによってシステムを選んでいくと良いでしょう。
Web請求書の主な機能としては、
・請求書の作成や発行
・請求書の送付（メールなど）
・請求書の自動送付
・入金管理、入金督促
などがあります。
例えば小規模の会社で、請求書を手軽に作成したいという場合は「作成」「発行」の機能があれば良いということになります。
しかし、取引先が多く、送付する量も100件を超えるような場合は「送付」機能や「自動送付」の機能があると大幅に業務の効率化が期待できることとなります。
自社の規模や取引量を考えて選んでいくと効果的です。
web請求書、目的・費用から最適なサービスを選び方とは
Web請求書のシステムを選ぶ際には自社の規模や取引量から選ぶ他にもいくつかのポイントがあります。
まず、「どこまで自動化を期待するか」ということです。
Web請求書のシステムの中には入金管理や入金督促などまで自動で行う機能があるものもあります。
送付、管理などのどこまでを自動化したいのかということを考えて選ぶのが重要です。
また、請求書システムが他のシステムとどれだけデータ連携できるかということもあります。
会社の基幹データシステムや顧客データ、販売管理などのシステムとデータ連携しやすいものを利用すればさらに効率的に業務を行うことができます。
さらに導入するシステムが現在の請求書発行業務に組み込みやすいかどうかということもポイントです。
請求書の作成者、承認者などの作業がある業務フローの中にweb請求書システムをうまく組み込むことができれば、大きく業務の効率化が期待できます。
web請求書のまとめ
紙の請求書にももちろん良さがあるのですが、web請求書は「コスト削減」「業務の効率化」などのメリットが大きいものです。
導入することでさまざまなメリットが考えられますので、まずは体験版、トライアル版などを利用して自社に合ったものを選ぶところからはじめてみましょう。