企業や会社にある情報データは非常に重要なものであるのは言うまでもありません。
しかし近年、情報犯罪が進む中で企業の機密情報などを盗み見たり、改ざんしたりするということも起こっています。
そこで重要な企業データを守るために情報、データを暗号化して守るという企業が増えてきています。
ここではファイルやデータを暗号化するツールやシステムのメリット、注意点などについて紹介していきたいと思います。
クラウドハウス労務 サービス資料 | 株式会社Techouse
「クラウドハウス労務」は入社手続きや雇用契約、年末調整など煩雑な労務業務を電子化し、会社全体をDX化・最適化するための労務管理システムです。
✓ 各社に応じたセミオーダー型設計
✓ 業務フロー設計から運用後のフォローまで一気通貫の伴走フォロー
✓ 直感的な操作画面
これらの特長により、ただ業務を電子化するだけでなく、会社全体への定着、そしてDX化や最適化を実現します。
入社手続きでは、PCまたはスマートフォンで従業員が自身のデータを入力すれば完結するため、紙の書類を管理する必要はありません。データをもとに雇用契約書を作成し、締結や回収、管理もシステム上で完結します。マイナンバーなどの重要情報はシステム上で暗号化されるため、セキュリティ面も安心して利用可能です。データの変更申請もオンラインで手続きでき、人事担当者はワンクリックで承認できます。
また、年末調整も従業員がオンラインで簡単に申請できるため、書類の配布や回収、進捗管理の手間を大幅に削減いたします。各種人事手続きを効率化し、蓄積したデータを人事戦略に活用したい企業様は是非一度ご相談ください。
企業間ファイル転送サービス GigaCC OKURN（オクルン） | 日本ワムネット株式会社
GigaCC OKURNとは：ファイル転送だけシンプルに利用したい方向けの、ファイル転送特化型サービス
ファイル転送に最適な機能のみを標準搭載し、利便性とセキュリティを両立した、ファイル転送サービスです。
■想定外の超過料金発生なし。大容量ファイルの転送にも対応
ID課金のため定額で運用することができ、通数課金サービスのように想定外の超過料金が発生することがありません。オフィス環境で必要とされる、様々な大容量ファイルを簡単・セキュアに送信することができます。
■GigaCCシリーズの高いセキュリティと利便性を継承
純国産、企業向けファイル共有・転送サービスとして、15年以上の歴史と多くの実績を誇るGigaCCシリーズ。
GigaCC OKURNは、これまでファイル転送シーンで利用されることが多かった機能を標準搭載しています。必要機能だけ揃っているため、シンプルに使用することが可能です。
●ヒューマンエラー防止のための管理機能
・URL無効化
・送信済みファイルの自動削除
・宛先制限（オプション）
・承認ワークフロー（オプション）
●セキュリティ・トレース対策機能
・パスワードポリシー設定
・認証パスワード必須化
・履歴ログ管理
・ZIPパスワード強制暗号化（オプション）
・全件バックアップ（オプション）
●安心・安全なサービス運用
・国内データセンター
・認証取得
・通信経路暗号化
・サーバ内暗号化
・日本～中国/ASEAN地域間通信の安定化（オプション）
Cloud Staff | 株式会社ミラクルソリューション
SES・派遣事業者用統合ビジネスクラウドサービスである「Cloud Staff」も提供しております。
事務処理の効率化や実績データ分析、今後の収益予測ができます。
良心的な料金体系となっており、スタートアップや中小企業で導入されています。
コネクト・ライブ (Connect live) | 楽天コミュニケーションズ株式会社
”Web会議をもっと簡単に、もっとシンプルに”
「コネクト・ライブ (Connect live)」は、
社内外とかんたんにつながるWeb会議ソリューションです。
ブラウザさえあればいつでもどこでも誰とでも
あっという間にコラボレーションすることができます。
ワンクリックでつながる
かんたんWebコミュニケーション！
誰とでもかんたんに、あっという間につながる
社内・社外問わずビジネスのあらゆるシーンでご活用頂けます
「コネクト・ライブ」がかんたんにつながる理由
①ソフトウェアインストールも
複雑な事前設定も不要！
会議の主催者も参加者も、ソフトウェアのインストールや複雑な事前設定が必要なく、ブラウザだけでシンプルに利用できるため、誰とでも簡単につながります。
②会議開催まで
わずか３ステップ！
思い立ったらいつでもすぐに、簡単に会議を開催することができます。
もちろん機能も充実、セキュリティも万全です。
セキュリティも
国内サーバーを利用し、通信は全てHTTPSを使い、SSL/TLSプロトコルにより暗号化されています。Web会議のセキュリティが心配な方も、安心してご利用いただけます。
充実の機能がオールインワン
ビデオ/音声通話はもちろんのこと、基本パッケージにテキストチャットや録画録音機能、スケジュール機能まで搭載。Web会議に必要な基本機能をオールインワンでご提供いたします。
機能一覧
・ビデオ/通話音声通話
・テキストチャット
・録画録音
・ファイル共有
・ブラウザ共有
・招待最大25名同時参加可能
・ミーティングスケジュール
・Call in：電話による音声参加
・モバイル（スマートデバイス接続）
なぜ必要？暗号化ツールのメリット
暗号化ツールにはさまざまなメリットがあります。
ここではそのメリットを順に紹介していきたいと思います。
日常のセキュリティ対策のため
最近ではパソコンやスマホを使って誰もが簡単にインターネットで情報のやり取りを行っています。
もちろんその中には、他人や他社には見られたくないものもあるでしょう。
それは自社に関するデータだけでなく、業務上知り得た他社の情報や顧客の個人情報も含まれます。
近年、パソコンやタブレット、スマホなどを紛失しなくてもインターネットを介してハッキングされたりすると情報が漏洩することがあります。
こうした際にデータ、ファイルを暗号化しておくことで他社に中身を見られることを防ぐことができるのです。
もちろん盗み見られるだけでなく、改ざんされたりすることも防ぐことが可能です。
紛失や盗難の際のセキュリティ対策のため
パソコンやタブレット端末、スマホなどにデータを入れて持ち出すということが普通に行われるようになってきています。
こうした情報を保存したパソコンやタブレットなどを社外に持ち出して紛失や盗難にあった場合はセキュリティ対策が行われていなければデータはすべて流出してしまうこととなります。
また、外出先でフリーのWi-Fiなどを利用できる場所も増えてきていますが、こういったものに自動接続した際にマルウェアの感染や、情報の抜き取りなどが行われることがあります。
もっと単純にパソコンの操作中に背後にいる人間に中身を盗み見されることもあります。
こうした際に情報が暗号化されていれば被害を小さくすることが可能となるのです。
暗号化ツールの注意点、クラウドの安全性は？復元可能？
セキュリティ対策として高い効果を持つ暗号化ツールですが、いくつか注意しておかなければならない点もあります。
ここではデメリットや注意点について紹介していきます。
パソコンに負荷がかかり、操作には時間もかかる
暗号化ツールを導入して利用することで、パソコン全体に負荷がかかることで操作が重くなる場合があります。
どれだけの負荷がかかるかは暗号化ツールにもよりますので、導入前に確認しておくと良いでしょう。
また、パソコン自体の性能にも影響されますので、どの程度の性能のパソコンを使うつもりなのかも合わせて考えると良いでしょう。
データやファイルを暗号化するには作業時間がかかります。
特に大容量のハードディスクなどを暗号化する場合は数時間～数十時間かかる場合もあります。
暗号化するデータの容量と、暗号化するのにかかる時間には注意が必要です。
暗号文が解読される可能性もある
暗号化することによってデータの安全性を高めることができるのですが、暗号化したデータは絶対に安全というわけではありません。
暗号化したデータは「暗号鍵」と呼ばれるデータを使用し、データを復元する際にもこの暗号鍵を使用することとなります。
すなわち、この暗号鍵が他者に渡ってしまうと暗号化したデータも解読されてしまうということになります。
また、この暗号鍵を紛失してしまうと、データを復旧できなくなる可能性もあります。
暗号化したデータによっては、専門の業者でも復元できないということもありますので、暗号鍵の管理をしっかりと行う必要があります。
アルゴリズムの脆弱性などにも注意
データを暗号化する時には、一定の条件に基づいて記号や文字列に変換していくこととなります。
この一定の条件は「暗号アルゴリズム」と呼ばれるもので、その仕様については公開されています。
こうして公開されたアルゴリズムは専門家から脆弱性が指摘され、修正、強化されていくことになるのです。
このように公開されたアルゴリズムであれば、常に強化がされていくのですが、非公開のアルゴリズムについては解読されるリスクが高くなってしまいます。
どういったアルゴリズムによって暗号化されているツールなのかを確認しておくと良いでしょう。
暗号化ツールの主な機能、効果的な活用方法は？
そもそも「暗号化」とは情報やデータを記号や文字列などの別の形に置き換えることを言います。
暗号化されたデータは、そのままでは情報を読み取ることができなくなります。
暗号化する際には一定の条件によって変換されていくため、元の状態に復元することも可能です。
これを「復号化」と呼びます。
復号化するためのパスワードを「鍵」もしくは「暗号鍵」と呼んでいます。
暗号化ツールを使えば、情報セキュリティの専門的知識がなくても情報セキュリティを高めることができるのです。
一般的な機能としては、
・ファイル単位の暗号化
・フォルダ、ドライブ単位の暗号化
・ハードディスク単位の暗号化
などがあります。
ファイル単位の暗号化ソフト
ファイル単位の暗号化の際には、暗号化したいファイルを選んでパスワードを入力して実行します。
比較的簡単に暗号化できるだけでなく、暗号化ソフトもフリーで利用できるものが多いので導入するのも気軽に行うことができます。
ただ、大量のデータを暗号化するのには向いていません。
フォルダ・ドライブ単位の暗号化ソフト
こちらは指定したフォルダの中にあるファイルをすべて暗号化するというものです。
もしくは仮想ドライブを作成して、そこに格納するファイルを暗号化します。
多くのファイルを暗号化したいという時におすすめです。
ハードディスク単位の暗号化ソフト
ハードディスク単位で暗号化を行う場合は大量のデータを暗号化するのに向いています。
ハードディスクを丸ごと暗号化することで端末ごとセキュリティをかけることができます。
細かく暗号化するのではなく、一気に大量に暗号化したいときにおすすめです。
暗号化ツール、目的・機能・強度・状況別の選び方
暗号化ツールを導入する際に注目するポイントについて紹介していきます。
それぞれの特徴を見て、自社に適したものを選んでいきましょう。
暗号化する対象をはっきりさせる
データ、ファイル、メール、フォルダ、ハードディスクなど何を暗号化したいのか、どういった目的で暗号化したいのかということを明確にしておくことが重要です。
ただ、あてもなくすべてのデータを暗号化するというのは効率が悪いだけでなく、担当者に大きな負担をかけることとなります。
導入する際には、少数の情報担当者だけではなく、ある程度チームとして担当していくことがおすすめです。
どれくらいの機能を必要とするのか
個人が特定のファイルだけを暗号化したいというのであればフリーの暗号化ソフトで十分ですが、企業が業務に使用する際にはフリーソフトだと機能が不足する場合があります。
性能や機能によって利用する際の費用が変わってきますので、どれだけの機能を必要とするのか、どれくらいの費用を予定しているのかということを合わせて考えていくと費用対効果が良くなります。
操作性が自社に合っているかどうか
暗号化ソフトはそれぞれのサービスによって操作性が違っています。
間違えた操作によって暗号化してしまうと、復元できないなどのトラブルにつながる場合もあります。
無料体験やトライアルなどを利用して、自社の使い方に合っているソフトかどうかを確認しておくと良いでしょう。
暗号化ツールのまとめ
暗号化ツールを正しく利用することで、重要なデータのセキュリティを高めることができます。
どれだけのファイル、フォルダなどを暗号化したいのか、自社が求める機能があるものかどうか、費用対効果が見込めるかといったことに注意して導入を考えていくと良いでしょう。