「Aipo（アイポ）」とはTOWN株式会社が提供する、スケジュール管理SaaSクラウドツールです。
テレワークや別のフロアでの勤務など、その場にいない状況では特定のメンバーがどこで何をしているのか即座に把握することはできません。
しかし「Aipo」を使うことでその場にメンバーがいなくても、瞬時にスケジュールを確認することができます。
この記事では、チームのスケジュールを素早く簡単に共有することができるツール、「Aipo」についてご紹介をしていきます。
スケジュールの共有不足で起こり得る問題とは？
スケジュールを管理する上で、そのスケジュールを共有することは業務を進める上でとても大切なことです。
そこで、スケジュールの共有不足によって直面しがちな問題をいくつかご紹介したいと思います。
計画通りに業務ができない
まず、よく起こり得る問題として業務を計画的に実行することができなくなってしまうというような問題です。
例えば、「〇〇さんは明日もいるから今日の業務はここまでにしておこう」とスケジュールの確認もなく思い込みだけで判断してしましい、蓋を開けてみたらその日は〇〇さんは別の業務が入ってしまっていて、予定通り業務が進められなくなってしまった、というようなことはスケジュール情報を共有していなかったら起こり得る話です。
スケジュールのダブルブッキング
次にスケジュール内容を共有していないで起こりがちな問題は、ダブルブッキングです。
同じ時間に予定を組み込んでしまったときに、もしすべてのスケジュールを共有していれば、相手もこちら側のスケジュールを確認することができるため、ダブルブッキングを防ぎやすくなりますが、スケジュールを共有していない場合では自分がその部分のブッキングを見落としてしまうとダブルブッキングが発生してしまいます。
このようにスケジュールの共有不足によって業務に問題が発生してしまうのです。
そのためこれらのような問題を防ぐためにもスケジュール情報を共有することはとても重要です。
スケジュールの共有での問題とは？
いざスケジュールを共有するというときに、目を背けることができない点があります。
それは「スピード」です。
情報を交換するときはこのスピードが速いのか遅いのかで業務効率が大きく変わってくると言っても過言ではありません。
例えばもともと会議室を使う業務を会社内で共有していたとします。しかし業務に変更があり、会議室を使わなくなったとしましょう。そのようなとき情報伝達が速ければ、空いた会議室を他のメンバーが活用することができます。
急な予定変更のときに臨機応変に対応し、業務を効率的に進めるためにもスケジュール共有を迅速に行うことはとても大切です。
「Aipo」を導入するメリットは？
ここからは「Aipo」を導入することのメリットについていくつかご紹介していきたいと思います。
1,素早いスケジュール情報の共有が可能
まず第一に「Aipo」は、前述した「迅速にスケジュールを共有する」という重要な点をカバーすることができる強みを持っています。
「Aipo」はクラウドサービスであるため、どこにいてもスケジュールの入力や変更が可能となっています。
場所やデバイスにかかわらず、登録メンバーであれば入力したスケジュールは瞬時に「Aipo」に反映され確認することができます。
つまり別のフロアにメンバーがいたり、テレワークをしていたとしても本人に直接確認を取りに行ったり、電話をしたりすることなく瞬時にスケジュールを共有することができます。
また「Aipo」は部署やチームによってメンバーを一覧で表示することができる機能を搭載しているため、無駄なくメンバーのスケジュールを確認することができます。
2,必要な機能を選択することができる
もともとはオープンソースのプログラムであった「Aipo」は、それぞれの機能が独立して存在しています。
そのため、必要な機能を選択して利用することができます。
こうして機能を絞ることでより使いやすく、安い料金で利用できます。
3,コストが安い
上記にもあるように、とにかく利用料金が安いというのも特徴です。スケジュールの共有や会議室の予約などに役立つカレンダー機能は1 ユーザーあたり月額200円、チャットやワークフロー、タイムカードなどのそれぞれの機能は月額100 円となっています。
そのため主な機能を組み合わせて利用しても 1 人あたりの使用料金は月額で数百円程度で済むため、低コストで利用することが可能となります。
4,申し込めばすぐに使える
利用する場合には申し込みを行うことですぐに30 日の無料トライアル版を利用することができます。
トライアル版を利用して気にいった場合はそのまま利用することができるので、すぐにグループウェアを利用したいという企業にもおすすめです。
5,操作性に優れている
「Aipo」はユーザー目線で開発されたものですので、とにかく使いやすいという特徴があります。
カレンダー機能でも一人ずつ色分けして表示されており、誰がどういったスケジュールで動いているのかがわかりやすくなっています。また、Google カレンダーなどの外部のシステムと連携させることができるので自社が使いやすいようにカスタマイズしていくことも可能です。
そのため、好きな機能を選びたい、限られた予算でグループウェアを利用したい、既存の自社システムと連携したいという人におすすめです。
「Aipo」まとめ
このように「Aipo」はスケジュール管理をする上で情報共有の速さや、コストの低さ、使いやすさなど様々な側面で利益をもたらしてくれるスケジュール管理SaaSクラウドツールとなっています。
「スケジュール管理を見直したいけどやり方がいまいちわからない・・・」
「業務効率を少しでも上げたい・・・」
そう感じている方はぜひ「Aipo」の資料をダウンロードしてみてください！