勤怠管理とは、従業員の就業状況を把握し適切に管理することを指します。
主に欠勤状況や有給の取得状況、残業の時間等を確認する手段となります。
勤怠管理は、会社を運営していく上では非常に重要となります。
よって、本記事では、勤怠管理を簡単に実施するために活用されている勤怠管理システムとはなにか、勤怠管理システム導入のメリット等をご紹介していきます。
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、出勤や退勤時の時刻登録や休日・休暇の申請、シフトの管理などといった企業に勤める上での就業情報を記録し、労働時間を正しく管理することを目的としたシステムのことを指します。従来では紙ベースの出勤簿や専用端末を用いたタイムカードで打刻を行い、それをExcelなどで管理する傾向にありましたが、このようなアナログ対応では業務が煩雑になり、工数やコストが多く発生したり、正しく労働時間を把握できない傾向にありました。
さらに近年では、労働時間が法的に細かく定められ、この法定労働時間を超えないような働き方が推奨されています。企業として従業員の労働環境を正しく認識し、従業員には正しく労働に見合った給料を付与するためにも、勤怠管理をより正確に、且つより効率的に運用していくことが求められています。
このような中で、勤怠管理をよりスピーディーに効率化できるシステムとして、多くの企業で勤怠管理システムの需要が高まっています。
勤怠管理システムを導入すべき理由とは？
近年では、働き方の多様化に伴い勤怠管理システムを導入する企業が大幅に増加傾向にあります。
その最たる理由は、新型コロナウイルスの影響と働き方改革にあります。2020年頃から全世界で猛威を奮うようになった新型コロナウイルスの影響により、労働環境は大きく様変わりしてきました。在宅や喫茶店、コワーキングスペースなどで働くテレワーク（リモートワーク）が一般的になり、企業に出社しなくても業務を行うことが普通の世の中に変わりました。企業に出社しないということは、従来までの手書きの勤怠報告やタイムカードを活用することはできません。
上長へのメールで開始と終了の時間を報告したり、出社時にまとめて報告することが一時的に行われていましたが、それでは正確に勤怠状況を確認できないばかりか、管理も煩雑になる傾向にありました。
また、2019年に労働安全衛生法が改正され、従業員の勤怠管理において「客観的方法による労働時間把握」が義務化されました。自己申告による勤怠情報の申告や記録だけでは法的要件を満たせなくなり、場所を選ばずに正確かつ客観的に勤怠を管理することが求められました。このような背景もあり、多くの企業で勤怠管理システムを導入する需要が高まってきています。
勤怠管理システムを導入する目的・必要性
続いて、勤怠管理システムを導入する目的や必要性について紹介していきます。
勤怠管理は従業員の給料に関わるだけでなく、企業としても法定労働時間を遵守する上で欠かせない情報となります。その情報には始業・終業時間以外にも残業時間、休暇や早退、遅刻、欠勤など様々な情報が絡んできます。勤怠管理システムは、これらを正しく把握・管理する上で欠かせないシステムとなりますが、導入する目的・必要性としてはさらに大きく以下の2つが挙げられます。
勤怠管理における業務効率化
勤怠管理システム導入の大きな目的の一つが勤怠管理業務の効率化です。
冒頭でもふれたように、勤怠管理には様々な情報が必要となります。これらを手書きやタイムカードで管理していると、記入漏れや打刻忘れなどによって情報が煩雑になり、正確な把握だけでも大きな工数が必要になります。
一般的に勤怠管理を行うのは企業内で人事部や経理部、総務部が行いますが、勤怠管理だけを行っているわけではありません。
そのため、勤怠管理に工数がかかってしまうと他の業務に支障をきたし、結果として無駄なコストにつながる可能性も高まります。例えば、手書きで読めない勤怠情報や打刻忘れがあるタイムカードが存在した場合、担当者にその確認を行うだけで1日が潰れてしまうことも起こり得ます。勤怠管理が正しく行われなければ、その後の給与計算も滞り、最終的には給料が振り込めないことにもつながりかねません。その点、勤怠管理システムを導入すれば、読めない手書き申請や打刻忘れも防ぐことができ、且つ担当者への確認もスムーズに行うことができます。業務効率化できるという点では勤怠管理システムの導入は非常に効果的となります。
②法律に則った適切な勤怠管理
現在、働き方改革によって客観的な記録による勤怠管理と厳格な残業規制が定められています。特に客観的な記録に関しては、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によって、従業員が出勤・退勤した時間はタイムカードやICカード、PCの使用履歴など「客観的な記録」に基づいて記録されなくてはならないと定められています。従来までの社員による自己申告制での勤怠管理では、申告した時間と実際に働いた時間に大きくズレが生じる傾向にあり、それが世間として大きな問題となっていました。サービス残業の防止や、残業代の未払い、過度な長時間労働による過労死、メンタルヘルスの不調といった問題を未然に防ぐ上でも、勤怠管理システムの導入によって正しく把握・管理していくことが求められています。
勤怠管理システム導入のメリット
次に、勤怠管理システム導入によるメリットについて紹介していきます。勤怠管理システムの導入には、先ほど紹介した業務効率化や法律に則った管理という目的はありますが、それ以外にも以下のようなメリットがあります。
勤怠管理システム導入により勤務時間を正確に管理することが可能
勤怠管理システムを導入することで、社員や従業員の勤務時間を客観的かつ正確に管理することが可能になります。勤怠管理システムによっては、PC画面だけでなくスマートフォンからであってもボタン一つで勤務時間を入力することができるため、インターネット回線さえあれば場所を問わずスムーズに打刻することができ、入力ミスや打刻ミスを未然に防ぐことが可能です。また、手書きの用紙やタイムカードの場合、記入した情報をデータに手作業で入力して管理する必要がありますが、勤怠管理システムであればcsvなどでの出力で簡単に給与計算につなげることもできます。転記ミスなど人的ミスが発生しにくいため、勤務時間を正確に把握できる点は大きなメリットの一つとなります。
勤怠管理システム導入により法令を順守した勤務管理につなげられる
目的部分でも紹介したように、現在では法律に則った適切な勤怠管理が企業には求められています。その中で、勤怠管理システムは従業員の出勤や退勤以外にも残業時間や遅刻、早退、欠勤、休暇の取得状況などを含め、勤務状況を正確に管理することが可能です。残業時間や有給の取得日数などもリアルタイムに確認することができるため、法令遵守できているか常に状況把握することできます。
勤怠管理システム導入による業務効率化とコスト削減
企業において勤怠状況を管理する人事や総務、経理といった部署は、勤怠管理のみを専門に扱っているわけではありません。そのため、いかに勤怠管理を効率的に進められるかは非常に重要な要素となります。①のように正確に管理でき、且つ効率的に業務を進める上で勤怠管理システムを導入することは効果的です。また、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることで、従業員ごとの勤怠状況に応じた給与額を簡単に算出することが可能になります。工数が軽減されればその作業に充てる人件費も大幅に節約することができます。
勤怠管理システム導入により不正な勤務申請を防止することが可能
従来の手書きの申請やタイムカードでは、本人以外であっても勤務時間を申請できる問題が生じます。業務によっては直行直帰や出張、交代制の夜間勤務、休日出勤など、様々な就業形態や条件が存在します。そうなると、打刻忘れを防ぐために他人に申請を依頼したり、時間を偽って申請するケースも少なくありません。このような不正を抑止するために、勤怠管理システムの中には本人確認やPC端末に依存した申請、パスワード付で申請、GPS管理など様々な機能が搭載されているものも多くあります。
勤怠管理システムによるマルチデバイス対応
在宅やテレワーク（リモートワーク）、出張や外回り営業からの直帰など、オフィス以外からの勤怠申請を行うケースは増加傾向にあります。このような環境下において、勤怠管理システムであればマルチデバイスに対応しているため、PC以外であってもスマートフォンやタブレットから申請を行うことが可能になります。わざわざオフィスに戻ったり、PCを立ち上げる必要もなく手軽に勤怠管理ができれば、その分従業員の生産性の向上にもつながります。
勤怠管理システムその他システムとの連携
多くの勤怠管理システムであれば、従業員が入力した勤怠情報をCSVなどで簡単に出力することが可能です。Excelなどでそのまま集計することもできるため、給与計算や勤怠状況の把握、予算との差異分析などにも活用することが可能になります。また、一般的にはどの勤怠管理システムであっても、その他のシステムと連携することができます。③でもふれたように、給与計算システムや、シフト管理システム、給与明細システムなどと連携することで、業務効率化につなげることもできます。
勤怠管理システム導入によるデメリット
勤怠管理システム導入には、先ほど紹介したように多くのメリットがある一方で、少なからずデメリットも存在します。まだ導入前の段階であれば、以下のデメリットは注意点として押さえておくと効果的です。
勤怠管理システム導入・活用するにはコストが必要
当然ながら、勤怠管理システムの導入にはコストが発生します。サービス提供している企業によって異なりますが、金額は月額数万円からのものが一般的になります。また、自社の就業形態や雇用形態などが特殊な場合、就業規則に応じて勤怠管理システムもカスタマイズを行う必要もあります。給与計算システムやシフト管理システムなどと連携させることもオプションとして費用が上乗せさせる可能性もあります。そのため、導入時には自社における勤怠管理システムの目的を明確にした上で、必要な機能を精査しておくことが重要です。
勤怠管理システムの導入は、企業の売上に直結するようなものではありません。費用対効果を事前に明確にすることは難しくなりますが、業務効率化をもとに企業全体としてのコスト削減につなげながら検討していくと効果的です。
勤怠管理システム導入後社内の共有・浸透には期間がかかる
勤怠管理システムは導入したからといってすぐに全社員が利用できるわけではありません。実際に勤怠管理システムを活用するのは、従業員一人ひとりになります。
正社員もいればアルバイト・パートが活用するケースもあります。そのため、導入したとしても勤怠管理システムをどう活用すればいいのか、社内で共有・浸透させる必要があります。ITリテラシーには個人差がありますので、全ての人が問題無く利用できるようになるためには時間がかかることは考慮しておくといいでしょう。
事前にマニュアルを用意しておいたり、勤怠管理システムの活用方法に関する説明会や勉強会の実施など、導入後のフローやスケジュール、作業工数の見通しを立てておくと効果的です。
勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
続いて、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについても紹介していきます。現在、テレワーク（リモートワーク）推奨の動きなどもあり、勤怠管理システムも多数登場してきています。その中で、自社にあったシステムを選定しなければ使いこなせずにコストだけ払って終わってしまうことも少なくありません。以下のポイントを参考に勤怠管理システムを選定すると効果的です。
勤怠管理システムは自社に合った機能を網羅しているか？
多様化するニーズに応じるため、勤怠管理システムも多くの機能が搭載されたものが増えています。とはいえ、どれだけ優れた機能であったとしても、自社の目的に合わないものであれば意味がありません。搭載されている機能が増えればその分システム導入時や利用にかかる費用も増加していきます。そのため、まずは自社にとってどういった課題があり、それを改善するための機能が搭載されているか検討すると効果的です。目的・必要性の項目でもふれたように、自社の目的を事前に明確化しておくことが重要です。
勤怠管理システムは操作性が優れているか？
デメリットの中でもふれたように、勤怠管理システムを活用するユーザーは、社員だけではなくアルバイトやパートの場合もあります。また、従業員の給料に関わるため利用する機会は少なくとも毎月1回は発生します。そのため、インターフェースや操作性が分かりにくいシステムであれば、担当者が使いこなせずトラブルの原因につながる可能性もあります。本来、業務効率化を目的に導入するものですが、操作が難しく使い方がややこしければ、余計な工数がかかり却って工数が多くかかることにもなりかねません。できるだけ利用する従業員の目線に立ち、操作性の高い勤怠管理システムを選定すると効果的です。
勤怠管理システム提供会社様の導入時や導入後のサポートが充実しているか？
サポート体制も勤怠管理システムを選定する上では欠かせないポイントです。導入時や導入後には、どのように操作すればいいか分からないケースは多々出てきます。このような場合にスピーディーに対応してもらえるサポート体制が整っているかは非常に重要になります。トラブル時の対応はもちろんのこと、新機能の追加やバージョンアップなど、状況に応じた対応が可能か確認しておくと効果的です。
勤怠管理システムの種類
続いて、勤怠管理システムの種類について紹介していきます。
勤怠管理システムは、大きくはタイムレコーダー型、オンプレミス型、クラウド型の3種類に分類されます。自社の状況を含めどういったシステムを選定すると効果的か参考にするといいでしょう。
勤怠管理システムタイムレコーダー型
タイムレコーダー型の勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の時間のみを記録することができるシステムのことを指します。タイムカードによる打刻の仕組みに似ており、カードを専用端末にかざして打刻することができます。単に勤務時間の計測という点では簡単に行うことができ、且つ導入時のコストも抑えて運用することも可能です。ただ一方で、その他の機能は搭載されていないため、利便性や汎用性は低く、その他のシステムやツールとの連携を行うことも比較的難しい点がデメリットとして挙げられます。また、カードさえあれば誰でも打刻できてしまうため、不正な打刻が発生する可能性もあります。まずはシステム管理を試したいような中小企業であれば効果的ですが、規模が大きくなればオンプレミス型やクラウド型の方が効果的なケースも多くあります。
勤怠管理システムオンプレミス型
オンプレミス型の勤怠管理システムとは、自社のサーバーを活用して勤怠管理を行うシステムのことを指します。自社内のネットワークを活用して展開できるため、インターネット環境が無くても展開でき、且つ情報漏えいのリスクから守ることが期待できます。自社専用でシステム構築するため、自社の要望をふまえて機能もカスタマイズしやすい点もメリットとして挙げられます。一方で、専門性が高くなるため外部に委託するケースが多く、開発や運営にかかる費用が高くなる傾向にあります。
勤怠管理システムクラウド型
クラウド型の勤怠管理システムとは、インターネットを介してクラウド上のサーバーを利用した勤怠管理を行うシステムのことを指します。オンプレミス型とは異なり、自社内のサーバーを活用しないため、比較的安価に導入・運用することが可能です。導入までに時間や工数もかからず、スピーディーに展開する上でも効果的な手法となります。
一方で、オンプレミス型ほど自由な機能のカスタマイズはしにくく、且つインターネットを介するため情報漏えいのリスクも高くなるデメリットも存在します。
勤怠管理システムの主な機能
最後に、勤怠管理システムの主な機能について紹介していきます。
勤怠管理システムの種類は、先ほど紹介したタイムレコーダー型、オンプレミス型、クラウド型に分類されますが、打刻のみに特化したタイムレコーダー型以外のオンプレミス型やクラウド型には様々な機能が搭載されるようになってきています。細かくは提供されている製品によって異なりますが、主要な機能は以下のようなものが主流となります。
①打刻機能
勤怠管理システムの一番の機能は出退勤を記載する打刻をシステム上で管理できる点にあります。この打刻機能にも、パソコン経由で打刻できる機能のほか、ICカードを利用した打刻やスマホから打刻可能など、様々な方法で対応する機能が搭載されています。近年では、なりすましのような不正な打刻を防止するため、担当者の指紋や静脈といった身体の一部を用いて本人の生体認証を行うことができるものも多く存在します。
②勤怠状況を集計する機能
働き方改革などもあり、従業員の勤怠状況は多様化してきています。フレックスタイム制を導入していれば、従業員一人ひとりの始業と終業時間が異なり、一律に勤務時間を集計することが難しい場合もあり得ます。このような中にあって、勤怠管理システムでは出勤日数や勤務時間、残業時間、深夜など法定時間外の勤務時間など、従業員のリアルタイムな勤務状況を自動で集計し、データとして管理することが可能です。このような数値はデータとして蓄積されるため、企業として従業員の勤怠状況を把握する場合や予算立てなどにもすぐに活用することができます。
③シフト管理機能
従業員に限らず、アルバイトやパートを雇用している場合、シフトの作成は必要不可欠です。従来、シフト管理は手書きやExcelを活用した人力による管理が一般的でしたが、急な予定の変更やシフトの組み換えなど手間がかかる傾向にありました。これも勤怠管理システムでは、シフトの作成から担当者からの希望シフトの収集、承認、反映など、シフト管理のあらゆる業務を自動化することが可能です。
④ワークフロー機能
多くのオンプレミス型やクラウド型の勤怠管理システムには、ワークフロー機能も搭載されています。担当者ごとに打刻時間の修正や残業、休日出勤、代休、振替休暇などの様々な申請が簡単に設定することが可能です。また、担当者から申請された情報は、上長も簡単に確認、対応することができますので、日々の業務をスムーズに進めることができます。さらに、このような機能がマルチデバイス対応されていればPC以外にもスマートフォンやタブレットから対応することもできますので、外出先や在宅、出張先など様々な場所から担当者のタイミングでワークフロー設定することが可能です。
⑤アラート機能
万が一打刻忘れがあったり、残業時間が超過した場合には、勤怠管理システムのアラート機能を活用することで対応することも可能です。特に、残業時間の超過は働き方改革などもありよりシビアになってきています。担当者だけでなく上長もアラート機能を設定しておけば、従業員の残業時間を可視化し、不当な残業を未然に防ぐことにつなげることもできます。
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勤怠管理システム タイムバリューは、SaaS型サービス。
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月々のコストも「打刻人数×290円」なので、ランニングコストも、低く抑えらます。
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給与締め日前の勤怠データの集計作業に負担を感じていませんか？
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テレタイム（タイムレコーダー）より取り込んだ出勤・退勤情報を自動的に表示。特別な操作を必要とせずにリアルタイムの在席情報を共有できます。
■クロノスと完全連動
Zaion’nex Light上で承認された勤怠データは、シームレスにクロノス/たんぽぽ（就業管理ソフト）に反映。給与計算に必要な各種勤怠データを自動で作成します。
■申請・承認がスムーズ
カラーやポップアップによるヒント表示が豊富なため、最小限の画面遷移で、データの確認・追加・修正・申請および決裁者による承認を行うことができます。
勤怠管理システム RocoTime | 株式会社ロココ
■RocoTimeは英語対応、過去履歴管理、
36協定管理など「使いやすくて多機能」の勤怠管理システムです
■RocoTimeの主な機能
01.多彩な決済手段
各種申請は全て「対象の日付をクリック」で実施
代休と休日出勤の紐付けにより、取得状況を一目で把握
02.日本語/英語対応
日本語と英語の表示に標準対応
英語以外でも言語ファイル設定で対応可能
03.ICカードや静脈認証等、様々な打刻への対応
タイムカード、ICカード、Web/モバイル打刻が可能
静脈認証システムも導入可能
顔認証打刻が可能
04.組織・前所属の履歴管理などマスタ管理機能
事前に異動先の組織を登録すれば異動日当日の作業軽減
異動登録が遅れる場合には従業員の承認者選択で対応
05.36協定管理機能
労使協定で締結している36協定を年度単位で設定
36協定限度時間を超過した従業員にアラートを表示
06.工数管理機能への対応
プロジェクトなどの工数管理が可能
社員の工数削減のためのレポート作成
勤怠管理システム AKASHI | ソニービズネットワークス株式会社
カンタン操作でラクに使える勤怠管理システム
バックオフィスをサポートするクラウド型勤怠管理システム、【AKASHI】
■主な機能
・テレワーク機能
従業員がマイページ打刻の画面よりテレワーク開始をすることにより、管理者は「テレワーク中」の従業員をリアルタイムで確認することができます。
・36協定設定
労使協定が定める時間外労働の上限（月45時間／年間360時間）を元に各企業で定められた労働時間を設定できます。
・労働時間の適正把握義務
法定を基準とした残業時間などの労働時間を管理者・従業員ともにオンライン上で確認することができます。
・シフト管理
直観的に見やすい管理画面でシフトを簡単に作成でき、足りない日のシフトを募集して必要人数を確認することができます。
・工数管理
業務やプロジェクトの達成までの時間や人件費を計算し、工数を算出できる工数管理機能を搭載しました。
・労働時間管理
ワンクリックで勤怠確認が可能。
・労働条件の設定
従業員によって異なる労働条件を細かく設定することができ、個々の勤怠管理がよりスムーズに行えます。
・承認がスムーズ
残業、休日出勤、休暇など、さまざまな申請承認を全てWEB 上で行えます。
・多彩な打刻方法
パソコン、iPad、スマートフォン、FeliCaカード、ネットワーク対応ICカードリーダー(PitTouch Pro2、PitTouch Biz)による打刻ができ、その日のスケジュールに合わせてデバイスを選び、オフィスでも、出先からでも打刻を行えます。また、スマートフォンのGPS機能を使うことで、位置情報も記録できます。さらには、システムの各種設定、各種申請及び承認、打刻修正などの機能にも対応。従業員、管理者、どちらにとっても使いやすく、柔軟性の高さが魅力です。
勤怠管理システムまとめ
いかがでしたでしょうか。
働き方改革や新型コロナウイルスの影響などもあり、テレワーク（リモートワーク）が普及し、従来のままの従業員の勤怠管理では対応できなくなってきています。このような中で、勤怠管理システムを導入し、従業員の勤怠状況をより効率的に管理する動きが活発になってきています。勤怠管理システムを導入することで、業務効率化だけでなく、法令遵守とともにコスト削減や不正な打刻などの抑止にもつながります。
とはいえ、ただ導入しただけでは上手くいきません。事前に自社の目的を明確にし、社内で共有・浸透させていく必要があります。今回紹介した内容も参考に、勤怠管理システムを活用し、業務効率化につなげていきましょう。