会社で仕事をしていると「はっきりとした名前のついていない仕事」という仕事があります。
高い生産性や目立つような仕事ではなく、「誰かがいつの間にかしていくれている」ような仕事です。
こういった仕事は誰かがしなければならないという必要性はあるものの、したからといって高く評価されるわけではないため、時間だけかかってやりがいのない仕事と思われがちです。
そんな仕事を効率よく処理してくれるのが「Colorkrew Biz」です。
ここではそんなビジネスコンシェルジュシステムである「Colorkrew Biz」の機能や導入メリットについて紹介していきたいと思います。
「Colorkrew Biz」の特徴とは
職場の名前のない仕事、例えば郵便の手配や会議室の予約、スケジュール管理、備品管理などをまとめて効率よく処理できるのが「Colorkrew Biz」です。
人気の秘訣としてはすでに500社、1400チーム以上が利用しているという実績が証明しています。
また、QRコードと専用アプリを使ってすぐに利用できるという即時性や、「ISO27001」「Pマーク」を取得しているというセキュリティ体制も特徴的です。
「Colorkrew Biz」の機能と導入メリットとは
Colorkrew Bizには多くの機能が備わっているのも特徴的です。
ここではそれらの機能について紹介していきます。
座席管理機能
こちらは座席やスペース用のQRコードをスキャンして読み取ることによって、その人がどこにいるのか、オフィスは現在どのような状態になっているのかを可視化できる機能です。
スマホアプリだけでなくユーザーポータルを使うことで座席予約やチェックインもできるようになっています。
座席表をColorkrew Biz専用に作成する必要はありません。
オフィスレイアウトの図面、施工図などを使うことで簡単にweb座席表を作成することができます。
1つのチームあたり50フロアを同時に可視化することができます。
また、平面の1つのフロアだけでなくフロアを跨いで管理することが可能です。
1フロアあたり600席まで対応できるので、規模の大きい職場でも利用することができます。
また、座席検索機能ではフロアが違う場所であっても「ユーザー名」「部署名」から絞り込んでユーザーの現在地を特定することが可能です。
階層が違う場所であってもユーザーの状況をすることができますし、そのままチャットなどを繋げて連絡することが可能となります。
こうした座席把握機能は社内にいるときだけではなく、在宅勤務、外回り中などでも外出用のQRコードを利用することでユーザーが社外にいても状況がわかるようになっています。
ダッシュボード画面を見れば、それぞれのユーザーの在宅勤務や出社予定の状況も一目でわかるようになっています。
また、「リスト機能」を使うことで「スペース状況」の機能も利用できます。
日付やエリアなどで絞り込みをすると「いつ」「どういったスペースが空いているのか」「どんな会議が行われているのか」といったことが一覧化されます。
また、そこからダイレクトに予約することも可能となっています。
さらにこのリスト機能の中には予約情報管理機能もあります。
チーム、部署、ユーザー名などを使って絞り込みを行うと、誰がどの席を予約しているのか、どの席を使用したのかといったことが一覧化されます。
スケジューラー機能
スケジューラー機能は、それぞれの予定の確認やアポの調整などをまとめて行うことができる機能です。
社内のメンバーの予定を調整した上で、社外の人間にアポの候補日時をメールにて送付し、web上で都合の良い日を投票してもらうことでアポ調整を行うことができます。
このアポ調整機能によって何度も日程を決めるやりとりをする必要がありません。
ラベリング機能では、それぞれの予定をラベリングすることが可能となります。
この機能によって従業員に運用のルールについて指摘や指導をする必要がなくなります。
設備予約機能では会議室の予約状況などと従業員の予定調整を合わせて行うことが可能となります。
この機能によって、個人の予定と会議室の空き状況を個別にチェックして調整していくことがなくなります。
これらの機能もパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットで操作することができるようになっているため、移動中や外出先でもスケジュール管理が可能となります。
備品管理機能
備品予約機能では利用したい備品について時間単位、日単位で予約することが可能となります。
30分～16週間まで貸し出しの設定をすることができるようになっています。
この管理画面でその備品について「誰が」「いつ」「何を」使用しているのかが一覧で分かるため、備品の所在地が明確になります。
また、資産管理用のQRコードを使えば従業員に備品資産の棚卸しをさせることも可能となります。
これまでのやり方であれば棚卸し担当者が専用の端末機械を持って備品資産を順にチェックしていく必要がありましたが、こういった雑務も簡略化されます。
さらにこうして登録されている備品は備品管理表として印刷することも可能となっています。
それぞれの備品に掲載するためのQRコードについても一括で印刷することができます。
郵便機能
Colorkrew Bizでは日本郵便株式会社の「WEBレター」と提携しています。
そのため郵便物をEメールのように送付することが可能となっています。
アドレス先には宛先、送信人などを複数登録できますので、一括で郵送したい際にも利用することが可能となっています。
また費用精算機能では郵便物の費用計算を郵便物の発送後に費用を設定する部署を設定するだけで費用申請を行うことが可能です。
そのため部門ごとの郵便物の費用計算をスムーズに管理することができます。
さらにweb画面上で送付状を簡単に作成することもできますし、郵便物の表紙に添付されているQRコードをアプリで読み取ることで郵便物を送った人、受け取った人双方に通知を出すことが可能となっています。
社内決済機能
会社内で利用されるコーヒーやお菓子、弁当などの代金をキャッシュレスで精算できる機能です。
小銭で支払ったり、後日集金してまわるという手間が不要となります。
また、社内で開催されるイベントについては「０円商品」として登録しておけば、イベントの出欠確認機能としても利用できます。
さらに社内で使われる紙類や文房具などの消耗品についても在庫管理が可能となります。
保管されている予備が少なくなってくると通知するという機能もあります。
その他、アメリカドルやユーロなどの外貨の表示にも対応しているので、利用する地域や言語に合わせて外貨管理も可能となります。
その他の機能
管理ツールから設定を行っておくことで、プッシュ通知を送ることも可能です。
時刻や本文などの編集を行うことができるので、決まった時刻にチェックを求める場合、「チェックをしていない人のみ」に通知を送ることも可能です。
連絡なども対象となっている部署にだけ通知することもできますし、祝日などは通知しないという設定もできるので、自由にカスタマイズした通知を送ることが可能となります。
また、管理ツールからは「ユーザーリンク」を出すことも可能です。
機種変更をした際には管理者に連絡せずに再設定できる「ユーザー招待リンク」やメールアドレスの登録不要でアカウント登録できる「ユーザー登録リンク」、アクティベーションを忘れている登録済みのユーザーには「ユーザーアクティベーションリンク」なども発行することが可能です。
これらもうまく利用することで機種変更の際などにもスムーズに利用を続けることができます。
「Colorkrew Biz」を導入する際の流れ
では実際にColorkrew Bizを利用する際の流れについて紹介をしていきます。
利用の流れについて
公式サイトから問い合わせを行うと30日間無料で利用することができるトライアルプランに招待がされます。
ここで「会社名」「利用者名」「メールアドレス」を登録して管理ツールのアカウントを作成すればすぐに利用できるようになります。
問い合わせをしてから招待までは即日～5営業日ほどとなっています。
登録したメールアドレスに連絡がくると、管理ツールにログインをして従業員の登録をしていきます。
そこで座席用のQRコードを発行します。
その後、従業員が「Colorkrew Biz」のアプリのダウンロードをした上で、メールに届く登録用のQRコードをアプリで読み取れば準備は完了となります。
初期費用は無料ですが、運営会社に初回セットアップなどを依頼する際には費用がかかります。
「Colorkrew Biz」まとめ
会社内で目立つ仕事ではないものの、誰かが必ずしないといけない仕事というものがあります。
郵便物の手配や会議室の予約、スケジュール管理、備品管理などがそれにあたりますが、「Colorkrew Biz」を利用することで、それらをまとめて効率的に処理できるようになります。
30日間の無料トライアル期間もありますので、まずは一度お試しください！
もしご興味をお持ちいただけましたら下記より資料のダウンロードが可能ですので、是非御覧ください！