プロジェクトは、一人のプロジェクトマネージャー（PM）や、プロジェクトリーダー（PL）を中心に、複数人のメンバーで勧めていくことが一般的です。そのとき、PMやPLはメンバーがどれだけ仕事をしたか（工数）を管理する必要があります。
現在、PMやPLの立場でお仕事をされている方は、プロジェクトの進捗管理や、メンバーの工数管理に苦労されており、そのためにプロジェクト管理・工数管理ツールの導入を検討しておられるのではないでしょうか。工数管理をエクセルで行っていたけれど、わかりやすく、楽に管理したいと思われることも多いでしょう。
そこで、本記事ではそのようなPM、PLの方々のためにおすすめのプロジェクト管理・工数管理ツール１０選をご紹介しています。
本記事を読むことにより、プロジェクト管理・工数管理ツールのメリットに加えて、プロジェクト管理・工数管理ツール利用に伴う注意点、機能、導入時のポイントについて理解し、自分にあったプロジェクト管理・工数管理ツールを見つけることができます。
タスク管理・プロジェクト管理は”monday.com”にお任せ！ | 株式会社ギャプライズ
SkyDesk Projects（プロジェクト管理） | 富士ゼロックス株式会社
SkyDesk Projectsは、オンラインの プロジェクト管理ツールです。作業の計画と進捗の管理に役立ちます。 プロジェクト内のメンバーの交流を簡単にして、アイディアを議論し、最新の情報に保ちます。良質な成果物を納品するだけでなく、時間通りに完了することを約束します。 計画からタスク管理、ガントチャート作成、文書共有とコラボレーションまで、すぐに実施できます。
■プロジェクトの計画
マイルストーンやタスクリスト、タスクは、複雑なプロジェクトを簡単に管理できる単位に分割します。 サブタスク、繰り返しのタスク、依存関係を定義して、さらに正確に管理します。
■ガントチャート
ガントチャートは、計画と比較して、タスクの進捗の詳細を表示します。リソースを割り当てたグラフからは、誰が空いていて、誰が忙しいのかが分かります。
■プロジェクトの進行管理
フィードは、お気に入りのSNSを読むように、簡単にプロジェクトを常に最新の状態に更新します。タイムラインで簡単に過去の重要な投稿を確認できます。
■工数表で時間とコストを節約
プロジェクトのすべての作業は、簡単に請求できる時間と請求できない時間として記録できます。 工数表で作業を早く終わらせる方法を参照してください。
■レポート作成
SkyDesk Reportsは、詳細な解析ができるビジネスインテリジェントアプリです。SkyDesk Projectsと連携することで、チームの進捗がより深く理解できます。
■共同作業
従業員やクライアント、販社、コンサルタントと近くで、または離れた場所から、共同作業のツールを使って、みんながスムーズに作業を実施できます。 同時に共同作業して、効果的な決断をします。
■ドキュメント管理
テキストファイル、表計算シート、プレゼンテーション、その他ドキュメントをチームに共有して、一緒に作業します。バージョン管理システムが正しく機能します。どこからでもファイルを管理してアクセスします。
■Google 連携
SkyDesk Projectsは、Googleのユーザーに、GoogleドライブやGoogleカレンダーと連携機能を提供します。
■課題管理
課題の登録して、修正からテストまで管理します。ワークフローとビジネスルールを定義します。 GithubとBitbucketのコードの変更を管理します。
■iPhoneアプリ
プッシュ通知経由で、最新の更新を取得します。タスクを作成、編集、クローズします。ボイスメモを記録します。デバイスから、請求可能な時間を算出するタイマーの開始と終了をします。
■Androidアプリ
通知は外出先からも最新の更新を確認できます。どこにいても、ステータスの更新、工数表の記録、課題の登録、ドキュメントのアップロードができます。
■チャット
すべてのプロジェクトで、作成したサブグループで、または個人とチャットができます。これらの会話は、公開か非公開にできます。 チャットはアーカイブして、将来いつでも参照できます。
■フォーラム
他の人から意見が必要なプロジェクトは、フォーラム上でディスカッションできます。これらの投稿に関する通知は、特定のユーザーに送信されます。フォーラムの会話の効果について、 さらに詳しく
■Dropbox連携
Dropboxにファイルを持っている場合、これを簡単にProjectsに取り込んで、チームに共有できます。Dropboxと連携すると、簡単にドキュメントを同期できます。
FlexCRM （フレックスシーアールエム） | ノイアンドコンピューティング株式会社
FlexCRM （フレックスシーアールエム）は、中小企業や部門単位で導入できる”本格的な国産CRMクラウドサービス”です。顧客管理・案件管理などが低コストで利用可能です。導入前にトライアル版（30日間無料）でお試しいただけます。
本格的なCRMをもっと手軽に。これまで大企業しか利用できなかった本格的なCRMが、中小企業、個人事業者、起業家の方まで手軽に利用できるようになります。
☆FlexCRM でできること
FlexCRM は、会計や給与計算、経費清算などのバックオフィス系に対して、顧客対応が中心となるフロントオフィス業務を支援するものです。フロントオフィス業務は、企業によって異なり多岐に渡りますが、FlexCRMは豊富な機能とカスタマイズ可能な柔軟性により、低コストで簡単にフロントオフィス業務をITできます。
＜料金＞
■ライト
（旧 FlexCRM for BtoCサービス）
主に小売業・サービス業等小規模事業者様向けのお得なプラン
初期費用： 無料 !
料金： 月額1,500円／ユーザ
契約期間： 6ヶ月間または1年間（1年間の場合は、10％OFF ）
利用可能なメニュー： 案件管理、プロジェクト管理および関連する分析系メニュー以外のすべてのメニュー
利用ユーザ数の上限： 1名～5名
■スタンダード
（旧 FlexCRM for BtoBサービス）
フル機能搭載。カスタマイズが可能な拡張性の高いプラン
初期費用： 無料 !
料金： 月額3,000円／ユーザ
契約期間： 6ヶ月間または1年間（1年間の場合は、10％OFF ）
利用可能なメニュー： すべてのメニュー
利用ユーザ数の上限： 1名～制限なし
Microsoft Dynamics（ダイナミクス） NAV | 日本マイクロソフト株式会社
Microsoft Dynamics NAV は中小企業向けの ERP ソリューションで、サプライ チェーン、製造やオペレーション業務を便利にしながら財務管理基盤を強化できます
。迅速に導入できて使いやすく、お客様の成長戦略を支える力を備えています。
機能の紹介
Microsoft Dynamics NAV と Office 365 があれば、事業目標達成のために必要な業務の機能を満たし、使いやすく信頼性の高い環境を作ることができます。
財務管理および会計：資金や入出金、資産などを管理します。
サプライ チェーン、製造、オペレーション：製品、在庫、発注や取引先の管理をします。
マーケティング、営業、サービス：キャンペーン、営業案件、取引先担当者やサービス契約を管理します。
プロジェクト管理：見積もりの作成、プロジェクトの追跡、およびリソース状況の管理を行います。
ビジネス インテリジェンスおよびレポート：リアルタイムで把握および分析して、実績を追跡し、洞察に基づいて行動可能になります。
複数通貨への対応：複数通貨への対応と言語機能で、グローバルな事業展開に使用できます。
nanoty（ナノティ） | 株式会社サンロフト
社内SNS日報システム「nanoty（ナノティ）」。2000社以上が体験。
社員同士の情報共有を促進させるだけでなく業務の効率化や改善にも役立ちます。
クラウド対応の社内SNS「nanoty」 。経営者や管理職が管理したい社員の行動を数値化し、集計結果として出力できます。コミュニケーション機能も充実しているため、社員のモチベーションも向上します。
☆Redmineとの連携で細かな開発タスクの工数管理が簡単に
nanotyには、プロジェクト管理ツール「Redmine」に連携する有料のオプション機能があります。このオプション機能を使うことによって、システム開発プロジェクトの管理者は、日次、週次、月次レベルで、Redmine内にて管理されている開発工程と照合しながら業務工数を集計・管理できるようになります。
プロジェクト管理・工数管理ツールのメリット
プロジェクト管理・工数管理は、これまでエクセルで行っていた方々も多いかと思います。それをプロジェクト管理・工数管理ツールは、そのアナログな管理方法を一新します。
では、プロジェクト管理・工数管理ツールにはそれぞれどのようなメリットがあるか見ていきましょう。
管管理工数の削減につながる
プロジェクトを管理するうえで、重要なことは、工数、コスト、スケジュールなど多くの項目を管理する必要があります。エクセルは、あくまでも表計算用のソフトなので、指定の入力箇所を検索して入力を行うため、作業効率を下げてしまう恐れがあります。
プロジェクト管理ツールは、管理項目別にインターフェースを備えているため、項目の抽出が簡単になり、PM、PLの方々の管理工数の削減に貢献できます。
メンバーによる進捗状況の入力が容易になる
PM、PLがプロジェクトを運営していくためには、現在のプロジェクトの状況を把握、プロジェクト参加メンバーへの状況の共有を行う必要があります。これまでのエクセルでの管理では、管理用のエクセルファイルをメールでメンバーに送付や、社内サーバーなどの共有フォルダに置いて、そこで、共有を行う必要がありました。
これでは、複数人が、同時にプロジェクトの状況を、エクセルファイルに入力することができず、リアルタイム性がかけるため、あまり、おすすめできる方法ではありません。その一方、プロジェクト管理ツールでは、複数人で、プロジェクトの進捗状況を入力できるため、リアルタイム性があり、また、PM、PLがメールなどを送る必要もないため、負荷の軽減も期待できます。
プロジェクトの進捗状況などを可視化できる
プロジェクト管理に必要なことは、問題が発生した際に、プロジェクト全体にどのような影響が出るかを見つけること、また、その問題を早く対処することです。プロジェクト管理ツールでは、工数の予想値と実績値を入力するだけで、プロジェクトの進捗をガントチャートによって可視化してくれます。
これにより、プロジェクトに問題が発生して、それを人に報告しなければならない場合でも、PM、PLの手を煩わせることなく、説明資料として役に立ってくれます。
エクセルでも、グラフツールなどを使用することによって、ガントチャートなどの可視化を行うことは可能ですが、フォーマットが崩れるとグラフが崩れるなどの問題があり、やはり、PM、PLの手を煩わせる結果になることが多いです。
提出資料のフォーマットを統一できる
プロジェクトを管理していく上で、定期的にクライアントへレポートを提出しなければならないこともあるでしょう。そこで注意しなければならないことが、提出資料のフォーマットです。
プロジェクトによって、提出資料のフォーマットが変わってしまうと、クライアントも以前のプロジェクトとの比較ができず、どのようにレポートを見ていいかわかりません。
また、資料作成を行う側からしても、フォーマットが決まっていなければ、見やすい資料作りに時間をかけなければならなかったり、前回のプロジェクトとの比較資料用を作成したりと、多くの工数を使ってしまいます。
エクセルで管理するとなると、印刷レイアウトなど、考えなければならないことが多くなります。プロジェクト管理ツールを導入すれば、提出資料のフォーマットを統一することができ、上記のような問題は起こりにくいでしょう。
プロジェクト管理・工数管理ツール導入の注意点
プロジェクト管理ツールを選ぶ際に重要な点は、以下の点になります。
・どうしてそのツールを導入したいのか
・そのツールのGUIは扱いやすいか
・サポートなどアフターサービスは充実しているか
・使用したい言語は対応しているか
これらの４つのポイントについて、詳しくご説明いたします。
どうしてそのツールを導入したいのか
プロジェクト管理ツール・工数管理ツール一口に言っても、工数管理に特化したものや、プログラミングのソースコードと紐付けを行うもの、プロジェクト管理を一元的に行えるツールなどその種類は様々です。これらの特徴をきちんと把握した上で、PM、PLの方々は、導入を検討しなければなりません。
また、業務や、その使い道を把握していなければ、ツールは導入したものの、そのツールに遊ばれてしまうという結果になることもあるでしょう。そこで重要と合ってくることは、「どうしてそのツールを導入したいのか」という導入の目的を明確にすることです。
目的が明確になったため、ツールを導入するとなっても、ツールの種類が多くて、どれを選べばよいかわからないと迷われる方も少なくはないでしょう。その場合、現在抱えている問題をそのツールで解決できるかという観点を持つと、ツールの選定が行いやすくなります。
そのツールのGUIは扱いやすいか
選定したツールがいかに多機能で便利な機能を備えていても、そのツールをメンバー全員が使いこなせなければ、結局、PMやPLの管理工数が増えていくため、ツール導入の意味が薄くなってしまいます。
これらのツールは、一度導入すれば、継続的に使用していくものなので、プロジェクトに関わる全メンバーが気軽に触れるような、GUIを持つ操作性の高いツールを導入するようにしましょう。この手のツールは、導入前に無料で使用できる期間があるため、そのときに、操作性の高いGUIであるかどうかを見極め、メンバーが扱えるかどうかを判断してみてもよいでしょう。
メンバーが気軽に扱えるツールであれば、導入したあとの学習コストを抑えることができます。メンバー全員が使えるようになるまでの期間が短ければ、ツール導入の効果をすぐに感じることもできることでしょう。
このようにそのツールのGUIの使いやすさは、継続的な使用、学習コストなどの判断材料になります。導入をご検討の方は、ぜひ無料体験を行ってみることをおすすめします。
サポートなどアフターサービスは充実しているか
ツールの選定の際には、サポートや、アフターサービスの充実を考慮することも頭に入れていてください。慎重に検討して、ツールを導入したとしても、あとから問題が発生した場合の問い合わせ先がなければ、不安にもなりますし、効果を実感できないこともあります。
そのようなときにアフターサービスがあれば、そのツールの効果を最大限に引き出してくれるようなレクチャーをしてくれる場合があります。そのようなサポートがあるツールやプランを選ぶほうが導入のリスクを抑えることができるため、導入する側としては、メリットになることでしょう。
機能面や、操作性も大切ですが、後々のことを考えてツールの導入を行ってください。
使用したい言語は対応しているか
プロジェクト管理ツール・工数管理ツールは英語を始め、様々な言語によって使用される場合も多いので、ツールの説明がすべて英語という場合もあり、日本語に対応していないツールも存在します。英語が苦手なメンバーなどは、日本語対応したツールしか使うことができず、結果的にツールを導入しても継続的に使われなくなることもあるかもしれません。
日本人だけのメンバーで構成されたプロジェクトの場合、使用言語は、日本語を選ぶことが無難になります。どれだけ良いツールでも、使われなければ、意味がないので、その点は注意しましょう。
プロジェクト管理・工数管理ツールの主な機能
プロジェクト管理ツールには以下のような機能があります。
進捗管理
メンバーに現在の進捗状況をツールに入力してもらうだけで、ツールの方で勝手に進捗管理を行ってくれます。これにより、メンバーやリーダーの方が特に考えなくとも、進捗の状況をツールのほうが自動的にまとめてくれます。
タスク管理
プロジェクト参加メンバーのタスクを管理してくれます。リーダーがメンバーに振り分けたタスクをツールに登録することによって、メンバーの誰がどのようなタスクを抱えているかひと目で分かるようになります。これにより、メンバーの一人に負荷がかかりすぎているなどの判断を行うことができ、理想的なタスクの振り分けが可能になることでしょう。
ファイル共有
ファイル共有用のストレージを持つツールも存在します。メンバー間で共有が必要なファイルをツールに置いておけば、それで共有したことになりますので、ファイル共有は簡単になります。また、ファイルを共有したことをメンバーに知らせる仕組み等もありますので、そちらの方も使ってみてはいかがでしょうか？
チャット機能
チャット機能などがあるツールも存在します。このチャット機能を使って気軽にどのような状況か、リーダーはメンバーに問い合わせることもできます。また、コミュニケーションの円滑化に繋がり、プロジェクトが進めやすくなるという効果も期待できます。
データの自動入力
これまで、データ入力を人力で行っていたものを自動化することができ、メンバーが何度も何度も同じデータを入力しなくとも、自動的に情報の入力、整理などを行ってくれ、工数削減に繋がります。
コストの管理
ツールによっては、コストの管理が可能なものもあります。そのプロジェクトの中で、どの部分に多くのコストを割いたかなどをまとめてくれたりするため、リーダーとしては、どの部分に力を入れるべきか教えてくれるツールになります。
ソース管理
プログラミングのソースコードを一言して管理してくれるツールも存在します。このツールの機能を使用すると、前回登録分のソースファイルと現在のソースファイルの比較ができるようになるため、ソースコードレビューなどが行いやすいです。
チケット管理
プロジェクトで問題が発生した場合、それにチケットを割り当てて、管理することができるツールがあります。これにより、プロジェクトのどのタスクで問題が発生しているかわかりやすくなります。また、チケットを集める事によって、過去の不具合事例などのノウハウ集を作ることもできます。
プロジェクト管理・工数管理ツール導入時のポイントをケース別に紹介
ツールの比較に入る前に、考慮すべき点を紹介します。
クラウド型か？インストール型か？
プロジェクト管理ツール・工数管理ツールには、大きく分けてクラウド型か、インストール型があり、それぞれに特徴があるので、自分にあったものを選ぶと良いでしょう。ネットワークなどが発達している現在では、クラウド型を導入することが無難でしょう。
進捗状況の「見える化」がされているか
進捗状況がメンバー全員に見える化されているツールを選ぶと、メンバーのプロジェクト参加意識も上がってくるでしょう。そのため、見えるかツールがあるとほうが良いです。
プロジェクト管理・工数管理ツールのまとめ
プロジェクト管理・工数管理ツールについて理解は深められたでしょうか。
プロジェクトの規模は年々大きくなっています。その大きく複雑なプロジェクトをまとめるためのツールとして、プロジェクト管理・工数管理ツール管理ツールの導入をおすすめします。
また、PMやPLの立場でお仕事をされている方は、プロジェクトの進捗管理や、メンバーの工数管理に苦労することも多いと思いますので、本記事でご紹介しているツールの導入を検討してみてください。