企業では部署単位、プロジェクトチーム単位で業務をするということが多くあります。
ただ、こうして業務を行っていく際にチームのタスク、個人のタスクなどが不鮮明であったり、情報の共有化ができていないと効率よく業務を進めていくことができません。
そこで注目を集めているのが株式会社ギャプライズの「monday.com」です。
ここではmonday.comの特徴や機能、導入メリットなどについて紹介していきたいと思います。
「monday.com」とは
monday.comは、クラウド型のプロジェクト管理ツールとなっています。
上手く活用することで業務効率改善化が期待できます。
まずはmonday.comがどういったものなのかについて紹介していきます。
「monday.com」の概要とは
monday.comは基本的なプロジェクトから大がかりなプロジェクトまで幅広く対応しているプロジェクト管理ツールとなっています。
プロジェクトチームのメンバーが1つのプラットフォームを利用することができるため、そこでコミュニケーションの交流を図ったり、情報共有を行うことが可能となっています。
また、そこではチーム全体のタスクやメンバーのスケジュールなどの管理機能やチャット機能なども用意されており、カスタムをすることができることでさまざまな業種に対応しているという特徴もあります。
さらに既存のシステムと連携することが可能となっており、さらに作業効率を向上させることが可能となっています。
システム自体はシンプルに操作できるようになっており、専門の知識がなくても利用することができます。
「monday.com」の主な機能とは
・親課題・子課題の設定
・担当者の設定
・タスクの期日設定
・ガントチャート機能
・バーンダウンチャート機能
・かんばん方式
・カレンダービュー機能
・ワークフロー機能
・ファイル共有機能
・タスクへのコメント機能
といった機能が搭載されています。
チームのメンバーに対してそれぞれにタスクを設定することや、そのタスクの期日を設定することが可能となっていることで「だれが」「いつまでに」行うべき作業なのかが明確になります。
その他、コメント機能やチャット機能などでスムーズに業務を行うことができるようになっています。
「monday.com」の特徴とは
「monday.com」は備わっている機能によって他のサービスと比べてわかりやすい特徴があります。
ここではそうした特徴を順に紹介していきます。
プロジェクトの進捗状況の可視化ができる
システム内ではプロジェクトの進捗状況や担当している人の作業状況を色分けやアイコンを使って一覧表示することが可能となっています。
そのため、ぱっと見て状況を把握することができるようになっています。
それぞれのタスクに設定されている担当者はわかりやすくアイコンで表示されていますので、誰が担当しているのかが一目でわかるようになっており、進捗状況を選択すると色分けして一覧で表示することが可能となっています。
それぞれの担当者のスケジュールについても時系列と比較しながら一覧表示することができるので、だれがいつどれだけの作業をおこなっているのかということもリアルタイムで確認できるようになっています。
高いカスタマイズ性がある
monday.comにはタスクを作成する際やタスクを管理していく業務を支援する機能が備わっています。
タスクを作成する際には作業内容だけでなく、案件別のグループ設定にも対応できるようになっています。
タスク管理に関しては「5段階評価」「チェックボックス」「レビュー機能」などが備わっていることで管理しやすくなっています。
また、地名を入力するとGoogle Mapと連携していることですぐに表示されるという点も便利な機能となっています。
コミュニケーションツールとしても優秀である
社内で部署やチーム内の人とはシステム内でチャットなどを通じてコミュニケーションをはかることができるようになっています。
また、社外の人間についても「ゲスト」として招待することでプロジェクトの進捗状況が把握できるようになります。
この機能によって、プロジェクトやタスクの進捗状況を電話やメールで連絡する必要がなくなるというメリットもあります。
さらにタスクごとにチャットスペースが用意されているので、タスクの内容修正や情報の共有を行うのも容易となります。
機能性とデザイン性が高い
monday.com には多くのテンプレートが用意されているので、すぐにチーム単位でのワークスペースを確保することが可能となっています。
「デザインなどクリエイティブを管理するため」
「採用とオンボーディングを管理するため」
など目的に合わせたテンプレートを使用することができます。
また、それぞれの画面はカラフルで見栄えのするデザインとなっているため飽きが来ないつくりとなっているのも特徴的です。
「monday.com」の導入方法と利用法
では実際にmonday.com の導入方法と利用法について紹介していきます。
順番に行っていけばそれほど難しいものではありません。
導入からプロフィールの設定まで
monday.com はいくつかのプランが用意されていますので自社に合ったプランを選びましょう。
どれが適しているかわからない場合は後で変更することもできますし、問い合わせして決めることも可能です。
アカウントを作成してもその場から支払いが発生するわけではありません。
アカウント作成後は自動的に14日間の無料トライアル期間となります。
アカウントは連絡先のメールアドレスや名前などの必要事項を入力していけば簡単に作成できます。
用途に関して選ぶ部分があるのですが、ここで選んだ回答でおすすめのテンプレートが紹介されることとなります。
アカウントが作成できるとホーム画面に移動することができるようになります。
ここにはメインメニューなど必要な機能が集中していますのでここを中心に作業をしていくこととなります。
色々な機能を順番に試していくことができるのですが、まずはプロフィールを設定するのが良いでしょう。
ユーザーのアイコンや概要などを設定していきましょう。
管理者メニューの操作
管理者メニューからは「ユーザーの管理」「セキュリティ設定」「請求」などについて管理することが可能となっています。
細かいところでは「webアドレスの設定」「メニューのロゴやヘッダーの設定」ということも可能です。
メンバーの招待はここからも行うことが可能です。
ユーザーの種類については「メンバー」「閲覧者」から選ぶことができます。
必要に合わせて選ぶと良いでしょう。
また、招待した後にそのメンバーを「管理者」に設定することも可能です。
そしてチームを設定していくこととなります。
ユーザー管理から行う招待はシステム全体に対しての招待となります。
チームへの招待はシステム内に作られた「チーム」「グループ」に対しての招待ということとなります。
実際にはこのチームがプロジェクトグループということとなるでしょう。
こうして実際に稼働していくプロジェクトチームを設定することが可能となります。
「monday.com」まとめ
企業で実際にプロジェクトを進めていくにはチーム単位で動くことが多くなっています。
monday.com を導入することで、プロジェクトチーム内のタスクの管理、スケジュール管理、コミュニケーション交流などがスムーズに行うことができるようになります。
また、自社の必要に応じてカスタマイズしていくこともできるようになっています。
2週間の無料トライアル期間もありますので、ぜひ一度お試しください！
なお、詳細が気になる方は下記より資料のダウンロードも可能でございますので是非御覧ください！