チャットボットとは
チャットボットとは「チャット」と「ロボット」を組み合わせてできた言葉です。
その名前の通り、ロボットとチャットすることでさまざまな問題を解決していくことができるアプリケーションだと言えます。 近年では顧客からの問い合わせや社内でのFAQに活用することで、業務効率改善化や売上向上に利用されています。
「OfficeBot」はこのチャットボットの1つです。
「OfficeBot」とは
チャットボットは導入することで業務効率向上などが期待できるツールではありますが、自社に合ったシステムを開発するのに多くの時間とコストがかかるという傾向があります。
そのためなかなか導入できないということもあるのですが、「OfficeBot」は最短1ヶ月ほどで企業内で利用できるようになるバックオフィス型のAIチャットボットシステムとして人気となっています。
「OfficeBot」の主な機能とは
色々な機能を備えているOfficeBotですが、それらの中でも主な機能として、
・AIによってカスタマーサポート
・バックオフィス・セールス・リレーションなどが自動化
・日本語だけではなく、簡体中国語、繁体中国語、英語、韓国語など多言語に対応可能
・AIチャットボットが質問を自動で拡張予測し、顧客の自己解決力の改善が可能
といった機能を備えています。 これらの機能によって、生産性の向上、業務効率の向上、売上向上などではなく、社内DXにも役立つものとして利用されています。
チャットボットが必要とされるようになった業界の課題とは
近年、IT化の波はますます強くなっており、多くの企業が自社のサイトを運営している状況となっています。
そこでは、自社製品の案内や販売、自社の製品の取り扱い方の紹介など多くの情報が掲載されています。 サイトを訪問した人はそこから商品を購入したり、不明な点は問い合わせできるようになったため、以前のように店舗まで行って購入したり、電話をかけて問い合わせるという必要がなくなってきています。 しかし、これは新たな課題や問題点も生み出してきました。
顧客からの問い合わせ件数の増加
商品の種類が増加し、購入の仕方も多様化したことによって顧客からの企業への問い合わせが増加したのです。 ただ、ここで以前と違うのが、昔は店舗が営業している時間に商品を購入するというシステムだったため、担当者に質問するということも問題なくできました。
しかし、インターネットから商品を購入することができるようになると店舗や企業が営業時間ではない深夜などでも商品を購入できるようになったのです。
ただ、こういった時間は企業は営業時間外のため、問い合わせをしても担当者がリアルタイムで対応することはできません。 こうして顧客は商品を購入したいが問い合わせができないので購入できないということが発生してきたのです。
こうした状況の場合、24時間リアルタイムで対応してくれるチャットボットは大活躍するということになります。
支社や社内からの問い合わせ件数の増加
商品のラインナップが増加し、販売の仕方も多様化したことによって社内での問い合わせ件数も増加することとなりました。
営業部門から開発部門に問い合わせをしたりといった部門間の問い合わせが増加しただけでなく、支社や支店が多い場合はそうした場所から本社に問い合わせをするということも増加したのです。
取引先などから質問を受けた営業担当が社内の担当に改めて問い合わせるということがあったのですが、こちらもチャットボットを利用することで自己解決できるようになったことが多く、取引先への回答も素早くできるようになるというメリットがあります。
こうした業界内の課題や問題点を解消するためにチャットボットは大いに活躍しているという現状があり、特にバックオフィスの業務効率の向上をするためにOfficeBotが利用されているという現状があります。
「OfficeBot」の特徴、優れている点とは
「OfficeBot」には多くの機能があり、他のチャットボットサービスと比べた場合に優れている特徴がいくつかあります。 ここではそういった特徴を中心に紹介していきます。
幅広い業務で自動化していくことができる
OfficeBotは「カスタマーサポート」「バックオフィス」「セールス」「リレーション」「プレゼンス」といったさまざまな業務において自動化をすることができるので、多くの業務で作業スピードを速めるだけでなく、生産性を向上させ、顧客満足度を高めることも期待できるようになっています。
これらの中でも特に「バックオフィス」については、こうしたAIチャットボットの中でも先駆者として知られており、多くの導入実績があることも評価されています。
顧客の自己解決力を向上させることができる
OfficeBotのAIチャットボットは導入した企業がFAQを登録するとすぐに利用できるようになります。
また、FAQを登録することで、AIが質問パターンを自動で拡張予測していくという機能があります。 この機能によって自動拡張していくため、運用する担当者が検索キーワードなどを設定して質問を拡張していく必要がありません。
こうして多くの質問に顧客がアクセスして自己解決をしていくことができるようになるため、全体として問い合わせ件数が減るという効果があります。
他の言語にも対応している
OfficeBotは日本語のみの対応ではなく、簡体中国語、繁体中国語、英語、韓国語にも対応しています。 さらに特徴的なのは、日本語でFAQの登録をすればそれが自動的に外国語に対応してくれるという機能があることです。
この機能によって、自社の取引先に海外の企業がある、自社が海外に拠点を持っている、外国人の顧客が多いという場合でも、それらの国の言語で一つ一つ入力する必要はなく、いつも通りに日本語でFAQを作成すれば自動対応できるようになるというメリットがあるのです。
高い対応率と万が一の際の有人対応
顧客の質問に相当するFAQが登録されている場合、OfficeBotは95%以上の確率で回答に到達できるという対応力があります。
そのため、運用している側がチューニングしていく必要性がほぼありません。
また、それだけの対応力を誇っていますが、チャットボットが対応できなかった場合にはオペレーターによる有人対応に切り替えることも可能となっています。
さらにOfficeBotはSlack、LINE、Microsoft Teams、WowTalkといったチャットシステムと連携することが可能ですので、普段はこうしたチャットシステムを利用しているという人も使いやすいものとなっています。
OfficeBotまとめ
ネオス株式会社の「OfficeBot」はバックオフィス特化型チャットボットとして高い評価を得ているサービスです。 AIチャットボットの学習作業や細かい入力作業を省くことができるだけでなく、多言語に自動対応しているというのも大きなメリットです。
低コストで使いやすいチャットボットを利用したいという企業にぜひおすすめのサービスだと言えますので、興味のある方は是非下記ボタンより資料をダウンロードしてみてください。