「Cincom ECM」とは？
「Cincom ECM」とは、シンコム・システムズ・ジャパン株式会社が提供している、企業向けのコンテンツ管理システムです。自社内のあらゆる電子ファイルを管理する目的で設計・開発されました。
「ECM（エンタープライズ・コンテンツ・管理）」とは、「企業にある各種コンテンツの共有化する枠組み」「部門を超えた情報共有と運用・管理を実現する統合的な情報資産管理の仕組み」「業務で利用する構造化・非構造化データのライフサイクルを管理する仕組み」であると言えます。近年、多くの企業の間でこの「ECM」が重要視されてきています。
今回は、「ECM」の重要性や「Cincom ECM」の特徴・ポイントについてご紹介していきます。
「ECM」の重要性が高まってきている理由
・デジタルコンテンツの増加
現代社会で、日々情報量は増えてきています。企業では、モバイル化の普及やペーパーレス化による電子化などによって、Web系のコンテンツなどの情報が爆発的に増加しています。
実際に、現代の企業は、電子文書・広告資料で利用する画像・動画・音声データなど様々な種類のできたるデータを取り扱わなければならなくなりました。その時、企業はそれらのデータをしっかりと安全に管理し、そしてそのデータを有効活用することで、他社との差をつけることができます。
そこで「ECM」は、効率的に、かつ迅速に多くのデータ・コンテンツをしっかりと管理できるため近年多くの企業から注目を集めています。
・労働人口の減少
少子高齢化による、労働人口の減少は、現代社会で重要な問題の一つと言えるでしょう。少ない労働人口のなかでどれだけ高いパフォーマンスの仕事・働きができるかが企業にとっても重要な課題です。
そのために、電子コンテンツの管理などの事務的な労務をより効率化し、人という労働力を、人にしかできない仕事（企画など）に割り当てることが重要です。
「ECM」は多くの種類と数のコンテンツを一括で安全に管理するため、コンテンツ管理における人の手が必要ではなくなります。その分ほかのより重要な業務に時間と労力を割くことができます。
このように、近年非常に注目をあびている、「ECM」ですが、そんな数ある「ECM」サービスの中から「Cincom ECM」を導入することによって得られるメリットについて以下から解説していきます。
「Cincom ECM」導入のメリット
１，高度な標準機能で効率的な文書管理ができる
「Cincom ECM」の一般的な業務適用範囲は以下の項目になります。
- 文書管理
- 契約書管理
- 図面管理
- 商品カタログ管理
「Cincom ECM」に保管されている各種ファイルは、必ずいずれかのカテゴリー、プロパティに分類整理して保管されます。あらゆる文書をフォルダ管理するだけでなく、タグで管理が可能です。また、検索機能も全文検索だけでなく、タグ検索、フィールド指定検索も提供しているためファイル検索も効率的です。全文検索の場合は、検索されたワードは一覧で強調表示されるため、確認効率も良いです。また、オプションで、検索文書のテキストを比較し差異を表示する機能も可能です。
２，柔軟な拡張性で自社だけのコンテンツ管理ができる
「Cincom ECM」は、多様な利用シーン（各種業務）に対応するため、GUIはカスタマイズが可能です。たとえば、図面用、仕様書用、営業文書用などに分けて利用するメタデータの組み合わせを設定でき、各業務ごとに必要な情報を入力させたり、検索しやすくすることが可能です。
また各種言語開発環境での画面開発や連携システム開発を可能としています。
３，シンプルなワークフロー設定でコンテンツ管理がより簡単に
業務要件に合わせたワークフローを複雑なコーディングを行うことなくグラフィカルに設定可能です。ワークフローの途中終了や権限の移譲など、ワークフローを動的に設定することも可能です。加えて、各ワークフローのステップごとに、通知メールを送付するという機能も用意されています。
外部ユーザをワークフローに参加させる場合、産所されたくない属性（プロパティ項目）を非表示にして、セキュリティを確保することができます。
「Cincom ECM」まとめ
いかがでしたでしょうか？
「Cincom ECM」の特徴やポイントについてご紹介してきました。
「Cincom ECM」には、上記の内容だけでなく、セキュリティの仕組みやコンテンツアーカイブ機能など様々なよりよい機能が備わっているので、「より詳しく知りたい」「コンテンツ管理をもっと簡単に行いたい」そんな思いがある方はぜひ「Cincom ECM」の資料をダウンロードしてみてくださいね！