「ナレッジリング」は企業や部署、チーム、プロジェクトなどそれぞれに蓄積されたナレッジ（情報資産）を一元管理し、活用することができるFAQシステムサービスです。
社内でも情報の共有化ができていない、顧客からの問い合わせにすぐに答えることができないといった問題を解決するのに利用されています。
そこでここでは「ナレッジリング」の特徴や機能、導入メリットなどについて紹介していきたいと思います。
「ナレッジリング」の特徴とは
企業では「情報資産」の共有化や有効活用が非常に重要視されています。
情報資産が共有化されることで顧客からの問い合わせにすぐに答えることができたり、社内からの担当者への問い合わせ件数を減らしたりすることが可能となります。
それらの解決することができるのが「ナレッジリング」なのです。
ここではそんなナレッジリングの特徴から紹介していきます。
検索機能が高い
情報資産は貯めこまれているだけでは効率的に利用できません。
それらの情報を適切に検索することで有効に利用できるのです。
ナレッジリングでは「全体への検索」「カテゴリを絞り込んだ検索」に対応していることで精度の高い検索が可能となっています。
また、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどそれぞれの様式に含まれるテキストも検索の対象となりますので、必要な情報を的確に検索することができるのです。
こういったシステムに慣れていない人でも一般的な検索エンジンと同じように利用することができるので誰でも使いやすいものとなっています。
コストパフォーマンスが高い
月額使用料などは同じようなシステムの中でも比較的安価となっているのも特徴です。
低コストでありながらも情報共有機能などの機能が充実しており、コストパフォーマンスが高いシステムとなっています。
どれくらいの規模で利用したいのか、どれくらいの容量を希望するのかによって複数のプランの中から選ぶことができるので自社に合ったプランを選んでいくことが可能となります。
SLA（サービス品質保証制度）が保証されている
運営側のサーバーの故障などによって稼働率が一定の基準を下回った場合には利用料金の一部を返金するという「SLA（サービス品質保証制度）」が採用されています。
稼働率が基準値よりも下だった場合は翌月の利用料金から自動的に減額されるようになっているので、利用者が申請手続きをする必要もありません。
この保証によってさらに安心して利用できるようになっているのです。
「ナレッジリング」の主な機能とは
ナレッジリングはさまざまな機能が用意されており、それらの機能によって多くの導入メリットにつながっています。
ここではナレッジリングの機能の中でも主なものを紹介していきます。
記事の編集、閲覧機能
こちらはナレッジリングの基本的な機能となります。
ナレッジリングでは登録される情報資産を「記事」と読んでいますが、ここには「テキスト」「画像」「ファイル」などさまざまなものが添付できるようになっています。
これらの記事の編集フォーマットは操作性、自在性に優れており、利用しやすい記事を作成することができるようになっています。
コミュニケーション機能
ナレッジリングを利用している人同士が情報について質問をしたり回答したりすることができる機能です。
何か尋ねたいことがある場合はここから解決していくことができます。
さらにメールとの連携機能もあるので、そちらも合わせて利用することでさらにコミュニケーションをとりやすくなります。
ユーザー通知機能
ドキュメントを更新した時や、重要度の高い情報を利用者に通知することができる機能です。
記事ごとに「既読」「未読」を表示することができるため、誰が閲覧したのかがわかりやすくなっています。
管理者や担当者が個人ごとの既読状況などを管理するためにも利用できる機能となっています。
キーワード分析機能
管理者、担当者は「キーワード分析」を行うことで、ユーザーがどういったキーワードで検索をしているのかということを調べることができます。
この機能によってよく利用されているキーワードがわかるようになっているのです。
また、検索記事の一致件数も把握することができます。
検索が一致した、一致しなかったというキーワードも確認できるのでどういった情報が必要とされているのかがわかりやすくなります。
「ナレッジリング」の導入メリットとは
ナレッジリングに備わっている機能によって多くの導入メリットが考えられます。
ここではそれらの導入メリットについて紹介していきます。
目的としている情報を探すことができる
もっとも大きなメリットとして考えられるのが「必要な情報を探すことができる」というものです。
解決したい問題について情報を探すことができます。
キーワード検索や絞り込み機能を使うことで多くの情報の中から必要な情報を選び出すことが可能となります。
情報資産の管理がしやすくなる
ナレッジリングを導入することで、情報を探す人だけでなく管理する側にもメリットがあります。
必要とされている情報がすぐに検索されることから効率的に情報管理をすることができるのです。
また、キーワード分析機能を利用することで、どういったキーワードによって検索されているのか、どういった情報がよく閲覧されているのかということも合わせて管理することができるようになります。
コストの削減、担当者の負担軽減が可能となる
ナレッジリングを利用することで適切に情報資産の管理ができるようになります。
これによって社内の管理者や担当者に対する問い合わせや質問を減らすことにつながります。
担当者の負担を軽減することができれば、人的コストの軽減にもつながります。
情報の登録によって社内研修や新人教育も行うことができる
ナレッジリングにはテキスト、画像、動画などさまざまな形式で情報を登録することができます。
それらをうまく活用することで、複雑なマニュアルなどを読む必要がなくなるという場合があります。
この情報資産を使うことで、社内研修や新人教育として利用することが可能となります。
これも研修担当者などの負担を減らすことにつながるでしょう。
「ナレッジリング」の導入の流れとは
では実際にナレッジリングを導入していく際の流れについて紹介していきます。
まずは無料体験
公式サイトから無料体験を申し込むことができます。
ナレッジリングのさまざまな機能を30日間利用することができるフリープランとなります。
見積を行う
フリープランを利用して、本格的な導入を考える場合は営業担当者に連絡をして見積相談をしていくこととなります。
この時に、想定している利用人数、必要となる容量、利用期間などについて相談をした上で見積書が発行されます。
申し込みを行う
見積書の内容を確認して了承した場合は申込書が発行されることとなります。
こちらの申込書に必要事項を記入した上で営業担当者に送付すれば申し込みとなります。
見積書の内容に修正を加えたい場合は遠慮なく担当者に相談をしましょう。
環境設定から利用開始
申込書を送付して3営業以内に環境設定が行われます。
環境設定が完了すると登録したメールアドレスに利用環境情報が送られてきますので、その内容にしたがって利用開始となります。
「ナレッジリング」まとめ
情報資産の共有や管理は企業にとって重要なポイントとなります。
ナレッジリングをうまく利用することでコストの削減や業務効率の向上が期待できます。
是非ご興味をお持ちの方は下記より資料のダウンロードが可能ですので是非御覧ください。