資料をすべて紙で保存していると紛失の恐れがある、保管場所のスペースが必要になる、必要な時に必要な資料が見つかりにくいといったデメリットがあります。
そこで近年増えてきているのが「電子帳票システム」です。
ただ、電子帳票がどういったものなのか、導入することでどういったメリットがあるのかについてはわかりにくい部分もあります。
ここでは電子帳票システムとはどういったものなのか、導入メリット、選定時のポイントなどについて紹介していきたいと思います。
また、いくつか資料もご紹介しておりますので、興味がございましたら是非ダウンロードしてみてください。
電子帳票システムとは
ではまず電子帳票システムについて簡単に紹介していきます。
企業が業務を行っていると契約書、納品書、請求書、受取書などの書類が発生してきます。
そういった文書をデジタルデータとして電子化したものが電子帳票です。
それらの電子帳票を適切に管理していくシステムが電子帳票システムであり、近年注目されているものとなっています。
その理由としては2018年に閣議決定された「世界最先端デジタル国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」が関係しています。
この基本方針によって日本でもペーパーレス化が進むこととなり、帳票をデジタル化して保存する、利用するということが企業にも求められることとなってきました。
これは環境保護にもつながりますし、テレワークなどにも対応するものとしてさらに利用が進められているのです。
請求書を自動データ化、手入力ゼロ「バクラク請求書」 | LayerX
TVCMも放映中！請求書の手入力をゼロにするシステム。バクラク請求書は請求書処理業務を手入力なしで実現。請求書の受け取りから仕訳・支払までのプロセスを圧倒的に効率化します。
2022年1月1日以降の新電子帳簿保存法にも対応します。
請求書オンライン受領・処理サービス「TOKIUMインボイス」 | 株式会社TOKIUM
紙やメール、PDFなどあらゆる形で届く請求書を代行受領し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。受領した請求書原本は専門倉庫で代行保管します。「請求書受取のための出社」をなくし、リモートワークにも対応可能となるほか、仕訳作業や承認作業、会計ソフトへのデータ連携もシステム上で完結し、支払業務全体の処理効率を劇的に改善することのできるオンラインサービスです。姉妹製品である経費精算システム「TOKIUM経費精算」を含めた導入社数は900社に上り、数名～数万名まで、規模・業種を問わず幅広くご利用いただいています。
＜基本機能＞
・請求書の代行受領・電子化・データ入力
・オペレーター入力による圧倒的なデータ化精度 ※独自技術
・仕訳設定・承認ワークフロー
・会計ソフトへの柔軟なデータ連携
・10年間の原本代理保管
・改正電子帳簿保存法に準拠した証憑保管
・取引先様への請求書送付先変更の代行連絡 ※追加費用あり
契約業務における手間とリスクを削減｜契約書管理クラウドサービス ConPass | 株式会社日本パープル
契約書管理クラウドサービス「コンパス（ConPass）」は、管理項目の自動抽出やタスク管理機能により契約業務で発生するあらゆる手間を削減し、リスク管理を強化するサービスです。契約書の作成から電子契約、締結後の管理に至るまで契約業務に必要な機能をパッケージでご提供いたします。
■「コンパス（ConPass）」で実現できること
★ひとり法務の手間を減らし、契約業務の効率化を実現！
AIによる管理項目の自動抽出により、管理台帳作成作業を自動化しタイムリーに台帳作成を行うことでき、契約業務の効率化を実現できます。
★締結中、締結済み契約書におけるリスク管理の強化
契約書の更新期限の通知により契約更新漏れを無くすことができます。また独自のタスク機能により契約業務のステータス管理ができ、契約業務の抜け漏れを防止できます。
★紙と電子の一元管理の実現
電子契約書だけでなく、紙の契約書も含めた全ての契約書をクラウド上で管理することができます。ご要望に応じて、紙契約書をデータ化し、原本をセキュリティ保管庫に預けることもできます。
■「コンパス（ConPass）」の主な機能
★電子契約機能(Adobe Acrobat Sign)
Adobe Actobat SignのAPI連携により電子契約機能を利用できます。
Adobe Actobat Signは、別途の月額料金なしで1締結単位でご購入頂くことが可能です。電子契約で締結をした契約書データは、自動でConPassに保存され、管理をすることができます。
★原本のセキュリティ保管紙契約書のデータ化依頼
契約書の原本は、専用のセキュリティ保管庫にお預け入れを頂きます。また過去に締結した紙契約書や新規で発生する紙契約書の電子化依頼もシステム上からご依頼ができます。
★AIによる契約書管理項目の自動抽出
AIによる管理項目の自動抽出機能により、締結した契約書はアップロードするだけで、管理台帳をタイムリーに作成することができます。契約書名や相手先、契約日など全10項目の抽出が可能です。また自動抽出の項目以外でもお客様の管理方法に合わせ、自由項目の設定をすることも可能です。
ジョブカン経費精算 サービス資料 | 株式会社Donuts
ジョブカン経費精算は、経費精算の申請・承認・管理などの経理業務をクラウド化します
【ジョブカン経費精算でできること】
■Point 1 交通費精算
▽乗換案内連携
ジョルダンの乗換案内と連携し、金額を自動算出できる他、乗換案内で検索された実績や最安値の保証を視覚的に表示できます。
▽ICカード読み取り
鉄道系ICカードの履歴情報を取り込んで、交通費明細に反映させることができます
■Point 2 仕訳データ・FBデータの作成
▽仕訳データの自動生成
申請内容から勘定科目を判定し、自動で仕訳データを生成することが可能です。
ダウンロードした仕訳データを会計ソフトに取り込むだけで、経理処理が完結します。
▽FBデータの自動生成
経費精算の申請内容を元に、全銀フォーマットのファームバンキングデータを自動で生成します。出力したデータをオンラインで取り込むだけで、振込業務も完結します。
■Point 3 経路分岐
申請時に入力された項目によって、承認経路を自動的に変更することが可能です。
申請する情報を自動的に判断して、画面が切り替わることなくリアルタイムで経路が変更されるため、申請時のミスや申請者の負担を軽減します。
Cincom ECM： 企業向けコンテンツ管理システム | シンコム・システムズ・ジャパン株式会社
Cincom ECMは、自社内のあらゆる電子ファイル（コンテンツ）を管理する目的で設計・開発されたITソリューションです。
あらゆるドキュメントをライフサイクルに基づいて管理するとともに、認証・権限機能で機密情報を保護しつつ、様々なデータソースへの迅速かつ適切なアクセスを可能にする統合型のソフトウェアです。
有名な事例としては、あのインターポール（国際警察刑事機構）がCincom ECMを採用し、DXを実現したことで、2016年にDX賞をフランスで受賞しています
2022年1月に改正・施行された電子帳簿保存法への対応にも最適です。
無料から始められる、電子帳簿保存法対応システム『SATSAVE』 | アイテック阪急阪神
阪急阪神ホールディングスグループで80社以上に導入している、電子帳簿保存サービスです。
2022年1月改正の、電子帳簿保存法にも対応しています。
低コストでラクラク、ペーパーレス！業務効率向上を実現いたします。
＜SATSAVEでできること＞
１）電子帳簿保存法に対応したい！
・高機能は不要。まずは、電子文書の保管を簡単、安価に実現したい方におススメ！
・見たい書類が瞬時に見つかり、独自の管理項目も設定できるので、経理業務が効率化！
２）簡易EDIとして業務改革！
・取引先からも送受信が可能。サービス上で授受を行えば、授受と保管が同時に実現！
・受領した帳簿に返信することで、書類が紐づき、直観的に分かりやすい！
３）安心・安全も確保したい！
・電子ファイルをメール添付せず、サービス上に保管。PPAP対策としても活用！
・ワークフロー機能を使えば、複数人でチェックも可能。
・書類ごとに閲覧制限を設定し、セキュリティ強化、内部統制もばっちり！
あらゆる国税関係書類を ぜ〜んぶ電子保存！『invox電子帳簿保存』 | 株式会社Deepwork
invox電子帳簿保存は、改正電子帳簿保存法（令和4年1月1日施行）に対応。
請求書・契約書・領収書・納品書・検収書・見積書・注文書などの国税関係書類を、
検索要件の記録項目として必要な「取引年月日・金額・取引先」を正確にデータ化した上で、
訂正削除の履歴や申請・承認の記録を残して電子保存します。
Bank Invoice | Bank Invoice株式会社
取引先とつながる
Bank Invoiceを使うと、世界中の取引先とつながります。 請求書原本そのものを電子化し双方向にメールのように送受信できます。あらゆる会社との取引データは統合され、一元管理できるので経理の負荷をなくせます。電子帳簿保存法に対応し、紙やPDFによる請求書の管理や保存はもう不要。すぐに、カンタンにペーパーレス化できます。
■企業間取引データ共有サービス
１つの請求書データを送り手と受け手で互いに共有するしくみなので、請求書の原本そのものが電子化されます。従来は郵送でのみ可能だった請求書原本のやり取りや保管を電子化できます。
もう、メール、PDF、電子署名・タイムスタンプは必要ありません。
電話で連絡していたことをメッセージで行うことで記録として残すことができます。
・請求書データを作成
作成はフォームを埋めていくだけ。表計算ソフトと同様。
・登録は送り手だけ
ユーザー登録が必要なのは送り手だけ。受け手は登録不要。
・受領もできて完全ペーパーレス化
作成、送信、受信すべてをBank Invoiceで完結すれば100％紙をなくせます。
・紙請求書のみの相手へも
請求書の原本を送ってほしいという取引先への郵送も電子的にやりとりできるようになります。
・一元管理
１つ１つの請求書データと問い合わせ内容、回答、メモ、履歴、添付ファイルをひも付けて管理できます。
■直観的操作、マニュアルレス
メールのようにだれでもすぐに使えます。学習コストはありません。
スマートフォンでいつでも送受信したり確認できます
PDFにしてメールする必要もなくなり、今まで必要だった請求書原本の郵送もなくせます
・コピー
以前作成した書類をコピーして作成できるので、毎月の請求書データをまとめて作成でき、作成漏れがなくなります
・データダウンロード
売上データと費用データがまとまった統合データ。
・データアップロード
請求書を一度に作成できます。
・社外連絡
１つ１つの請求書データ専用のメールです。
・検索、フィルタ、ソート
請求書データ、社外連絡、メモの検索ができます。
・送信前の社外連絡
それまで送り状を同封していたように、送信前に「社外連絡」を入力すれば、「社外連絡一覧」で取引先担当者の開封確認ができるようになります。
領収書をスマホで撮って捨てるだけ。ペーパーレス経費精算「TOKIUMインボイス」 | 株式会社TOKIUM
経費・交際費・旅費交通費などの領収書を「スマホで撮って、捨てる（投函する）」だけ。撮影した領収書は専任オペレーターが99.98%の精度で入力代行します。
あとは専用ポストに投函するだけで経費精算が完了する日本初の経費精算システムです。申請者・経理担当者双方の負荷を削減し、ペーパーレス化・リモートワークを実現します。
支出管理クラウド「TOKIUM」全体の導入社数は900社を超え、中堅企業を中心としながら数名～数万名まで、規模・業種を問わず幅広くご利用いただいております。
≪その他基本機能≫
・国内の主要会計システムへの連携
・ワークフロー / 日当への対応
・ICカード / クレジットカード / コーポレートカード連携
・電子帳簿保存法対応
めんどうな受取請求書の入力作業を ぜ〜んぶ自動化！『invox受取請求書』 | 株式会社Deepwork
invoxは、PDFなど電子化された請求書をデータで受領する場合は自動取り込み、
紙で受け取る場合はスキャンするだけ、
取引先からどんな形式の請求書が届いても、99.9%正確に振込データや仕訳データを生成し、
受取請求書の支払・計上に必要な経理の入力作業を自動化するクラウドサービスです。
受取請求書に関するお悩みinvoxがまるごとDX（デジタルトランスフォーメーション）します。
電子帳票システムのメリット
電子帳票システムを導入するといくつかのメリットがあります。
ここではそれらのメリットを順に紹介していきます。
さまざまなコストをカットできる
請求書や納品書は出力すると紙代、印刷代などの費用がかかってきます。
また、それを郵送するには封筒代や郵送料もかかりますし、保管しておくためには場所も必要になりますしファイルなども用意しなければいけません。
しかし電子帳票システムを利用することでペーパーレスを可能とします。
データで保存するために保管場所も必要ありませんし、データ送信すれば郵送料もかかりません。
こうして多くのコストカットが期待できるのです。
業務の効率化が可能になる
テレビコマーシャルなどでも紹介されていますが、紙で出力し、折りたたんで封筒に入れ、郵送作業を行うというのは時間と手間がかかるものです。
取引先が数件しかなければそれでも問題ありませんが、多くの企業と取引をしている場合などは担当者にとって大きな負担となるものです。
しかし電子帳票システムを使えば、元のデータと連携して帳票を作り、それをメールなどで送信するまでを自動化することが可能です。
そのため、データ入力から出力、郵送までの作業を大きく削減することができます。
営業力の強化に
帳票を電子化することで、多くのデータの中から必要な情報を素早く探すことができるようになります。
これだけでも業務効率の向上が見込めるのですが、さらに条件を指定して検索をすることで、顧客ごとのデータなどをまとめやすくなります。
こうしてデータを分析することで経営判断を行うことができるようになるため、営業力の強化に活かすことができるのです。
セキュリティ面の強化が可能に
帳票を電子化することはセキュリティ面の強化にもつながります。
紙媒体での保管は閲覧制限やアクセス制限をすることが難しく、情報が流出しやすいという特徴があります。
また、トラブルが起きたとしても気づくのに遅れるということもあります。
しかし帳票を電子化していれば、閲覧や印刷といった行為についてもログを記録できるので、誰がどういった操作を行ったのかがわかります。
紙の帳票のように持ち出した先で紛失するということもありません。
保存期間が過ぎた紙の帳票は廃棄しなければいけないのですが、これも専門の業者を頼んだりすると費用がかかることとなります。
電子帳票であればそういった手間もないので、コスト削減につながります。
電子帳票システムの注意点
電子帳票システムを導入すると業務効率の向上やコストカットなどのメリットがあるのですが、いくつかの注意点もあります。
そこでここではそういった注意点を紹介していきます。
導入時の手間がかかる
すでに社内に多くの紙のデータがある場合は、それを電子化するために入力していくのが大変な作業となります。
すべてをスキャンしてスキャナ保存することができれば早いのですが、「電子帳簿保存法」では紙の帳簿や伝票類をスキャナ保存することが認められていません。
そのため、これまでに作成した紙の帳票に関してはそのまま保存するというのが一般的でした。
電子化するためにはすべて入力していく必要があり、入力時にミスをするということも考えられます。
ただ、帳票に関しては「電磁的保存」が認められているため、最初から電子化された帳票であれば問題なく保存することができます。
電子帳票保存法改正について
ただ、近年こういった部分が大きく変更されています。
これは2022年に改正電子帳票保存法が施行されることが関係しています。
今回の改正では電子データ保存要件が一部緩和されることとなります。
・事前承認制度の廃止
改正前は国税関係帳簿・書類で電子データ保存・スキャナ保存を導入する場合には原則3ヵ月前までに税務署長などへ申請して承認を受ける必要がありましたが、今回の改正でこの手続きが必要なくなります。
・電子データの保存要件の緩和
国税関係帳簿・書類の電子データ保存で求められる要件としては、「真実性の確保」と「可視性の確保」という要素があります。
改正前は保存要件が詳細に決められていましたが、最低3つの要件を満たしていれば、電子データ保存が認められることとなります。
・電子取引における電子データ保存が義務化
この改正によって電子データで授受した請求書などの国税関係書類については、紙での保存が原則不可となり、電子データでの保管が義務付けられることとなりました。
電子帳票システムを導入する際には、こういった法律なども確認しておくと安全に利用することができます。
今回の電子データ保存の義務化については、2年間の猶予期間が設けられるものとなっています。
電子帳票システムの主な機能、効果的な使い方とは？
電子帳票システムには色々な機能があるのですが、基本的な機能はどのサービスにも備わっているものとなります。
それぞれの機能を知ることで効率的にシステムを利用することができるようになるでしょう。
・帳票作成機能
こちらはシステムのメイン機能となります。
請求書、納品書、見積書などの帳票をパソコンで作成することができます。
また、作成した帳票は他の従業員や取引先と共有することができるようになります。
・帳票管理機能
作成した帳票を電子帳票として保存することができる機能です。
電子化して保存することで紙の帳票のように保管場所を考える必要がなくなるだけでなく、検索するのもすぐにできるようになります。
・電子化機能
すでに作成された紙媒体の帳票をデータ化して保存することができる機能です。
スキャンすることで帳票を読み取って電子データに変換する機能があるものもあります。
手作業で入力する手間を省くことができる機能だと言えます。
・出力機能
作成した帳票をプリンターなどで打ち出すことができる機能です。
取引相手先が紙媒体での請求書などを必要とする場合に、紙媒体で提出することができる機能となっています。
・セキュリティ機能
保存している電子帳票に対してアクセス制限をかけたりすることでセキュリティ面の強化をすることができます。
システムの操作のログを残すことができるものもあり、データの流出や不正なアクセスを防ぐことができるようになっています。
ここで紹介したのは電子帳票システムの主な機能ですが、必要に応じて追加でオプション機能をつけることができるものも多くなっています。
自社の必要性に応じて機能を選んでいくと良いでしょう。
電子帳票システム選定時のポイント
電子帳票システムにも色々なサービスがあるため、自社に合ったものを選ぶ必要があります。
ここでは電子帳票システムを選ぶ際のポイントについて紹介していきます。
利用目的に合わせて機能を選ぶ
まずは自社がどういった目的で電子帳票システムを導入するのかをはっきりしておくと良いでしょう。
帳票を電子化したい、帳票を自動作成したい、帳票を保存を行いやすくしたいなどさまざまな目的がありますが、それらの目的にあった機能が備わっているサービスを選んでいく必要があります。
自社が使いたい機能が備わっていないサービスを導入しても使えませんし、自社が使わない機能が備わっているものなどは無駄にコストがかかるだけとなります。
自社のフォーマットに合ったものを選ぶ
自社が使用していたシステムや、それまでの帳票がどういった形式のものを利用していたかを確認しておき、CSV、Excel、PDFといったフォーマットやそれ以外の形式を使っているかどうかを調べておきましょう。
こうした形式に合っていないシステムを選んでしまうと思うように使えないという可能性があります。
自社で問題なく使うことができるものを選びましょう。
自社の作業量、取引量にあったスペックのものを選ぶ
それほど取引先がないという場合はそれほど気にする必要はありませんが、取引先が多い、取引量が多いという企業の場合はそれだけ発行する帳票も多くなることとなります。
電子帳票システムでそれだけ多くの量を処理するためにはシステム自体のスペックも高いものが求められます。
もちろん高いスペックのものになるほどコストもかかるようになるため、自社の取引量、発行する帳票とそれに見合った処理能力のシステムを選ぶということが重要となります。
電子帳票システムの比較・まとめ
環境保護のため、法改正に対応するため、業務効率を上げるためなどさまざまな理由で帳票の電子化が進められています。
電子帳票システムを導入することで、それらを実現することが可能となります。
まだ導入していない場合は、ぜひ一度試してみましょう。