1つのメールアドレスを複数人で共有できるメール共有システム

■誤送信・情報漏えい対策に特化
メール業務で起こりがちな誤送信に備えた機能を数多く揃えております。
ご利用方法や環境に合わせて機能をお選びいただけます。
新人権限、送信前二重チェック、宛先編集権限、
禁止キーワード、誤送信に特化

～製品概要～
・メールを一元管理
GrpMail(グループメール)とは、１つのメールアドレスを複数人で共有しメールの一括管理が行える
メール共有システムです。
GrpMailでは、個人のメールアドレスではなく、一つのメールアドレスを共有し、
メールデータを一つのサーバで管理を行う為、 メールデータの散在を防ぎ、
複数人でメールの対応を行うことが可能です。

・ユーザ権限構成
GrpMailでは、ユーザ、管理者、代表管理者、システム管理者の4段階のユーザで構成されています。
システム管理者は複数人登録可能で、GrpMailのすべての機能を使用することが可能です。

～機能詳細～
・メールを一括管理。対応漏れを確実に防ぎます。
GrpMailは、Web上で共有するため、インターネットに繋がる環境があれば、いつでもどこでもメールの対応が可能です。管理者から全てのメールのやりとりも閲覧できるので、メールデータからの情報流出を防ぎ、
メールのやりとりをより快適により厳重に守ります。
※旧バージョンのキャプチャを使用しています。

・タグ管理
GrpMailは送信メールも受信メールも時系列で見れるため、メールの流れが一目瞭然です。
フィルタ機能でフォルダ分けを細かくしてしまうと、メールが散乱してしまい、
フォルダに埋没してしまう可能性もあります。
GrpMailではメールにタグ※を複数設定することで、目的のメールへを迅速に絞り込むこととが可能です。
※タグとは各メールに「重要」や「セールのクレーム」等の簡易的なラベルを貼る機能です。

・データ保持期間設定
GrpMailではメールを削除した場合でも、データ保存期間として設定した期間は、データベースにメールを残します。
ユーザが削除したメールを保存する期間は、3年や5年などと企業ポリシーにあわせて設定可能です。
データベースに保存されているすべてのメールは、システム管理者のみ閲覧することが可能です。
(データ保存期間を過ぎ完全に削除されたメールは閲覧できません。)

・放置メール警告機能
ステータス毎に一定期間未対応のメールがある場合に、メール一覧に警告メッセージでお知らせします。
警告期間設定は時間または日にちで設定可能な為、迅速な対応が必要なステータスには
短い期間でお知らせすることが可能です
。メール一覧では、放置メールのみ絞り込める為、スピーディーな対応が可能です。
また、メール一覧だけではなく、トップ画面でも放置メールの件数を把握できる為、
優先して対応をすることが可能です。

・送信前二重チェック機能
管理側でグループ登録時に、「送信前二重チェック」機能を設定していれば、ユーザの送信メールは、
一時的にメール一覧の「送信待ち」フォルダの中に保存され、「確認待ち」状態になります。
グループの管理者、または、グループ内の別のユーザが、送信待ちメールの内容を確認し、
問題がなければ送信が完了されます。
送信前チェックを行うことで、メールの間違いを未然に防ぎ、不慣れなユーザがメール送信をする際も、
管理者または他のユーザが確認してから送信ができるので、グループのメール対応のレベルの統一も図れます。

・禁止キーワード
メール送信時に、管理者が予め登録しているキーワードに対してフィルタリングを行い、
該当のキーワードを含むメールの配信を承認待ちメールとして停止させることができます。
停止したメールは管理者によって承認された場合に配信が行われます。差戻されたメールは配信されません。
管理者がチェックすることにより、配信を停止しメールデータからの情報流出を防ぎます。
メール文書の内容をチェックすることで、企業のメール文書の統一化が可能です。

・プロジェクト管理
プロジェクト管理機能では、案件単位でメールの管理や対応記録、アドレス帳の管理が可能です。
プロジェクトとタグを関連づけることによって、プロジェクトとメールを紐づけることができます。
メール対応だけでなく、プロジェクト毎に電話対応や訪問対応記録が出来るため
プロジェクトの 流れを共有することが可能です。
又、プロジェクト毎にステータスの設定が行える為、
プロジェクトの状況を一目で把握することが可能です。

・統計情報
統計情報はGrpMailに届いたメールに対して、グループごとに直近３ヶ月の返信平均時間、グループ内のユーザごとの返信平均時間、対応したメールの件数を数値とグラフで確認できる機能です。
この機能により、対応にどれだけかかっているのかを確認することができ、
特定のユーザに負担がかかっている場合は担当割当の見直しを、対応に時間をかけすぎている場合は、
作業内容の改善に取り組むことができます。
また、ユーザごとの返信平均時間を表示する表では、新人マークや二重チェックマークが表示されます。
送信するまでの時間が延びたメールが含まれていることを確認することができます。
※この機能は今後のアップデートで追加予定です。現在のバージョンとは異なります。

グラフでは、統計情報をよりわかりやすく確認することができます。最大１年間、月毎に表示されます。
グラフの上にマウスを置くと、その月のグループでの返信平均時間、対応件数が確認できます。
ユーザ毎でのグラフではメールを受信してから送信までの時間と、担当を割り当てられてから送信までの時間を一緒に表示します。月に対応したメールがなければ0時間で表示されます。

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ゼクウRPMは採用支援システム、採用管理支援システムです。求人広告、求人情報、案件管理、応募者情報の管理等、採用業務の効率化・一元化ができる低価格のASPサービスです。

派遣、アルバイトなどの常時採用企業に特化。見える化、自動化をとことん追及したクラウドシステム。

＜特長＞

●複数求人メディアの応募者データの自動取り込み

各メディアからのエントリーデータが一画面でシンプルに管理できます！ さまざまな求人サイト、紙媒体、電話応募、採用ホームページなどのエントリーデータの管理は日々煩雑をきわめています。 各メディアの応募者への対応進捗、フォロー履歴などを効率よく全員で共有することができるのがRPMです。

RPMは対応する求人メディアのエントリーデータを自動で定期的にダウンロードし、応募者とのメールのやり取りなども一つの画面で一元管理することができます。

●面接設定の自動化

夜間、休日の面接設定は、システムが全部自動で行います！ 夜間、休日対応がすばやくできていますか？
応募者は御社だけに応募しているわけではありません。応募がきたら即面接予約が鉄則。夜間、休日のスタッフ配置に変わり、システムが全部自動で面接設定まで行います。

●求人広告の自動分析

求人広告の分析資料作りの時間を短縮！ 毎月月末に求人広告の分析資料を作成するのに時間がかかっていませんか？
「本来データからの戦略立案に時間を使いたいもの。でも、資料作りのほうが時間がかかってしまうのをなんとかしたい。」
RPMは、データ分析を自動化しリアルタイムで表示をします。

●データ項目なども御社仕様にカスタマイズ

類似のパッケージ商品は、求人情報や登録者情報などの情報項目をカスタマイズすることが不可能か、できても変更毎に追加費用がかかるものがほとんどです。
しかし、RPMはオーダーメイドのシステムととほとんど同程度まで情報項目の自由度を高めることで、 各社様の現在の業務状況に、より合わせた項目設定を可能にいたしました。

また、現在ご利用中の各業務システムからRPMへデータを移築も承りますのでご安心ください。実際の運用開始まで御社の導入を完全サポートさせていただきます。

●オウンドメディアで採用数アップ！

夜間、休日の面接設定は、システムが全部自動で行います！ RPMでは、本格的な自社採用サイトも構築できます。
求人情報検索、WEB仮登録機能、仕事応募者/WEB仮登録者に対する一括メール配信など、自社で本格的な自社採用サイトを新たに展開することができます。

すでに仕事案件紹介機能を持った企業ホームページにもWEB仮登録、求人情報検索などの機能を費用をほとんどかけずに追加し機能強化ができます。
これにより、自社採用サイトの応募データと、求人メディアの応募データを一括で管理したいとのご要望にも合わせてお応えすることができます。

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採用業務からマッチング業務までオールインワンの「RPM Enterprise」。案件業務管理システムRPM Enterpriseは人材ビジネス基幹業務支援クラウドシステムです。

RPM Enterpriseのここがスゴイ！

●一連の流れで情報管理が可能。共有も簡単

●登録者の情報管理が可能。また、登録者ファイルを電子保存

●案件にマッチした登録者をスピーディーにマッチング

採用業務からマッチング業務までオールインワン

・人材ビジネスの基幹業務
・スタッフ管理・案件管理システム

＜RPM Enterpriseの利用イメージとポイント＞

・お仕事案件管理フロー

クライアントよりオーダーのある仕事情報を管理します。1つの企業に複数の要員情報として紐付けします。

・登録者情報管理フロー

応募者情報から登録者情報までを一連の流れで管理できます。


＜RPM Enterpriseの特徴＞

●営業情報～案件化を管理

営業先情報からクライアント情報、受注情報までを一連の流れの中で管理できます。

●コミュニケーションプラットフォーム

人材の推薦やスタッフ情報などを採用担当者へシステムから送付可能。誰にどの情報を送ったか、全社的な管理を。

●登録者情報の管理

登録者情報の管理ができます。また、登録者に紐づけて管理している履歴書などのファイル群の電子保存にも対応。

●最適な登録者を推薦

登録スタッフの中から、最適な条件でスタッフを推薦。案件にマッチするスタッフの検索に時間を取られません。

●登録者スタッフへ一斉メール

登録スタッフへの一斉メール配信により、速やかに欠員補充への対応をすることができます。

●まるでカスタマイズ

独自のパラメーター設定により、まるでカスタマイズのように御社仕様にシステムをセットアップ可能です。

●活動内容の可視化（ストリーム）

誰がどのような活動をしたのかをストリーム化。時系列データが残り、日々の採用スタッフの活動内容を把握。

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